办公用品管理制度

办公用品管理制度办公用品管理制度

一、总则

办公用品是办公室正常运转的必需品，是保证各项工作顺利进行的重要资源。为了规范办公用品的管理，合理利用资源，提高工作效率，特制定本管理制度。

二、范围

本制度适用于全公司各部门、各岗位的办公用品使用和管理。

三、管理责任

1.公司办公室负责全公司办公用品的统一采购、分配和管理。

2.各部门负责本部门办公用品的领用、归还和管理，并对办公用品的使用进行监督。

3.员工有使用办公用品的权利和义务，应合理使用并妥善保护办公用品。

四、办公用品采购

1.办公室负责全公司办公用品的采购工作，根据各部门的需求、工作计划和预算，进行采购计划，并与供应商进行洽谈、签订合同。

2.办公室负责订购办公用品，各部门根据实际需要提出申请，并经部门负责人审批后，由办公室进行采购。

3.办公室应确保采购的办公用品质量合格、价格合理，并建立供应商评估制度，及时处理供应商的投诉和纠纷。

五、办公用品分配

1.办公室按照各部门的实际需求和工作计划，合理分配办公用品。

2.各部门负责根据工作需要，向办公室申请办公用品。

3.办公室应及时处理部门的申请，并确定合理的分配方案。

六、办公用品管理

1.办公室应对所分配的办公用品进行登记和记录，包括办公用品名称、型号、数量和领用人等信息，建立办公用品台账。

2.各部门应对所领用的办公用品进行登记和记录，办公用品的使用人负责对其进行合理使用、妥善保管和定期维护。

3.办公室负责对办公用品进行定期盘点和检查，及时发现问题并采取相应措施。

4.员工离职时应归还所领用的办公用品，或按规定程序进行办理。

七、办公用品的使用

1.员工应按照正常工作需要使用办公用品，杜绝浪费和滥用办公用品。

2.员工应妥善保护办公用品，严禁私自转借、擅自带离公司或私自销毁办公用品。

3.员工在使用办公用品过程中，如遇到故障或损坏，应及时向部门负责人报告，并按流程进行维修或更换。

八、违规处理

1.对于滥用办公用品、私自带离公司、虚报用品数量等违反办公用品管理制度的行为，将依照公司规定进行相应的纪律处理。

2.对于严重浪费、贪污和挪用办公用品的行为，将依法追究法律责任。

九、监督和评估

1.办公室负责对办公用品的使用情况进行定期检查和评估，发现问题及时提出整改意见和措施。

2.各部门负责对本部门办公用品的使用情况进行定期检查和评估，并向办公室提供反馈意见和建议。

3.公司领导及相关部门负责对办公用品管理情况进行监督和审查，发现问题将及时进行处理和纠正。

十、附则

1.本制度的修改和解释权归公司所有。

2.本制度自发布之日起正式执行，同时废止以前的有关办公用品管理的规定。

以上为办公用品管理制度的详细内容，旨在规范办公用品的使用和管理，提高资源利用效率，提升工作效率。确保办公用品的合理使用和妥善保管，为公司的各项工作提供良好的支持和保障。十一、办公用品的分类和购买渠道

