文件化信息管理

文件化信息管理流程1.目的方便管理本公司的相关文件和质量记录，本流程规范了公司文件和资料的制作、核定、发放、修改程序，及明确了质量记录的形成、标识、收集、保存、归档、保存、查阅和处理的要求，以方便文件的检索查阅，证明质量系统的有效运作及作为以后质量改善和追溯的依据，并确保在质量管理体系运行的相关部门都能使用文件的现行有效版本。范围本流程文件规定了质量体系文件中管理文件和资料的编写、审批、发放、更改和管理要求及质量手册、流程文件、作业文件和质量记录等的控制。3.权责3.1品管部3.1.1负责保管文件和资料的原稿。3.1.2安排文件的编号。3.1.3控制文件的版本、发放、回收、修改及失效后的处理。3.2外来文件3.2.1相关客户图纸/资料及品质要求由销售部/品管部负责收集，保存。3.2.2有关供应商图纸/资料及品质标准/报告由采购部/品管部负责收集，保存。3.2.3与产品有关的图纸/资料等相关标准由工程部/研发部/品管部负责收集，保存。3.3文件的制订、审核与核准文件种类核准人审核制定质量方针总经理总经理质量目标总经理总经理管理代表质量手册总经理总经理管理代表流程文件总经理部门负责人相关负责人作业指导书部门负责人部门负责人相关负责人注：如授权人缺席时，由其上级或指定的代理人核准。4.名词定义4.1外来文件：指客户/供应商提供的技术性资料、检验标准以及由相关部门搜集的国际/国家/行业标准、法律法规等。4.2受控文件：指受更改状态控制的文件，确保其有效性。4.3非受控文件：指仅供参考但不受有效性管理的文件5.文件的控制5.1文件分类5.1.1本流程所称文件，指质量管理体系文件，包括质量手册、流程文件、记录表格、作业指导书，其关系如下：方针、目标、手册手册描述质量管理体系要素及其关系流程文件描述为实施质量管理体系要素所涉及到的各部门的活动作业指导书各部门、岗位的详细的工作文件质量记录对质量管理活动过程的记录文件5.1.2所有文件分为受控文件和非受控文件。受控文件是指经过正式批准，具有唯一标识，受到更改控制的文件；否则即为非受控文件，公司内部只能使用受控文件作为实施依据，非受控文件只能作为参考或发给相关方。5.2文件标准格式手册和工作指导书根据书根据实际需要采用不同格式，流程文件应采用以下标准格式：5.2.1文件抬头应包括下列资料，但不限于：（1）公司名称（2）文件名称（3）文件编号（4）文件页码（5）版本/版次5.2.2内容：文件标准格式的内容可包括下列几项，但不限于：（1）目的（2）范围（3）权责（4）名词定义（5）工作程序（6）相关文件的文件和记录均为非受控版本，不得在体系运行中使用。如需要续经负责人确认同意，管理者代表或总经理批准，印制纸质文件，标识“受控”标示后发给相关人员。5.14.4收发电子邮件需按人员进行保存。5.14.5电子文件的备份由工程部统一负责公司电子资料备份。6.质量记录控制6.1记录的形成6.1.1按文件要求由各使用部门设计和制定质量记录的种类、表名、格式等各项内容6.1.2各部门在质量管理体系运行过程中，应将所开展的活动予以记录。6.1.3记录填写要字迹清晰、工整、真实、易于辨别。6.1.4记录除采用书面形式外，还可以利用电子媒介等形式，但须标示清楚名称、日期、编制人等各项内容。6.2记录的收集各部门应对本部门的质量记录进行管理。每一活动结束后，该活动的负责人应及时将该项记录（书面或电子文本）交给本部门负责人，以便统一管理。6.3记录的装订、标识和归档6.3.1部门记录的负责人对质量记录进行标识分类，按形成的时间和顺序号进行保存或建立计算机数据库，并编制归档清单。6.3.2各部门实施项目、指标和方案、执行运行控制程序产生的记录，由各部门自行制定记录格式，可充分沿用本部门原有的各类记录表，但所记录必须有名称、内容、时间、记录人等标识。6.4记录的保存6.4.1各使用部门负责将质量记录妥善保管，防止质量记录的丢失和损坏。6.4.2各使用部门负责将质量记录按《质量记录清单》的规定期限对本部门的质量记录进行保存；如《质量记录清单》与文件都无规定的，按以下原则处理：一般产品质量类质量记录保存期三年，质量体系类保存期为一至三年。人事有关质量记录则保存至该职工离职为止。6.4.3保存方式：各部门分开文件夹进行放置、保存。另在保存时要注意不要受潮、受损、遗失，以确保储存的质量。6.4.4电子记录在电脑硬盘保存的同时，还应用硬盘备份，并做好标识，以便查阅。6.5记录的查阅查阅各类质量记录均需得到相关记录管理人员的同意，如需借阅，应及时归还。6.6记录的销毁6.6.1对部门保存的质量记录已超出保存期限的应进行分类