档案法制知识

PAGE1档案法制知识一、档案基本知识档案的概念《中华人民共和国档案法》(以下简称《档案法》)规定：档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。上述档案定义表达了七个方面的含义：档案形成的时间（历史性）；档案产生的主体(多元性）；档案的来源渠道（广泛性）；档案形成的特点（原始性）；档案保存的目的（价值性）；档案表现的形式（多样性）；档案的本质属性（记录性）。档案的种类根据档案形成时间分类：历史档案：明清档案、民国档案、革命历史档案中华人民共和国档案（建国后档案，也称现行档案）根据档案载体分类：纸质档案、照片档案、音像档案、电子档案等，古代有甲骨、竹简、木牍、缣帛等根据档案的内容和使用范围分类：文书档案、科技档案、专门档案（人事档案、会计档案、税务档案、艺术档案、诉讼档案等）档案的作用档案是历史的真实凭证,是第一手的参考材料.具体到单位或个人，档案的作用体现在以下几个方面：（1）档案是一个单位或个人历史的真实、全面的反映；

（2）档案是一个单位或个人维护自身权益的重要工具；

（3）档案是一个单位规范管理的基础；

（4）档案是积累和传播知识的重要载体；

（5）档案是开展单位文化建设的重要素材，特别对企业建立企业文化有不可替代的作用；

（6）档案是一个单位或个人在社会活动、生产经营等方面建立和利用信用体系，获得发展最有力的工具。最后，档案还是我们国家和民族记录历史，传承文明的重要载体，是“今世可以知古，后世可以知今”的重要素材。案例（略）文件与档案的关系文件是档案的前身，档案是文件的归宿；文件是档案的基础，档案是文件的精华。档案来源于文件，是由文件有条件地转化而来的，只有有保存价值的文件材料才是档案。文件与档案是同一事物在不同阶段的产物。通俗地说，“今天”的档案就是“昨天”的文件，“今天”的文件将是“明天”的档案。文件与档案的关系是整体与部分的关系。档案法律法规（一）档案法律法规的概念概括来讲，档案法律法规是指由国家制定或认可，并以强制力保证其实施的调整档案事务社会关系的行为规范的总和。（二）档案法律法规的类型1.档案法律--《中华人民共和国档案法》由全国人大及其常委会制定的专门性档案法律。《档案法》的制定与我国其他法律的制定一样，都必须以《宪法》这一根本大法为依据，不能与其原则精神相违背。《宪法》第二十二条规定：“国家发展为人民服务、为社会主义服务的文学艺术事业、新闻广播电视事业、出版发行事业、图书馆博物馆文化馆和其他文化事业，开展群众性的文化活动。国家保护名胜古迹、珍贵文物和其他重要历史文化遗产。”由于档案作为社会实践活动的原始历史记录，是国家的重要历史文化遗产，因此档案的安全保护及档案事业的发展同样受《宪法》保护。《档案法》是在《宪法》的有关原则精神的指导下制定的目前唯一的一部专门的档案法律。2.档案行政法规--《中华人民共和国档案法实施办法》由国务院批准、国家档案局发布的专门性档案行政法规。地方性档案法规--《海南省档案管理办法》由海南省人大常委会颁布的地方性档案法规。部门档案规章由国家档案局制发或国家档案局与国家有关部门联合制发的档案规章，如《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局8号令）、《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》（国家档案局10号令）、《机关档案工作条例》等。档案法律法规的作用1.档案法律法规是管理我国档案事业的法律依据；2.档案法律法规是有效保护档案财富，开发档案资源的有效武器；3.档案法律法规是公民、法人及其他各种组织从事档案事务的行为准则；4.档案法律法规是公民维护档案权利，履行档案义务的法律保障。（四）档案法律法规对档案工作和档案工作人员的相关规定1.各单位档案工作的领导、机构和职责《档案法实施办法》第五条第二款规定：“机关、团体、企业事业单位和其他组织应当加强对本单位档案工作的领导，保障档案工作依法开展。”具体要求包括：（1）应把档案工作列入本单位工作计划；（2）应明确分管档案工作的领导；（3）应依法解决档案工作的机构设置、人员配备，以及所需用房、经费等问题；（4）应保持档案工作人员的相对稳定，保证其接受档案专业知识培训的学习时间；（5）应组织开展档案法律法规的学习、宣传、贯彻工作等。《档案法实施办法》第九规定，机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构依照《档案法》第七条的规定，履行下列职责：

