企业活动的筹备与组织

——梁羽2015.3.20企业活动的筹备与组织一活动筹备与组织的一般流程二活动前的策划三活动中的组织四活动后的清理与总结五案例赏析目录

明确活动目的→了解活动预算→确定活动形式→活动策划（时间、地点、日程、人员分工、物资准备）→活动执行与现场控制（各单元的事前沟通、活动宣传与通知、场地布置、人员预演、进程控制、应急处置、散场控制）→活动后的收场与总结(设备回收、物料回收、现场清理、活动记录整理、活动总结）一活动筹备与组织的一般流程任何活动均有目的，活动目的是统领整个活动的“纲”，有了“纲”才能开始对整个活动进行进一步的计划。“纲”从何来？一是企业要得到什么；二是参与者从中能得到什么。在进行活动策划时，需时时检视活动设计的各个环节是否能够实现活动的目的，是否切纲。什么是“目的”？比方说：体现公司形象、宣传公司产品和品牌、获取投资赞助、增强团队沟通、体现公司关怀或者总结工作、交流经验，等等。二明确活动目的1先确定活动形式或活动预算（视活动目的的侧重，即注重活动效果，预算其次；或者注重预算控制，形式其次，开始活动策划的第一步）2、活动策划书的拟写：（1）确定活动名称——视实际情况是否要为活动命名，比如斐讯2014年的“斐你莫属、领跑青春”MINI马拉松；（2）确定活动时间及地点；（3）确定参与人员——主办方、协办方、活动的参与方；（4）确定邀请嘉宾；三活动的策划（5）确定活动日程（策划书的主体）——针对行程内不同的项目做时间、活动细节的细化。

（6）确定活动工作分工（工作组），包括责任人、完成的质量要求及时间要求。（7)活动预算表。（8）其它事项说明。1、活动的事前准备（1）、活动小组碰头会策划书获得通过，活动执行之前，必须召开活动小组碰头会，会议内容主要为活动各项任务的分工布置及各活动小组间的意见沟通与协调。会议必须指定活动总指挥，负责活动执行全过程的布置协调。（2）经费的申请与管理活动开始前必须先申请到活动的经费，有钱才好办事四、活动的执行与现场控制与申请经费同样重要的是经费的使用。活动的经费必须由专人专管，每一笔支出必须记录并获取相应的票据，票据的抬头（单位名称）必须绝对正确，确保后续报账销账的顺利。严格按照预算支出，超预算的需经请示获批后才能执行。（3）物品采购与运输问题根据策划书的物品要求，由专门人员（活动组）负责物品采购，采购过程综合考虑预算及实际需求，已“适用”为原则，杜绝浪费性的采购。四、活动的执行与现场控制采购的形式可以多样化，在目前的市场环境下，可以多考虑网络采购，阿里巴巴、淘宝或者京东商城等电商品种选择丰富、价格实惠、送货上门，并且票据齐全，都可以考虑。大批量采购，如果是实地采购，尽量到当地总经销或批发集散市场采购，但要注意保证票据的收集。种类很多的采购，要事先做好适当的分类，并且提前安排好物品后续运输及使用的准备四、活动的执行与现场控制3、活动的通知及《会议指南》制作视活动规模的大小，决定活动通知的形式及是否需要制作《会议指南》。活动必须有正式书面通知，有必要的设置通知回执。务必保证活动参与各方都接收到了活动通知。通知内容应包括时间、地点、日程等关键信息，如有会议指南的，还应将会议指南作为通知的附件。大型