3.第二章 党政机关公文

第二章

党政机关公文第一节

概

述一、公文的含义

根据《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）规定，党政机关公文（以下简称为“公文”）是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的应用文。是传达贯彻党和国家方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。公文的基本含义，可以从三个方面来理解：（一）公文形成的主体是党政机关。（二）公文是实施领导、履行职能、处理公务的重要依据。（三）公文是具有特定效力和规范体式文件，是不同于其他文章和图书资料的特殊文体。二、公文的特点

（一）鲜明的政治性

公文是一定的社会政治集团及其组织机构表达意志的工具。在我国现阶段，它承担着传达党和国家的路线、方针、政策，实施党的领导和国家行政措施，指导和体现党和国家各级组织活动的职能。因此，它必然带有鲜明的政治色彩。从广义上讲，公文本身就是政治的一种表现。（二）决定的权威性

制定者的法定权威性。公文是党政机关为办理特定公务，根据法定的权限和职责制作和发布的。一方面公文的作者是“法定作者”，公文作者不是任何人都可以随便写作和签发的，公文的作者必须是具有法定的能以自己的名义行使职权和承担义务的党政机关；另一方面，公文是各级党政机关行使管理职能的重要工具，具有指导和命令的作用，对受文单位及执行人员有着极强的行政约束力，任何单位及个人不得改变或曲解其内容，无论同意与否，必须贯彻执行，违者要追究法纪责任。公文一经发出，受文单位及有关人员就要根据公文的要求做出相应的反应。下级机关对上级机关下达的公文，应按要求予以办理，贯彻执行；上级机关对于下级机关呈报的公文，也应及时给予处理或做出答复。（三）特定的规范性

特定的规范性，是公文区别于其他文章的一个重要标志。这种规范性体现在公文形成和处理的整个过程中，其严密程度也是其他任何文体都无法比拟的。1．公文有特定的文种名称，有规定的写作格式，有严格的书面格式和印装规范，有特定的用语规范。2．公文有特定的行文关系和行文规则。3．公文有特定的拟制、办理、管理的程序和原则。（四）限定的时效性

公文特别讲究时间性和实际效用。首先，公文有很强的时间性。任何公文都要求在一定时间内完成拟制，及时传达，及时处理，并在一定范围内发挥作用。公文所要求办理的内容，也都有时间限制，如果延误了时间，就会影响整个工作的开展。因此，公文从拟稿到印发、处理，都有严格的时间要求。其次，公文都是针对实际工作中公务活动特定的问题而写的，具有指导工作、反映实际情况、解决实际问题的作用。任何一份公文，如果没有解决实际问题的功效，那它就失去了存在的意义。三、公文的语言

（一）公文的词语

公文的语言有相对固定的表达形式，要选择合适的语体和规范化的语言，一般不用口语词、方言词、网络语言和土语词，力求准确清楚。公文有常用的词语有：称谓用语：本（局）、你（公司）、该（处）、我（部）。经办用语：经、业经、兹经。期请用语：即请查明、希即遵照、请拟、希。表态用语：照办、同意、不同意、可行、不可。征询用语：当否、是否可行、可否、是否同意。期复用语：请指示、请核实、请回复、请批示。综述过渡用语：为此、对此。结尾用语；为要、为盼、为荷、特此通知。（二）公文的语句

公文的语句一般说来，陈述句较多，祈使句次之，感叹句再次之。公文的语句还要做到含义直白简约，完整确切，用最简洁的文字表达出让人明白的事，又不产生歧义。在公文写作中，大量使用介词结构。主要有：为、为了、由于——表目的、原因。对、对于、关于、将、除了——表对象、范围。根据、依据、遵照、通过、在、随着——表根据、方式。（三）公文的修辞

公文语言中所用的修辞，基本上属于消极修辞的范围。但也不完全排斥积极的修辞，主要有引用、借代、排比、反复，能起到增强文件的说服力和权威性，使语言表达更加通俗易懂，引起读者的重视，强调和突出中心思想的作用。四、公文的作用