（1）贯彻执行有关法律、法规和国家有关方针政策，建立、健全本单位的档案工作规章制度；

（2）指导本单位文件、资料的形成、积累和归档工作；

（3）统一管理本单位的档案，并按照规定向有关档案馆移交档案；（4）监督、指导所属机构的档案工作。2.各种档案工作机构之间的相互关系根据《档案法》和《档案法实施办法》，各种档案工作机构之间主要具有以下关系：（1）国家档案局主管全国档案事业，对全国的档案事业实行统筹规划，组织协调，统一制度、监督和指导；（2）上级档案行政管理部门对下级档案行政管理部门具有执法监督和业务指导关系；（3）各级档案行政管理部门对本行政区域的档案馆具有归口管理、执法监督和业务指导关系；（4)各级档案行政管理部门对本行政区域的所有单位的档案工作具有执法监督和业务指导关系；（5）同一行政区域内的单位档案室与相应的档案馆之间，具有依法移交和接收档案的关系；（6）单位档案室与单位档案室之间具有协作关系。3.各单位档案室档案管理规章制度档案管理规章制度主要有档案安全、防火、接收、归档、保管、保密、统计、鉴定、销毁、利用、消毒、突发事件应急预案等。范例（略）根据《档案工作突发性事件紧急处置管理办法》第六条，突发事件应急处置预案应包括以下内容：(1)编制和实施预案的有关危机情况和背景；(2)应急处置工作的目标、要求和具体措施；(3)应急指挥机构的建立及其人员组成，应急处置工作队伍的数量、分工、联络方式、职能及调用方案；(4)有关协调机构、咨询机构以及能够提供援助的机构、人员及其联系方式；(5)抢救档案的顺序及其具体位置，库房常用及备用钥匙、重要检索工具的位置和管理人员；(6)档案库房所在建筑供水、供电开关及档案库区、重点部位的位置等；(7)向当地党委和政府、有关主管机关和上级档案行政管理部门报告的联系方式；（8）其他预防突发事件、救灾应注意事项。4.档案工作人员管理档案的具体要求（1）文件材料的立卷归档《档案法》和《档案法实施办法》规定，各单位应由文书和业务部门做好文件材料的收集、整理工作，按时向本单位的档案机构或者档案工作人员移交、集中管理。收集：《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局8号令）和《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》（国家档案局10号令）规定了机关和企业文件材料归档范围、不归档范围，划分了保管期限，明确了永久、30年、10年的文书档案划分标准。同时8号令第十二条规定，各机关应根据本规定，结合本机关职能和各部门工作实际，编制本机关的文件材料归档范围和文书档案保管期限表，经同级档案行政管理部门审查同意后执行。10号令第十六条规定，地方国有企业总部编制的文件材料归档范围和管理类档案保管期限表，报同级档案行政管理部门同意后执行。整理归档：《归档文件整理规则》（DA／T22—2000）依据《档案法》和《档案法实施办法》的有关规定，对于不按规定归档的违法行为，由县级以上人民政府档案行政管理部门责令限期改正；情节严重的，由所在单位对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员依法给予行政处分。《处分规定》第三条：将公务活动中形成的应当归档的文件材料、资料据为己有，拒绝交档案机构、档案工作人员归档的，对有关责任人员，给予警告处分；情节较重的，给予记过或者记大过处分；情节严重的，给予降级或者撤职处分。第六条：利用职务之便，将所保管的档案据为己有的，对有关责任人员，给予记大过处分；情节较重的，给予降级或者撤职处分；情节严重的，给予开除处分。第七条：因工作不负责任或者不遵守档案工作制度，导致档案损毁、丢失的，对有关责任人员，给予记过处分；情节较重的，给予记大过或者降级处分；情节严重的，给予撤职或者开除处分。第十五条：违反国家规定扩大或者缩小档案接收范围的，对有关责任人员，给予警告或者记过处分；情节较重的，给予记大过或者降级处分；情节严重的，给予撤职处分。(2)向国家档案馆移交档案《档案法实施办法》第十三条：属于中央级和省级、设区的市级国家档案馆接收范围的档案，立档单位应当自档案形成之日起满20年即向有关的国家档案馆移交；属于县级国家档案馆接收范围的档案，立档单位应当自档案形成之日起满10年即向有关的县级国家档案馆移交。

