企业技术档案管理制度

技术档案管理制度编制人：审核人：审批人：XXXXXXXXXXXXXXX公司日期：XXXX年XX月XX日目录TOC\o"1-1"\h\z\u一、机构设立和职责分工 1二、工程技术档案资料的编制 2三、技术档案资料的构成 4四、各项资料的填写、签字、格式及整顿规定 5五、竣工技术资料的管理 6六、技术档案的鉴定和销毁 6七、技术档案的保管和借阅 6技术档案管理制度为建立、健全公司技术档案工作，完整地保存和科学地管理公司的技术档案，充足发挥技术档案在公司建设和发展中的作用，更加好地为公司各生产技术部门服务。特制订本管理制度。一、机构设立和职责分工1、公司工程技术档案管理机构总工程师总工程师综合部工程部公司档案室部门兼职档案员工程资料室2、职责分工1）总工程师总工程师负责整个工程的档案管理工程，组织制度本项工程的归档范畴、管理制度、收集整顿工程前期文献、组织审查，接受各部门编制的档案文献。2）综合部a、公司档案室的直接管理部门，负责建立规范的公司档案室，设立专职工程技术档案管理人员。b、负责根据国家和行业的档案法规制订公司工程技术档案管理制度，报公司同意后，印发个部门执行。c、及时向公司档案室移交本部门的构成档案元素的工程项目资料。3）公司档案室a、负责公司工程技术资料及档案的日常管理工作，负责图纸、设备资料、合同文献、联系单、洽商统计、技术安全交底统计等综合文档的接受、发放、借阅及其登记、计算机录入及编码归档。b、负责归档数据库的数据备份。c、负责指导公司各部门收集、整顿有关工程技术资料。d、负责档案设施、设备的维护管理、负责库存工程技术档案的安全和保密工作。e、负责在建工程项目的资料整顿工作。4）工程部a、建立规范的工程技术资料室，设立专职工程技术档案管理人员。b、督促参建单位涉及（设备、材料供应单位、施工分包单位、监理单位、调试实验单位）严格恪守公司工程技术档案资料管理方法，并纳入合同条款中进行管理。c、协调参建各单位工程技术资料管理中的重大问题。d、审定通过监理单位审查的各类技术资料，并及时移交资料室。5）工程部资料室a、负责图纸、设备、材料资料，技术安全合同，信函传真文献，综合文档等的接受、传递及移交公司档案室前的保管。b、负责多个工地会议纪要、施工方法、监理月（周）报、质检报验单等的接受整顿、登记、发放和借阅。c、负责工作联系单，变更单的接受、发放和登记。d、负责施工技术档案全方面收集整顿。e、参加设备开箱验收、收取设备开箱资料。f、及时向公司档案室移交上述各类需永久或长久保存的资料档案。g、协助公司档案室做好在建工程资料的整顿工作。6）市场部a、负责提交本部门构成档案元素的工程项目资料，涉及工程项目的合同合同、工程项目开工报告和批复文献；工程开工前的施工审批方案；工程项目的技术和安全交底及其执行文献、纪要、备忘录；工程的设备合同及其执行文献、纪要、备忘录等；工程项目的施工合同及其执行文献、纪要、备忘录；工程项目调试实验合同及其执行文献、纪要、备忘录等；工程项目招投标文献；本部门发出的有关工程前期的根据性文献、报告、纪要、备忘录等。b、负责涉及到本部门的资料收集、积累以及移交公司档案室之前的保存及管理。c、负责借阅档案资料的妥善保管及时偿还。d、负责经手保密档案和资料的保密工作。e、负责与设备供货方在技术资料方面的联系。f、负责在新到设备开箱时告知工程部收取开箱资料。7）技术部a、负责本公司的技术原则，系统图等必备图纸、操作票、工作票、运行日志等运行台帐；员工培训、事故分析、解决统计及结论等。b、负责涉及本部门资料收集、积累以及移交公司档案室之前的保存及管理。c、负责借阅档案资料的妥善保管及时偿还。d、负责经手保密档案和资料的保密工程。二、工程技术档案资料的编制工程竣工技术档案资料的编制做到三同时和五统一。所谓三同时是指单位工程一开始，就与建立施工技术统计和竣工图同时进行；工程进行中就与施工技术统计和竣工图的积累、整编、审定工作同时进行；工程交工验收时，要与提交一套合格的施工技术统计和竣工图同时进行。所谓五统一是指工程的计划管理、施工管理、施工图预算、工程预算和竣工图、施工技术统计编制移交统一进行。五统一是工程技术资料和工程管理的有机结合，是确保工程技术档案资料完整、提高管理水平的重要手段。工程技术文献的编制范畴竣工技术文献涉及：修改单、联系单、技术统计、验收统计、原材料合格证、材料质量证明书、施工测量统计、设备及管线的安装统计、会议统计及声像材料、竣工图等。具体内容为：施工管理资料；施工技术资料；施工测量统计；施工物资资料；施工实验资料；过程验收资料；竣工质量验收资料。