精典、有创意的活动执行方案

2021/10/10

1事件策划与执行培训内部培训资料团队组成和时间表活动场地车辆安排来宾接待(记者)现场布置后勤工作媒体接待基础文件说在前面的话

目的和程序

前期准备

预

算构

思团队组成项目推进表

工作说明书

选择要求

场地情况停车场接待用车特殊嘉宾核心内容→→▶→2021/10/102③

1

个目

的口满足客户要求公关策划321法

则02)口

符合定位支持品牌/产品定

位口结果导向方案的可行性>

符合客户要求①

3

个

前

提

：□

产品同质化>传播策划□

媒体资源有限化

议题策划□传播手段重复化

>

主题策划2021/10/10

3说在前面的话2

个

关

键

点确定你的目标---意味着了解如何选择最近和最稳妥的道路判

断

三抛弃一切非目标必须的华丽想法判断二在活动中体现什么内容判

断

四

：不做无法改变事实的努力判断一：采取何种方式前期准备-目的2021/10/104与客户共同陈述项目的目的与客户反复讨论达成一致尽快让项目组成员参与讨论如何衡量项目效果?怎样使项目效果可层

程

5J所

需

时

间

资

源

人

力

资

源

/

预兄

经

有

的

?大亡

口

能

有

的

?定位准确定义清楚确定资源公布项目的评估标株准

可

包

括

时

间

/

数

量

/

质

量

/马前肾模桶议酸读定清是的异集列出所需资源检查已有资源寻求可调用资源2021/10/10

5前期准备-确立目标的程序在三分钟内向新成员解释清楚项目目标确定必须成本>来宾交通及接待

>场地施工和装饰

>工作人员费用纳入非必须成本

>表演和娱乐>主持人等其他先

确

定

预

算

，再

确

定

计

划

是稳

妥

的

方

法2021/10/10

6前期准备-预算·摒弃头脑中所有杂念，全心全意地想象活动的

全过程，这个想象应至少重复三次，并将你想

象的全过程详细地说给你的团队，以便获得补

充

：-每个环节可能出现问题的地方-每个环节所需用到的物料-每个环节是否可以再优化-每个环节是否给人惊喜●在构思完成后，再次检查你的目的是否达到?

·在构思完成后，再次检查你的预算是否足够?2021/10/10

7前

期

准

备

-

构

思确定你的供应商■

供应商列表和对应联系人：■

场地■

搭建■

租车/礼仪■

摄影摄像

■

其他■

项目负责人■

参与部门■

项目所必须的人员配备2021/10/10

8团队构成和时间表-团队确定你的工作团队团队构成和时间表-项目推进表·项目推进表(为可控因素预留必要时间：比正常

时间

多

1

/

3

)-项目执行：为每个成员制定每日工作协调内容-物料清单：列举已有物料及需要准备的物料-人员分工：列出每个子项目负责人·必须首先确定不可控因素：

障碍来自哪里?

一场地：如果不及时确定可能租不到合适的场地-重要来宾：他们的时间、行程是不确定的-其他不可控因素·预定的检查时间通报：一向所有成员报告每日工作的完成情况，分享你的完成快乐，也分享

别人的完成快乐-使其他成员知道应该沿着你完成的项目去做什么?221

应

付

意

外

情

况，

赢得

补

救

机9所

有

子

目

标

的

完

成

将

自

然

导

致

总

目

标

的

完

成

定

子

目

标的原则丁

·与所有成员逐个讨论总目标定

子目

标的

程

序明确每个成员的工作及在总体任务中的位置为每个成员限定目标要求及资源定

子

目

标

时

的

问

使每个成员了解子目标，但同时知道总目标每个个体都应该拥有完成子目标所相应的权利运用子目标来限定责任和要求项目推进表的分解---正确制定并运用子目标2021/10/10

10P

下可

能

出

错

的

就

一

定

会

出

错

!2021/10/10

11·活动基本要素(时间、地点、参与人、主题、流程等)

