如何做好合同谈判

如何做好合同谈判

由于项目、合同类型、投标文件和双方的要求，合同的内容不同。笔者结合个人的一些体会,主要就合同谈判时我们应做哪些工作,应如何做,才能达到预期的谈判目的等相关方面的内容与大家探讨、交流,不足之处,请方家指正。一、合同有节拍和运输等金融债款合同的重要性,大家都非常清楚。合同在我们的工作、生活中,无处不在,无时不在,与我们每一个人或每一个企业的切身利益紧密相关。合同有口头形式的,例如“我将单车寄放在你处,下午来取”;有书面形式的,例如项目法施工承包合同、劳务承包合同、物资采购合同、加工合同、运输合同、租赁合同、保险合同,等等。我们如何通过谈判途径,签订达到自己预期目标的合同,首先必须注重谈判前的准备工作。“凡事预则立”,有谋才有成,讲的就是这个道理。1.具有良好的专业素质谈判小组应由熟悉工程合同条款,并参加了该项目投标文件编制的技术人员和商务人员组成。⑴确定小组成员。谈判小组的每一成员都应了解、熟悉招投标文件的商务标书和技术标书内容,在合同洽谈中可能会涉及到该项目工程中某一专业技术要求、一种材料或劳务等具体内容。这样,作为谈判小组的成员必须具备相关专业和较为全面的知识,才能做到胸有成竹,自如地回答对方提出的任何质疑。小组负责人即为首席谈判代表,是决定合同谈判是否成功的关键人物,应认真选定。该负责人应具有合同谈判经验、良好的协调能力和社交经验,具有一定的口才、良好的心理素质和执着的性格,了解业务,熟悉合同文本。另外,聘请熟悉工程类的专业律师参加谈判小组是有利的、必要的,因为在洽谈合同商务条款和敲定文字时,往往对方出面谈判的也有律师。⑵尊重对方,有理有节。事先通过多种渠道了解对方公司(企业)的发展状况、资信能力,以及对方参加谈判代表的资历、地位、谈判风格和对我方的态度、与我方交往的历史情况。这样做,可以使我们尽可能最大限度地对对方了如指掌,便于我方采取不同的谈判策略,并在礼仪、礼节上派出相对应资格的人员参加。2.法规、地方政策谈判小组成立后,各成员按照专业不同进行分工,认真研究、预测谈判过程将会出现的质疑,必须事先对各种谈判资料的准备齐全。收集、掌握的谈判资料越全面,分析的越充分,谈判成功机会就越大,谈判结果就越好。各方面的信息、资料对谈判者而言,是一种宝贵的资源,资料、信息来源主要有:⑴与合同相关的法律文件。这主要指与市场经营有关的各种法律、法规、地方政策,我们处在一个不断发展的经济社会里,国家经济的立法也会不断加强与完善,所以谈判成员必须有很强的法制观念,特别对有关的法规、细则和地方政策更要充分了解和熟知,利用法律来维护自己的权益。⑵合同订立所在地的经济环境信息。这主要指市场经济的形势、市场行情方面的信息与资料。作为一个谈判者,知识面应“广”而“专”,了解整个社会的生产力总体发展水平,社会分工状况,当地消费、收入水平,市场需求和市场竞争状况,因为这些都将影响到该项目最终产品的标准、价格高低等诸多方面的问题。⑶自然、文化环境的信息。例如,项目所在地的自然环境不同,势必影响到原材料供应、运输方式等诸多方面的差异。所以谈判人员有必要对当地作一个市场调查,对当地有一个较全面的了解。文化环境主要指一个国家、地区或民族的文化传统,如风俗、价值观念等方面的文化背景。人们处在不同的社会背景下成长和生活,已确立其不同的基本观念、信仰和生活习惯,这也是在不知不觉中自然形成的,成为人们的一种行为规范。谈判人员了解各国、各地区或民族的文化背景,更方便研究对方的性格爱好、对方的风俗习惯,这对于维持良好的谈判气氛是十分有益的。3.有足够的“韧性”准备除上述实质性的准备外,合同谈判还要有足够的心理准备,尤其是对于缺乏经验的谈判者。⑴和任何谈判一样,合同谈判是一个艰苦的过程,不会是一帆风顺的,对此一定要有充分的心理准备。