第一章 办公自动化培训课件

办公自动化Email：QQ:12696250第一章办公自动化培训课程介绍随着计算机技术和通信技术的飞速发展，办公自动化的概念也已经远远超过了办公室事务及文档处理的范围。办公自动化软件从独立用户扩展到以Internet为支撑平台，经历了以数据为核心、以工作流为核心和以知识为核心的转变。第一章办公自动化培训课程介绍一、办公自动化的概念二、操作系统三、文字处理软件Word四、电子表格Excel五、演示文稿制作软件Powerpoint六、关系数据库基础Access七、网络基础知识第一章办公自动化培训一、办公自动化概述办公的概念办公活动的主要任务是日常事务工作的组织、领导和实施汁划等。

最基本的办公事务有文字处理，报表处理，公文管理，文档管理，编辑、排版和印刷，日程管理，邮件处理，事务处理，计划安排以及通信处理等。

对于领导或管理人员来说，最具代表性的办公任务就是对某项活动制定运行汁划、组织具体实施方案和进行监督控制等。第一章办公自动化培训传统办公方式办公是以处理社会信息为主的一项重要活动，主要由办公人员、办公机构、办公工具与设备、办公信息以及办公环境等要素组成。办公室和办公人员自古已有，我国古时候所谓的“衙门”就是办公室在当时的名称。传统的办公工具主要是所谓“文房四宝”（笔、墨、纸、砚以及算盘等，远距离通讯主要依靠车、船、马匹等，其办公方式极为落后。近、现代逐渐出现了打字机、电传机、传真机以及电话等，这标志着办公自动化的萌芽。第一章办公自动化培训办公自动化定义（一）办公自动化（OA，OmceAutomationP于20世纪60年代西方发达国家，起初是在办公业务量急剧增加的情况下发展起来的一门综合性技术。

20世纪70年代美国麻省理工学院教授M.C.Zisman为办公自动化定义：办公自动化就是将计算机技术、通信技术、系统科学及行为科学应用于传统的数据处理方式难以处理的数量庞大且结构不明确的、包括非数值型信息的办公事务处理的一项综合技术。第一章办公自动化培训办公自动化定义（二）

20世纪80年代中期，我国制定了办公自动化的发展目标及远景规划，国务院电子振兴办办公自动化专家会议对办公自动化作了如下定义：办公自动化是应用汁算机技术、通信技术、系统科学、管理科学等先进科学技术，不断使人们的部分办公业务借助于各种办公设备，并由这些办公设备与办公人员构成服务于某种办公目标的人机信息系统。第一章办公自动化培训办公自动化的目的尽可能充分地利用信息资源，提高工作效率和质量，辅助决策，获取更好的效果以达到既定目标。第一章办公自动化培训办公自动化的三个层次事务层为基础层，包括文字处理、个人日程管理、行文管理、邮件处理、人事管理、资源管理，以及其他有关机关行政事务处理等；管理层为中间层，它包含事务层，管理层系统是支持各种办公事务处理活动的办公系统与支持管理控制活动的管理信息系统相结合的办公系统；决策层为最高层，它以事务层和管理层办公系统的大量数据为基础，同时又以其自有的决策模型为支持，决策层办公系统是上述系统的再结合，是具有决策或辅助决策功能的最高级系统。第一章办公自动化培训办公自动化系统一般来说，一个较完整的办公自动化系统，应当包括信息采集、信息加工、信息转输和信息保存四个环节。其核心任务是为各领域各层次的办公人员提供所需要的信息。第一章办公自动化培训办公自动化实现的功能

办公自动化就是要创造一个集成的办公环境使所有的办公人员都在同一个桌面环境下一起工作。内部通信平台的建立信息发布平台的建立工作流程的自动化文档管理的自动化辅助办公。信息集成。分布式办公的实现。第一章办公自动化培训办公自动化相关技术计算机技术多媒体技术数据库技术、计算机网络技术第一章办公自动化培训办公自动化的常用设备计算机刻录机打印机复印机传真机数码相机摄像机网络设备（交换机、路由器）一体机扫描仪第一章办公自动化培训二、中文操作系统操作系统的选择（xp、windows7）运行环境与安装1、硬件要求2、安装与删除组件操作系统桌面1、开始按钮2、任务栏（开始、快速启动工具栏、活动任务区、系统信息区）3、桌面图标帮助系统的使用

