全面质量管理下图书馆编目工作的思考

全面质量管理下图书馆编目工作的思考

文献的质量直接关系到图书馆数据库的质量，影响图书的提示，影响读者的搜索效果，并影响公共资源共享的实现。因此，无论是自建还是套录数据，质量都是关键。我馆虽已实行计算机编目，但从思想观念、工作方式、管理方式上却没有跳出传统图书馆的模式，如大家都认为自己是按照编目标准进行著录的，殊不知由于能力水平的差异，理解掌握的不同，加之各馆种种特殊规定，造成所编数据五花八门；因此我们应用规范控制，提高其标准化、规范化程度，改善图书馆文献编目质量。本文就我馆编目工作现状、中文图书编目工作中容易出现的问题、及改善图书馆编目质量谈一点想法。1当前和存在的问题1.1图书汇编加工我馆编目部现有工作人员14人，其中学历结构：本科9人，大专3人，高中2人(负责图书的加工)，职称结构：副高1人，中级职称9人,初级职称2人，工人2人。为了迎接2005年11月的教育部本科教学工作水平评估，按折合在校生人数计算，我校在校生人数为15071人，要求生均图书总量114.5册，因此，近三年半，学校投入2554万元购置纸质文献85.3万册（含纸质图书、期刊合订本）。我馆还接受石汉基赠书约1.2万册，接受全校师生捐书近2万册。在这么短的时间里对近90万册图书的编目加工工作成了编目部的头等大事。我馆编目员在保质保量完成工作的前提下，在2004年暑期对60名学生进行了短期业务培训，经考试合格后方可从事图书编目工作；所有的编目员都承担起审校的重任，即便如此，编目工作人员仍觉得力不从心，只能对学生所做的数据进行抽检再批交送到中央库，这样做的结果使得学生的数据质量难以得到保证，致使我馆的数据库造成混乱。由于时间紧任务重，以前设的审校、总审校的岗位也临时撤掉，编目员在平时工作中一般都自己审校，没有通过自校、互校、领导抽查等方式对编目数据进行校验，因此编目数据的质量也有所降低。1.2著录不规范的部分实体(1)重复著录在著录过程中，如果只求速度忽略查重功能，就可能重复著录；重复著录的危害是无端增加了数据库的数据量，增加了负荷，占用了书目记录号，无论对数据库还是对工作人员的工作成果都是很大的浪费；如果审效不及时发现，等到完成了移送到中央库后，则可能出现一书多记录；馆藏数据不准确、数据库也因此混乱；(2)规则不统一每个图书馆进行文献编目时，在著录MARC格式时都会有自己的具体规定，国家图书馆联机编目中心通过修改规则统一了著录MARC格式。例如在著录7――字段外国责任者时，一般按原书著录，如果图书的外国责任者既有原名，又有译名，相应的7――字段就有两个检索点，一个是中文的，一个是原文的；而我馆是将中文的、原文的全部著录在一个7――字段中，检索点就比修改后的规则少；如：例12001#@aWeb应用测试@f(美)HungQ.Nguyen著@g冯学民、唐映、杨海燕等译701#1@纽恩，@bH.Q.@g(Nguyen,HungQ.)@4著例22001#@a国际货币与金融@f(美)迈克尔?梅尔(MichaelMelvin)@4著(3)著录不完整在编目规则中，3――字段中作了严格了细分；充分反映了文献内容的主要特征。例如版本与书目史字段为305字段，记录了图书版本及书目史的说明或补充，影印本的原版、出版授权、出版转让、转印等说明在305字段中著录，出版发行的字段为306字段，载体形态附注为307字段，装订或获得方式附注为310字段，内容附注为327字段，提要项为330字段；而我馆编目员沿用以往的300字段的自由行文方式，没有严格的细分去著录305、306、310、307等字段，只草率地在300字段统一作附注或作多个300字段，有的甚至不作说明，不能反映文献的完整信息。(4)著录不规范题名中的外文、数字、符号按图书原题著录，汉字间的外文、数字、符号一律采用全角著录，外文中的外文、数字、符号、一律采用半角著录。