信息平台管理办法

信息平台管理方法文献编号：为加强金碧物业有限公司济南分公司自动化办公及信息管理，实现公司信息管理的规范化和科学化，进一步提高公司当代化管理水平，提高工作效率，加强各部门之间的沟通交流，特制订本方法。具体以下：1、信息公布的范畴物业公司各部门日常工作开展过程中需地产公司其它部门协调解决的全部需求问题（重要涉及但不仅限于工程协调问题、销售环境问题等）均需公布在信息平台上。（部门间的工作联系单、业务联系函、会议告知等方面的工作联系不得再用纸质版公布）。若发现客服中心有需求问题未经信息平台公布的；工作联系单、业务联系函、会议告知等类似信息仍以纸质版公布而未经信息平台公布的，予以有关责任部门负责人20元/次的经济处分，监察管理部考核。2、信息平台管理员物业本部：恒大绿洲：恒大名都：恒大城：3、信息公布的规定及方式（1）全部经信息平台公布的需求问题都须填写《客服中心信息平台需求问题公布单》（附件二），经客服中心负责人审批签字后予以上传，并对纸质签字版进行存档。信息平台管理员建立信息平台台账并及时更新。（格式详见附件三、附件四）若发现需求问题未经客服中心负责人签字确认直接公布于信息平台，予以需求问题公布部门负责人、信息平台管理员各20元/次的经济处分。如发现信息平台管理员未建立台账，予以50元的经济处分，未在信息公布24小时内及时更新台账予以10元/次的经济处分。（2）公布信息的措辞规定严谨，忌语意含糊、含混不清；内容规定语句连贯、任务目的体现清晰、公布回复真实可信。若发现信息内容出现明显错误的，予以有关责任部门负责人20元/次的经济处分；若发现弄虚作假的，予以有关责任部门负责人失职问责的行政处分，监察管理部考核。（3）公布需求问题的内容须涉及（但不仅限于）具体的问题叙述、责任部门、需要解决的时间以及需求问题现在的进展状况等，其落款内容须涉及所属部门、落款人姓名、电话（必须是手机号）、公布时间（须精确到几点几分）。问题公布格式以下：标题：××部门发：需××部门、××部门----解决××问题内容：××项目××期×#楼（若无针对的栋号可不写），需要××部门（能够多个）在××时间内解决××问题，并具体阐明该问题的目迈进展状况。部（姓名）（手机号）年月日点分若发现公布信息时标题格式、内容规定、落款方式等未按上述规定公布的，予以信息平台管理员20元/次的经济处分，监察管理部考核。（4）工作联系单、业务联系函、会议告知等类似信息不能以附件的形式上传，须直接将内容贴在平台上。若发现有将工作联系单、业务联系函、会议告知等类似信息以附件的形式上传平台的，予以信息平台管理员20元/次的经济处分，监察管理部考核。会议告知（紧急会议除外）须最少提前两天在信息平台上公布，方便给其它部门留出合理的准备时间。若发现未按此项规定公布信息的，予以客服中心负责人20元/次的经济处分，监察管理部考核。若发现部门间的工作联系、需求问题多次（三次以上，涉及三次）未按规定公布在信息平台上的，则予以客服中心负责人失职问责的行政处分，行政人事部、监察管理部联合考核。（5）信息平台已建立子版块，需求问题须直接发在对应各项目平台子版块的当天文献夹内。若发现有需求问题未按规定公布到对应子板块的，予以信息平台管理员20元/次的经济处分，监察管理部考核。（6）与开发建设有关的需求问题须发到各项目的平台上，仅涉及与地产公司某部门之间的跟开发建设无关的需求问题，则须发到有关责任部门平台上。若发现跟开发建设有关的问题未发到各项目板块上，跟开发建设无关的需求问题未发到有关责任部门平台上的，予以信息管理员20元/次的经济处分，监察管理部考核。（7）需求部门所提需求问题须第一时间上报平台（紧急事件、突发事件须先电话沟通，若遇节假日也须电话沟通），所提需求问题须给有关责任部门留出解决问题的合理时间。对于未能及时上报、错报，影响工作开展或造成工作失误的，一经发现予以有关客服中心负责人50元/次的经济处分；若瞒报或不报，则予以客服中心负责人100元/次的经济处分，监察管理部考核。4、信息回复及跟进规定（1）信息平台管理员须每天最少一次登陆平台浏览信息（涉及节假日），若发现其它部门提出需求问题，立刻向客服中心负责人报告，并及时告知直接负责人，出含有关解决方案。若不能及时给出问题的解决方法则须预先给出能够解决问题的具体时间。信息平台管理员须在需求部门提出需求问题24小时内进行回复。信息平台管理员休班期间须告知当天值班人员代为跟进信息平台状况，并把跟进状况列入《值班统计表》中。若发现需求部门提出的需求问题，责任部门未在24小时内回复的，证明信息平台管理员未能按规定每天最少一次上平台浏览信息，则予以信息平台管理员20元/次的经济处分，监察管理部考核。（2）需求问题提出后，信息平台管理员和提出人须及时跟进该问题的贯彻状况。若责任部门的回复已解决问题，信息平台管理员须在24小时内公布该问题的总结，证明需求问题已完全解决。公布总结时需对责任部门的回复予以评价，不应简朴以“××部门收到”、“谢谢配合”等方式了事。若发现客服中心未及时对需求问题做出总结性的回复，或回复时未对需求问题做出评价，则予以信息平台管理员和需求公布部门负责人各20元/次的经济处分，监察管理部考核。若责任部门的回复未能解决问题，提出人须在24小时内针对责任部门的回复进行反馈，阐明解决需求问题尚存在的困难，必要时对需求问题进行补充阐明。若未按上述规定进行反馈的，一经发现予以需求提出部门负责人20元/次的经济处分，监察管理部考核。（3）需求问题提出后，回绝在信息平台上推诿扯皮，推卸责任。单方回复两条后不能解决问题的，可采用电话沟通的方式解决或上报物业公司负责人，待问题解决后再予以回复。若发现在信息平台上往来回复超出六条，需求问题仍未得到解决的，予以客服中心负责人100元/次的经济处分，监察管理部考核。（4）原则上有关责任部门须在需求问题提出后的3天内解决完毕。若需求问题需超出3天才干解决的，则列入周工作计划进行考核。（5）若责任部门在回复的回复时间内未准时完毕的，予以有关责任部门负责人20元/次的经济处分，监察管理部考核。5、监察管理部全方面负责信息平台物业有关问题的日常管理工作。监察管理部负责汇总考核状况，报