抢在时间前面的7条捷径

欢迎阅读本文档，希望本文档能对您有所帮助!欢迎阅读本文档，希望本文档能对您有所帮助!感谢阅读本文档，希望本文档能对您有所帮助!感谢阅读本文档，希望本文档能对您有所帮助!欢迎阅读本文档，希望本文档能对您有所帮助!感谢阅读本文档，希望本文档能对您有所帮助!抢在时间前面的7条捷径阅读本书需要50全钟。按照书中方法去做，你会发现原来一天8小时做的事情，现在只需要不超过3小时就能完成。于是，你得到了5小时的回报。这就是为什么有的人做出了超出常人10倍的业绩，这就是为什么有的公司一年内创造了通常需要走10年的奇迹，这就是为什么有13岁的少年能够与19岁的同学坐在同一间听课。抢在时间前面改变了这所有的一切。第一条捷径制定计划明确目标1、把你的目标列出来人要获胜必须具备一种品质，那就是目的明确，知道自己需要什么，并且迫切渴望达到这一目的。无论你拥有怎样的价值观，你都不能否认这样的事实，水平越高能力越强的人，其行为的目的性越强。在你开始之前，你必须确定你在生活的每一个领域要达到什么目标。明确什么是个人生产力方面最重要的概念。一些人能用较快的速度完成更多的工作，其最重要的原因是他们绝对明确自己的目标和目的，他们不会偏离自己的目标和目的。你对自己想要的东西和你要实现这一目标必须做的事情越清楚，你就越容易克服拖延，也就越容易着手完成任务。拖延和缺乏动力的一个重要原因是对要做的事情以及做事的先后秩序和做事的目的含糊、迷惑和三心二意。你必须避免人们常犯的这种毛病，做任何事情都要尽量明确，从而可以集中你的全部力量。下面是成功的重要规则：写在纸上后再认真思考。写在纸上的目标具有能量。只有大约3%的成年人拥有明确的书面目标。跟那些受过同等教育和具有同等能力或者甚至获得更好教育和具有更强能力但——不管由于什么原因——从不花时间确切地写出他们希望达到的目标的人相比，拥有明确书面目标的人取得的成就是他们的五到十倍。有一个确定和实现目标的定理，可供你在你今后加以利用这个定理包含七个简单的步骤。采取这七个步骤中的任何一个步骤，都可以使你的效能提高一倍到二倍。事实表明，采用这种简单的七步方法的人，在几年之内，或者甚至在几个月之内，大大增加了他们的收入。第一步：确定你所要的东西。你自己决定，或者坐下来同你上司讨论你的目标和目的，直到你非常明确你该做什么事情和做这些事的轻重缓急循序许多人由于没有同他们的经理进行这种重要的讨论，从而在一些低价值的任务上耗费许多时日，他们的做法真是令人迷惑不解。史蒂芬·柯维说：“在你开始攀登成功之梯时，首先要确定这部梯子靠对了地方。”第二步：写下来。写在纸上后再认真思考。把你的目标写下来后，你要逐步明确并使之具体化。你创造了你看得见摸得着的东西。另一方面，没有写下来的目标或目的只是一种愿望或幻想。它没有能量。没有写下来的目标会导致迷惑、含糊、迷失方向和无数的错误。第三步：对你的目标确定一个截止日期。没有截止日期的目标或决定就没有紧迫性。它没有真正的开始或结束。没有具体的截止日期确定或接受完成任务的具体责任，你自然会拖延，完成得很少。第四步：把你能想到的为了实现你的目标你必须做的每一件事情都列出来。当你想到新的活动时，把它们加到你的清单中去。不断地往你的清单上加东西，直到完善。有了这张清单，你对任务或目的就一目了然。它使你有章可循。它能大大增加你实现目标的可能性，因为你已经明确你的目标并且已经把它列到日程表上了。第五步：把这张清单变成一项计划。根据轻重缓急秩序安排好你的清单。花几分钟时间考虑什么是你必须首先做的，什么是你可以晚些时候再做的。确定什么是必须在做其他某件事情之前必须做的，什么是必须以后做的。如果能在纸上列出一系列表格，使你的计划一目了然，那就更好。如果你把计划细分成一些单个的任务，你会感到惊讶，原来要实现你的目标是那么容易。有了写下来的目标和制订的行动计划，你就比那些把目标放在心里的人更多产和更有成效。第六步：立即根据你的计划采取行动。一个认真执行的普通计划，要比什么也没有做的宏伟计划要好得多。你要获得任何成功，执行是关键。第七步：每天都要下决心做一些能使你更接近目标的事情。把这一系列活动列入你的日常日程表。如：读上几页跟主要目标有关的书籍。拜访几位可能的主顾或客户。进行一段体育锻炼。学习一些外语新字。总之，不要浪费每一天。不断往前走。一旦开始行动，就要继续保持行动。不要停下来。这一决定，这一原则可以使你成为你这一代人中最富有成果和最成功的人之一。明确写下来的目标对你的思想会产生很好的影响。它们能激励和刺激你采取行动。它们能刺激你的创造力，释放你的能量，并帮助你战胜拖延习惯。在成就的熔炉中，目标是燃料。你的目标越大、越明确，你要实现这些目标的兴趣就越浓。你对目标想得越多，你要完成这些目标的动力和愿望就越强。多想想你的目标并每天都对它们进行评估。