资料档案整理及分类

第第页资料档案整理及分类

以各单位全部档案为对象，依据其基本职能，结合档案内容、形成特点以及载体形式，保持档案之间的有机联系，实现档案分类、整理、排列、保管、检索、编目的标准化和规范化，便于档案的科学管理与开发利用。

二、档案的分类和大类设置方法

(一)大类的`设置原那么上每各单位设置八个大类，即文书档案、业务档案、科技档案(含科研、基建、设备仪器等)、会计档案、声像档案、电子档案、实物档案、图书资料。

(二)各类内档案的分类方法

1、文书档案分类有4种方法

(1)保管期限年度分类法，即先将归档文件按保管期限分类，每个保管期限下按年度分类，我县以"件'整理的档案多数单位采纳这种方法，采纳这种分类比较便于操作，尤其对于小单位，而对于大一些的单位，虽说不用份问题，但为了查找方便，还是要遵照传统立卷方法和归档无奈整理的原那么，将本单位上下级、同级及非隶属单位有亲密联系(针对本级)的材料组合在一起;将本单位各部门及与有关个人有联系的组合在一起;将同一工作、同一问题、同一案件、同一会议、同一项目、同一地区、同一事物等内容上有联系的文件材料组合在一起;将同一时间、同一地区、同一文种、同一载体、同一规格等形式上有联系的文件材料组合在一起;对于纯上级文件或下级文件，在实际操作中，假如上、下级文件不多，那么和本级合并装盒归档，假如上级文件和下级文件较多，那么将上、下级文件与本级文件分开，上级排前，本级排中，下级排后。此种分类法盒号编制方法是同一保馆期限下，从"1'开始编制一个大流水号，件号编制方法是同一保管期限下、同一年度内，从"1'开始编制一个流水号。这种分类法档案盒背脊排列如图：

(2)保管期限年度问题分类法，即先将应归档文件材料按保管期限分类，每个保管期限下按年度分类。再在年度下按按问题(如综合、政工、业务)分类，此种分类法适合以"卷'整理的档案和部分以"件'整理档案数量特别多的单位，以及上级业务主管部门有文件这样规定的单位(如县农业进展银行)。以"卷'为整理单位的，在按问题整理档案前，先要按级别分类，上级、本级、下级文件不得涌现在同一卷中，除非是针对本级的文件。。以"件'为整理单位的，上、下级文件又需要分到各个问题类目中。此种分类法盒号编制方法是同一保馆期限下，从"1'开始编制一个大流水号，件号编制方法是同一保管期限下、同一年度中，同一个问题内从"1'开始编制一个流水号。

(3)问题年度保管期限分类法，即先将归档文件按问题分类，每各问题下按年度分类，再在年度下按保管期限分类。此种分类法只适合于按十大类分类的企业单位(如自来水公司)，此种分类法盒号编制方法是同一问题内，从"1'开始编制一个大流水号，件号编制方法是同一年度内，同一保管期限下，从"1'开始编制一个流水号。

(4)年度保管期限分类法。即先将归档文件按年度分类，每个年度下按保管期限分类，此种分类法我县只有中国银行、工商银行2个企业采纳，他们是根据上级业务主管机关的规定办的，此种分类法盒号编制方法是同一年度内，从"1'开始编制一个流水号，件号编制方法是同一保管期限下，从"1'开始编制一个流水号。

2、业务档案按种类保管期限年度分类法。

3、科技档案采纳种类--保管期限年度分类法。

4、会计类档案分类有2种方法

(1)采纳种类--保管期限年度分类法。即把报表、账簿、凭证、其他分开，再按年度时间排列，历年各编一个案卷流水号。这种方法适合会计档案数量少的单位。

(2)年度类别保管期限的分类方法，首先应分开会计年度，再按形式分为几类(先报表、帐薄再凭证)，然后在各类内按保管期限的长短顺次排列，一年编一个案卷流水号。这种方法适合会计档案数量特别多的单位。

5、声像档案一般采纳载体形式--年度--保管期限分类法，按载体形式设置三级类目时，音像类可分为照片、录音带、录像带;

6、电子档案根据载体形式--年度--保管期限分类法。电子类可分为磁带、光盘;

7、实物档案一般采纳载体形式--年