农药采购及配送服务方案

（二）移交目录表记录编号：日期：序号文件（合同）编号标题名称页数原/复备注移交单位移交人日期收件单位日期注：本表一式贰份，移交人、收件人各执一份。（三）档案移交清单表记录编号：日期：移交性质□离职□调岗□归档档案所属年度档案类别保管期限数量永久长期短期合计移交说明移交人接收意见接收人：移交人（部门）经办人：移交日期：年月日接收人（部门）经办人：接收日期：年月日见证人：日期：年月日注：本表一式贰份，移交人、收件人各执一份。（四）档案借阅审批单记录编号：日期：借阅部门借阅人借阅部门经理总经理副总行政人事部部门经理使用目的序号借阅内容复印借阅归还日期备注（五）档案目录卷宗号： 目录号： 部门：日期：案卷顺序号立卷类目号案卷标题起止日期卷内张数保管期限备注（六）档案分类编号表部门类别行政中心财务部运营部客服部质管部技术部卫生部检测中心外发公文收到公文会议资料发展计划制度文件合同协议月度文件财务档案（七）档案管理流程图档案管理流程：相关部门/部门负责人行政人事部分管总监/总经理审核验收nshou配合完成监督检查工作对不符合项进行整改立卷归档整理编目鉴定执行相关档案管理制度收集资料审核验收nshou配合完成监督检查工作对不符合项进行整改立卷归档整理编目鉴定执行相关档案管理制度收集资料监督检查完成检查报告否是保管利用建立、完善档案管理制度监督检查完成检查报告否是保管利用建立、完善档案管理制度审核验收nshou是审核验收nshou是否第四节采购档案管理一、目的保证采购档案资料的真实性、完整性和有效性，不得伪造、变造、隐匿或者擅自销毁。二、适用范围对企业采购活动中形成的具有查考、利用和保存价值的文字、图纸、图表、声像、磁盘、光盘等不同载体的历史记录进行收集、查阅、发放。三、归档范围企业采购档案的归档范围包括：（一）企业采购计划执行文件1.采购年度计划与月度计划（直接材料、间接材料、辅材等）2.采购计划执行文件（经审批的订单，月度零星购买合同与请购单一起归档)3.到货的检验记录副本。（检验报告、验收报告）4.每月到货情况统计分析表（到货达成率）（二）企业采购前期准备文件1.采购框架合同、协议书与供应商的技术协议、质量协议、保密协议，合同评审表；2.评审前期情况汇总报告或谈判报告，包括无效供应商名单及说明、定点候选供应商名单，报价商谈情况；3.采购方式变更申请批复（供应商切换、供应商的工程变便），合同依法补充、修改、中止或终止等相关记录（包含附件变便记录）；4.采购文件及采购人确认记录，包括供方评审、评审细则、评审整改记录等有关文件、资料。供方提交的PPAP文件等；5.采购发供方公函、通知及其变更事项、修改说明；6.购买采购物资、服务相应的合格供应商名单（经公司领导批准）；7.供应商资格审查情况报告、评审记录；（三）企业采购招标（含发起的申请、谈判、询价、定点）文件1.采购招标文件正本，包括有关文件、资料等；2.在采购招标截止时间前，供应商对递交的采购响应文件进行补充、修改或撤回的记录；3.接受供应商投标（谈判、报价）的记录；4.开标一览表；5.中标合同及其相应的技术、质量协议标准，项目评审记录；6.开标（谈判、询价）过程有关记录，包括采购项目样品送达记录；7.开标（谈判、询价）过程中其他需要记载的事项。(四）其他文件1.供应商质疑质量、材料与处理过程记录及答复；2.供应商投诉书、投诉处理有关文书、投诉处理决定；3.采购过程中的音像录音资料；4.其他需要存档的资料。四、收集管理各采购部指定采购助理负责采购档案的管理，并建立岗位责任制度。采购合同签订后一个月内由经办人员或责任人将该采购项目的全套文件材料进行收集整理后交档案管理人员归档。采购框架合同，由经办人员或责任人次月10号前把上月与供方合作情况的相应资料收集整理后交档案管理人员归档。五、归档要求（一）采购档案内容齐全完整；（二）采购档案规格统一，文件、资料用纸规格一律采用国际标准A4纸（工程图纸可根据具体情况确定）。（三）采购档案原则上使用原始件，不可用复印件替代（复印件需经部门主管签字备注原件用途）。（四）采购档案中的签名、印鉴手续齐全，首页应有“采购档案目录”字样；便于保管和利用。（五）档案管理人员应加强归档档案的管理，按照归档内容要求，负责收集、整理、立卷、装订、编制目录，并保证采购档案的标识清晰有效，确保采购档案安全保管、存放有序、查阅方便；光盘、磁盘等无法装订成册的应在档案中统一编号索引，单独保存。