BDW.B-01-2015文件控制程序

XX控股集团有限公司分发号：（盖章）文件控制程序生效日期：2015.6.14文件编号：Q/BDW.B-01-2015版次：A/0第9页，共9页文件审批权责部门单位职务签名/日期文件编制质量管理部部长会签单位管理中心副总经理技术中心副总经理制造中心副总经理营销中心副总经理文件审核质量管理部部长体系审核质量管理部体系工程师文件批准管理者代表副总经理内容序表1 目的………………………22 适用范围…………………23 名词解释…………………24 职责………………………25 程序………………………36 相关文件…………………97 相关表单…………………98 附则………………………10目的对XX控股集团有限公司质量体系文件进行管理控制，确保文件的充分性、适宜性、有效性和统一性。适用范围适用于XX控股集团有限公司（以下简称“集团”或“公司”）质量管理体系文件的控制，包括外来文件和电子媒体。名词解释文件：信息及其承载媒体。本文指与有关的质量管理体系运行有关的文件，包括一级至四级文件。一级文件：阐明管理体系的纲领性文件，即指《质量手册》。二级文件：描述为实施管理体系过程所涉及到的各部门活动文件，其文件名称为程序。三级文件：管理文件、工作文件、技术文件（工艺文件、检验文件）、适用于质量体系的外来文件。四级文件：质量记录等特定格式的文件，配合上述二、三级文件执行。职责总经理负责质量手册的批准与发布。管理者代表负责质量手册审核，二级文件的批准与发布。质量管理部负责质量管理体系中管理性文件的归口管理，负责编制质量手册和程序文件，收集、管理与质量相关的外来文件，对各部门编制的三级管理文件进行评审，做好管理性文件的发放、回收、更改、作废和存档工作。技术中心负责按照《技术文件管理办法》中的规定做好批量产品工艺文件、检验类文件以外的技术文件的编制、发放、更改和存档工作。负责收集、更新、存档与产品质量相关的国际、国家、行业、地方性标准。各部门负责本部门文件的归口管理工作，参与评审本部门使用文件的适用性。程序文件的编号文件都应有唯一编号，以便于识别并对其进行有效控制。“Q”质量体系管理标准，一级文件“A”、二级文件“B”、三级文件“C”；W-外来文件；质量体系管理标准201质量体系管理标准2015发布Q/BDW.A-2015一级文件表2部门代码部门名称部门代号备注综合管理部ZH焊装部HZ人力资源部RL涂装部TZ研发部YF总装部ZZ开发管理部KG质量管理部ZL制造技术部JS销售部XS采购管理部CG客户服务部KF制造管理部ZG文件编号一级文件编号组成为：二级文件编号组成为：三级文件编号组成为：例四级文件编号组成为：例：外来文件直接引用的外来文件（包括国家标准、地区标准、行业标准），以及与企业管理有关的外来文件等，有编号的其文件编号沿用原来文件编号，不另外编号。政府或其他有关部门发至的没有编号的文件，统一用阿拉伯数字按年、月、顺序号在其右上角标明即可。例撰写格式标题各级标题顺序号如下：示例：1……………一级标题1.1………二级标题1.1.1………三级标题1.1.1.1……………………四级标题A.………五级标题a.……………………六级标题1)…………………七级标题标题格式一到四级标题均左侧顶格，五级标题往后顺次左侧缩进1.5个字符（五级左侧缩进1.5个字符，六级左侧缩进3个字符，七级左侧缩进4.5个字符）。字体设置一级标题为黑体四号不加粗。正文内容为宋体小四号不加粗。其中工作程序下二级标题可酌情作加粗处理。正文中注释或图表中文字使用宋体五号字，根据具体情况作加粗处理。格式要求段落：行距为多倍行距1.25倍,段前段后无行距。标题顺序号与汉字之间一个空格。一到四级标题的内容换行时顶格即可，五级标题以后内容换行时使用悬挂缩进1.5个字符。页面设置一、二、三级文件页边距上、下、右均为2cm，左2.5cm，四级文件页边距上、下、左、右均为1.5cm，纸张大小均为A4。一、二、三级文件页眉距顶端距离为1.2cm，页脚距底端距离为1.2cm，四级文件页眉距顶端距离为2.0cm，页脚距底端距离为0，页眉、页脚执行统一格式，除填入必要内容外不得修改。页眉格式图示如下：（注：1、表单中页眉边框在设置成“无边框”；2、横向页面时页眉高度为：1cm，宽度为：26.75cm，其他内容不变）文件内容格式包括：1目的、2范围、3名词解释、4职责、5工作程序、6相关文件、7相关记录、8附则。文件编制、审核、批准文件编制、审批权责表文件类别编写或组织编写审核批准一级文件质量手册质量管理部管理者代表总经理二级文件程序文件各部门部门负责人管理者代表三级文件技术文件（不包括批量产品工艺文件和检验类文件）技术中心部门负责人技术中心负责人检验标准等检验类文件质量管理部部门负责人管理者代表量产品工艺文件制造技术部部门负责人分管领导四级文件记录表格相关文件起草部门相关文件审核部门相关文件批准人文件修订完毕后，在OA中进行审批，审批完成后，由编制部门负责打印文件，交文案归口管理部门进行发放。