（一）法规作用

1．绝大多数法规是以公文的形式制定和发布的。管理国家和社会事务需要各种法律和行政法规，如《宪法》和依据《宪法》制定的《刑法》《刑事诉讼法》《婚姻法》等，还有各种条例，如《逮捕拘留条例》《发明奖励条例》《学位条例》以及各种工作的通则、规定、办法。这些法律、条例、通则、办法等统称之为法规性公文。2．法规性公文具有法律依据作用，一经制定和发布生效，必须坚决执行，国家以强制力保证它的权威。法规性公文在没有修改和宣布作废之前，始终有效，用以维护社会生活的正常秩序，作为各项工作和各种活动的规范和准绳。法规性公文在它有效的范围内，人人均须遵守，不得违反。（二）领导与指导作用

公文是上级机关对下级进行领导和指导的一种工具。上级机关的职责主要是进行决策，统揽全局，规划部署，了解基层的实际情况，组织与调配人力、物力等，领导各所属机关、单位完成工作任务。在工作中，领导机关需要经常通过制发公文来部署工作任务，传达自己的意见和决策，对下级机关的工作予以具体领导和指导。（三）公务往来、联系作用

公文是机关之间联系工作和协商事宜的一种主要手段。各类机关在日常工作和业务活动中，经常利用公文与上下左右的机关进行联系。例如，通知有关事项，报送工作计划、总结和报表，一般的业务问答、经验介绍、商洽具体工作的往来公函等。公文在同一系统和不同系统的机关之间，起着沟通情况、处理问题、商洽工作的作用。（四）宣传教育作用

颁发公文是教育党员、干部和广大群众的一种方式。党的政治领导，各项方针政策的贯彻，国家各项工作任务的落实，首先要通过宣传教育提高广大党员、干部和群众的认识，调动起大家的积极主动性，上下齐心，团结一致。党和政府制发的方针政策性公文，不仅是进行各种宣传教育工作的重要依据，而且文件本身也是很好的教材，具有强大的号召力与说服力。许多重要公文本身就是广大党员、干部和人民群众的重要学习教材，可以通过报刊、广播、电视予以公布，或者印发到各级机关，有组织地进行传达、宣讲和组织阅读学习。（五）凭据和记载作用

公文是机关公务活动的文字记录。有些公文具有十分明显的凭据作用，其制发的目的正是为了作为文字凭证。例如，纪要、通知等，都具有记事备查的作用。而在政治、经济、科学、文化教育等各个领域中起过执行作用，作为历史发展的真实记录的公文，具有可供查考的重要作用，这是它的历史作用。五、公文的种类

（一）根据《党政机关公文处理工作条例规定，行政机关的公文主要有十五种。

1．决议适用于会议讨论通过的重大决策事项。2．决定适用于对重要事项做出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。3．命令（令）适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。4．公报适用于公布重要决定或者重大事项。5．公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。6．通告适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。7．意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。8．通知适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。9．通报适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。10．报告适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。11．请示适用于向上级机关请求指示、批准。12．批复适用于答复下级机关请示事项。13．议案适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。14．函适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。15．纪要适用于记载会议主要情况和议定事项。（二）根据行文方向的不同，公文可分为上行文、下行文和平行文。

公文的行文方向是以发文机关为立足点向不同机关运行的去向。1．上行文指下级机关向所属上级领导机关发送的文件，如报告和请示等。2．下行文指上级领导机关对下级机关的发文，如决议、命令、决定、指示、通告、通报、通知、批复等。3．平行文指同级机关或不相隶属的机关之间来往的文件，如函、意见。（三）根据对公文送达和办理的时限要求可分为紧急公文和普通公文。

1．紧急公文标注“特急”“加急”；紧急电报分为“特提”“特急”“加急”“平急”。2．普通公文。（四）根据保密要求和机密等级可分为绝密公文、机密公文、秘密公文。

1．保密公文：（1）绝密公文为党和国家核心机密，一旦泄密会造成非常严重的损失，密级最高。凡未标明或者未通知保密期限的，其保密期限通常是30年。（2）机密公文为党和国家重要机密，一旦泄露会造成重大损失，密级较高。凡未标明或者未通知保密期限的，其保密期限通常是20年。（3）秘密公文为党和国家一般秘密，一旦泄露会带来一定损失，密级较低。凡未标明或者未通知保密期限的，其保密期限通常是10年。2．普通公文无保密要求。（五）根据传阅范围可分为以下两种。