为达到自己的既定目标,要有力争成功的执着信念,还要有足够的“韧性”准备。⑵树立谈判勇气,敢于谈判。既然是谈判,就要是对等的,自己要按照“有理、有利、有节”的原则通过解释自己的理由,说服谈判对手,不能企图强压对手;反之,当对方采取强压方式时候,又要敢于拒绝,婉言提醒对方,按公平合理原则办事。⑶怕谈判失败而失去签约机会的想法是不必要的。应当看到,发包人只有当他认为无论在价格上还是在其他方面这个投标人是比较理想的,他才会确定授标,并进行合同谈判的,因此这一点上,承包人应该是处于有利地位的。一般来说,发包人的谈判代表并不愿意使谈判真正陷入僵局或失败,因为谈判一旦失败,发包人也会浪费时间和金钱,并造成被动的工作局面。二、制定争议解决计划和总体思路在谈判进行之前,谈判小组应统一认识、明确谈判中的总体思想、原则和谈判策略是非常重要的。1.要正确地分析对方可能提出的问题,总体思想、总的原则是谈判全局的核心和灵魂,是不应该轻易放弃与让步的。但同时要讲谈判策略,正确评价自己,保持清醒的头脑,根据已掌握的信息,分析对方可能提出的问题。此外还应尽量收集原招投标中与己方竞争对手的投标情况,制定出阶段谈判目标或阶段目标,力争在谈判中避实就虚,以己之长补己之短,对关键问题制定出希望达到的上、中、下目标值。2.准备谈判要点前面谈到的也是谈判计划中的一部分,制定一个全面、具体的谈判计划,能确保自己谈判总体思想的实现。例如:准备提交对方的文件,一般情况下,如果对方首先提出了谈判要点,谈判小组就应按照要求准备一份书面材料进行答复。如果事先没有计划安排或是一个很粗糙或不完整的计划,往往会使己方在谈判桌上漏洞百出,十分被动,将很难实现预期目标。安排的谈判议程也是非常重要的,什么人参加,谈判地点的选择,谈判时间的安排,谈判人员着装、礼仪等对谈判成功与否至关重要。3.以商务和技术条款为基础合同一经签订,合同双方就形成了一定的经济关系。双方从总目标上看是居于一个统一体系,共同完成项目任务。从另一个角度,双方利益并不一致,主要表现在:承包商尽可能更多地获取工程利润,增加收益,降低成本;发包人则尽可能以最少的费用完成最多的工程任务,并尽可能提高工程质量。由此,合同谈判,按承、发包人所站角度和出发点有各自的目的,“知己知彼”的道理就非常明了和重要。发包人希望进一步就合同内容与承包人进行谈判的原因往往是:⑴通过谈判与该承包人代表和相关技术人员接触,进一步确信该承包人在技术、经验以及资金、人力资源、物力资源和管理能力等方面确有实力,能令人满意地、圆满履行承包合同所规定的责任与义务。⑵在评标过程中可能对承包人的投标价进行了修正,但仍需在合同中正式由承包人确认。⑶讨论并共同确定某些局部变更,包括设计的局部变更、技术条件或合同条件的变更等,可能采用中标承包人的建议方案,或发包人有意改变一些商务和技术条款,这样可能导致合同基本条件及价格、质量标准和工期的变动,为此有必要与承包人通过谈判达成一致。⑷对承包人投标价中被认为不合理的价格进行核查和合理调整,使标价合理降低。⑸将过去双方已达成的协议进一步确认和具体化。⑹发包人可能提出要求承包人降价,在双方自愿的基础上就价格进行调整。承包人希望进一步就合同内容与发包人进行谈判的原因往往是:⑴与发包人澄清投标书中迄今尚未澄清的一些商务和技术条款,并说明自己对该条款的理解和自己的报价基础,力争使发包人接受对自己有利的解释并予以确认。⑵争取尽可能改善合同条件,谋求公证,使自己的合法利益得到保护。⑶对项目实施中可能遇到的问题(如材料调差,人工、机械的调整,文明施工费用,不可抗力,迟付款、结算等)提出要求,力争将其写入合同条款,避免或减少今后实施中的风险。⑷如果在谈判中发包人对技术和商务作出变更,承包人则可相应提出价格调整。