基于流程控制的图书馆图书信息资源调查与管理研究

基于流程控制的图书馆图书信息资源调查与管理研究

信息资源的咨询是图书馆的基本工具之一，是图书馆文件资源建设的重要组成部分。文件的质量对图书馆的建立和结构的建立有重要影响。近年来,随着计算机技术和网络技术的发展,网络采访成为图书馆文献采访的新方式,很多图书馆进行了网络采访的实践,利用网络开展文献资源的采购工作。本文试从流程控制的角度出发,规范图书馆网络采访流程,优化采访方式,为信息资源的采购工作提供一定的帮助。1关于图书馆文献的最重要形式1.1藏书内容丰富,但藏书的特色体系不形成书目征订是一种传统的文献采访方式,一般来说图书馆采访工作依据的书目主要为“社科新书目”、“科技新书目“和“标准书目”三大书目。图书馆采访人员按照书目中提供的图书信息进行图书采购。但是随着图书出版市场的变化,书目征订方式越来越不能满足图书馆的采购需要,据统计,现在这三大书目上反映的图书仅仅占出版总量的1/4左右,而且三大书目上征订的书以京版书为主,地方版的书则较少,这就造成馆藏的一定空白,并难以形成本馆的地方特色馆藏。此外,书目征订时间长,时效性差。传统书目预订从征订至图书到馆,历时少则3个月,多则一年半载,不能及时满足读者的需求,很多图书到馆后已变成“旧书”,特别是一些时效性强的图书,至到馆时已经“过时”,读者便丧失了阅读的兴趣。1.2社或书商配送现场采购是图书馆进行文献采访时较为常用的一种方式,一般现场采购由出版社或书商组织进行,采访人员直接到场采购图书,订购后由出版社或书商配送至图书馆。现场采购具有直观、迅速的特点,采访人员可以直接看到图书的内容,根据内容决定是否予以采购,有些图书馆还会组织专业教师进行现场采购,提高专业图书的采访质量。但是现场采购也有一些弊端,如现场采购只局限在部分类别的图书范围内,有时只是特定的出版社或特定时间段出版的图书,图书种类有限;此外,如果由采访人员单独进行采访,对于不够了解的专业类图书容易造成盲目采购。1.3划单采购,先通过书商提供服务划单采购也是图书采访的一种重要方式,与书目征订方式相似,都是采取发放图书目录征集采购书单的方式进行。划单采购一般都是由出版社或书商提供图书征订目录,由采访人员在书单上填写所要购买的图书,向书商发订配送到馆。划单采购一般在时间上比较迅速,采访人员足不出户即可在短时间内划定采购书单,但是由于书单上一般只提供图书书目,采访人员无法了解图书的具体内容,因此往往容易出现盲目订购或重复订购的现象。1.4利用邮购补充采购邮购一般作为补充采访的方式,部分图书由于利用其他采访方式时未能订购或错过了订购时间,采访人员可以利用邮购的方式进行补充采购,满足读者对特定图书的需要。1.5捐赠图书的数量有限,导致捐赠图书应先筛选,后增加图书捐赠也是图书馆采访的补充方式之一,但捐赠图书时间不定,而且数量极为有限,只能作为馆藏的少量补充,而且捐赠图书不能预先筛选,因此存在着重复问题。2网络采访的优势2.1图书馆信息资源的采购网络采访也称为联线采访、在线采访、网上采访,是指图书馆采访人员利用联网计算机查阅、浏览、检索、下载网上的书目文献信息,并根据图书馆信息资源采购需要在网上完成文献资源的收集、整理、订购、支付的全过程。网络采访根据文献载体形态的不同分为实体文献采访和数字文献采访。实体文献是指纸质印刷型制品如图书、期刊、报纸等以及磁介质、光介质制品如磁盘、磁带、录像带、光盘、缩微等具有空间物理特征的产品;数字文献是指数字化的信息资源,包括各种类型的数据库、电子图书、电子报纸等。2.2网络访问的优势同传统采访方式相比,网络采访具备以下优势:2.2.1扩大了网络拍摄的范围与传统采访方式相比,网络采访的信息来源更加丰富。目前网上各种书目数据库、期刊数据库,几乎涵盖了全国600多家出版社的出版信息,而且对图书信息的介绍不仅局限在当年出版的新书,也包括近几年出版的图书,大大扩大了采访的图书品种与出版时间的范围。网络采访还将图书馆的采访范围扩大到全球,消除了传统书店和出版社的地理空间局限,利用网络,图书馆可以购买全世界范围内所有出版社出版的图书。