（六）计划性物资按种类、时间顺序进行编号归档，档内档案材料按照采购工作流程排列依次为计划、计划执行文件、到货检验记录、每月到货情况统计分析表。（七）招标采购档案按照时间顺序进行编号归档，卷内档案材料按照采购工作流程排列，依次为项目发起执行文件、项目采购准备文件、项目开标（谈判、询价）文件、项目评审文件、项目采购合同文件、项目验收文件及其它文件资料。（八）供应商档案按合格供应商名录编号进行归档，档内档案材料按供应商营业执照、税务登记证、组织机构代码证、设备清单，供货产品商务协议、技术协议、质量协议，供货产品清单、图纸、PPAP资料。供应商供货绩效按月归档。（九）采购档案（中标相关档案）的保存期限应从采购结束之日起不少于十年。非中标（成交）供应商的采购相应文件保管期限应从采购结束之日起不少于五年；采购过程中录制的录音、录像资料保管期限从采购结束之日起不少于五年。磁介质，电子介质交由公司统一保管；采购过程中由供应商制作的项目样品，应从采购结束之日的十五个工作内由采购单位相关负责人通知相关供应商自行领取或退回。六、档案使用（一）采购档案未经档案管理人员登记并经采购部负责人批准，不得擅自查阅、复印或出借采购档案。（总经理以上职位可以直接找助理登记调阅。各部门部长经采购部负责人同意后可以查阅。采购部人员可查阅自己工作范围内的相关资料，经采购部负责人同意后可查阅其它资料）（二）档案使用部门应对档案的保密、安全和完整负责，不得传播、污损、涂改、转借、拆封、抽换。（三）采购项目档案管理人员工作变动，应按规定办理档案移交手续，并经采购部负责人签字确认。七、档案销毁保管期满的企业采购档案，应按以下程序销毁：（一）档案管理人员提出档案销毁清单及销毁意见，并登记造册；（二）销毁意见报单位负责人审核报公司总经办备案；（三）销毁采购档案时，应邀请公司涉及到相应档案的同级部门人员参加现场监销；（四）销毁采购档案前，档案保管人员和现场监销人员，应认真核对清点销毁的档案，销毁后应在销毁清册上签名。第五节电脑化的管理为保证电脑网络系统的正常运行，保证档案资料数据的安全、真实、可靠，采取如下措施进行管理：（一）各主管部门，建立自身的网络管理制度，负责对其所属部门的档案工作实行监督、指导，实行分级管理。（二）档案管理员必须做到档案信息录入化、档案智能检索化、利用光盘实现档案的全文存储。（三）对电脑系统进行定期维护，为不同的操作人员设置不同的授权代码，防止档案资料的流失；定期组织管理人员、使用人员及操作人员进行系统使用及安全信息的培训，制订严格的系统管理规定，随时监督电脑使用人员的执行情况。（四）定期对系统使用人员进行培训最新的安全技术培训，实现安全管理，有效降低网络信息系统的运行风险。（五）对操作和使用人员进行控制，当有授权的员工离职或改变工作岗位时，要及时进行安全系统的更新维护。（六）通过定期将相关系统备份磁盘、配备良好的服务器电源保护等措施确保系统的可靠性和档案资料数据的完整。第六节档案管理措施为加强公司档案业务管理，进一步提高档案管理水平，保证档案的系统性与完整性，完善档案借阅手续，使公司档案管理达到规范化、合理化、标准化，更好地为公司各项工作服务，结合实际情况，特制定本制度，具体内容如下：一、档案管理的范围本公司所有需要归档的文件资料，包括：对公司在经营活动中形成的包括行政事务、企业管理、劳动人事、培训教育、安全管理、后勤服务、外事工作等有保存价值的原始材料，在生产经营管理上形成的经营决策、计划工作、统计工作、物资管理、产品销售、财务管理、生产调度、设备管理、人员管理等方面有保存价值的原始材料。二、档案管理部门公司综合事务部为档案管理的职能部门，负责公司各类档案的管理工作。对公司各类档案进行收集、整理和归档。各部门根据工作需要配备专（兼）职档案管理人员，负责档案进室前的收集、整理和保管工作。各部门的档案管理人员应按照明确的归档时间和归档范围，定期向档案管理部门移交档案，因工作需要继续使用的文件资料，需原件移交档案室，使用部门留存复印件。接收档案必须认真验收，并办理交接手续，维护档案的完整与安全，使档案更好地为公司各项工作服务。三、档案分类在切实遵循《中国档案分类法》前提下，根据公司实际情况，将所涉及的档案划分为十大类：（一）行政管理（二）人事管理（三）财会档案（四）生产经营管理（五）技术质量安全管理（六）基建档案（七）外来文件（八）声像档案（九）实物档案（十）其他档案。财会档案是公司财务工作过程中形成的凭证、帐簿、报表等相关资料的收集、整理、归档。实物档案是公司各类活动中形成的如模型、样品、赠品、证书、奖杯奖旗等实物。