化妆品公司档案管理规定

化妆品公司档案管理规定第七十一条档案管理：由综合部负责归口管理。第七十二条档案管理的范围：一、公司各种行政文件；二、公司各种会议记录；三、股东会议的有关文件；四、各部门的工作报告；五、公司领导及有关人员外出考察、参加各种业务活动所收集的有关资料；六、各种信息情报资料；七、公司各种设施、设备、用品的说明使用资料；八、公司法律诉讼资料；九、公司人事资料；十、公司对外宣传的相片、影音材料等；十一、公司的所有合同（协议）等资料；十二、公司的采购档案资料。第七十三条档案的收集一、公司各部门的重要档案需报综合部备案的，应安排专人整理，于每年2月10日前将档案、档案目录及电子版移交综合部，并办理签收登记手续。公司各部门需在本部门留存的档案资料，应安排专人整理、保管，于每年2月10日前报送上一年档案目录（含电子版）至公司综合部备案。二、及各部门上报文件。和各部门上报公司的文件及董事会相关文件，由董事长秘书或总经理秘书呈办（承办程序见公文管理规定）完毕后，每半年将档案原件移交公司综合部文档管理员存档。三、文件的档案由档案管理人员负责整理、保管，并于每年2月10日前将上一年档案目录、营销类及其他重要合同、文件等档案（含电子版）报送至公司综合部备案。四、公司及工商变更、建立等资料，经办人必须在办理完毕后5个工作日内报公司综合部存档备案。五、公司综合部必须及时补充完善员工成长档案。第七十四条档案的整理一、综合部每年年初必须对上一年度的档案资料进行全面整理建档。二、各种档案资料按业务类别分类。2.1行政管理类：2.1.1各种会议纪要；2.1.2行政公文；2.1.3处罚决定；2.1.4信息情报资料；2.1.5各种设施、设备、用品的说明使用资料；2.1.6车辆有效复印证件；2.1.7各种营业执照资料等；2.1.8对外宣传的相片、影音材料。2.2人事管理类2.2.1员工成长资料包括：员工任职材料（求职材料、入职申请表、面试登记表、录用审核表、转正申请表、转正审批表、员工异动材料、劳动关系声明、劳动合同、培训协议、身份证（复印件）等相关材料）员工考评材料（员工绩效考核、任职条件考核、工作述职、岗位评定、参与公司内外培训及考试等相关材料）员工奖罚材料（公司以正式发文形式对其进行通报表彰或批评的文件、荣誉证书（复印件）；党政部门或社会团体所授予的聘书、荣誉证书（复印件）等相关材料）员工资证材料（所拥有的专业资格证、职称证、学历证等（复印件）相关材料）员工综合材料（反映员工成长信息的其他材料）2.2.2人才储备资料；2.2.3考核资料；2.2.4员工福利资料；2.2.5员工花名册；2.2.6人力资源规划资料。2.3财务管理类（由财管部门负责）：2.3.1会计凭证类；2.3.2会计账簿类；2.3.3会计报表类；2.3.4其他类。2.4专题项目类：2.4.1项目可行性分析报告；2.4.2企业章程；2.4.3董事会决议；2.4.4工商营业执照；2.4.5产权变更有关文件、材料；2.4.6给政府有关部门的申请报告；2.4.7合资企业合同书；2.4.8合资双方法定代表证明书；2.4.9合资双方委派的董事名单；2.4.10进口设备清单；2.4.11有关政府批文；2.4.12历年经营业绩资料。2.5经营计划类：2.5.1月、季、年度发展计划；2.5.2中长期发展规划；2.5.3经营分析总结报告；2.5.4业务报表；2.5.5业务考核。2.6合同管理类：2.6.1合同正本；2.6.2营业执照复印件；2.6.3授权委托书；2.6.4双方来往的信函；2.6.5双方的电报、传真；2.6.6变更解除合同的文件资料；2.6.7补充协议。2.7综合类。三、综合部对所有资料按以上类别分类后，按不同类别、时间、项目、性质等逐一排列，用标准档案盒保存。四、每个档案盒上必须填上档案层级、类别、起止时间并按序号填写档案盒内的文件名。五、档案盒内的每份文件，第一页的左上方必须盖上写有该文件名的专用档案章，并在文件右下角填写页码，以便文件的查阅。六、不能装订的有关文件资料，如营业执照、法人代码证书等，必须用文件册装存，其文件册上必须注明袋内物品的名称。七、综合部将所收集的文件资料按要求建立档案后，多余的文件资料必须再清理一次，确定没有必要保存的，应在综合部经理的监督下一次性销毁。八、会计档案的保管按财务相关管理制度执行。第七十五条档案的保管期限分为永久、定期两种。一、永久保管的档案：凡是对公司有长远利用价值的文件材料，以及在维护公司等方面具有永久性凭证价值和文化价值的各种文字、图表、声像等不同形式的文件材料。二、定期保管的档案：在一定时期内，公司进行工作、总结经验有考察利用价值的材料。第七十六条档案的密级确定（参照《保密管理规定》）。第七十七条档案的查阅、借阅、复印一、档案查阅、借阅、复印审批：公司员工查阅、借阅、复印档案室档案，必须经本部门领导签批同意；及外单位人员查阅、借阅、复印公司档案室档案，对接的承办部门人员必须经本部门领导签批同意，人员借出的档案还须在该企业档案管理人员处备案，经该企业行政部负责人签字后方可自行复印。二、档案归还：公司档案室的档案办理借出后，借出人必须在一个月内交还。一个月后如需再借，应办理续借手续。借阅者要爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。借阅档案交还时，须当面查看清楚。三、公司员工调阅会计档案需经档案保管人同意，如需复印会计资料需经财务经理或以上领导同意，外单位人员调阅、复印、摘录会计档案，必须经公司领导批准；会计档案原则上不得外借，确属特殊需要,必须经公司领导批准。四、员工离职前，必须归还借出的档案，档案列入离职移交物品范围。第七十八条档案保管一、档案管理人员必须精心管理档案，不得让无关人员查阅档案，不得口头向外泄露有关档案秘密。违反规定者，给予责任人一次记过处分，造成损失的，追究其经济责任，违反规定二次者给予开除处分。二、档案管理人员必须定时对档案进行检查，根据季节变化或具体环境放置防潮剂。如发现档案受潮后，及时进行除湿处理，防止霉变。三、档案室必须配置灭火器，防止火灾事故。四、档案遗失处理：各部门人员必须妥善保管好档案（包括电子版）。任何档案、文件、资料一经签收，不论是电子版或纸质版，接