经同级档案行政管理部门检查和同意，专业性较强或者需要保密的档案，可以延长向有关档案馆移交的期限；已撤销单位的档案或者由于保管条件恶劣可能导致不安全或者严重损毁的档案，可以提前向有关档案馆移交。依据《档案法》和《档案法实施办法》的有关规定，对于不按照国家规定向国家档案馆移交档案的违法行为，由县级以上人民政府档案行政管理部门责令限期改正；情节严重的，由所在单位对直接负责的主管人员或者其他责任人员依法给予行政处分。根据《处分规定》第四条：拒不按照国家规定向指定的国家档案馆移交档案的，对有关责任人员，给予警告或者记过处分；情节较重的，给予记大过或者降级处分；情节严重的，给予撤职处分。(3)档案安全保管措施《档案法实施办法》第十五条规定了国家档案馆和机关、团体、企业事业单位及其他组织的档案部门应该采取以下四项管理措施：建立科学的管理制度，逐步实现保管的规范化、标准化。配置适宜安全保存档案的专门库房，配备防盗、防火、防尘、防有害生物的必要设施。档案库房选址档案库房的选址应满足以下几个基本要求：◆库房必须专用，不能与办公室合用，也不能同时存放其它物品；◆库房应选择地势较高、场地干燥、排水通畅、空气流通和环境安静的位置；◆档案库房必须坚固，门窗应有较好的封闭性；◆库房应远离火源、水源和污染源并符合防火、防水、防潮、防尘、防光等基本保管要求。档案管理设施设备◆安装防盗门窗等设施；◆配备消防报警灭火设备；◆配备空调、抽湿机和温湿度计等设备；◆配备密集架或档案柜；◆配备档案消毒设备；◆配备特殊载体档案装具；◆安装防盗监控报警设备。库房温湿度标准档案库房温度标准为14℃-24℃，湿度标准为45%-60%。④库房要做到“十防”档案库房“十防”指的是防火、防盗、防潮、防水、防尘、防污染、防霉、防鼠、防虫、防日光及紫外线。根据档案的不同等级，采取有效措施，加以保护和管理。《档案法实施办法》第三条：各级国家档案馆馆藏的永久保管档案分一、二、三级管理，分级的具体标准和管理办法由国家档案局制定。对重点档案的保管，档案馆可建特藏库，档案室用专柜等。（4）根据需要和可能，配备适应档案现代化管理需要的技术设备。依据《档案法》和《档案法实施办法》的有关规定，对于明知所保存的档案面临危险而不采取措施，造成档案损失的违法行为，由县级以上人民政府档案行政管理部门责令限期改正；情节严重的，由所在单位对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员依法给予行政处分。《处分规定》第七条：因工作不负责任或者不遵守档案工作制度，导致档案损毁、丢失的，对有关责任人员，给予记过处分；情节较重的，给予记大过或者降级处分；情节严重的，给予撤职或者开除处分。第十二条：有下列行为之一，导致档案安全事故发生的，对有关责任人员，给予记过或者记大过处分；情节较重的，给予降级或者撤职处分；情节严重的，给予开除处分：（一）未配备安全保管档案的必要设施、设备的；（二）未建立档案安全管理规章制度的；（三）明知所保存的档案面临危险而不采取措施的。第十三条：有下列行为之一的，对有关责任人员，给予记过或者记大过处分；情节较重的，给予降级或者撤职处分；情节严重的，给予开除处分：（一）档案安全事故发生后，不及时组织抢救的；（二）档案安全事故发生后，隐瞒不报、虚假报告或者不及时报告的；（三）档案安全事故发生后，干扰阻挠有关部门调查的。案例（略）(4)保密档案的管理《档案法》第十四条规定，保密档案的管理和利用，密级的变更和解密，必须按照国家有关保密的法律和行政法规的规定办理。

