第3章 行政文书（二）

第三章行政文书（二）/《经济应用文写作》课程PPT/主讲教师：×××目录CONTENTS第一节报告第二节请示第三节批复第四节函第五节纪要第一节报告PART01

1．了解报告的含义、特点及类型；2．掌握报告的构成要素与写作格式；3．能够按照写作要求撰写报告。学习目标

情景引入

王一是工商管理专业的一名大四的学生，前几天她面试了一份秘书的工作，在面试中被问到一个问题：“工作报告、情况报告、建议报告、答复报告、调研报告、审计报告、评估报告都属于行政文书吗？这个问题你能回答吗？

报告是用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或者建议，答复上级机关询问的文书。报告属于上行文，一般产生于事后和事情过程中。需要说明的是，有些专业部门使用的报告文书，例如“调查报告”、“审计报告”、“咨询报告”“立案报告”、“评估报告”等，虽然标题也有“报告”二字，但其概念、性质和写作要求与行政文书中的报告不同，不属于同一范畴。

一、报告的含义知识指要

二、报告的特点1.汇报性2.陈述性3.单向性报告主要是汇报工作情况，如怎样贯彻落实上级有关政策和精神、怎样开展工作、取得什么成绩和经验、存在哪些问题与教训，或者发生什么重要情况等。报告是以叙述和说明为主要表达方式的文种，所使用的语言是陈述性的，且报告内容也以陈述事实为主，不能随意夸大和缩小，因此，具有陈述性的特点。报告目的是让上级了解掌握更多的信息，为科学决策、协调监督提供依据。因此，报告上呈后，上级机关一般不需要给予回复。知识指要

三、报告的分类1.工作报告2.情况报告3.答复报告工作报告是向上级机关或重要会议汇报工作情况的报告。它主要用以总结工作，反映某一阶段、某个方面贯彻落实政策、法令、批示的情况。情况报告是指用于向上级反映工作中的重大情况、特殊情况和新动态等的报告。这种报告便于上级机关根据下级情况，及时采取措施，指导工作。答复报告是针对上级机关向下级机关提出询问或要求，经过调查研究后所作的陈述情况或者回答问题的报告。知识指要

三、报告的分类

4．建议报告

5．报送报告建议报告是指根据工作中的情况、动向和存在的问题向上级机关提出具体建议、办法、方案的报告。报送报告是以报告的形式，向上级承包其他文件、物件的说明性文书。知识指要

四、报告的写作要求1.情况真实，重点突出2.结构清晰，行文及时3.陈述为主，不含请示报告上报的信息必须全部真实，坚持实事求是原则，让上级机关了解真实情况，以方便上级做出分析判断。报告要坚持“一文一事”，不要夹杂不相关的内容。报告的写作应结构清晰，既围绕中心，又注意各个部分之间的内在联系。同时，报告的行文要及时，上级机关只有及时掌握情况，才能迅速作出决策以指导实际工作。报告、请示的适用范围完全不同，报告以陈述情况为主，上级无须答复；请示则以请求为主，上级必须答复。报告要做到专文专用，以免贻误工作。知识指要写作格式★★写作格式★★实例3-1：××公司关于从落实责任制人手加强企业管理工作的报告实例展示《关于治理教育乱收费自查情况的报告》模板归纳报告是用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或者建议，答复上级机关询问的文书。“调查报告”、“审计报告”、“咨询报告”“立案报告”、“评估报告”等，虽然标题也有“报告”二字，但其概念、性质和写作要求与行政文书中的报告不同，不属于同一范畴。情景引入分析VS一、填空题二、选择题三、判断题四、简答题一、病文诊改二、写作训练知识检测应用训练本节训练第二节请示PART02

1．了解请示的含义、特点、分类及适用范围；2．掌握请示的写作技巧；3．能够按照写作要求撰写请示。学习目标

情景引入

某集团公司近年经营业绩斐然，尤其海外市场业务不断拓展。因此，海外分公司急需增加一批熟悉海外业务，能适应海外工作环境的业务人员。分公司人力资源部拟定了一份社会公开招聘方案，但需要报集团公司审批，方可实施。那么，应该拟写一份什么样的公文提交集团公司呢？

请示是下级机关向上级主管机关请求对某项工作或问题做出指示、给予答复、审核批准时所使用的报请性文书。请示是上行文，只能是下级机关对上级机关写请示。

一、请示的含义知识指要

二、请示的特点1.超前性2.单一性请示是在事前行文，也就是在工作开始前行文，得到上级机关批准后才能付诸实施，不可“先斩后奏”或“边斩边奏”。请示行文必须一文一事，即一份请示只能请求指示一件事或解决一个问题，这样才有利于上级批复，使问题得以解决。知识指要

二、请示的特点3．期复性4．针对性请示的行文目的是请求上级批准，解决某个具体问题，要求做出明确的答复。不管上级是不是同意下级的请示事项，都必须给请示单位一个回复。请示行文必须针对本机关没有对策、没有把握或没有能力解决的重要事件和问题，才能运用请示。请上级给予指示、决断或答复、批准。知识指要

