采购仓库管理制度及流程

采购、仓库管理制度及流程目的为了进一步健全公司采购管理制度，规范物资采购流程,提高公司采购效率，明确岗位职责，确保采购工作的正常化、规范化，加强与各部门间的配合,特制订本制度。合用范畴合用于我司全部采购的物资及耗材品。基本原则采购是一项重要、严肃的工作，各级管理人员和采购经办人必须高度重视.采购必须坚持“秉公办事、维护公司利益”的原则，并综合考虑质量、价格因素，择优选用。工作程序采购申请采购之前,申购人应向仓库询问所需物资与否有库存,以免重复采购。申购部门应最少提前一周进行采购申请。采购较难或需要定做的物资,应酌情提前，给与采购部门充足的采购时间。各部门申购人应根据所需物资的名称、规格、数量、需求日期及注意事项等，填写《采购计划单》（表1）,并以每七天四下班时间为结点，向行政部发送下一周采购计划，逾期将自动划分为次次周采购计划。物资采购计划单由钉钉系统上报审批流程，经各部门领导审批后由行政部接受，汇总后派专人负责采购，行政部统一保管和发放。物资采购计划单请规范填写，并尽量详尽。填写不规范或漏填的，将退回重新上报。因填写内容不明确或不详尽而造成采购物品与所需不符的，由申购部门自行负责。如因特殊因素出现无法提前计划的紧急申购事项，则由申购部门负责人与行政部负责人直接沟通，并同时填写《紧急申购单》（表2）上报审批流程。若撤销采购，应立刻告知采购部门，以免造成不必要的损失。采购流程采购部门每七天五集中汇总全公司下一周物资采购计划,并做好对应工作安排。采购工作应在有关申购审批流程结束后开始进行;紧急申购可酌情解决。到货后必须严格检查货品数量、质量等与否符合规定。如不符合，应及时进行退换货解决；符合的货品做好采购台账，并办理入库登记.采购付款方式采购人员以审批结束的《采购计划单》或《紧急申购单》为根据，到财务部备案后,办理借支采购费用，或告知财务办理汇款手续。借支款项专款专用，不得用于与借款用途无关的开支.如无需开支时,借款人应主动偿还财务部门借款，部门负责人及财务部需检查借款的使用。借支采购金额以实际采购发票、收据等为准进行核销。财务部与采购人员做借支核销时，若所借金额不不大于报销金额，需把多出金额退回财务部,不得以私人借支形式与财务部挂账。若因故无法提迈进行采购借支,则需采购人员进行先行垫付，并尽快将发票或收据提交财务部门办理报销手续.由财务部门直接付款的、有订金或滞纳金等形式的分期式付款，需采购人员与财务部门配合，确保付款的及时性与精确性。入库流程采购物资验收后，仓库管理员需及时与采购人员交接，填写《入库单》（表3),办理物资入库。商品核验无误后,仓库管理员根据入库单及时进行物资登记，更新库存账目，具体统计商品的名称、数量、规格、入库时间、存货单位等，做到帐、货相符。将入库物资放入仓库，确保仓库整洁有序。领用出库流程领用部门需先填写《领用出库单》（表4）,再进行物资领取.为倡导节省节俭,普通的惯用物品损耗，需以破旧换新.仓库管理员根据领用单,及时更新《库存台账》（表5）.采购流程图以下：申购部门采购意向填写《采购计划单》采购意向填写《采购计划单》仓库验收入库无库存查询库存验收入库无库存查询库存钉钉系统上报审批流程上报审批流程采购部门采购选择供应商，询价采购选择供应商，询价财务部请款报销请款报销采购及仓库管理细则采购经办人行为规范采购人员应严格按照本制度进行采购作业,采购完毕后及时进行备案并确保备案材料真实、齐全.采购人员应正当发展与供应商的关系，在执行业务的过程中,要恪守全部合用于业务的法律、法规.采购人员应尽职尽责，不能接受供应商任何形式的馈赠、回扣或贿赂.

采购部门职责接受采购计划单后，应优先查看库存物资，以库存为优先使用。无法于申购部门需求日期购置完毕的,应提前告知申购部门。无固定供应商的物资种类,采购经办人员必须货比三家，综合考虑到货时间、价格、质量、发票等方面，方可进行采购；有固定供应商的，需注意价格变动，确保到货时间.需要外出采购的,应先获得部门负责人同意，并进行外出登记。外出期间严禁从事与采购工作无关的活动。需订立交易合同的,应优先确保公司利益，精确填写交易内容、价格、时间地点、付款方式等有关信息，按公司合同审批流程进行审批上报。审批通过方可进入采购流程。为了节省采购成本和提高采购效率,普通采购业务应尽量采用集中采购的方式统一采购，寻找供应商并签定年度供应合同，减少紧急采购。公司规定的定时福利性物资采购，无需采购计划申请,但要做好出入库台账.各类物资均应向正规商家采购,原则上规定全部采购物资均应开具发票.实在无法开具发票的，必须有收据。网络采购应保存聊天统计及付款证明.采购经办人职责建立供应商资料台账与价格统计.进行询价、比价、议价及定购作业。所购物资的品质、数量异常的解决及交期进度的控制。建立采购台账，做好采购统计。及时与供应商进行发票索要及对账工作。仓库管理员职责应严格按照流程规定进行出库、入库的办理，并及时、精确维护库存及有关账目.实时监控惯用消耗品的库存量，当库存量降到安全库存下列时，及时上报申请补仓.物资的领用，原则上采用先进先出的方式。确保仓库环境卫生、过道畅通，并做好防火、防潮、防盗等安全防备工作，并学会使用灭火器等工具.监督任何人不得在仓库内吸烟.若仓管人员变动，须在盘库后办理交接手续.库存盘点仓库需根据经管物品重要程度及价值高低设定