例如Amazon网上书店就集中了全美国多达5万家出版商出版的310万种图书1,为读者提供最全面的服务,这是世界上任何一个传统书店都无法比拟的。2.2.2注重揭示,加强文献的深度揭示图书馆采访人员利用网络可以随时浏览国内外网上书店所展示的文献信息,不仅有书目,还包括图书的封面、目次、内容提要,甚至摘选的部分原文,从多个角度对图书外在形式和内容特征进行深层揭示,使采访人员对文献有比较直观的深入了解。这种深层揭示图书内容信息的方式可以为采访人员作为非某学科专业人士采访该学科图书文献提供非常必要的辅助和指导,避免采访的盲目性。2.2.3文献检索及文献选择利用网络方式进行采访,一般网上图书供应商,如网上书店都提供了多途径的检索方式,如可以通过文献题名、关键词、文献著者、出版日期等任意途径或几种途径的任意组合进行检索,检索速度快。此外,还可以将同一作者的其他作品或有关同一主题的不同文献集中在一起,更好地让采访人员对某一主题的文献或对某些重要著者有更为系统、详实的了解,利于从同类文献中挑选高质量文献。利用网络方式还可以进行更快捷的查重工作,从效率上看,利用ISBN号的惟一性可以进行批量查重,这种方式对采访人员进行图书订购决策有很大的帮助,极大地提高了图书检索查重的效率,大大节省采访人员的时间,使采购工作获得最佳最理想的效果。2.2.4标准和规范的藏书编码技术目前从网上获取的书目文献信息都是根据CNMARC制定的,有些甚至就是国家权威机构编制的,如“中国在版图书编目”(CIP)以及国家图书馆编制的“中文图书预编书书目数据库”等,标准、规范的书目数据,为编目工作打下了良好基础。实行网上采访,图书到馆的同时标准MARC也随即转入,编目人员不用重新进行分类、编目,而只需简单加工、加上本馆标识即可投入使用,大大减轻了编目人员的工作压力。2.2.5提高到签到验收的时间。根据签到签到传统采访方式大都订购周期较长,从发订单到验收一般都要近1年的时间。采用网络采访方式,从下载书目信息到签到验收过程的时间要短得多,一般为3～4个月,比传统订购方式可节省一半的时间2。此外,网络采访不受时间、空间的限制,采访人员24小时内任何时间任何地点都可以在网上工作,大大提高了工作效率。2.2.6信息传递的开放性利用网络进行图书采访。采访人员可以充分发挥自己的主观能动性,广泛地征集本馆所需的图书,并且在整个采访过程中可以实时跟踪,随时获取有关已采访图书的信息,如订单接收情况、书商货源情况、书商发货情况等。随时向书商提交订单发送情况、到书情况、付款情况等。另一方面,书商也可以将有关的信息公布于网或传送给图书采访员,供其查询。这样,图书采访员与书商通过交互式联系,使双方的互动性增强,更有利于加强双方的联系与合作。另外,对于部分图书的缺藏,采访人员也可以利用网上书店进行补充订购,省却了与出版商、发行商之间繁复的联系工作,更好地保证馆藏的完整性。网络采访的方式也让读者更多地加入到图书荐购工作中来,利用网络,读者可以在网站上随时进行图书荐购,图书馆采访人员也可以利用网站为读者提供反馈信息,通过双向沟通与交流,能够更好地满足读者需求,建设更加合理的图书馆信息资源收藏体系。3图书馆网络采访过程的控制按照网络采访的流程,笔者设计了图书馆网络采访流程图。见图1所示。3.1利用网站的功能挖掘和使用方法采访人员可以利用网络随时浏览采访信息,一般来说网上书店和书商、出版社的网站都为采访人员提供了丰富的书目信息资源,此外,采访人员还可以利用搜索引擎等方式查找更多书目信息。采访人员应充分了解各书目信息网站的主要功能和使用方法,能够利用各种检索途径进行书目信息的查找和筛选。网上书店一般会为读者提供尽可能详尽的书目信息,包括图书的基本版本信息,如书名、作者/译者、出版社、ISBN号、页数、价格等;也包括图书的内容信息,如内容提要或简介,有的还有封面照片、述评及用户购买评价等。采访人员可以从多方面、多角度了解该书的内容观点和特色,确定该书是否符合图书馆的采购需要。3.2图书购买量过大采访人员经过认真的查找和筛选,确定所要订购的图书清单。