三、请示的分类1．请求指示的请示2．请求批准的请示3．请求批转的请示需要上级机关对原有政策规定做出具体解释，对变通处理的问题做出审查认定，对如何处理新情况做出明确的指示等请示，即属此类。这是请求上级领导机关解决某些实际困难和问题，或要求对本单位处理某个问题的意见做出批示的请示。这类请示多涉及人事、财物、机构等方面的具体问题。职能部门针对涉及面广的某项工作提出处理意见和办法，需要有关方面协同办理，但按规定又不能要求平级机关和不相隶属的机关照办，而需要请示上级领导机关或综合部门审查核实后批转有关方面执行。知识指要

四、请示的写作要求

1．用语得体

2．一文一事

3．单头请示请示的事项要明确，语言要谦恭、庄重，使用征询商量的语气，结尾应用约定俗成的专用尾语。切忌语气生硬，使用“要求”“必须”等带有命令口气的词语。一份请示只能写一件事，只讲一个问题，切忌数事混杂。如果一文多事，可能导致发文机关无法批复。请示必须严格按照隶属关系主送一个上级领导机关或者主管部门，不能多头请示，也不能主送领导者个人。如果需要，可以抄送有关机关。知识指要

四、请示的写作要求

4．不越级请示

5．不抄送下级

6．可提前沟通请示与其他党政公文一样，一般不越级上行。如果因特殊情况或紧急事项必须越级请示，可采取转呈，或在越级请示的同时，抄送越过的上级单位。请示是上行公文，行文时不得同时抄送下级，以免造成工作混乱，更不能要求下级机关执行上级机关未批准或批复的事项。行文之前要主动与主管领导取得联系，做好沟通工作，最好能够当面陈述有关请示意见，求得领导的同情、理解和支持。经验表明，提前沟通是请示事项容易获批的重要因素。知识指要写作格式★★写作格式★★实例3-2：

关于交通肇事是否给予被害者家属抚恤问题的请示实例展示《关于要求追加我省自然灾害救济的请示》模板归纳海外分公司急需增加一批能适应海外工作环境的业务人员。分公司人力资源部拟定了一份社会公开招聘方案，但需要报集团公司审批，方可实施。分公司向集团公司报批，应该行文请示，具体来说是一则批准性的请示。情景引入分析VS一、填空题二、选择题三、判断题四、简答题一、病文诊改二、写作训练知识检测应用训练本节训练第三节批复PART03

1．了解批复的含义、特点、分类；2．掌握批复的写作技巧；3．能够按照写作要求撰写批复。学习目标

某钢丝绳公司几天前向总公司提交了一份关于引进五台先进技术设备的请示，今天总经理高雨霏收到了总公司的回复，在公司提交的请示上写了几个字“经研究，暂不同意”，高雨霏感到很困惑，为什么不同意呢？这真的是总公司的批复吗？

情景引入

批复是上级机关答复下级机关请示事项时使用的公文。限于针对所请示事宜的专门批复，它主要针对所请示的问题做出明确的回答即可。批复与请示是一组对应公文，先有请示后有批复。批复是下行文。

一、批复的含义知识指要

二、批复的特点1．针对性2．被动性批复的针对性反映在两个方面：一是批复必须针对请示机关行文，而对非请示机关不产生直接影响；二是批复的内容必须针对请示事项，不涉及与请示事项无关的内容。批复的写作以下级机关的请示为前提，先有上报的请示，后有下发的批复，一来一往，被动行文，这一点与其他公文有所不同。知识指要

二、批复的特点3．权威性4．明确性批复表示的是上级机关的结论性意见，下级机关对上级机关的答复必须认真贯彻执行，不得违背。批复的效用在这方面类似命令、决定，带有很强的权威性。批复内容针对请示事项，态度要明确，即明确表示批准与否，明确指示下级机关如何行事，不能有模棱两可的语言，导致请示单位无所适从。知识指要

三、批复的分类1．肯定性批复2．否定性批复上级同意下级的请求，认可下级的意见或做法的批复称为肯定性批复。上级不同意下级单位的请求，给予否定的答复称为否定性批复。知识指要根据批复的内容不同可分为：

三、批复的分类1．指示性批复2．表态性批复就是上级针对下级在理解和执行有关文件精神与政策时，存在某种不确定性或疑问而做出的答复，以指导实行文件精神和政策。就是对下级提出的请批事项给予表态，直接表态的最为简洁，当然也可在表态之后对下级提出一些贯彻执行方面的要求。知识指要根据批复的作用不同可分为：

