公司采购流程管理制度

[全]公司采购流程管理制度为了提高公司采购效率、明确岗位职责、有效降低采购成本，满足公司对优质资源的需求，进一步规范物资采购流程，加强与各部门间的配合，特制定本制度。一、确定采购产品前期市场业务部人员和客户沟通洽谈后，将客户的需求反馈给市场策划部人员，市场策划部人员提交策划方案给业务人员。业务人员根据策划方案和客户最终确定采购产品及价位范围。把采购产品要求给到商贸部主任。商贸部主任根据要求安排采购人员制作产品推荐表（PPT）。商贸部主任审核产品推荐表后发送给市场业务部人员。市场业务部人员将产品推荐表发送给客户确认，客户根据产品推荐表选择将采购的产品。产品确定后，业务人员告知商贸部主任安排提供样品，商贸部将要采购的产品样品提供给业务人员以便和客户进行最终确认。图片二、请购单业务人员根据客户最终确定采购产品的种类、规格尺寸、数量、单位、单价、金额、预定交期、包装等其他详细信息填写无整，清淅的申请表给到各相关部门领导申批，格式（附表！）申批完毕后交商贸部主任处安排下达采购计划。三、比价，议价1.对厂商的供应能力，交货时间及产品或服务质量进行确认；2.对于合格供应商的价格水平进行市场分析，是否其他厂商的价格最低，所报价格的综合条件更加突出；3.收到供应单位第一次报价后应向公司领导汇报情况，设定议价目标或理想中标价格；4.重要项目应通过一定的方法对于目标单位的实力，资质进行验证和审查，如通过进行实地考察了解供应商的各方面的实力等；5.每个产品的需找多家厂商（至少10家以上）进行询价，并做一份比价表（特殊或客人指定厂家/品牌除外）；6.生产前或有现货的发货前需提供样品，是否与客人所需的一致；7.最终选择1~2家符合条件的厂家列入合格供应商名册。四、签订采购合同确定采购产品的供应商后与之签订采购合同。采购合同按照公司统一格式签订。采购合同需要双方经理签字并盖公章方有效，并要求厂商回签（以传真或扫描件形式）采购留底一份，并提供一份给到财务安排请款。做好相关采购记录，以便跟进。图片五、交期跟进1.采购下单后24小时内需回复给相关部门一个准确交货期（生产周期+物流/快递时间），并及时跟进，生产期间确认一次，发货前2天再确认一次，以至达到产品能按期交回。2.产品生产完毕并经过我司采购人员验收合格后，安排供应商发货并提供发货照片。发货后需要告知我司详细的物流公司和运单号。发货前需要支付款项的，需要提前向财务申请付款。发货后客服人员需要随时跟踪货物的运输情况，如有逾期，提前告知采购人员。六、验收产品和转运供应商将产品发至我司后，采购人员根据之前提从的样品进行检验核对，根据不同产品及不数量按比例进行抽查，合格填写入库单。如有缺货或者破损等其它问题及时和供应商反馈解决并做好检验记录。需要调换或者退货的产品及时处理，客服人员需要填写退\换货单。退换货申请单需要提交财务和商务部主任各一份，商务部主任安排采购人员联系供应商退换货。如果货物需要转运至其他转运地点，客服人员需要填写出库单。转运需要选择相对正规的物流公司，例如：申通快递、圆通快递等。转出后需要将快递单号登记后将留底单交至财务，快递单的信息务必填写完善无误。发货时需要随货附有发货单，货物到达各转运地后，客服人员需要将客户签收的发货单交给采购人员一份。同时，转出货物后需要及时通知各地市负责人，转运期间需要跟踪货物的运输情况。七、售后服务客户接收货物后，如果有丢失或者破损的情况，需要及时告知采购人员。如果客户需要补货，客服告知商贸部主任，商贸部主任安排采购人员和供应商签订补货合同，继续发货。如果客户需要退货，客服和客户落实退货产品和数量后，填写退货申请单交商贸部主任，经商贸部主任和财务审批后安排采购人员和供应商退货、退款。如果客户需要换货，客服人员填写申请单后交至商贸部主任，商贸部主任安排采购人员和供应商换货。客服每星期做至少一次回访，内容包括需要礼品的数量、使用情况和投诉情况，将统计数据交给采购人员。采购工作重点及工作计划怎么写很多采购小伙伴经常苦恼不知该如何下手写工作计划，今天小编带大家梳理一下思路，首先，采购工作由四环节组成，而每个环节又由若干个步骤组成。（1）采购计划计划的目的是根据客户需求及生产能力制订采购计划，做好综合平衡，以便保证物料及时供应，同时降低库存及成本，减少急单。主要环节有：评估订单需求、计算订单容量、制定订单计划。（2）供应商评估供应商评估的目的是满足采购对质量、成本、供应、服务等方面的要求。供应商评估的主要环节有：供应商评估的准备、初选供应商、试制、批量试验、确定供应商名单。（3）采购订单发送订单的目的是为生产部门提供合格的原材料和配件，同时对供应商群体绩效表现进行评价反馈。主要环节有：订单准备、选择供应商、签订合同、合同执行跟踪。（4）采购管理采购管理的主要目的是正确执行企业的采购原则。