1．内部公文。2．公开发布公文。（六）根据公文作用（职能）可分为以下六种。

1．法规性公文，颁布法规、法令、对有关问题做出规定的公文,如命令、决定。2．指挥性公文，上级按自己的决策意图对有关事项的处理、有关工作的进行起指令与指导作用的公文，如通告、通报、批复等。3．报请性公文，向上级汇报、请示工作的公文，如报告、请示。4．知照性公文，向有关方面告知情况、关照事项，如通知、公告、意见等。5．联系性公文，各部门、单位互相联系工作的公文，如函。6．实录性公文，真实记录会议情况和议定事项的公文，如纪要。六、公文的行文规则

《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）规定，行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的机关。（一）向上级机关行文，应当遵循以下规则：

1．原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关。2．党委、政府的部门向上级主管部门请示、报告重大事项，应当经本级党委、政府同意或者授权；属于部门职权范围内的事项应当直接报送上级主管部门。3．下级机关的请示事项，如需以本机关名义向上级机关请示，应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级机关。4．请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。5．除上级机关负责人直接交办事项外，不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文，不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文。6．受双重领导的机关向一个上级机关行文，必要时抄送另一个上级机关。（二）向下级机关行文，应当遵循以下规则：

1．主送受理机关，根据需要抄送相关机关。重要行文应当同时抄送发文机关的直接上级机关。2．党委、政府的办公厅（室）根据本级党委、政府授权，可以向下级党委、政府行文，其他部门和单位不得向下级党委、政府发布指令性公文或者在公文中向下级党委、政府提出指令性要求。须经政府审批的具体事项，经政府同意后可以由政府职能部门行文，文中须注明已经政府同意。3．党委、政府的部门在各自职权范围内可以向下级党委、政府的相关部门行文。4．涉及多个部门职权范围内的事务，部门之间未协商一致的，不得向下行文；擅自行文的，上级机关应当责令其纠正或者撤销。5．上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时抄送该下级机关的另一个上级机关。（三）同级党政机关、党政机关与其他同级机关必要时可以联合行文。属于党委、政府各自职权范围内的工作，不得联合行文。（四）党委、政府的部门依据职权可以相互行文。（五）部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。第二节

报

告一、报告的含义

报告是下级机关向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或者建议、答复上级机关询问的一种陈述性公文。报告属上行文，目的是向上级机关汇报情况，对受文者没有约束力。二、报告的特点

（一）汇报性报告都是下级向上级机关或业务主管部门汇报工作，让上级机关掌握基本情况并及时对自己的工作进行指导。（二）陈述性报告是向上级讲述做了什么工作，或工作是怎样做的，有什么情况、经验、体会，存在什么问题，今后有什么打算，对领导有什么意见、建议，所以行文上一般都使用叙述方法。报告分为综合报告、专题报告（情况报告）、答复报告和建议报告。三、报告的结构

报告一般由标题、主送机关、正文、发文单位（署名）和成文时间构成。（一）标题标题有两种形式。1．“发文机关＋事由＋文种”如：《××职业技术学院关于学生收费情况的报告》。2．“事由＋文种”。如《关于工业生产情况的报告》。（二）主送机关

主送机关应为上级机关，就是直接负责受理报告的机关，主送机关一般情况下只有一个。要用全称或是规范化简称。（三）正文

正文一般由前言、主体和结尾构成。1．前言写发文缘由，概括报告的原因、目的或依据。2．主体主体部分叙述事实。不同类型的报告，内容各有侧重。3．结尾一般的报告结尾要有提出要求的习惯成自然用语，不同种类的报告使用不同的习惯用语。综合报告的结尾用语一般用“特此报告”或“以上报告如有不妥，请指正”表述。结尾用语一般用“专此报告”表述。答复报告结尾常用“专此报告”“以上报告如有不妥，请指正”表述。建议报告的结束语常用“专此报告”“以上报告（建议）如无不妥，请批转各地各部门执行”。四、报告的写作要求

（一）重点突出，中心明确，详略得当，即使是综合报告，也要重点突出几个问题，对其他问题简略带过。（二）要有分析，不能只罗列现象，要着力揭示问题的实质，分析发展趋势。（三）要注意反映新情况、新问题，报告的内容要有新意，要注意时效性。（四）内容要真实可靠，实事求是，要一分为二，报喜也要报忧，讲成绩也要找出差距和不足。（五）报告中不要夹带请示事项。