第一章办公自动化培训常用术语与基本操作名词类术语（窗口、活动窗口、图标、对话框、菜单、工具栏、快捷方式、应用程序、默认值、选项卡）操作类术语（选中、选择）鼠标和快捷键1、基本操作（指向、单击、右击、双击、拖动）2、指针3、快捷键---Alt+Tab第一章办公自动化培训常用快捷键第一章办公自动化培训其他快捷键第一章办公自动化培训中英文输入法Ctrl+Space、Ctrl+Shift全角/半角（Shift+Space）、中英文标点（Ctrl+.）切换按钮安装中英文输入法第一章办公自动化培训资源管理器文件（程序文件、文档文件）文件夹（根、父、子）文件和文件夹属性（类型、位置、大小、修改创建时间、存在方式-只读隐藏存档）文件和文件夹存储路径文件与应用程序关联第一章办公自动化培训文件和文件夹查看方式浏览文件夹类容改变文件和文件显示方式文件文件夹排序修改其他查看属性第一章办公自动化培训文件和文件夹管理新建选定（原则：先选定，后操作）1、选定多个连续的文件或文件夹2、选定多个不连续的文件或文件夹3、选定单个文件或文件夹4、全部选定复制（Ctrl+拖曳）移动（Shift+拖曳）删除（Shift+Del）恢复更改名称查找发送建立件和应用程序关联第一章办公自动化培训磁盘操作格式化磁盘属性（卷标、磁盘类型、文件系统类型、磁盘空间）第一章办公自动化培训应用程序启动退出切换1、任务栏2、Alt+Tab

退出Alt+F4特殊退出任务管理器安装与卸载以命令形式运行程序第一章办公自动化培训控制面板显示键鼠打印机时间第一章办公自动化培训系统维护和计算机管理系统属性（常规、计算机名、硬件、远程、自动更新、高级）计算机管理（存储、服务和应用程序、系统工具）第一章办公自动化培训附件程序

记事本写字板画图计算器多媒体程序第一章办公自动化培训办公中的简单文字处理文字处理的基本知识；通过一个简单、实用的某市“青年歌手大奖赛”比赛通知为例，讲解了简单文档的处理流程，包括文本录入、内容编辑、格式排版、页面设置、打印预览以及打印输出等；公文处理的基本规范，仍以制作上面的“通知”公文为例介绍了利用公文向导制作公文的方法。第一章办公自动化培训文字处理软件及其功能文件存储内容编辑简单排版输入校验输出提供输入／输出接口对象的嵌入与链接第一章办公自动化培训文字处理的操作流程第一章办公自动化培训“**”通知的制作对办公文档的处理流程有个全面的认识。第一章办公自动化培训字体、段落设置要求发文机关：字体:黑体，字号：2号加粗红颜色段落局中发文字号：小四号，楷体，段落居中通知标题：黑体，三号加粗，段落居中，段后1行收文单位：小四号，加粗，其余按照默认设置通知正文:“一、参赛对象”标题文字，黑体，四号，段前段后为0.5行，段落首航缩进两个字符，其余按照默认第一章办公自动化培训通知正文的主要内容的几段文字，段落首行缩进2个字符，行距为1.5倍行距，小四号，其余按照默认单位署名和发文时间：四号字，段落右对齐且段前距设置0.5行主题词一行：设置段落格式左对齐，黑体，四号最后一行：小四号，楷体，段落左对齐且上下个输入一行水平线字体、段落设置要求第一章办公自动化培训文档的页面设置纸型：A4方向：纵向页边距：上下左右2.15cm、2.15cm、1.8cm、1.8cm装订线：页眉页脚：垂直对齐方式每页行数和每行的字数：A4(44行、每行39个汉字)第一章办公自动化培训第一章办公自动化培训文字和符号的录入1．选择汉字输入方法 可以利用鼠标单击任务栏上的“输入法指示器”En图标，从弹出的菜单中选取汉字输入方法；也可以按键盘上的Ctrl+Space组合键，在英文输入方法和默认的中文输入方法之间切换，按键盘上的Ctrl+Shift组合键，可以在各种汉字输入方法之间切换。第一章办公自动化培训2．文本内容的输入在录入过程中，原则上应进行单纯录入，然后再进行编辑排版。单纯录入的原则是：（1）不要用空格键进行字间距的调整以及标题居中、段落首行缩进的设置。（2）不要用回车键进行段落间距的排版，当一个段落结束时，才按回车键。（3）不要用连续按回车键产生空行的方法进行内容分页的设置。同时，输入文本时还需要注意：输入文本有插入和改写两种状态，要根据需要进行选取，在两种状态之间进行切换可以按Insert键，或者用鼠标双击状态栏上的改写标志。第一章办公自动化培训3．特殊符号的录入文档中除了文字外，有时还需要输入一些符号（例如：♂、※、◎、№、§等）