所谓保密档案，是指记录国家秘密的档案。根据《保密法》第二条的规定，国家秘密是指“关系国家的安全和利益，依照法定程序确定，在一定时间内只限一定范围的人员知悉的事项。”具体包括：国家事务重大决策中的秘密事项；国防建设和武装力量活动中的秘密事项；外交、外事活动中的秘密事项和对外承担保密义务的事项；维护国家安全活动和追查刑事犯罪中的秘密事项，以及其他经国家保密工作部门确定应当保密的国家秘密事项等。依据国家秘密的密级划分，保密档案划分为三级，即“绝密”、“机密”和“秘密”。绝密档案是指记录最重要的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受特别严重的损害的档案；机密档案是指记录重要的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受严重损害的档案；秘密档案是指记录一般的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受损害的档案。保密档案密级的变更和解密应按照《保密法》的有关规定办理，即国家秘密事项的密级和保密期限，应当根据情况变化及时变更。密级和保密期限的变更，由原确定密级和保密期限的机关、单位决定，也可以由其上级机关决定。国家秘密事项的保密期限届满的自行解密；保密期限需要延长的，由原确定密级和保密期限的机关、单位或者其上级机关决定。国家秘密事项在保密期限内不需要继续保密的，原确定密级和保密期限的机关、单位或者其上级机关应当及时解密。做好保密档案的管理工作主要应从三方面入手：第一，在思想上提高认识，增强保密观念。第二，建立健全保密制度。第三，正确处理好保密与利用的关系。案例（略）(五）档案违法行为的种类及应追究的法律责任1．档案违法行为的种类根据《档案法》第二十四条、第二十五条，《档案法实施办法》第二十七条及《刑法》第一百六十二条、第三百二十九条的规定，归纳出应该追究法律责任的档案违法行为包括以下十五种：（1）损毁、丢失属于国家所有的档案的；（2）擅自提供、抄录、公布、销毁属于国家所有的档案的；（3）涂改、伪造档案的；（4）擅自出卖或者转让属于国家所有的档案的；（5）擅自出卖或者转让集体所有的、个人所有的对国家和社会具有保存价值或者应当保密的档案的；（6）倒卖档案牟利或者将档案卖给、赠送给外国人的；（7）将公务活动中形成的应当归档的文件、资料据为己有，拒绝交档案机构、档案工作人员归档的；（8）拒不按照国家规定向国家档案馆移交档案的；（9）违反国家规定擅自扩大或者缩小档案接收范围的；（10）不按照国家规定开放档案的；（11）明知所保存的档案面临危险而不采取措施，造成档案损失的；（12）档案工作人员、对档案工作负有领导责任的人员玩忽职守，造成档案损失的；（13）携运禁止出境的档案或者其复制件出境的；（14）抢夺、窃取国家所有的档案的；（15）隐匿或故意销毁依法应当保存的会计凭证、会计账簿、财务报告的。2．档案违法行为人应承担的法律责任法律责任是指因违法行为而引起的应当承担的义务。档案违法行为应承担的法律责任包括行政责任、民事责任和刑事责任三类。（1）行政责任行政责任是指行政主体及行政相对人因违反行政法律规范而依法必须承担的法律责任。档案法律法规规定的档案违法行为需要承担的惩罚性行政责任包括行政处分、行政处罚两种。行政处分是指国家机关、企业事业单位依法给予隶属于它的犯有轻微违法或违纪行为人员的一种制裁性处理。行政处分的形式包括：警告、严重警告、记过、记大过、降职、撤职、留用察看、开除等。根据《档案法》第二十四条和《档案法实施办法》第二十七条的有关规定，有上述第一至第十二种档案违法行为之一的，由县级以上人民政府档案行政管理部门、有关主管部门对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员依法给予行政处分。《档案管理违法违纪行为处分规定》采用列举方式，确定了二十种应承担行政处分的违法违纪行为，后面将做详细的讲解。行政处罚是指实施行政处罚的主体对违反行政管理秩序，但尚未构成犯罪的个人或组织依法给予制裁的一种行政行为。根据《档案行政处罚程序暂行规定》第十一条的规定，档案行政处罚的形式有三种类型，即警告、罚款和没收违法所得。根据《档案法》第二十四条第二款的规定，在利用档案馆的档案中有上列第一至第三种档案违法行为之一的，由县级以上人民政府档案行政管理部门给予警告，可以并处罚款。根据《档案法》第二十四条第三款的规定，企业事业组织或者个人有上列第四至六种档案违法行为之一的，由县级以上人民政府档案行政管理部门给予警告，可以并处罚款；有违法所得的，没收违法所得。档案行政法规对档案违法行为给予罚款的数额作了规定。《档案法实施办法》第二十八条规定：“《档案法》第二十四条第二款、第三款规定的罚款数额，根据有关档案的价值和数量，对单位为1万元以上10万元以下，对个人为500元以上5000元以下。”