第三节请示

批复一、请示

（一）请示的含义请示的行文目的非常单一，就是下级机关向上级机关请求对某项工作、问题作出指示对某项政策界限给予明确，对某事予以审核批准时使用的一种请求性公文。请示也是目前使用频率较高的公文文种之一。请示是典型的上行文。请示属请求性公文，只适用于有直接隶属关系的上下级之间。请示的目的是对本单位无法解决或无权决定的事项请求上级机关给予指示或批准。受文者应及时对请示的事项做出肯定或否定的答复，或提出自己的意见和要求。（二）请示的适用范围

1.按有关文件和政策规定，需上级批准后才可办的，要写请示。2.工作中出现了新情况、新问题，而又无章可循，或有了处理办法，但不知是否可行，要写请示。3.对上级颁发的法律、法令、方针、政策、规定和上级指示精神中有不了解、有疑问或不能理解的问题，需要上级机关解释和进一步明确时，要写请示。4.上级虽有统一规定，但由于本单位情况特殊难以执行，需要灵活掌握或变通处理，要写请示。（三）请示的特点

1.针对性只有本机关单位权限范围内无法决定的重大事项，如机构设置、人事安排、重要决定、重大决策、项目安排等问题以及在工作中遇到新问题、新情况或克服不了的困难，才可以用“请示”行文。请示上级机关给予指示、决断或答复、批准。所以请示的行文具有很强的针对性。2.呈批性请示是有针对性的上行文，上级机关对呈报的请示事项，无论同意与否，都必须给予明确的“批复”回文。3.单一性请示应一文一事，一般只写一个主送机关，即使需要同时送其他机关，也只能用抄送形式。（四）请示的种类

1.请求指示型请示单位对有关方针政策的理解和执行有不够明确、把握不准或者存在着不同理解之处，需要上级机关给予原则上的指示的一种上行公文。如《关于〈会计人员职权条例〉中的“总会计师”是行政职务还是技术职务的请示》。2.请求批准型请示单位对管辖区域的变更、机构设置、人员定编、人事安排、资产购置、钱款动用等问题向上级机关请示办理的一种上行公文。如《关于增加取暖经费的请示》。3.请求批转型请示单位将请示的事项报请上级机关批准执行的一种上行公文，如《关于中国公民自费出国旅游管理暂行办法的请示》。（五）请示的结构

1.标题，（标题有两种形式。“发文机关＋事由＋文种”；“事由＋文种”。）2.正文，请示正文一般分为三个部分：请示的理由、请示的具体事项及要求、结束语。（1）请示的理由。请示理由是请示事项能否成立的前提条件，也是上级机关批复的根据。撰写时原因要讲得客观、具体，理由要讲得合理、充分。（2）请示的具体事项及要求，即向上级机关提出的具体请求。这部分内容要单一、具体、明确、条项清楚，以便上级机关给予明确批复。（3）结束语。应另起一段，习惯用语一般有“当否，请批示”“妥否，请批复”“以上请示，请予审批”或“以上请示如无不妥，请批转各地区、各部门执行”等。3.落款，这部分写在批复正文右下方,署成文日期并加盖公章,成文日期用阿拉伯数字(2012新规)。（六）请示的写作要求

1.内容必须单一，一文一事，利于批准。2.主送单位只能是一个，不能多头请示。3.可抄送另一领导机关，不可抄送其下级机关。4.主送单位由隶属关系和职权范围确定。注意党政分工和业务归口原则，不能越级。5.不能事无巨细，事事请示。6.请示必须在事前行文。（七）报告与请示的异同

1.相同之处

（1）行文方向一致。请示与报告，都是上行文，属于同一类公文。在写法上也有相似之处。（2）内容要求相同。内容上都要求：反映情况必须真实；提出要求必须实事求是；陈述理由必须正确充分。（3）正文构成相同。正文大都包括三部分：第一部分介绍基本情况或说明行文的目的或缘由，第二部分反映情况，总结经验教训或阐述理由，第三部分提出意见、建议或请求，并写上结尾语。2.不同之处