关于510字段的著录，行文时，题名首字母、形容词、动词和名词的首字母，个人名称的首字母以及专用名词缩写均应大写；题名内的连词、介词和冠词应小写。我馆因审校人员参照的规则不统一，造成编目员概念模糊，著录不规范。2提高阅读容量的质量2.1分类整理规范(1)严格执行图书分类原则，制定本馆分类细则。编目人员要严格执行《中国图书馆分类法》、《中国分类主题词表》等分类工具制定的分类规则，并以此为依据，根据本馆的藏书特色制定出本馆的分类细则，并保证分类细则的稳定性和延续性。(2)做好分类主题分析主题分析是分类程序中至关头重要的一环。对同一主题的图书能否做到分类一致，对于新兴的边缘学科及多主题的图书能否准确地判断归类，反映出著者的写作上目的和意图，这些都直接关系到图书编目的质量。(3)把好图书查重关，确保相同或相近似的书集中归类。查重是图书分类规范统一化的关键环节，也是书目质量控制的一个主要手段。通过查重不仅可以使同种书及其不同版本集中在一起，而且能确保先后进馆的多卷书、丛书著录统一、标引一致。通过查重还能及时发现已编目录的差错，及时更正。2.2加强编码数据的查重，提高编码质量当编目工作完成后，校对工作同样重要。因工作人员的素质差异或是同一工作人员不同时间段对著录标引规则的理解不同，编目工作中的错误总是难免的。所以要通过自校、互校、领导抽查等方式对编目数据进行校验、修改、增加、删除，减少错误出现的机会，提高编目数据的质量。查重是校对工作中的关键，也是编目数据质量控制的一个主要手段。我馆的查重依据为编目库和总书目库，主要以题名查重为主，ISBN(ISRC)为辅，通过查重，将文献分为新书、复本书、不同版次、版本的书、有连续性的书和关连图书（评论、习题等）五部分；数据校验应首先制定严密的审核制度和适当的质量指标，对各编目员提供的数据进行严格的把关，把严密的计算机校验程序和负有高度责任感的人工校对相结合，通过人工或计算机对数据库中的每条记录逐一进行校对。书目数据的维护工作应做到经常化和制度化，对书目数据进行定期检查，同时对出现错误记录分门别类，逐一及时修正，并规定以后的工作中对类似的问题的预防办法，将书目数据库的差错率降到最低限度。2.3信息共享，及时修改编目人员应有计划、有目的地与流通部门管理人员、读者就工作、借阅中发现的编目数据的质量问题迸行交流，及时得到编目错误、及时修改、增减编目数据，对已有数据进行动态维护。可以制定编目数据质量信息反馈制度，流通部门随时记录日常工作中发现的问题，编目人员定时收集、整理、修改、总结。只有通过对编目数据质量的信息反馈，才能真正在实践中检验它，才能保证编目数据的质量。2.4加强人员的培训和管理(1）编目员除系统掌握图书情报专业知识之外，还应掌握操作计算机，能掌握一些计算机网络知识和外语知识等基本功。(2）编目员要熟悉用各种软件功能和信息查询工具，并能对数据库进行管理和维护。(3）引入竞争机制，强化编目人员的管理；如实行全员聘用制、工作业绩考核制等，激励员工充分发挥出才智和能力。(4）提高编目员的整体的道德水平和思想素质，经常性地对编目人员进行培训，鼓励现有人员不断总结工作经验，跟踪了解新知识、新规则和新方法，及时掌握新工具、新技术，以改善他们的知识结构，提高编目工作水平。我馆自2004年7月起引进ISO9000质量管理体系，任命了质量管理代表，成立了质量管理办公室，确定了我馆的质量方针与目标，同时也制定了编目部的工作手册，依据ISO9000管理认证体系的标准，将编目部工作具体细化，主要内容包括：(1)部门工作职责；(2)人员构成；(3)岗位职责与任职条件；(4)编目工作流程；(5)编目工作目标与检查；(6)编目相关文件和规范；(7)记录表单；(8)附件等共8部分。依据国家统一质量标准，制定统一的著录细则，使文献著录统一化、标准化、规范化；制定图书编目加工的规范性文件，如：《海南大学图书馆查重工作规范》、《海南大学图书馆图