以上十类档案中，每一大类档案内容又要根据需要及实际情况分成若干小类进行管理。四、归档要求（一）归档的文件材料要完整、系统、准确。（二）归档的文件材料必须是原件。如是传真件等不易保存的文件材料，应留复印件，并将复印件与原件一起存档，并加以说明。（三）存档的文件、材料应按照自然形成、保持历史联系的原则，并按立卷要求特征及文件内容进行科学分类、立卷和编目编号。（四）档案名称的填写要注意内容准确，文字简练通顺，结构完整，必须揭示卷内文件的内容和成份，并区分保管期限。卷内文件应按问题或文件形成的时间系统地排列，按顺序编号，填写“卷内目录”。目录各项必须填写清楚（一律使用用黑色中性笔填写），字迹工整、清晰，装订整齐。（五）档案盒（袋）内文件的排列：档案袋内文件应区分不同情况进行排列，密不可分的文件依序排列在一起，即章程、批文在前，计划、总结在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；案件材料中结论性材料在前，依据性材料在后。其它文件按文件的重要程度或形成时间先后排列。（六）文件归档份数：一般归档1份，重要的和经常使用的文件归档2份或3份。对无保存价值和重份文件，需要办理销毁手续。（七）归档时间：部门或责任人应于相关工作结束后立即（最迟一周内）将应立卷归档的文件整理立卷，向公司档案管理部门移交归档。五、档案的查阅和借阅（一）查阅档案应填写档案查阅登记表，写明查阅时间、查阅内容、查阅目的等。有关人员应在档案室内查阅档案资料，阅后及时归还。（二）查阅档案资料时一般不得对其进行复制。确有特殊情况必须复制的，应填写档案资料复制申请单，经所在部门经理签署意见后方可复制。（三）原则上本公司内部工作人员因工作需要都可以借阅，但必须由所在部门出具借阅申请并由部门经理签名认可。借出档案时应注意档案的密级要求以及借阅人的相关权限。借阅档案时应做到以下几点：1.借阅者不得自拿、自取、自放档案，严禁擅自打开档案柜翻阅查找；2.按规定办理登记手续，定期归还，确因工作需要不能按时返还的，需办理续借手续，否则按管理规定停止借阅；3.要爱护档案，不得丢失，并注意保密，不得擅自转借他人；4.所借档案不得随意折叠和拆散，严禁对档案随意更改、涂写；5.借出和归还档案时，应办理清点手续，由档案管理员和借阅者当面核对清楚；6.档案如有丢失、损坏或泄密，要立即追究当事人责任；7.调离本单位的工作人员，必须清理移交档案文件后方可办理调离手续。六、档案的移交档案移交必须办理移交手续，填写移交清单，经移交人签字，接收方核对签收。七、档案的保管要做好档案的防火、防虫、防盗、防尘、防阳光直射“五防”工作。档案柜所在办公室严禁吸烟。档案管理人员要定期对档案进行安全检查，发现问题要及时向领导报告，并采取补救措施。对于不易继续保存的档案资料，应及时予以复制；对于已破损的档案资料应及时予以修复。为做好档案的提供和利用工作，所有文件资料均应按照其分类组卷，并按照其性质分为短期、长期、永久三类分别保管。档案管理人员要做好档案资料的保密工作，档案管理部门除外，其他各部门人员不得查阅与自己工作内容无关的档案资料。八、档案的销毁公司对各类档案每二年进行一次鉴定。对超过保管期并经鉴定无保留价值的档案做出销毁处理意见，报总经理批准后予以销毁。第七节环境和安全防火管理一、认真贯彻消防方针，学习和掌握安全防火知识，把安全防火工作当作经常性的工作来做。二、档案库房内必须设有灭火器，并且定期进行更换、检查、维护和保养。保持消防器材的清洁、完整、好用、做到人人会使用消防器材。三、档案室内严禁吸烟和有明火，不准存放易燃、易爆的物品。第十五条室内做到防火、防盗、防潮、防鼠、防尘、防污染等。四、经常检查电气设备，保证安全好用。五、每天上班后，下班前检查库房，下班要关窗、锁门、闭灯、切断电源。第八节其他规定一、档案管理员违反公司档案管理制度，工作失职、渎职，造成档案、图书遗失和经济损失按公司档案管理制度的有关规定处理。二、出现下列情形之一者，进行通报批评并给予经济处罚。（一）档案管理员未按规定填制档案资料接交单，办理档案接交手续，扣款50元；（二）在规定时间内未完成材料组卷或案卷不规范，扣款50元；（三）档案室丢失图书、杂志，由档案保管员负责照价赔偿并扣款50元；（四）丢失公司内一般生产经营管理文件，扣款50元；（五）档案室内文件资料因保管不善出现破损，扣款100元；（六）存储档案资料的电脑因人为操作损坏丢失电子资料，扣