（1）两者的行文目的不同。报告的目的主要是为了向上级机关反映工作的基本情况，以便作为上级进行决策的参考；而请示主要是为解决某一方面问题而请求上级机关做出指示或审核批准的。因此，报告属一般陈述性公文，上级机关不需要回复；而请示则属于请求性公文，一定要有回文，需要上级机关给予明确的批复。（2）两者的行文时间不同。报告一般在事后行文；而请示则必须在事前行文。（3）两者的内容含量不同。报告可以“一文一事”，也可以“一文数事”，内容含量较为丰富；而请示必须“一文一事”，内容比较单一。（4）写法和结束语不同。正文的写作，报告只需陈述情况，反映工作，不能写上请示事项，不能请求上级批复；而请示则必须提出请示的事项，讲明缘由，提请上级批复。因此，报告的结尾常用“特此报告”或“以上报告，如无不妥，请批转×××”等习惯用语作结；而请示的结尾常用“以上请示当否，请批复”等习惯用语作结。二、批复

（一）批复的含义批复是“答复下级机关的请示事项”时使用的公文。（二）批复的特点

1.行文具有被动性批复的写作以下级的请示为前提，它是专门用于答复下级机关请示事项的公文，先有上报的请示，后有下发的批复，一来一往，被动行文，这一点与其他公文有所不同。2.内容具有针对性批复要针对请示事项表明是否同意或是否可行的态度，批复事项必须针对请示内容来答复，而不能另找与请示内容不相关的话题。因此批复的内容必须明确、简洁，以利下级机关贯彻执行。3.效用的权威性批复表示的是上级机关的结论性意见，下级机关对上级机关的答复必须认真贯彻执行，不得违背，批复的效用在这方面类似命令、决定，带有很强的权威性。4.态度的明确性批复的内容要具体明确，不能有模棱两可的语言，使得请示单位不知道如何处理。（三）分类

根据批复的内容和性质不同，可以分为审批事项批复、审批法规批复和阐述政策的批复等三种。还有肯定性批复、否定性批复和解答性批复三种。（四）批复的结构

1.标题标题的写法最常见的是完全式的标题，即由发文机关＋事由＋文种构成。在事由中一般将下级机关及请示的事由和问题写进去；还有一种完全式的标题是发文机关+请示事项+文种，这种较为简明、全面和常用。也有的批复只写事由和文种。2.主送机关主送机关一般只有一个，是报送请示的下级机关。其位置同一般公文，写于标题之下，正文之前，左起顶格。批复不能越级行文，当所请示的机关不能答复下级机关的问题而需要向更上一级机关转报“请示”时,更上一级机关所作批复的主机关不应是原请示机关,而是“转报机关”。如果批复的内容同时涉及其它的机关和单位，则要采用抄送的形式送达。3.正文正文包括批复引语、批复意见和批复要求三部分。批复引语要点出批复对象，一般称收到某文，或某文收悉。要写明是对于何时、何号、关于何事的请示的答复，时间和文号可省略。批复意见是针对请示中提出的问题所作的答复和指示，意思要明确，语气要适当，什么同意，什么不同意，为什么某些条款不同意，注意事项等都要写清楚。批复要求(其实可以单独算做结尾)，是从上级机关的角度提出的一些补充性意见，或是表明希望、提出号召。如果同意，可写要求;不同意，亦可提供其他解决办法。4.落款这部分写在批复正文右下方,署成文日期并加盖公章,成文日期用阿拉伯数字(2012新规)。（五）批复的写作要求

1.批复既是上级机关指示性、政策性较强的公文，又是对下级单位请求指示、批准的答复性公文，因此，撰写批复要慎重及时，根据现行政策法令及办事准则，及时给予答复。撰写时，不管同意与否，批复意见必须十分清楚明白，态度明朗。不能含糊其辞，模棱两可，以免下级无所适从。2.同时批复必须有针对性的一文一批复，请示要求解决什么问题，批复就答复什么问题。3.明晰职权，分清责任，推进依法行政的需要。第四节通

知一、通知的含义

通知用来发布法规、规章，转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文，批转下级机关的公文。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项；批转、转发公文。通知是下行文，也是公文中使用最为广泛，使用频率最高的公文。二、通知的种类

（一）批转、转发性通知

1．批转性通知。部门提出的针对全省工作的措施，比较便捷、明确、具体，符合全省实际情况，由上级机关经专门会议研究通过后批转下发。批转性通知由上级机关的“批语”和下级机关的来文两部分组成。下级机关的来文被批转后，就成为上级机关公文的一部分。2．转发性通知。部门提出的意见或措施，具体、明确、符合实际，不用再提新的要求即可起到指导工作的作用。上级机关同意后由办公厅向下转发。转发性通知由发文机关所写“按语”和被转发公文两部分组成。“按语”要写明本机关对转发公文的原因、依据，并提出贯彻执行的要求。（二）发布性通知