目前,在网上书店或联网采访平台中,每一条书目旁都设有一个“购物栏”或“订购框”,只需点击进入,填写好订购的图书复本量即可。一些先进的智能化网站还具有自动记忆和跟踪读者购买图书兴趣、倾向和爱好的功能,能根据读者以前的购书选择主动提供推荐书目服务,方便进行同类图书的采购3。3.3图书馆查重方式分析与普通读者购买图书不同,图书馆采购图书一般都大批量订购,在预先确定采购书目后,需要对图书进行查重。所谓查重,是指将需要采购的图书目录与图书馆的馆藏书目进行比对,将相同书名的图书筛选出来,避免重复购买。目前图书馆采取的查重方式有两种方式,一种为书商查重,即书商将订单收到后,利用相应软件和系统协助采访人员进行查重;另一种为自查,即采访人员根据采购清单自行在系统中进行比对查重。3.4效度电子总线自动读取电子订单经过查重处理后,将重复购置的图书剔除,生成订购书单,利用计算机采访子系统将已订购完成的采访数据整批调出,然后整批保存在计算机硬盘某个固定的文件夹里(一般是采用EXCEL格式进行保存),这样就产生了一个电子订单。生成电子订单后利用网络发送至书商手中,等待书商确认、发货。3.5图书管理。据专业做好,将信网上书店或其他供应商将收集到的图书订单通过网络传输给各个出版代理商或图书批发商,后者会将图书配送后送书到馆。到馆后的图书由采访人员进行验收登记,同时网上书店会将订购图书的MARC数据发送给图书馆的编目人员,方便进行下一步的编目工作。对于一些不符合需要的图书或配送错误图书,还需进行退换货处理,将退换货单整理后在网上发送至图书供应商,供应商在原发订单上进行修改或删除,形成最终订单;有些图书在超过约定的送书期限内没有到馆,采访人员可以视情况上网催促或取消订单。3.6购书款的网下结算目前,网络采访的计算方式分为网上结算和网下结算两种。网上电子结算、电子货币支付、计算机账目自动核算,不仅快捷方便,也能够极大地提高采购工作的效率,节省人力、物力和时间。在订购图书后,即可在网站的结算平台进行结算处理,购书款的支付方式可以采购信用卡、银行划拨或邮局汇款等多种方式,方便快捷,但同时也要注意支付的安全性问题,并及时索取发票。但是在实际工作中,由于很多图书馆是由财务部门负责划款,因此不能直接采用网上支付的方式,而是在图书到馆后,通过财务报账将购书款划拨到图书供应商的账户,这种网下结算的方式在图书采访中比较多见。但是,网上支付应成为网络采访的支付趋势,这种快捷灵活的支付手段更能体现网络采访的优势,并且能够大大提高图书的采购效率。3.7图书实验采访人员可以定期收集读者的意见和荐购信息,从读者实际需要出发采购图书。在网上书店或联网采访平台上,读者也可以随时利用评论功能发表自身意见,通过对网站服务、图书内容的评价为其他读者提供购买意见,这些反馈信息也可以作为图书采访人员采购图书的参考。4应该在图书馆网络采访中考虑的问题4.1书馆服务的网上书店采用网络采访方式采购图书,需要选择合适的图书供应商。目前国内实体文献网络采访的途径主要有两条:一是专业为图书馆服务的网上书店:如北京人天书店有限公司、北京淘金海岸图书有限公司、成都市世云书店有限责任公司等;二是网上零售书店,如当当网上书店、北京图书大厦网上书店、上海图书城网上书店等。图书馆在进行网络采访时,需要对各类网上书店进行综合考察,了解其历史、现状、内容、信誉度等,再根据本馆的采购计划和实际需要,选定适当的网上书店。4.2网上支付的便捷性,网络采访的快捷性与便利性的一个重要体现就是利用网上银行进行支付,这种支付方法方便、迅速,收款方在几秒钟之内就能收到支付款项,可以大大提高图书的配送速度,进而提高图书采访的工作效率。但是由于种种限制,目前在国内大多数图书馆还是采用“网上购买、网下结算”的方式,网上支付的快捷性无法得以体现;此外,在购买外文原版图书时,也无法利用网上银行与国外供应商直接交易,而是需要将订单交由外文书店、中图公司、教图公司等涉外机构办理,再支付人民币,这种方式极大地降低了图书馆文献采访的选择余地和时效。4.3提高访观点与传统采访方式相比,