档案管理制度

档案管理制度为加强全厅档案管理工作，有效保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》《机关档案工作规定》等法律法规，结合我厅实际情况，特制定本制度。第一章 

工作职责第一条 

成立由档案工作分管厅领导、办公室及相关部门负责人组成的档案工作领导小组，协调处理档案工作重大事务和重要事项。第二条 

建立以厅办公室为主、各处室内勤人员组成的机关档案工作网络，负责各处室职责范围内档案材料的收集、整理和归档工作。（一）办公室负责指导各处室进行档案的收集、整理，督促各处室按时立卷、归档；按国家标准及时将归档文件进行整理、分类、立卷、保存；做好档案资源的开发利用，积极主动提供档案服务。（二）各处室负责收集本处室工作中形成的文件材料和业务资料，进行归档、整理和预立卷后，向厅办公室移交。第二章 

归档管理第三条 

厅机关档案资料分为文书档案、会计档案、业务档案、声像档案、实物档案等。厅机关各处室在各项工作中形成的具有保存价值的材料（含文字、图表、声像、光盘、实物等）应当指定专人负责收集、整理，于次年4月30日前或本项工作结束后向厅办公室移交归档。第四条 

文件材料归档范围归档范围:反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料;机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公XX益等方面具有凭证价值的文件材料;本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料;下级机关报送的重要文件材料;其他对本机关工作具有查考价值的文件材料等。不归档范围:上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等;本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料;同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料;下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。第五条 

归档的文件材料应齐全、完整，能系统、准确地反映我厅在各项工作管理等方面的真实内容;归档文件的书写笔迹和载体材料要能耐久保存。第六条 

归档的文件材料应为原件，因故无原件的，可归档具有凭证作用、法律效用的文件材料，并注明原因。文件材料归档后不得更改。发文必须包含盖有公章的正文、附件、定稿，其定稿必须由厅领导在发文稿纸上签字；收文应有正文、附件、处理单。第七条 

会计档案应由财务人员按照《会计档案管理办法》整理后装订成卷。由部门保管一年，期满之后，指定专人编制移交清册，于每年的6月底前移交厅档案室统一保管。第八条 

业务档案实行预立卷制度，由各业务处室按照职责分工归口负责。行政许可档案按照《安全监管监察部门许可证档案管理办法》进行预立卷整理；事故档案按照《生产安全事故档案管理办法》进行预立卷整理；应急管理部尚未公布整理标准的业务档案按照科技档案立卷标准进行预立卷。第九条 

档案管理人员应在每一类档案整理上架后及时进行统计，统计数据必须保证准确无误，不得弄虚作假。第三章 

档案库房管理第十条 

档案库房、办公室、阅览室要做到“三室分开”，非管理人员不得擅自进入库房。第十一条 

库房面积应满足未来5年以上档案存放需要，库房柜架要排列有序，归档的各门类档案排列整齐、美观、规范，与档案数据库中的目录一一对应，便于查找利用。第十二条 

档案管理人员应定期对库房的设施和安全进行检查；保持各项设施设备完好无损；定期开窗通风；调节库房温度、湿度；保持库房整洁卫生。第十三条 

库房要做到防高温、防潮、防虫、防盗、防尘、防水、防鼠、防火、防光、防污染、防有害生物，确保档案安全。第四章 

档案信息化管理第十四条

厅办公室负责对电子文件归档的指导、验收以及接收后的编目、保管和提供利用。科技与信息化处对电子文件的归档提供协助和支持，采取必要的计算机和网络安全措施做好电子档案安全保密工作，

第十五条 

归档电子文件的类型主要包括：文本文件、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、超媒体链接文件等。电子文件的归档范围、保管期限和密级划分，参照有关纸质文件归档的规定执行。

第十六条 

电子文件归档时，机读目录、相关软件、其他说明等应与相对应的电子文件一同归档保存。移交与接收处室均应对其载体的技术环境进行检验，确保载体清洁、无划痕、无病毒等。

第十七条 

各处室应在每年4月30日之前将上一年度应归档的电子文件随纸档案一并向档案室移交归档。重大活动、重要会议的电子文件应在活动结束后及时归档。

第十八条

 电子档案（除业务档案外）仅限于本单位工作人员查询。涉密档案不得在网上提供查询。电子档案存储介质如移动硬盘、U盘应由专人保管、专门使用，禁止带出机关使用，外来存储介质禁止在档案计算机上使用。第五章 

档案利用和借阅第十九条 

厅机关干部职工借阅档案，必须履行登记手续。归还时，档案人员要详细检查;对未归还的档案，档案管理人员要做好登记清理，及时收回。第二十条 

外单位人员借阅档案，需持本单位介绍信，经分管厅领导或办公室负责人批准后，方可借阅。本厅干部职工查阅档案一般只限于在厅机关查阅，如有特殊原因需借出，应当办理借阅手续，借阅时间不得超过1个月。严禁将档案带入公共场所。第二十一条 

查阅档案如需摘抄、复印，须经档案管理人员同意，涉密档案不得摘抄、复印、拍照。第二十二条 

档案借阅人员必须保证档案的完整和安全性，不得转借、拆散、涂改、抽换、损坏、丢失和泄密，如有损坏或丢失视情节轻重按有关规定处理。第二十三条 

会计档案除本单位财务部门有权查阅外，其他部门查阅须经财务部门负责人同意。会计档案原则上不得借出，如有特殊需要借出，须经本单位财务工作分管领导批准，并限期归还。第二十四条 

档案管理人员要严格按查阅范围提供档案资料，不得擅自扩大知悉范围。第六章 

档案鉴定销毁第二十五条 

定期开展档案销毁鉴定工作。由厅档案工作分管领导组织，相关处室业务人员与档案工作人员组成鉴定小组。根据有关规定和标准，对已过保管期限的各类档案进行鉴定。   第二十六条 

销毁档案应当填写档案销毁清册，经厅档案工作分管领导审查批准，并报送主管部门进行鉴销。为防止泄密，涉密档案销毁工作由办公室专人负责执行。第二十七条 

销毁档案后，应将销毁清册及手续材料存入档案全宗卷中，并在原档案目录上加以标识。第七章 

其他第二十八条 

档案服务外包工作应遵守《档案服务外包工作规范》（DA/T68.1-2020），避免因档案服务外包引起档案实体受损毁，或造成国家秘密被泄露。第二十九条 

发现档案丢失、泄密应立即报告，迅速采取补救措施，及时挽回损失。第三十条

 对因工作失职、违反规定造成档案受损或泄密者，应视情节轻重，给予处罚。对造成档案遗失、损坏的应追究直接责任人的责任。第八章附则第三十一条 

本制度所称预立卷是