用通知发布规章，使被发布的规章产生法定效力。正文一般较简短，常用一段话写明规章的名称和执行要求，或简要交代发布规章的依据，提出实施要求，并进一步强调其重要意义。（三）部署性通知这类通知的内容是布置工作任务，要求下级机关遵照执行。在写法上要明确提出工作任务目标和具体可行的措施。（四）告知性通知1．会议通知。会议通知主要写明会议主办部门、会议内容、参加人员、时间和地点等事项。2．事项性通知。用通知告知事项、传达信息、交流情况。事项要交代清楚，文字应简洁。（五）任免性通知任免性通知的用途单一，篇幅也简短。值得注意的是标题用词要得当，既任命又免去干部职务的，用“任免”，顺序是先“任”后“免”；只任命没有免去事项的，用“任命”；只免去职务没有任命事项的，用“免职”。三、通知的结构

（一）标题，（标题有两种形式：“发文机关＋事由＋文种”；“事由＋文种”。）（二）受文机关，选定的受文机关，如有两个以上，依惯用次序排列。通知正文一般由通知的根据、事项和结尾三部分组成。（三）开头主要交代通知缘由、根据。常以“现通知如下”“特作如下通知”过渡。（四）主体说明通知事项。内容少而简单的，可用一段或一两句话；内容多而复杂的，可分条列项地写出。但无论内容多少，都应紧扣缘由，具体、明确、切实可行，让人容易理解，便于执行。（五）结尾提出执行要求。有的执行要求与通知事项合为一段；有的另起一行单独成一段；有的用“特此通知”“专此通知”等习惯用语结尾。如前面的通知缘由处已用“特作如下通知”的，结尾处的习惯用语也可省略。（六）落款四、通知的写作要求

（一）按隶属关系行文。通知的功能很多，应用范围也最为广泛，要注意行文的隶属关系，把握文种特点，在通知使用的范围内发通知，避免滥用通知。（二）内容与类型要对应。通知的类型很多，要根据通知的不同内容选用不同类型的表达方式。（三）行文要及时。通知一般时效性较强，行文一定要迅速及时，以便下级及所属部门抓紧办理，必要时可用紧急通知。（四）要严格区分通知的写法。尤其要注意把握批转、转发、印发的通知内容。第五节通

报一、通报的含义

通报是用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况的公文。通报属下行公文。具有知晓性和指导性，它对下级机关的指导作用重于指挥作用。有的通报还可以登报、广播、张贴等形式出现。二、通报的特点

（一）教育性教育性即受到激励、得到启发、有所借鉴、提高认识、改进工作。通报无论是传达重要精神、通报重要情况，或者表彰先进，批评错误，都不仅仅限于周知，更重要的是让下属受到教育和启发。抓住正、反面的典型，加以表彰或批评，教育效果显著。（二）典型性选择典型事例，使通报具有广泛的指导意义和实用性。三、通报的类型和写作要点

（一）表彰通报：将具有典型意义的先进集体或个人，通报所属政府或部门，以树立正面典型，达到推动工作的目的。写作要点：介绍先进事迹，分析先进事迹的性质和意义，表彰决定，提出希望、号召。群体性表彰通报后附表彰人员名单。（二）批评通报：将具有典型意义的倾向、思潮、言论、行为通报所属政府及部门，有针对性地提出纠正错误倾向或错误行为的办法，以达到引以为戒、接受教训的目的。写作要点：开门见山地简述事故、错误事实的概况，点明错误性质和危害，针对问题提出具体要求。（三）情况通报：通报有关重要情况，沟通信息，增加政务透明度，促进和推动各项工作。写作要点：通报的开头阐明发布通报的依据、目的、原因；主体部分主要叙述有关情况，传达重要精神；结尾提出希望和要求。（四）事故通报：通报重大事故，对事故的来龙去脉、前因后果作出综合分析，找出原因，讲清危害，吸取教训，提出指令性要求，防止类似事故再次发生。四、通报的写作要求