符号的输入方法主要有四种：（1）菜单法（2）工具栏法（3）软键盘法（4）键盘法4．文档录入后的联机校对第一章办公自动化培训文档内容的编辑1．光标定位 光标定位是将插入点放到文本中适当位置，它是进行文字编辑和排版操作的基础。操作时，移动鼠标指针将插入点移动到光标要定位位置，然后单击鼠标即可。2．选定文本（1）选择内容较少并且不是整段的选取（2）选择内容多但不是全文时的选取（3）使用看不见的选择栏（4）利用快捷键操作选取第一章办公自动化培训选取对象时，读者可以适当使用以下几个常见的快捷操作方法。

Ctrl+A：选择全部文档 三击所选段落：选择整段Alt+移动鼠标：选择矩形文本块

Ctrl+单击选择栏：选择全文档选定的简化第一章办公自动化培训3、修改文本技巧 操作者在需要修改文档内容时，应该首先选取出错内容的文本，然后直接输入新的文本，这样既可以删除所选文本，又在所选文本处插入新的内容。4．复制、移动、删除文本 首先必须选择所要操作的文本，然后才能进行复制、移动、删除操作。操作方法有：（1）利用快捷键（2）菜单方法（3）工具栏按钮方法（4）鼠标拖动方法第一章办公自动化培训5．“选择性”粘贴的作用 粘贴”是将复制或剪切的内容原封不动地放置到目标位置，但是有时若只想要其中的文字，而不要其格式，这个时候就可以使用“选择性粘贴”。6．撤消和恢复操作 在对文档进行编辑的过程中，Word会自动记录最近的一些操作，用户可以选择撤消一些错误操作。另外，如果又要取消撤消这个操作，也可以用恢复操作来达到目的。

第一章办公自动化培训撤消操作的方法是：选择“编辑”|“撤消”命令，或者单击常用工具栏上的“撤消”按钮。不过，最简单的方法还是使用快捷键Ctrl+Z。 恢复操作的方法是：选择“编辑”|“恢复”命令，或者单击常用工具栏上的“恢复”按钮。不过，最简单的方法还是使用快捷键Ctrl+Y或者单独按F4。第一章办公自动化培训字体与段落格式排版

文档中字体和段落格式排版的基本设置通过格式工具栏就可实现，复杂设置分别通过“格式”菜单下的“字体”、“段落”命令进行操作。 另外，当一篇文章中某一些字体和段落的格式相同时，为提高排版效率而又能达到风格一致的效果，可以通过使用“格式刷”按钮来实现格式的复制第一章办公自动化培训文档的页面设置单击“文件”|“页面设置”命令，可以打开“页面设置”对话框,可以设置以下步骤：说明：双击标尺，也可以快速而方便打开“页面设置”对话框1．设置纸张大小和方向2．调整页边距3．设置页眉、页脚不同以及垂直对齐方式4．确定每页中的行数和每行的字符数第一章办公自动化培训打印效果的预览（1）单击工具栏中的“打印预览”按钮，或者单击“文件”|“打印预览”项，屏幕立即出现打印预览窗口，（2）打印预览窗口中有一个工具栏（3）当内容没有全部显示完时，可单击滚动条上的下三角按钮继续预览下面的内容。（4）单击“关闭”按钮，即可返回到编辑窗口界面。第一章办公自动化培训文档的打印输出1．打印操作的基本步骤2．打印操作的其他方式第一章办公自动化培训办公室文字处理的基本规范1．公文种类 我国各级机关正式发布的公文归纳为：命令、议案、决定、意见、公告与通告、通知、通报、报告、请示、批复、函和会议纪要。此外，党政机关和企事业单位在工作中还经常使用一些其他文字材料，习惯上称为机关常用公文，主要有计划、总结、简报、调查报告、会议报告、记录、大事记、论文等。第一章办公自动化培训2．公文格式 所谓公文格式是指公文的组成项目及其区域划分、公文的书写、字体字号、用纸规格和样式。公文格式是公文具有权威性和约束力的具