组织中知识共享的障碍

组织中知识共享的障碍

知识的共享是知识管理的一个重要方面。所谓知识共享是指一个组织内部的信息和知识应尽可能公开,使每个人都能更有效地接触和使用组织的知识和信息。野中郁次郎的知识管理理论将知识创造和传播的过程划分为四个阶段:(1)社会化(Socialization):从隐性知识到隐性知识的转化;(2)外在化(Externalization):从隐性知识到显性知识的转化;(3)组合(Combination):从显性知识到显性知识的转化;(4)内化(Internalization):从显性知识到隐性知识的转化。知识经过以上四个环节的转换,实现了个人之间、个人与组织之间的传递,并最终又产生了新的知识。知识共享可以发生在四个阶段中的任何一个阶段,只是知识的性质不同,可共享的难易程度及范围亦有不同,比如从隐性到隐性转化中的共享程度远比从显性到显性阶段的共享程度要低。知识共享可以使组织中的个人或小组的知识转变为组织整体的知识。对于一个组织特别是企业来说,创新是其保持竞争优势之源,而创新本身是一种新知识的创造,这种创造离开知识的共享与积累无从谈起。知识共享有利于建立组织开放融洽的文化环境,对于组织文化的健康发展,促进组织成长起着潜移默化的作用。比尔·盖茨在《未来时速》中论述知识共享的重要性时指出:“一家公司的经理们需要坚信知识共享的重要性,否则即使再努力掌握知识也会失败。”“力量不是来自于保密的知识,而是来自于共享的知识。一家公司的价值观和奖励制度应该反映这个观念。”尽管知识共享是发挥知识价值最大化的有效途径,但共享知识并不是轻而易举地发生的,知识共享中存在着诸多障碍。1知识共享中的障碍1.1隐性知识的特点显性知识是指可以通过正常的语言方式传播的知识,典型显性知识主要是指以专利科学发明和特殊技术等形式存在的知识,存在于书本、计算机数据库、CD-ROM等中,是可以表达的,有物质载体的,可确知的。显性知识是容易获得、容易理解和容易交流的知识,是有形的结构化的知识,具有公共性。隐性知识是指未能用文字记述的难以交流的知识,它往往存在于人的大脑中,表现在手工技能中,通过行动表现出来。隐性知识包含了人的价值观、信仰、预见性、经验、技能、能力等方面,因此,具有文化、情感和认识的因素在里面,是无形的知识财富。其特点可以概括为四个“不易”:(1)不易被认识(存在于人身上,需要表现出来);(2)不易衡量其价值(它是社会财富的主要源泉);(3)不易被他人所理解和掌握(难以分类或制作成详细文件);(4)不易测量(“冰山水面以下的部分”)。隐性知识能被拥有者自如地运用却不能直接与他人交流的特点决定了其不易大规模积累、储藏和传播的特性,因此,也不能够获得社会公共机构及公共权力所重视和支持。它更多地与个体的思想和行为过程相联系。而显性知识是能清晰表现出来的知识,人们通常可以比较直观地认识,如通过课堂传授、著作等,所以与显性知识相比,隐性知识的可共享程度显然要低许多。1.2组织制度的存知识垄断是指人们为了保护个人利益,限制知识进入公共传播领域,或控制知识的传播和扩散。知识垄断的典型表现是将知识私有化。由于人们担心知识的公开会导致自己在组织中失去竞争优势,因此对于有商业价值的思想、技术或信息进行控制,以此确保或提升自己的地位。如果组织制度不够健全的话,也会出现有人利用权利进行知识垄断,从而达到为个人牟取利益的目的。知识垄断现象严重,只会使少数人受益,组织整体不会受益或受益甚少。1.3提高学习成本的成本可循环使用知识共享的巨大作用在于个人的新知识与组织中的其他成员分享,这无疑会提高组织整体的知识水平。但这是有利于整体而不一定有利于个人的。在一些组织特别是知识密集型的组织如大学、高新技术企业等,知识的创新与研究是要耗费有关人员大量的精力,付出艰辛的努力才能达到。这些成本往往不是能由薪水所能弥补的。而复制和利用知识的人则可以不花钱或少花钱就能利用他人的知识。所以当有关人员无法通过组织内部机制获得补偿时,只好暂时限制知识的传播与共享,待价而沽,以弥补成本并获得一定利润。1.4传统知识管理中的共享方式知识共享是一种利他主义的行为,但是,这种行为并不带有普遍性。在中国的文化和知识传统上,知识公共化和社会化的力量一直是比较微弱的。这使大量的知识是以隐性的方式存在于个人,这从古代私人藏书家、中医世家、“传子不传女”等传统上都可以透视到这种文化。另外,坚守自己已有的知识并疑惑地看待来自他人的新知识也符合大多数人的天性。这或许是因为惧怕被认为无知而不愿共享,或许是为保持权威自视甚高而不屑于共享。再有,组织里不同专业或背景的人员共享知识本是知识管理的应有之意,但如果他们之间差异过大,失去对话的基础,知识共享也不能发生。即使相同专业或背景,也有可能存在“门户之见”,这无疑为知识共享设置了又一重无形的障碍。1.5内部沟通难以交流传统的金字塔型组织层级过多,缺乏适应性和灵活性,员工的工作被安排在狭窄的范围里,内部沟通尚存在难以逾越的层级鸿沟,不利于面对面的交流,何谈知识的共享。