（一）真实。通报的事例一定要真实，材料要反复核实，做到每一个细节准确无误，否则有损于通报的权威性。（二）典型。无论表彰与批评，典型的代表性要强，具有说服力。（三）及时、迅速。通报的时效性要强，善于抓住具有普遍指导作用的典型事例和苗头性问题，及时制发，以达到推动工作和解决问题的目的。（四）叙述详略得当，评价恰如其分。表彰先进不任意拔高，批评错误不无限上纲，处理决定要符合政策和有关法规，实事求是。五、通报与通知的区别

（一）从范围看，通知用途广泛，形式灵活，内容多样；通报则相对单一。（二）从内容看，通知要提出具体的规定和要求；通报则不这样，而是通过好的和不好的典型事例对大家进行教育，或把有关的情况告知对方，使之了解。（三）约束力不同，通知约束力强；而通报只体现一种原则、一种思想或观点，主要是起引导和影响的作用。（四）从行文的时间上看，通知在事前行文；通报在事后行文。第六节通

告一、通告的含义

通告是国家机关、人民团体、企事业单位在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项所使用的公文。二、通告的特点

（一）使用广泛。一是作者广泛，如党政机关、企事业单位、社会团体，不受级别限制；二是内容广泛，既可涉及国家大事，也可以是社会生活中的具体事务。（二）内容专业性和法定的约束性。通告通常是就某一方面的问题，要求某一范围的有关单位和人员严格遵守，带有明显的专业性和约束力。三、通告的种类

（一）规定性（法令性）通告。用于公布某些政策、法规和应当遵守的事项。这类通告大多由某一级主管部门发布，带有一定的强制性和约束力，如《××市公安局关于严禁赌博的通告》。（二）告知性（周知性）通告。用于国家机关、企事业单位和人民团体宣布各种周知性事项，如《中国人民银行关于发行新版人民币50元券和5角券的通告》。四、通告的的结构

（一）标题（标题有两种形式：“发文机关＋事由＋文种”；“事由＋文种”。）（二）正文通告正文包括缘由、事项、要求三部分。通告缘由即通告的开头部分，阐明发布通告的原因、目的或依据。接着用“特作如下通告:”或“现通告如下;”作过渡语引起下文。（三）结尾事项部分可采用条款式，要求写得明确、具体，以便于群众了解和掌握，易于施行。一般用“特此通告”作结语，也可在事项部分的结尾提出施行本通告的希望与要求。（四）落款五、通告和公告的区别

通告与公告都是属于公开发布的知照性极强的公文。但两者又有严格的区别：（一）发文机关不同。公告由国家权力机关或法定的有关职能机关发布；通告比较灵活，任何党派、人民团体、机关、企事业单位都可以发布。（二）内容不同。公告发布的事项涉及国内外关注的重大事务；通告多用于宣布一般性事件。（三）告知范围不同。公告面向国内外，范围较广；通告限于“一定范围内”，范围较窄。（四）发布形式不同。公告一般通过广播、电视、报刊公开发布；通告多采用张贴形式公布，也可见诸报刊。第七节

函一、函的含义

函是用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项的公文。二、函的特点（一）适用的范围相当广泛。函对于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，起着沟通作用，充分显示平行文种的功能。机关之间的公务联系，不便使用其他公文文种时往往用函进行交流。（二）写作的灵活性。在写作上篇幅短小，一事一文，轻捷简便。没有其他文种那样严格的特殊行文关系的限制。除了国家高级机关的主要函必须按照公文的格式、行文要求行文外，其他一般函，比较灵活，可以有文头版，也可以没有文头版，不编发文字号，甚至可以不拟标题。三、函的种类

（一）按性质分，可以分为公函和便函两种。公函用于机关单位正式的公务活动往来；便函则用于日常事务性工作的处理。便函不属于正式公文，没有公文格式要求，甚至可以不要标题，不用发文字号，只需要在尾部署上机关单位名称、成文时间并加盖公章即可。（二）按发文目的分，函可以分为发函和复函两种。发函即主动提出了公事事项所发出的函。复函则是为回复对方所发出的函。（三）另外，从内容和用途上，还可以分为商洽事宜函、通知事宜函、催办事宜函、邀请函、请示答复事宜函、转办函、催办函、报送材料函等等。四、函的结构