施工管理资料涉及：工程技术文献报审表、施工进度计划报审表、工程开工报审表、（）月工、料、机动态表、工程变更费用报审表、见证统计。施工技术资料涉及：施工组织设计及施工方案、技术交底统计、图纸会审统计、设计变更告知单、工程变更洽商统计。施工测量统计涉及：工程定位测量统计。施工物资资料涉及：材料、构配件进场检查统计、设备开箱检查统计、设备及管理附件实验统计。施工实验资料涉及：设备单机试运转统计、系统试运转调试统计、施工实验统计。过程验收资料涉及：检查批质量验收统计、分项工程资料验收统计、分部工程质量验收统计、隐蔽工程验收统计。竣工质量验收资料涉及：单位（子单位）工程质量竣工验收统计、单位（子单位）工程质量控制资料核查统计、单位（子单位）工程安全和功效检查资料核查及重要功效抽查统计、单位（子单位）工程观感质量检查统计、工程竣工验收统计、工程竣工报告。竣工图2、项目施工文献的编制1）质量验评和施工技术统计表应符合《北京建筑工程资料管理系统GB-50300-》规定，使用统一表式，局限性部分由监理单位提出用表式样，经建设单位核批后使用。2）过程验收资料的填写不得以“Ο”或“√”替代“不合格”或“合格”；应填数字处必须如实填写数字，不得以“符合原则”、“符合设计规范”等字样替代；实验报告应填写报告编号。3）统计表格未填满内容处必须该上“下列空白”或“空白”的红色条形印章加以注明，各级验收的签名处不能盖“此栏空白”。4）过程验收资料中的分部工程、分部工程中的分项工程名称、编号一定要与后续表式中的名称、编号一致。5）隐蔽工程隐蔽前，要有隐蔽统计并办理现场签证；签证在前统计在后。6）若一种“单位工程”由多家单位施工，由档案部门视具体状况划分案卷编号，各施工单位均应视为一种独立的“单位工程”立卷整顿。3、项目施工技术总结的编制各单位工程项目竣工后，必须编制施工技术总结。施工结束总结重要内容：工程概况；施工管理（涉及：施工组织机构、主设备及工程量、施工计划管理、施工总平面及机械布置、新工艺、新技术、新设备、新材料应用）；工程管理（质量确保及环保体系、质量管理、焊接管理、实验管理、安全管理、机械管理、设备材料管理、文献资料管理、培训管理）；经营管理；劳动力管理。其它项目施工文献的编制项目竣工后，项目施工文献中应附有：本工程全部验收项目总数及项目清单明细、优良率、合格率统计；为了提高工程竣工技术档案资料的使用价值和运用率适应长久保管、重复查考和使用目的，在编制时必须符合建设单位档案管理流程规定规定，做到表式规格统一，文字符号清晰，图文整洁，数据精确、齐全、不得漏项。用纸规格和填写规定以下：用纸尺寸为A4型297mm*210mm（长*宽）。文字填写及绘图，不得使用铅笔、圆珠笔、易褪色的墨水，也不得采用复写的文献资料归档。印章或自制工程竣工技术档案资料用表时，除应确保用纸幅面尺寸和纸幅面图文尺寸外，在装订时应避免产生装订后内文覆盖或装订不牢等缺点。工程竣工技术的档案资料应按照有关规定采用统一的表式，在实际应用时可适宜调节图文尺寸和线路间距。抄件和复印件。为确保工程竣工技术档案资料的真实性和精确性，对于抄件与复印件，必须将出厂的厂家名称、公章及原经办人，产品的名称、规格、数量、原件编号，出场的时间，性能参数等重要项目内容毫无遗漏地抄写、复印清晰，并应有抄写、复印人的签字，方便于追踪核查。三、技术档案资料的构成重要由施工综合资料、施工技术资料、工程竣工图构成。资料编制的具体内容综合资料重要有一下内容工程总结：含工程量汇总表、材料用量汇总表。竣工建、构筑物影像资料。工程合同名称、编号（或复印工程合同封页、盖章）。2、施工技术资料内容及规定1）施工管理资料涉及：a工程技术文献报审表；b施工进度计划报审表；c工程开工报审表；d（）月工、料、机动态表；e工程变更费用报审表；f见证统计。2）施工技术资料涉及：a施工组织设计及施工方案；b技术交底统计；c图纸会审统计；d设计变更告知单；e工程变更洽商统计。3）施工测量统计涉及：a工程定位测量统计。4）施工物资资料涉及：a材料、构配件进场检查统计；b设备开箱检查统计；c设备及管理附件实验统计。5）施工实验资料涉及：a设备单机试运转统计；b系统试运转调试统计；c施工实验统计。6）过程验收资料涉及：a检查批质量验收统计；b分项工程资料验收统计；c分部工程质量验收统计；d隐蔽工程验收统计。7）竣工质量验收资料涉及：a单位（子单位）工程质量竣工验收统计；b单位（子单位）工程质量控制资料核查统计；c单位（子单位）工程安全和功效检查资料核查及重要功效抽查统计；d单位（子单位）工程观感质量检查统计；e工程竣工验收统计；f工程竣工报告。