1.办公用品的分类

根据不同的功能和用途，办公用品可以分为文具类、办公设备类和办公耗材类等几大类别。

-文具类：包括笔、纸、文件夹、文件夹、便签、记号笔、胶带、订书机、回形针、文件夹、信封等。

-办公设备类：包括打印机、复印机、传真机、扫描仪、投影仪、电脑、电视机、音响等。

-办公耗材类：包括打印纸、墨盒、墨粉、碳粉、墨水、硒鼓等。

2.购买渠道

办公用品的购买渠道也有多种方式，公司可以根据实际情况进行选择。

-传统渠道：可以通过办公用品专卖店、超市和商场等传统零售渠道进行购买，此种方式购买方便，种类多样，可以直接查看产品实物。

-线上渠道：可以通过电商平台如京东、淘宝等进行在线购买，此种方式购买方便，价格相对较低。

-供应商合作：可以与办公用品供应商建立长期合作关系，由供应商直接提供办公用品，此种方式可以享受一定的优惠价格和专业的服务。

十二、办公用品的领用和归还流程

1.领用流程

-员工根据工作需要，在办公用品管理系统或纸质领用单上填写领用申请。

-领用申请需经部门负责人审批，审批通过后提交给办公室。

-办公室核实申请，并根据库存情况分配合适数量的办公用品。

-办公室将分配的办公用品交由原审核人，完成领用手续。

-领用人签收并确认领用的办公用品。

2.归还流程

-在办公用品使用完成后，员工应将使用完的办公用品归还办公室。

-员工填写归还申请，并经部门负责人审批。

-办公室对归还的办公用品进行核实和检查。

-办公室完成检查后签收已归还的办公用品。

3.异常处理流程

-如发现领用的办公用品存在问题或损坏，员工应及时向办公室报告，并填写异常申请。

-办公室接收异常申请后，核实问题，如果属于办公用品本身的质量问题，将由供应商进行更换或维修。

-如果问题属于员工的使用不当导致，将依照公司制度进行相应的追责和处理。

十三、办公用品的储存和维护

1.储存要求

为保证办公用品的安全和整洁，办公室应设置专门的存放区域，并根据种类和规格进行分类储存。

同时，根据使用频率和库存情况，对办公用品进行合理摆放和管理，确保易取易找。

2.维护要求

-办公用品的使用人应爱惜使用，并按照产品说明书正确使用。

-办公用品的使用人应定期对办公用品进行清洁、消毒、保养，确保其正常使用和良好的工作状态。

-办公用品的维护和保养主要是指办公设备类的产品，如打印机可定期清洁打印头，复印机可清理纸张进料器等。

十四、办公用品的报废和更新

1.报废流程

-当办公用品无法继续使用或已过期，应进行报废处理。

-领用人应填写报废申请，并经过部门负责人审批，提交给办公室。

-办公室核实申请信息后，进行报废处理，注销相关信息。

2.更新流程

-当办公用品达到更新标准或工作需要采购新型产品时，领用人应填写更新申请，并经过部门负责人审批。

-办公室根据申请进行审批，确定更新方案。

-办公室进行采购或委托第三方进行采购，并进行更新替换。

3.环保处理

-对于无法回收利用的办公用品，办公室应进行环保处理，如合理分类和处理有害物质。

-办公用品的包装盒和塑料袋等应进行分类，纸张及纸板应进行回收利用。

十五、员工的权利和义务

1.员工的权利

-员工有使用合格办公用品的权利，并按照工作需要进行申请。

-员工有提出使用意见和建议的权利，并对办公用品的质量和使用情况进行监督和评估。

2.员工的义务

-员工应合理使用办公用品，杜绝浪费和滥用。

-员工应妥善保护办公用品，严禁转借、带离公司和私自销毁办公用品。

-员工应按照规定报废或归还办公用品，对于私自带走或故意损坏办公用品的行为，将依法追究责任。

十六、违规处理和监督评估

1.违规处理

-对于违反办公用品管理制度的行为，将依照公司规定进行相应的纪律处理，包括口头警告、书面警告、扣除奖金、停职和解雇等。

2.监督评估

-办公室应定期对办公用品的管理情况进行评估，并制定改进措施。

-各部门应对本部门办公用品的使用和管理情况进行自查和评估，并向办公室提供反馈意见和建议。

-公司领导及相关部门负责对办公用品管理情况进行监督和审查，发现问题将及时进行处理和纠正。

总结：

办公用品是办公室正常运转的必需品，在办公室管理中起到重要的支撑作用。通过制定办公用品管理制度，可以规范办公用品的使用和管理，提高资源利用效率