四、批复的写作要求

1．观点明确，态度明朗

2．措辞庄重，简明扼要

3．答复及时，批复集中批复机关对所批复的问题要有明确的态度，具体的意见，不能含糊其辞、模棱两可，使请示机关无所依从，延误工作。批复在作出答复、提出要求、发出指示时应字斟句酌，确保语言简明，措辞准确庄重、周密严谨，不能使用理解上有歧义的词语。对下级机关的请示要及时答复，久拖不复势必影响下级机关工作的开展。同时，坚持一请示一批复的原则，不涉及请示以外的内容，也应注意不漏批请示中的事项。知识指要写作格式★★写作格式★★实例3-3：关于组建××市劳务工联合工会的批复实例3-4：××县人民政府关于××乡人民政府兴建砖瓦厂问题的批复实例3-5：关于××分公司申请修建公司招待宾馆的批复实例展示《关于同意创办誉华职业中专学校的批复》模板归纳显然，总公司的批复并没有按照要求进行，过于随意。首先批复应该单独行文，不应该在下级单位的请示上直接进行批复。如不同意，应简要说明理由，使受文者明白事项被否定的原因。便于下级单位进行下一步的工作安排。情景引入分析VS一、填空题二、选择题三、判断题四、简答题一、病文诊改二、写作训练知识检测应用训练本节训练第四节函PART04

1．理解函的含义、特点和分类；2．掌握函的写作结构和写作要求；3．能够根据工作需要撰写不同的函。学习目标

某市教育局拟对系统内干部进行为期两天的不脱产培训，拟向某学院借6间教室，为表正式，需草拟一份文书，应该用哪种文书呢？某学院接到此文书后又该如何回复呢？

情景引入

函是平行机关或不相隶属的机关之间，互相联系和洽谈工作时，或咨询、答复问题时，或向有关主管部门请示批准时所使用的平行文书。

一、函的含义知识指要

二、函的特点1.平等性2.灵活性3.针对性函用于不相隶属机关、单位之间行文，体现着双方平等关系，这是其他上行文和下行文不具备的特点。函的措辞、语气也跟请示和批复大不相同，体现着平等的特点。函的灵活性体现在两方面：一是不受公文格式限制，使用起来十分简便；二是函虽属平行文，但它既可上行，又可下行，行文的多向性给人们的公务活动带来了方便。函的内容必须单一，一份函只能写一件事项。函不需要在原则、意义上进行过多的阐述，不重务虚，重务实。知识指要

三、函的分类知识指要公函便函1.按性质发函复函2.按发文目的商洽函问答函请批函3.按内容用途

四、函的写作要求1．直陈其事，言简意明2．态度诚恳，用语得体公函主要用于商洽工作、询问事宜、答复问题，因此写法上多以陈述为主，不宜大发议论，空泛说理。语言要简洁明了，让对方一看即知商洽何事，询问何事，所求为何。函属平行文，用于与不相隶属的机关、平级机关之间商洽事宜，请求对方给予帮助和支持，因此，态度应诚恳谦和，语气应礼貌得体。公函中，切忌使用上级对下级的口吻，发号施令，以免引起对方反感与不满，达不到沟通协商的目的。知识指要写作格式★★写作格式★★实例3-6：××市教育局关于向××商务职业学院商借教室的函实例3-7：××商务职业学院关于同意借用教室的复函实例展示《××市统计局关于请求拨款的函》模板归纳某市教育局向某学院借用教室供自己内部培训使用，不属于指导工作，也指示工作，因此应该用函这一文书。具体内容可参考实例3-6情景引入分析VS一、填空题二、选择题三、判断题四、简答题一、病文诊改二、写作训练知识检测应用训练本节训练第五节纪要PART03

1．了解会议纪要的含义、类型和作用；2．掌握会议纪要的写法；3．能够按照写作要求撰写会议纪要。学习目标

姚立鑫年初刚刚从某集团公司人力资源部调入总裁办公室，这天他作为秘书参加了总裁办公会议并担任会议记录，会后总裁交代他整理出一份会议纪要，他心想，不是做了会议记录了吗，为什么还要写会议纪要呢？这两份文档有什么区别呢？

情景引入

纪要是适用于记载会议主要情况和议定事项的一种公文。它是根据会议记录和会议文件以及其他有关材料加工整理而成的，它是反映会议基本情况和精神的纪实性公文。一般重要会议或大型会议都要用纪要来记载会议精神和议定事项，其主要作用是沟通情况、交流经验、统一认识、指导工作。纪要一经领导人审核签发，就成了正式文件，具备法定效力。

一、纪要的含义知识指要

二、纪要的特点

1．纪实性

2．提要性

3．限定性纪要是在会后或会议后期根据会议记录和各种会议材料整理而成的，注重真实、客观、准确，全面反映会议情况和会议精神，不得随意发挥想象或随意深化、拔高。纪要不同于会议记录那样有事必记，有闻必录；而是对会议情况和研究决定事项进行系统的整理、分析、评定、综合而成。它只反映会议的主要内容、重要决策、重要结论等本质精神，因而具有提要性。纪要的作用具有限定性，因为它只对与会单位、与会人员有约束力，要求他们共同遵守、执行会议议定事项。若需在更大范围内发挥作用，则要求由上级机关用“通知”批转下发，要求执行。知识指要

三、纪要的分类1．指导性纪要2．通报性纪要这种纪要的本身可以当作政策来执行。对会议讨论决定的一些问题以纪要的形式发到一定的范围，使其了解会议精神和决