3、工程竣工图1）项目竣工图是项目建设最后状况的真是反映，是项目工程建成后维护、保养必不可少的凭证和根据。因此，竣工图必须精确、清晰、完整，真实反映工程竣工验收时的实际状况。施工图和施工图数要相符。2）项目设计图纸由设计单位编制，但施工单位要编制一份与现场实际相符的竣工草图供设计院编制竣工图用；设备图纸由施工单位编制。3）竣工图必须使用经审查签字的全新施工图编制，不得使用未经审查签字、褪色、有污点的施工图编制。4）无设计变更的施工图，竣工图编制单位必须逐张审核，确认与现场相符后方可在原图标题栏正上方空白处或其它空白处加盖、订立“竣工图”章，盖印材料应用红色印泥。5）编制竣工图时，应编制“竣工图编制总阐明”（叙述竣工图编制原则并涉及各专业的竣工图卷册目录）。对每册修改图纸，应编制分册阐明（涉及修改内容、修改因素、修改根据文献等）。6）凡有普通性图纸变更，可在原图（新图）上进行修改，并标注“修改根据”，加盖“竣工图”章。7）竣工图的修改部分须用碳素墨水更改，改图要工整、清晰。若修改部位狭小，可引至空白处绘制，在修改部位旁加盖“修改根据”章，标出“变更单”编号；凡构造形式、工艺、平面布置等重大变化及图面变更面积超出三分之一的，应重新绘制竣工图。重绘图按原图编号，末尾加注“竣”字，或在新图图标内注明“竣工阶段”。四、各项资料的填写、签字、格式及整顿规定1、全部资料的表格，电力建设工程应采用电力部颁发的《电力建设施工质量验收及评定规程》或《北京建设工程资料管理系统GB50300-》以及业主单位颁发的《资料归档制度与流程》制度。2、资料的整顿，必须确保内容与工程实际状况相符；各项资料之间必须交圈对口。3、整顿归档的工程竣工技术档案资料，必须对的地反映工程施工全过程的工程成果，不得私自修改、仿造或事后补做。但凡文献资料在达不到规定的技术原则和对某些资料的精确性有怀疑时，必须经设计单位技术负责人和施工单位技术负责人审核，并订立解决意见。解决后的成果要有技术负人的签字承认，否则其工程不算竣工，也不能验收和结算，档案资料不能归档。4、科学分类、规格统一、笔迹清晰、图形规整、无漏项，所盖公章清晰。5、全部签名必须齐全、真实、易于识别，不能代签和简化。6、不准用铅笔和其它易于褪色的墨水填表和绘图，一律使用炭黑墨水。7、复印件、抄件注明原件寄存单位，抄件应有抄件人、抄件单位的签字和印章。8、汇总后的资料应有清晰的目录、页次。五、竣工技术资料的管理1、全部资料除施工日志外，均应在分发时预留竣工资料归档时的份数，施工技术资料应及时，不得写“回想录”，更不得伪造。2、项目总工、项目技术负责人是资料管理的第一责任者，负有领导、主持、检查、督促资料工作的职责和权限。3、项目施工员、质检员、实验员、测量员对各自分工的资料负有如实填写、办理签证。分发并交档的责任；生产技术组负责开工报告、竣工报告的办理及交档、工程承包合同的办理及交档；材料科负责多个原材料、成品、半成品、设备的出厂合格证必须随货（机）实验、检查报告单的收集、归档。4、项目部资料员负责资料的收发、复制、收集、校核、送审、归档等工作。5、竣工资料的份数及移交事项a、项目部资料的份数一式四份，施工方存二份，接受方存二份；b、装订原则规格必须按工程监理或业主以及档案馆的有关规定执行；c、资料移交有关部门后必须索取收条备查；d、竣工技术资料属公司的技术机密，必须按保密制度进行保管，严防泄密或遗失。六、技术档案的鉴定和销毁认真做好技术档案的内容、保管期限的鉴定工作。因破损或变质的档案，复制后，原档案保管期限为六个月。因修改内容而更换的档案，原档案报废，保管期限为一年。

2、凡要销毁的技术档案，必须造具清册，经主管领导审批后，在指定监销人监督下进行销毁，避免失密。有关鉴定报告和销毁清册必须及时归档。七、技术档案的保管和借阅1、对接受来的技术档案进行分类、编目、登记、统计和必要的加工管理，编制《档案查阅目录》，做到定位寄存，妥善保管，方便运用。2、认真执行技术档案的保管检查制度，每年年终全方面检查、清理一次，做到帐档一致。并与12月30日以前整顿出检查报告，交技术主管审查。技术主管根据检查报告的成果，对出现的问题勒令档案管理员进行整治，并对检查报告的真实性进行复查。3、做好技术档案的安全、保密工作，并推行同意和借阅手续。经常保持室内清洁通风，注意防尘、防火、防水、防潮、防晒和防盗。避免档案被虫蛀、鼠咬、霉烂等。如有破损或变质的档案，管理人员要及时修补和提出复制。4、

技术档案的保密制度：

1）全公司职工必须严守机密，维护技术档案的安全。凡借阅重要的档案（涉及外来、外购的资料，随仪器、设备