（一）标题，由于函的类别较多，从制作格式到内容表述均有一定灵活机动性。这里主要介绍规范性公函的写作要点。（标题形式：“发文机关＋事由＋文种”；“事由＋文种”；特殊情况，将事由列出，如“××同志工作调动”。）（二）正文，函的正文一般由开头、主体、结尾和结语等四部分组成。1.开头。开门见山，直截了当。一般要求概括交代发函的目的、根据、原因等内容，然后用“现将有关问题说明如下：”或“现将有关事项函复如下：”等过渡语转入下文。复函的缘由部分，一般首先引叙来文的标题、发文字号，然后再交代根据，以说明发文的缘由。2.主体。这是函的核心内容部分，主要说明致函事项。函的事项部分内容单一，一函一事，行文要直陈其事。无论是商洽工作，询问和答复问题，还是向有关主管部门请求批准事项等，都要用简洁得体的语言把需要告诉对方的问题、意见叙写清楚。如果属于复函，还要注意答复事项的针对性和明确性。3.结尾。一般用礼貌性语言向对方提出希望。或请对方协助解决某一问题，或请对方及时复函，或请对方提出意见或请主管部门批准等。4.结语。通常应根据函询、函告、函商或函复的事项，选择运用不同的结束语。如“特此函询（商）”“请即复函”“特此函告”“特此函复”等。（三）落款五、函的写作要求

（一）商洽函要把商洽的工作缘由、情况、要求写清楚；询问函同样要把问题写具体；答复函要针对来函内容作具体答复。（二）函一般是一事一文，语言要朴素，态度要诚恳，要求要得当。内容简明扼要，一般不作论述。（三）函的行文关系灵活，对下级、平级以及不相隶属机关之间可以用函。函除具有独特的商洽、询问功能外，对平行机关还可以代行请示、报告、批复等职能。第八节

纪

要一、纪要的含义

纪要是在会议记录的基础上概括、提炼而成的，是反映会议精神和情况的纪实性和指导性的公文。对与会单位它可起协调约束的作用，而对下属机关，则起统一认识、指导工作的作用。适用于记载会议主要情况和议定事项。纪要属于下行公文。二、纪要的特点

（一）纪实性。纪要要求如实地记载会议的基本情况，如实地传达议定的事项。正因为纪要具有这样的纪实性特点，因此它就具有了凭证的作用和查考的价值。（二）概括性。纪要不同于记录。记录是在开会的过程中，由记录人把会议的基本情况如实记录下来的书面材料。一般来说，会议在研究问题、讨论问题、形成议定事项的过程中，与会者的讲话和发言不仅涉及的问题比较广泛，而且讲话、发言的水平参差不齐。譬如，有的精辟、深邃，很有见地；有的长篇大论，重点不突出；有的甚至与会议宗旨相去甚远。作为记录，要尽可能完整地将其记录下来，作为会议的原始材料，以备日后查考或供分析、研究、总结之用。但作为纪要，就不能像记流水账似的把会议的全部内容记下来，它需要根据会议的中心议题、指导思想和议定事项，在记录所提供的材料的基础上，结合会议议程、会议材料、会议中穿插的活动等情况，经过概括、整理、提炼后形成公文。因此，与记录相比，纪要能够更集中地反映会议的精神实质，具有高度的概括性。（三）指导性。纪要有两项功能，一项是“记载”，一项是“传达”，并且是通过“记载”去“传达”的。它所记载、传达的会议情况和议定事项，是与会者及其组织领导者的共同意志的集中体现，是会议成果的结晶，集中反映了会议的精神实质，因而具有很强的指导性。纪要的传达，可以部署工作，统一思想认识，可以指导有关部门贯彻执行党的路线、方针政策，可以指导工作与学习，特别是一些用新闻形式公布的会议纪要，其内容不仅对有关部门，而且对整个社会具有普遍的指导意义。三、纪要的种类

（一）议决性纪要议决性纪要是与会人员经过商议，对某事项或问题做出一致决定，需要共同遵守执行时，用纪要写下的文字依据。在一般的日常办公会议中，经常用这种纪要。（二）周知性纪要周知性纪要是通过如实传达会议情况，以达到传递信息，交流经验目的的一种纪实性会议纪要。一般座谈会、经验交流会、学术研讨会经常用这种纪要。

四、纪要正文的写作要点

（一）开头。开头要概括交代