·活动物料汇总·部门工作(接待)流程和要求·活动现场具体分工(人员位置和要求)·文案准备-新闻稿-主持人台本-领导讲话稿-重要领导的现场文件夹内容资料·

通讯

录团队构成和时间表-工作说明书2021/10/10

12工作说明书的主要目的---确定活动基本要素/相互关系及检查点·明确活动基本要素利于活动掌控-参与人员的工作指导，提升工作效率-新增人员的活动手册，利于快速到位(补位)·

相互关系的确认-部门之间的配合和各自负责人；-哪些事情可以同时进行；-完成项目的方式可能不止一种，通过相互关系的检查可以使你找到最好的方法；·检查点可为我们提供补救的机会-定期的回顾和检讨：在每隔固定时间由所有成员在一

起检查项目进展，并对意外情况作出补救。2021/10/10

13●

需

要

类

型

：

考

虑

活

动

类

别、

主

题、

品

味

要

求·

来

宾

人

数

：

测

算

最

小

面

积

要

求·

活

动内

容

：

是

否

有

特

殊

物

品

摆

放，

是

否

需

特

殊设

施?

是

否

有

顶

高

要

求

?

是

否

有

破

坏

可

能

?●

周

边

环

境

：

交

通、

噪

音、

光

线

、

用

餐

及

住

宿●

气

候

条

件

：

防

雨、

防

寒、

防

暑、

日

落

时间

·费用限制：能够用于场地租赁的最高限额2021/10/10

14场地选择-

列出要求·

是

否有

档期

?·是否有足够的布展时间?●

场地需要清空吗?场地清空需要付费吗?●

场地清扫需要特别安排吗?●

场地可容纳多少人?·使用该场地是否需要办理特别手续?·是否有噪音及安全、清洁方面的要求?·

场地能够提供什么设施?它们是否收费?●

现场视觉效果如何?是否有遮挡视线的装饰?●

场地有多少卫生间?条件怎样?需要装饰吗?·是否有供贵宾和工作人员休息的地方?·场地自身工作人员的素质如何?是否有类似活动的服

务经验

?2021场地是否有存放杂物或资料的地方?场地选择-询问15●

停

车

场

在

哪

里

?

从

停

车

场

到

活

动

场

地

步

行

需

要

多长时间?通过哪些线路?●停车场的开放和关闭时间?●

停

车

场

需

要

什

么

凭

证

?

·

是

否

可以

专

辟

停

车

场

?

·是否有VIP专用停车场?·是否有“停车已满”标志牌?●

停

车

场

是

否

有

保

安

管

理

?·工作用车停在哪里?是否需付费?2021/10/10

16车辆安排-停车场●

来

宾

来自哪里

?

何

时

启

程

?

正

常

何

时

抵

达

?●

以

每

半

小

时

为

单

位，

列

出

航

班

抵

达

时

间

表，

并

据

此

确

定

每

班

班

车

的

间

隔

时

间

、发

车

辆

数●

班

车品

牌

?

新旧

程

度

?●司

机

素

质

如

何

?

会

否

迷

路

?

联

系

方

式

?●

班

车

途

经

路

线

是

否

有

拥

堵

可

能

?●

预

留

至

少

—

辆

机

动

车

辆2021/10/10车辆安排-活动班车17车辆安排-特殊来宾接待·特殊来宾有多少人(正确职务)?他们启程和抵

达的精确时间表?是否

陪同人员?入住酒店?

入住时间和离开时间?●

特

殊

来

宾

的

级

别

是

否

有

差

别

?

他

们

是

否

要

求

乘

坐

不同档次的车辆?·

特

殊来

宾

的

行

程

安

排(活

动当

天

),

征

求

本

人

或

随从的意见；活动前是否观看场地并参加彩排?●由谁

接

待

?

期

间

是

否

有

其

他

安

排

?(

会议?

用

餐

?