根据《档案法》第二十五条的规定，有上列第十三种档案违法行为的，由海关予以没收，可以并处罚款。（2）民事责任民事责任是指民事主体违反民事义务依法应当承担的法律责任。所谓民事主体，是指享有民事权利和承担民事义务的自然人、法人和非法人团体。对造成档案损失的违法行为的民事主体应追究其民事责任。《档案法实施办法》第二十九条规定：“违反《档案法》和本办法，造成档案损失的，由县级以上人民政府档案行政管理部门、有关主管部门根据损失档案的价值，责令赔偿损失。”责令赔偿损失属于民事责任的范畴，行政机关作出责令赔偿损失的决定后，如果当事人对于赔偿数额有异议而不愿意赔偿，行政机关不能直接要求人民法院强制执行，而应当由档案受损失的档案部门向人民法院提起民事赔偿的诉讼，具体赔偿数额由人民法院确定。（3）刑事责任刑事责任是指依照刑法规定，犯罪主体实施刑法所禁止的行为所必须承担的法律后果。所谓犯罪主体，是指实施危害社会的行为并且依法应当承担刑事责任的自然人、法人和非法人团体。刑事责任是所有法律责任中最严厉的一种法律责任。根据最高人民法院1997年制定的《关于执行〈中华人民共和国刑法〉确定罪名的规定》（法释［1997］9号）的司法解释，《刑法》规定了两项直接妨害档案安全的犯罪，即抢夺、窃取国家所有档案罪和擅自出卖、转让国家所有档案罪。1997年3月14日第八届全国人民代表大会第五次会议修订的《刑法》第三百二十九条规定：抢夺、窃取国家所有的档案的，处五年以下有期徒刑或者拘役。违反档案法的规定，擅自出卖、转让国家所有的档案，情节严重的，处三年以下有期徒刑或者拘役。有前两项犯罪行为，同时又构成《刑法》规定的其他犯罪的，依照处罚较重的规定定罪处罚。1999年12月25日第九届全国人民代表大会常务委员会第十三次会议发布的《刑法修正案》对《刑法》第一百六十二条作了补充，规定隐匿或故意销毁依法应当保存的会计凭证、会计账簿财务报告，情节严重的，处五年以下有期徒刑或者拘役，并处或者单处二万元以上二十万元以下罚金。案例（略）《档案管理违法违纪行为处分规定》解读2013年3月1日，由监察部、人力资源社会保障部、国家档案局三部门联合发布的《档案管理违法违纪行为处分规定》（以下简称《规定》）正式施行。这是新中国成立以来第一部全面、系统地规范档案管理违法违纪行为的部门规章。其制定依据是《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国行政监察法》、《中华人民共和国公务员法》以及《行政机关公务员处分条例》等法律和行政法规。《规定》的颁布实施，对于预防和惩处档案管理违法违纪行为、有效保护和利用档案至关重要，对于推进“依法治档”更是意义重大。（一）《处分规定》的现实意义1.破解档案行政管理部门的执法困境；2.明确档案行政处分执法主体；3.丰富档案法制宣传教育内容。（二）《处分规定》的显著特点1.建立了案件相互移送制度；2.具有较强的针对性和可操作性。（三）档案管理违法违纪行为责任主体《处分规定》将有档案管理违法违纪行为，应当承担纪律责任的主体统称“有关责任人员”，具体分为五种：1.行政机关公务员，2.法律、法规授权的具有公共事务管理职能的组织中从事公务的人员，3.行政机关依法委托从事公共事务管理活动的组织中从事公务的人员，4.企业、社会团体中由行政机关任命的人员，5.事业单位工作人员。（四）档案管理违法违纪具体行为1.档案征集违法违纪行为。《处分规定》第三、四、十五条列举了档案征集工作中的三种违法违纪行为，它们是将公务活动中形成的应当归档的文件材料、资料据为己有、拒绝交纳归档的行为，拒不按规定向指定的国家档案馆移交档案的行为，违反规定扩大或缩小档案接收范围的行为。2.档案保管违法违纪行为。《处分规定》第五、六、七、八、九、十、十一、十四、十六条列举了档案保管工作中的十一种违法违纪行为：1.出卖、违反规定转让、交换以及赠送档案的；2.利用职务之便，将保管的档案据为己有的；3.因工作不负责任、不遵守档案制度，导致档案损毁、丢失的；4.擅自销毁档案的；5.涂改、伪造档案的；6.擅自从档案中抽取、撤换、添加档案材料的；7.携运、邮寄禁止出境的档案或者其复制件出境的；8.擅自提供、抄录、复制档案的；9.擅自公布未开放档案的；10.在档案利用工作中违反国家规定收取费用的；11.拒不按照国家规定开放档案的。3.档案安全违法违纪行为。共六种，分别是：未配备必要安全设施、设备的；未建立档案安全管理规章制度的；明知档案面临危险而不采取措施的；安全事故发生后，不及时组织抢救的；隐瞒不报、虚假报告或者不及时报告的；干扰阻挠调查的。（五）处分种类与处分决定依据《行政机关公务员处分条例》，《处分规定》确定了六种行政处分：警告、记过、记大过、降级、撤职和开除，具有很强的实践性和可操作性。当发现有档案管理违法违纪行为，需要作出具体行政处分时，必须严格依照法定程序办理，切实做到“三个应当”，应当坚持公正、公平和教育与惩处相结合