主要环节有：单据审批，包括计划、评估报告、订单合同、付款审核与批准采购。采购员岗位职责：1、认真执行总公司采购管理规定和实施细则，严格按采购计划采购，做到及时、适用，合理降低物资积压和采购成本。对购进物品做到票证齐全、票物相符，报帐及时。2、熟悉和掌握市场行情，按“质优、价廉”的原则货比三家，择优采购。注重收集市场信息，及时向部门领导反馈市场价格和有关信息。合理安排采购顺序，对紧缺物资和需要长途采购的原料应提前安排采购计划及时购进。3、严把采购质量关，物资选择样品供使用部门审核定样，购进大宗物资均须附有质保书和售后服务合同。积极协助有关部门妥善解决使用过程中会出现的问题。4、加强与验收、保管人员的协作，有责任提供有效的物品保管方法，防止物品保管不妥而受损失。5、完成领导交办的其它各项工作。采购部与仓库有什么关系采购理解为采购与仓库在作业流程上是上下游的关系，在职能上，是紧密相邻的制约关系。明确关系特点并注意设计其间关系，是企业管理的一项重要工作。1、明确相互关系。对于物资需求而言，采购需根据库存确定采购量，这是除了计划之外，采购工作必须参照的依据；对于物资管理而言，采购的结果必须得到仓库的认证，包括质量、数量、时间。2、确定部门归属。由于采购和仓库是一个相互制约相互监督的关系。采购要与财务一起，查证物资的库存情况；和计划、财务一起，提出库存量要求；仓库要和财务、计划、品管一起，提出采购的价格、数量、品质、时间要求。3、明确数据关系。仓库物资的品名、品牌定义，不是自己写自己输入的，而是根据采购单的定义选择的，仓库不能自行定义物资的主要属性；采购量哪里来，不仅仅是计划要求，还要参照库存情况，要建立最高、最低和零号储备，并根据库存情况和采购批量、运输、周期，确定采购量。采购业务累、压力大一般来说采购业务很累、承受的压力也很大，其他岗位从业者也是很难以理解的。常见的现象是：处于小企业的采购人员很多时候是按领导意见采购，物料、供应商厂家、甚至价格，基本是由领导决定的，说白了采购就是老板的一个助理而已；规模大的企业，老板不会直接参与，可采购效果由技术部门说了算数，价格和技术部门要求的效果总是矛盾的，基本是按技术部门指定去办事，经常身不由已。所以总的说来，无论处于大小企业的采购人员，都是不轻松的。学习相关知识一个好的采购需要具备专业的产品知识，虽然不一定要全面的了解，但是专业方面的"知识面"范围有时候应该是要比公司的设计部人员还要知道的多，所以你首先要做的就是学产品知识，关于公司所有会涉及到要采购的东西，都要去摸透它，产品用在哪里，为什么要买它等等；此外，财务知识也要去学，这也是采购岗位很重要的一部分；如果时间很充裕，利用空闲学习一些专业的采购知识：采购管理、供应商管理、采购谈判技巧等专业知识也是很有必要的。如果对未来规划的很完美，也可以考一些“采购证书”，对以后的甚至加薪也是很有帮助的。市场行情与跟踪市场行情如何了解？你所需采购的产品不仅仅知道要货比三家，此外，还要懂得怎么去核算它们的价格，也就是说：“一个产品到你手之后，你不询价就要知道大概价格是多少”，前提是一定要找一些不错的供应商，这个要看你的人际能力了，找个好的供应商，你能一劳永逸，找个不好的供应商，一家就能把你活活搞死，当然建议回扣就不要拿了；在物料跟踪方面要懂的把握到货时间，跟踪好产品到货时间，做采购被追的最多的就是产品不能按时到货，第一给供应商充足的时间，第二注意过程中的跟踪；采购员技术建设采购谈判技巧，这个不是说说的事情，在这里也不方便教大家如何练习，简单说来是动嘴皮子的事情，但是基本技巧是：先把一些重点记下来，准备要谈那些内容，想达到的什么样的目的，那些是给对方做诱饵让对方同意我的条件，做了充分准备以后，一般采购谈判还是比较容易的，采购谈判还有一个很重要的一点就是：一定要站在对方的角度考虑一下问题；1、社会与人际问题处理在职业岗位方面要懂得汇报，也就是说把不好处理的事情汇报上去，把自己做得好的，也汇报上去，老板一般情况下是很希望知道你每天都在做些什么，哪些东西对他比较好，哪些东西需要及时改正，不要把不好处理的问题压在自己手上，你没权限的就直接提报上去，而且处理动作要快。2、人际关系处理,采购和很多部门不一样的就是，对各个部门不要动不动就甩脾气，很多时候一讲到采购，很多人就以另外一种眼光看待，觉得采购素质低，而且贪得无厌，或许他的原由吧。跟设计啊计划品质那些不同的，在公司里采购就是个被"踩"的部门，所以一定切记不要气焰嚣张哦，否则哪个部门都能搞死你，部门里也特别要注意，不要抢，也不让，别搞坏部门内部的关系，对每个人都要客气低调，最重要的是自己要学好，要专业，别人自然就会信服你尊敬你。3、供应商方面，真誠公平的对待，努力达到双方共盈互利，只有大家相互尊重了，让人感觉你素质不错。不然你做采