)●特殊来宾的活动文件夹准备：简易流程、讲话稿、

行

程

提

醒2021/10/10

18●

当

来

宾

准

备

赶

赴

机

场

时

，

接

待

工

作

已

经

开始：-来宾是否拿到了正确的机票?-来宾是否方便抵达机场?-当来宾抵达机场时是否安排工作人员办理手续

?-来宾是否知道下飞机后应该如何做?●

突

发

情

况

处

理

：一航班延误-个别来宾迟到2021/10/10来宾接待19●

当

来

宾

走

下

飞

机

后

：-

确

保

第

一

时

间

知

道

接

站

人

位

置-

在

班

车

等

候

时

间

不

能

超

过

3

0

分

钟-在班车行程中为来宾播放轻松音乐●

突

发

情

况

处

理

：-

班

车

损

坏-

部

分

来

宾

延

误-

班

车

迷

路2021/10/10

20来宾接待●

当

来

宾

抵

达

接

待

区

时

：-确保第一时间看到接待人员和接待指示牌-

预

估

每

批

来

宾

人

数

，

保

障

足

够

的

接

待

人

力-

如

果

是

入

住

酒

店

，

最

好

提

前

拿

到

所

有

来

宾

入

住房间，以节省来宾登记时间，并在登记完

成

后

交

酒

店

总

台-在接待区预备休息区-如果是直接进入会场，应准备存衣处、行李

寄存处

，

并有专人管理

，

预备存衣牌●

突

发

情

况

处

理

：2021/171因交通原因突然导致来宾人数剧增

21来宾接待·

来

宾

登

记

时

应

了

解

什

么

?-

活

动

的日

程

安

排-

活

动

所

需

佩

戴

证

件

及

使

用

要

求-

活

动

场

地

平

面

图

及

入口

、

出口、

卫

生

间

位

置-何时可以离开?离开机票领取的时间和方式-来程时的费用报销时间、地点、方式-

离

开

时

是

否

有

班

车

接

送

?-

用

餐

时间、

地

点

?

用

餐

凭

证

?2021/10/10

22来宾接待●

当

来

宾

进

入

酒

店

房

间

休

息

：

一准备小型欢迎卡-确保来宾能够迅速联络接待人员-

是

否

需

要

提

前

清

空

房间

内

的

收

费

物

品

?-

房间

内

是

否

需

要

准

备

鲜

花

及

水

果

?-

房间

内

应

准

备

当

地

旅

游

手

册

及

地

图2021/10/10

23来宾接待●来宾行走线路现场勘察：-场地有多少入口?是否可以确保来宾从指定入口进

入

?-来宾人数有多少?是否能够及时顺畅地通过入口?-入口是否需要铺设红地毯?-在抵达会场途中是否要穿越其他场地?是否有明确

方向指示?-来宾进入会场后是否能够立即找到自己的位置?-不同类别的来宾是否需要分别设定入口?-是否有来宾需要特别休息室?2021/10/10

24现场布置●

搭建施工-保证施工期间的用电及保安-保证施工用料的摆放位置-检查施工单位用料摆放是否合理-

搭

建

完

成

时

间

应

保

障

至

少

1

2

小

时

的

彩

排

时

间-务必进行最大负荷电量测试-

施

工

完

毕

后

应

清

理

一

切

施

工

痕

迹-确保用电线路安全隐秘2021/10/10

25现场布置●

舞台布置-保障上场及下场通道畅通-后台有方便快捷且安全的物品存放处-来宾上下舞台通道地板检查，是否有松动可

能舞台布置的设备不能遮挡现场摄影摄像视线-

确

保

来

宾

无

法

进

入

后

台2021/10/10

26现场布置●

来

宾

区

域贵宾

席

如

何

布置

(

座

位安

排图

)

?

是

否

需

要

名

签

或

椅

背

签

?-为外籍人士座位的侧后方安排翻译人员座位-来宾的通道是否畅通?