文件控制程序

文献控制程序1.目的对管理体系所规定的文献进行控制，确保各部门使用文献的适宜性、充足性和有效性。2.合用范畴合用于公司质量/环境/职业健康安全文献和资料的控制。3.职责3.1办公室负责管理体系文献的归口管理；3.2技术部负责技术文献的管理和控制；3.3研发部负责设计研发和技术合同等文献的控制管理；3.4各部门负责归口外来文献的控制管理。4.工作程序4.1管理体系文献分为三个层次，分别是A层文献《管理手册》；B层文献《程序文献》； C层文献有：作业指导书、操作规程、管理制度、国家/行业原则等。4.2文献的审批流程4.2.1A层文献：《管理手册》由综治办编写、常务副总审核，总经理同意。4.2.2B层文献：《程序文献》由编写小组负责编制，管理者代表审核，总经理同意。4.2.3C层文献：由管理部门编写，部门负责人审核，分管副总同意。4.2.4公司行政文献4.2.4.1人事任命文献高层管理人员任命由总经理提名，董事会审核，董事长同意后公布；部门中层正职管理人员任命由总经理提名、董事长同意后公布；部门中层副职、班组长任命，由分管副总提名、总经理同意公布。4.2.4.2其它文献其它文献由主管部门起草，经部门负责人、分管副总、总经理审批后公布。4.3文献的控制管理4.3.1文献编写格式统一按照《体系文献编写导则》规定进行编写。4.3.2技术部负责工艺规程、产品原则等文献发放和回收控制管理。4.3.3研发部负责新产品研发文献、SDS和使用阐明书、技术合同等文献的发放控制管理。4.3.4办公室负责体系书面文献的复印、发放和回收等的控制管理（技术文献除外）。4.3.5综治办负责OA系统电子版文献授权的控制管理，负责各部门书面文献发放及变更的登记。各部门负责本部门电子文献的归档管理和控制。4.3.6文献应保密，不准私自外泄及复印，严格执行保密制度；需借阅时申请同意，并建立文献借阅统计。4.4文献的管理4.4.1建立“文献发放和回收统计”各部门应建立本部门的“文献发放和接受统计”，并对其变动状况实施动态管理，随时掌握文献的现行修订状态和有效版本，确保各使用场合文献的适宜性和有效性。4.4.2文献的借阅借阅文献应填写“文献/统计借阅统计”，经文献保管部门的负责人同意后，即可借阅，涉密文献要经分管副总或总经理同意。4.4.3文献的增发需要增加书面文献的，由需求部门提出申请经部门负责人同意后，统一由办公室、技术部和研发部按《文献控制程序》进行控制发放。4.4.4文献的补领使用中的文献因破损无法使用或丢失时，应到文献发放部门办理更换或补发手续，经原同意人同意后发放；更换的文献分发号不变。当公司内部机构调节或人员变更时，应做好文献交接工作。4.4.5文献的作废、销毁和留用4.4.5.1文献更新或换版时，由文献发放部门根据文献发放统计及时收回旧版本，发放新版本，填写回收统计，并加盖“作废”标记。4.4.5.2作废的和超出保管期的文献，由办公室填写文献销毁清单，经分管副总同意后方可解决，销毁时应有二人在场，并在销毁单上签名。4.4.5.3作废文献由编写部门规定保存期限，对需保存以备查用的作废文献，加盖“保存作废”章，分别寄存，并予统计。4.4.6文献的保管、归档、状态识别4.4.6.1文献保管、归档应编目整洁，保存完好，各部门在撤销、合并时，应及时回收作废文献。4.4.6.2文献管理部门应根据文献发放状况，及时更新有效文献清单（普通每年一次）。4.4.7外来文献的控制4.4.7.1对直接引用的外来文献，由归口部门负责审查其合用性，按受控文献发放使用；并由归口部门于每年定时对其有效性进行技术查新，确保有效。4.4.7.2对各部门合用的法律法规、原则规范，由归口部门通过有关媒体、网络等查询更新，确保其合用性。4.5文献的更改4.5.1文献需要更改时，由原编写部门提出申请并填写《文献更改单》，经原同意人同意后，并经综治办备案，由办公室、技术部或研发部收回文献统一更改，填写更改统计，并按更改单的规定在更改位置标记更改次数（a、b、c…）和更改统计处数（1、2、3…）。4.5.2文献的更改方式采用划改或换页4.5.2.1划改：部分更改采用“划改”的办法，在原有文献对应条款处进行修改。即在原有文字上划两道横线，并在原有文字的适宜位置写出更改后的内容。4.5.2.2换页：为保持文献的严肃性和便于阅读，文献累计更改面积不得不不大于该页有效面积的1/4或划改次数不得超出4次，否则必须作换页解决。4.5.3因公司产品、组织机构、管理模式等发生变化时，由原编写部门对原文献进行评审，以