组织内员工知识的共享是需要场所与条件的,而我国大多数单位缺少知识交流与共享的适合场所,“知识社区”尚未形成。2知识和共享障碍的处理2.1加快隐性知识的交流与共享有效的知识管理必须依靠信息技术的支持,技术在知识管理中的价值在于它能扩展知识传播的领域,提高传播速度。建立组织的系统软件、内部网(Intranet)、外部网(Internet)、知识库以及人工智能、专家系统等,使获取、转化、共享知识最大化并更易于操作,如采用电子讨论系统,让员工写下他们的经验和最佳实践,存储到讨论数据库中,以利于交流和共享;在intranet上应用专家系统可加快专家隐性知识显性化的速度;可借助群件等开发工具,总结员工技能、经验和诀窍等,一定程度上加快隐性知识交流与共享的进程;建立“寻人数据库”“知识地图”与专家网络系统等,让员工迅速地找到拥有某种隐性知识的人员。还可以通过视频技术使分处不同地域的人面对面交流,消除空间距离造成的障碍。通过搭建交流的技术平台,组织成员有自由的交流空间,可以在网上与业内外人士自由交流思想、观点、工作经验等,使组织的知识得以共享和增长,并能将隐性知识显性化。2.2通过标准化进行知识管理组织知识分类和标准化的推行,其目的在于更好地共享和应用知识。分类既要根据岗位、专业进行,也要按照局部知识和全局知识、例常知识与例外知识进行。局部知识是组织内某一部门、某一小组应共享的知识,全局知识则是组织整体各部分都应有的知识。这样分类的好处在于可以根据不同层次进行培训和共享。例常知识指的是经过实践检验的已成熟的知识,它可以编码并进行标准化处理和建立知识库。例外知识则是主要依靠人的参与,特别是行家里手根据实际情况灵活处理的知识,这部分知识个性化较强,要进一步完善、成熟并接受实践检验,从而转化为例常知识。这样分类的好处是可以将例常知识标准化,即有利于计算机处理和员工共享,又有利于组织对外的一致性。总结世界上许多先进国家开展质量管理经验的基础上开发出来的ISO9000族标准体系在世界范围被广泛接受,证明标准化管理的生命力。标准化的根本目的是保证全面质量,具体做法是将管理过程系统化、规范化、文件化,基本要求是员工必须依标准行事,这样员工的好经验就必须贡献出来形成标准,成为组织知识库中的一部分。ISO9000国际标准的实施,不但有效的防止因员工“跳槽”所带来的知识缺损,而且有利于新加入组织的员工迅速地共享组织已有的知识,还有助于组织隐性知识的显性化。标准化管理对数据、信息和知识的整理、分类和处理使之便于使用和共享。因此,当前标准化管理仍是知识管理的重要手段之一。2.3知识共享机制的创建学习型组织的本质特征是“善于不断学习”,其含义有四点:(1)终身学习;(2)全员学习;(3)全过程学习;(4)保持学习能力。在学习型组织中,学习、知识共享、提高员工将是组织的一项重要职能和目标,组织会开展经常性的培训以及团队学习活动。在学习型组织中,学习已经内化为组织的日常行为,溶入到员工的“共同愿景”之中。传统的管理观念认为知识的管理须从管理层的命令开始,等级明显,层次繁多,知识的自由沟通不畅。创建学习型组织应首先清除知识共享的组织障碍,推行组织结构的扁平化。学习型组织的员工大多有独立主见,术业有专攻。组织结构的扁平化,可以弱化等级关系,使他们承担更多责任,激发个人的创造性,形成畅通的沟通,这样便能产生开放的学习型和成长型的知识共享机制。“尊重知识,共享知识”的组织文化为知识共享机制的创建提供了丰厚的土壤。这种组织文化的内容有:相互信任,这是知识共享和交流的基础;开放式交流,每个人都要为组织的知识库做出贡献;学习,将学习作为一项终生任务和一种生活方式,有义务汲取最多最好的知识;共享,人人有义务推进组织知识库的良好运行,以传播、获取、创造和应用新知识为乐事,并不认为分享知识会危及自身利益。2.4建立信用体系组织建立知识共享的激励机制应注意下列原则:2.4.1合理回报原则组织应为知识的提供者创造宽松的奖励措施,一方面要对其在新知识的研发过程中的付出绝对给予补偿,另一方面又要按知识对组织的贡献大小给予奖励性报酬,这种报酬既可以是物质的如奖金、股权,也可以是精神的如知识署名制。总之应使个人贡献知识的回报大于囤积知识的回报。2.4.2信用原则要激励人们愿意共享自己所拥有的知识,必须要有组织的信用体系做保证,即互惠是组织文化的一部分,个人贡献出来的知识不会被他人盗用或滥用。信用体系的建立应注意:一是信用必须是有形的,让员工看到因分享知识而获得荣誉;二是信用必须全面彻底,如果部分知识市场中没有信用,那么整个组织的知识共享就会降低效能;三是信用必须从领导层做起。2.4.3与业绩评估联系的原则将知识共享作为正规化业绩考核的一部分。让员工表明管理层正在关注并赞赏他们积极的知识共享习惯,将知识业绩作为晋升的综合因素的一部分。2.5知识主管:进行综合管理为了把握迅速膨胀的知识和信息,组织有必要设立知识管理部门,增设知识主管(CKO)。知识管理者不仅是技术专家,了解哪些技术有助于知识的获取、储存、利用和共享,而且还是战略专家,他要求组织领导层把集体知识开发、共享