基建合同管理制度

基建合同管理制度1.引言本文档旨在规范和指导公司在进行基建项目合同管理时的行为和做法。基建项目合同是公司重要的商务文件，它涉及多个部门和利益相关方之间的合作和协调。通过建立合规的合同管理制度，可以确保基建项目的顺利进行，减少合同纠纷发生的可能性，维护公司的声誉和利益。2.适用范围本文档适用于公司所有涉及基建项目的合同管理工作。涉及基建项目合同的部门包括但不限于项目管理部门、财务部门、法务部门、采购部门等。所有关键的项目合同都需要按照本制度进行管理。3.合同管理流程3.1合同的申请与审批流程合同申请：项目经理或相关部门负责人在项目启动或需要进行合同签订时，需向合同管理部门提出合同申请。申请需包括合同的基本信息、合同金额、合同签订方、合同的必要附件等。合同审批：合同管理部门在收到合同申请后，会进行审查和评估，并根据合同金额和重要性确定审批权限。合同审批应该经过项目经理、财务部门和法务部门的审核，并在符合公司相关政策和法律法规的情况下进行审批。合同签订：经过合同审批的合同申请，合同管理部门会指派负责人与对方进行具体的合同谈判和签订。3.2合同履行与变更流程合同履行：合同签订后，项目经理负责监督合同的履行情况。合同履行过程中，需及时记录和归档有关合同执行的各项文件和记录。如涉及履行问题，项目经理应及时与对方进行沟通和解决，必要时可协调法务部门进行纠纷解决。合同变更：如需对合同进行变更，需按照公司相关政策和法律法规的规定进行。变更申请应经过项目经理、财务部门和法务部门的审核，并由合同管理部门进行审批。变更后的合同须及时更新文件和记录。3.3合同结算与归档流程合同结算：合同结算是合同管理的重要环节，财务部门负责合同款项的支付和收款的管理。项目经理应向财务部门提供相应的结算文件和证明，以便进行合同款项的核对和支付。合同归档：合同的归档工作由合同管理部门负责。归档包括合同正本、副本、变更协议、结算文件、履行记录、相关邮件和聊天记录等。合同管理部门还需定期进行合同档案的检查和整理工作，确保合同资料的完整性和安全性。4.相关责任及要求4.1项目经理的责任负责合同的编制、申请和履行过程的监督与管理。及时汇报合同履行情况及潜在风险。配合合同管理部门进行合同变更和结算工作。在合同纠纷发生时，配合法务部门进行准确的数据和信息提供。4.2财务部门的责任审核合同金额的真实性和合理性。负责合同款项的支付和收款工作。提供合同相关结算文件和证明。4.3合同管理部门的责任严格按照合同管理制度执行合同管理工作。负责合同审批、签订、变更、结算和归档等工作。监督合同履行情况及合同纠纷的解决。4.4法务部门的责任参与合同审批和变更过程，审查合同条款和风险。协助项目经理解决合同纠纷和法律问题。提供合同履行过程中的法律咨询。5.合同管理的风险控制公司尽量减少合同管理过程中的风险和纠纷，以下是一些常见的风险控制措施：在合同签订之前，充分了解对方的信誉和实力。合同审批和签订过程中，严格遵守公司的审批规定，确保审批程序的合规性。合同履行过程中，加强对合同履行情况的监管和跟踪，及时沟通解决履行问题。对于涉及合同纠纷的情况，及时咨询法务部门，寻求专业的法律意见。6.结论通过建立和执行本基建合同管理制度，可以规范和优化公司的基建项目合同管理流程，提高基建项目的执行效率和合同履行的风险控制能力，保护公司的合法权益和商誉。各相关部门应密切合作，共同落实本制