文件评审新编制文件的评审文件编制完成后，由编写文件的部门按照文件所涉及的部门进行会议或会签评审，评审修订后在OA中进行会签。各部门编制好的三、四级管理文件应交质量管理部进行评审。各评审部门必须认真审阅有关文件，对于评审修订的内容也要进一步确认，会签均需在48小时内回复。质量体系文件定期评审质量管理部应每年至少一次组织各部门对现有质量体系文件进行系统的评审（每年管理评审时），认为不适宜时，应及时组织进行更改。文件的发放与保管文件发放文件签批结束后，由文案归口管理部门将审批完成的文件登记于《受控文件清单》中，加盖“受控”章、标识部门文件发放号后，进行发放。文件发放时，需填写《文件发放（回收）登记表》，同时，由各部门进行签收。若是换版或者更改的文件，在发放时应将旧版文件回收。文件分发号由：接收部门代号+三位流水号组成，例：ZL001，指质量管理部的第一份质量管理体系文件。文件保管各部门负责编制本部门的《受控文件清单》，并进行分类标识，同时将接收到的文件及时登记于本部门的《受控文件清单》中；受控文件损坏或者丢失时，填写《文件领用申请单》，经文案归口管理部门审核通过后予以发放；部门文件办理人员离职或岗位变动时，需对受控文件资料进行交接，要填写《文件交接表》并经过部门负责人签字确认。文件的更改各部门在体系文件执行、体系审核过程中或管理评审时发现文件存在以下情形时，可以进行更改：文件与国家法律法规相冲突；文件之间内容相矛盾或不一致，或严重影响公司管理体系时；文件的内容规定不合理，或虽然合理但调整后效率更高或者效果更好。更改程序当各部门提出更改需求时，填写《文件更改申请单》，提交至文案归口管理部门，由文案归口管理部门组织原文件评审相关部门进行评审，评审通过，经原文件审批权限审批后方可进行更改；文件的更改由文案归口管理部门负责，对更改的内容在文件最后一页的更改栏中进行标识，同时在更改内容处用下划线标出，更改时按原《文件发放（回收）登记表》中的发放范围全部更改，并做好现行修订状态标识；文件更改的审批权限按照文件编制的审批权限进行。文件的换版和作废出现以下情况时需对文件进行换版：文件经多次更改（原则上超过三次）；需要对文件进行大幅更改时；质量管理体系架构与部门职责进行调整时；文件已经不能适应集团的发展时。换版文件版本以大写英文字母A-Z来表示，修订状态是由0开始的阿拉伯数字来表示，当文件更改时，更改的内容不影响整个流程，只更新现行修订状态，如更改内容影响整个流程，要进行换版并更新版本号。对个别处进行更改时，只需更改现行修订状态，更改内容以斜体和下划线显示，并在页眉注明现行修订状态。如B/1:表示质量管理体系文件的第B版，第1次更改。文件换版后，文件对应的表单要做统一更改，以适应新版文件。作废文件处理换版后原文件进行作废处理，作废文件由文案归口管理部门按《文件发放（回收）登记表》收回，标识“作废”后临时存档。电子版文件以新版的文件发布后替换，旧版本文件作废；作废文件销毁前，由文案归口管理部门填写《文件资料销毁登记表》按原审批权限审批后销毁；当需要对作废文件进行保留时，应在文件上加盖“作废保留”章；作废文件回收后，需留二份存档，加盖“作废保留”章,一份交集团文案管理部门，一份交文案管理部门，其余文件一个月内进行销毁。文件借阅公司内部借阅文件时，需经部门负责人批准后并同意借阅。外来文件的管理研发部和质量管理部分别负责收集与产品质量相关的国际、国家、行业、地方性标准。外来文件收集部门对收集到的外来文件均需经部门负责人进行适用性评价,并将适用的外来文件登录到《外来文件控制清单》中交质量管理部汇总形成《外来文件控制清单》。对可直接执行的外来文件，由文案归口管理部门文控承办人员按照5.5.1条款的规定发放到使用部门；对其他适用外来文件应责成相关部门制定本作业文件，经审批后，由文案归口管理部门文控承办人员按照5.5.1条款的规定发放到使用部门，对新制定的本公司产品需执行的企业标准，应到当地质监局进行备案有效后方可正式发布实施。外来文件归口管理部门应对收集的适用外来文件进行存档，并定期查询外来文件的有效版本，确保本所使用的外来文件持续处于现行有效状态。其他部门因工作需要收集到的质量管理类外来文件需三个工作日内转交文案归口管理部门，由其识别文件适用性。电子版文件的管理电子版文件进行下发时，通过OA上传至信息中心，电子版文件不得随意转发。一级、二级、三级电子版文件均转换为PDF格式存盘。电子版文件的编制、审批及更改权限与纸质文件相同（在OA中审批）。相关文件《技术文件管理办法》