从双方的目的来看既一致又有矛盾。双方都明白,一旦签订合同,对双方都构成了事实上的法律约束,因此,双方在谈判的过程中都很慎重。另一方面,经过相当长时间的投标和评标过程,承包人和发包人都花费了不少的精力和财力,到了这个阶段,双方都不希望轻易使谈判失败,都希望谈判成功。因此,双方既斗争又相互妥协。投标文件的所有商务和技术条款是双方合同谈判的基础,任何一方均有理由拒绝另一方提出的超出原投标条件的要求,因为投标前即应对投标文件中的合同条款进行认真的研究,并在投标书中给予确认。承包人在合同谈判中主要目的应是在一定条件下尽可能改善合同条件,防止产生意外损失,而不能寄希望于通过合同谈判解决所有问题。三、关于合同争议的内容和技术合同内容涉及面非常广,笔者将合同谈判中首先须双方共同确认的工程内容和范围进行说明。1.在合同争议解决过程中,权衡利弊⑴承包人应非常认真地核实投标报价的工程项目内容与合同中表述的内容是否一致;合同文字的描述和图纸的表达都应当明确,不能模糊含混;承包人应当查实自己的标价有没有任何只凭推测和想象计算的成分,如果有这种成分,则应当通过谈判予以澄清和调整。⑵应当力争删除或修改合同中出现的诸如“除另有规定外的一切工程”,“承认可以合理推知需要提供的为本工程实施所需的一切辅助工程”之类含混不清的工程内容或工程责任的说明词句。⑶对于谈判讨论中经双方确认的内容及范围方面的修改或调整,应和其他所有在谈判中双方达成一致的内容一样,以文字方式确定下来,并以“合同补充”或“会议纪要”方式作为合同附件并说明构成合同的一部分。⑷发包人提出增减的工程项目或要求调整工程量和工程内容时,务必在技术和商务等方面重新核实,确有把握的可应允,同时以书面文件、工程量表或图纸予以确认,其价格亦应通过谈判确认并入工程量清单。⑸发包人提出的改进方案或发包人提出的某些价格和变动,或发包人接受承包人的建议方案等,首先应认真对其技术合理性、经济可行性以及在商务方面的影响等进行综合分析,权衡利弊后方能表达接受或有条件接受、甚至拒绝。对设计修改或变动必对价格和工期产生影响,应利用这一时机争取变更价格或要求发包人改善合同条件以谋求更好的效益。⑹对于原招标文件中的“可供选择的项目”和“临时项目”应力争说服发包人在合同签订前予以确认,或商定一个确认的最后期限。2.第三,把握并正确使用与对方的价格和价格调整合同谈判和其他谈判一样是一种综合艺术,需要经验和讲技巧的,谈判中要注意自己的谈判策略和技巧,并应时刻注意对方的动向。⑴反复强调自己的优势及特长使对方对自己建立信心。⑵在价格谈判中根据对手的态度、心理状态,自己的价位和对方的价格宜采用多种方式谈判。例如:对等的方式或分项谈判等方法,进行讨价还价,在征得对方的让步后,掌握火候,选择适当的价位或适当降价而成交。⑶在心理上削弱对方。从一开始就坚持不让步,令对方产生畏惧心理,进而达到对方放松条件。⑷“最后一分钟策略”。这是谈判中常见的方法之一。如宣称:如果同意这一让步条件就签约,否则就终止谈判或用限期达成协议要挟对方等(提示:该方法宜少用)。遇到僵持的情况要冷静,通常应采用回旋的方法说明理由或缓和气氛,并通过场内外结合的办法,动员对方相互妥协或提出折中办法等。⑸抓住实质性问题,诸如工作范围、价格、工期、支付条件和违约责任等条款不得轻易让步,但对一些次要问题和细节问题可以让步或留下尾巴。四、坚持语言和表达,善于维护双方合法权益为使谈判成功和达到预期目的,除做好充分准备,制定好策略、计划、议程,掌握好谈判时机外,还应注意以下谈判基本礼仪和惯例。⑴谈判中要注意礼仪,讲礼貌,不卑不亢,以理服人,平等待人,谈吐得体,发言清楚,用词准确。⑵要坚持原则,维护我方利益,但不能使用侮辱性词语和举动。⑶当对方有过激语言或出言不逊时,既要