每天早晨开始工作的时候，你就可以完成的最重要的任务采取行动，以便实现你上前最重要的目标。2、事先作出每天的计划你一定听过这个古老的问题：“你怎样吃掉一只大象？”当然，答案是：“一口一口地吃。”你把一项艰难的任务分解成一步一步的具体活动，然后从第一个活动开始。你思考、计划和作出决定的能力，是你战胜拖延和提高你的效能的最有力的工具。你的确定目标、作出计划和采取行动的能力决定你的生活道路。思考和计划可以释放你的思维能力，激发你的创造力，增加你的脑力和体力能量。相反地，没有计划的行动是每次失败的原因。你在行动之前周密计划的能力，是衡量你总体竞争力的标尺。你计划得越好，你就越容易战胜拖延，着手开始，能做多少就做多少，然后坚持做下去。你工作中最重要的目标之一应当是使你在心智、情感和体力方面的投入获得最大回报。好消息是，在计划方面多花一分钟，在执行过程中就可以少花十分钟。你为每天工作作出计划只需花大约十到十二分钟，但投入这一点时间可以使你在一天中不会浪费时间和作出漫无目的的努力，使你至少可以节省二个小时间（100-120分钟）。如果你想一想计划对提高你的业绩是多么有帮助，你就会感到惊讶，为什么每天作出计划的人那么少。计划做起来实际上很简单。你所需要的只是一张纸和一支笔。你坐下来把你要做的事情列出来，然后再开始做。按列出的清单去做。出现新东西时先加到清单上，然后再去做。从你开始完全按所列清单工作的第一天起，你能把你的效能提高25%以上。在前一天晚上，在工作日结束的时候列出你明天要做的事情的清单。把你还没有完成的工作列到你下一天的清单上，然后再加上你第二天必须做的事情。如果你在前一天晚上就把清单列出来，你在睡觉的时候你的潜意识就会整夜考虑这张清单。你醒来的时候常常会有奇思妙想，你可以利用这些奇思妙想把你的工作做得比你原先想的更快更好。你事先把你要做的事情列成清单花的时间越多，你的工作效率就越高，工作就做得越充分。为了达到不同的目的，你就需要列出不同的清单。首先，你应当列出一张主单，列出你能想到的在未来某个时候要做的所有事情。你要把所想到的所有念头和所有新任务或职责都写出这张纸上，然后再把它们分门别类地整理出来。第二步，你应当在每个月月底为下个月列出一张月单。这张月单可以有从你的主单上转过来的项目。第三步，你应当列出一张周单，事先把你整个下一周的工作做个计划。这张周单应当在本周就开始做起来。这种系统的时间规划原则对你可能非常有帮助。许多人对我说，每周末花几个小时计划下周的工作，这一习惯大大提高了他们的效率并彻底发迹了他们的生活。这一方法对你很有用。最后，你应当把你月单和周单上的项目转到你每天的日单上。日单上所列的都是你第二天要完成的具体活动。你工作了一整天，把完成的工作项目从日单上一项项勾掉。这使你对所完成的工作一目了然，从而产生一种成就感和激励你前进的动力。看到你按日单逐步完成你的工作，能够给你激励和动力。这样做能提高你的自信和自尊。看到工作稳步取得进展，会激励你前进的通气并能帮助你战胜拖延。当你有任何种类的工作项目时，先把你完成这一项目从头到尾所要完成的每一步都列出清单，然后根据轻重缓急秩序和前后程序组织安排该项目中的每项工作。把这种清单别在你的文件最上面或者输入你的计算机，以便你能看到它们。然后开始着手工作，每次处理一项工作。你会惊奇地发现用这种方法干得有多快。当你按照清单一项项干下去，你会感到越来越有成效，越来越有劲。你会感到更能控制你的生活了。你自然会产生做更多工作的冲动。你会更善于思考和更有创造力，并且具有更好的洞察力，从而使你工作得更快。当你按照清单一项项干下去，你就会产生一种战胜拖延积极向前的动力。这种进步感将使你更加精力充沛，使你整天都不觉得疲劳。提高个人工作效率最重要的规则之一是10/90规则。这条规则说，在开始工作之前，你先花10%的时间计划和组织你的工作，就能在你开始工作后节约完成工作所需要的时间多达90%。你只要试一试这条规则，你就会发现所言极是。只要你先计划每一天的工作，你就会发现工作做起来就容易得多。工作做得比以前更快，更顺利。你感到更加自信，更有竞争力。你最终会想停都停不下来。3、把80/20规则运用于每一件事情80/20规则是所有的时间和生活管理概念中最有用的概念之一。这一规则是意大利经济学家维尔弗雷多·帕累托奠定的，他在1895年首次提出这一规则。这一规则也被称作“帕累托原则”。帕雷托注意到，在他所在的那个社会中，人自然地分成“重要的少数”（以金钱和社会影响来衡量占20%的上层社会优秀分子）和“不重要的多数”（底层的80%）。他后来发现，实际上所有的经济活动都服从这一帕雷托原则。例如，这一规则说，你20%的活动获得的成果在你所有成果中占80%，你20%的客户占你80%的销售量，你20%的产品或服务占你80%的利润，你20%的任务占你80%的价值，如此等等。这就是说，如果你列出十项要做的工作，其中的两项的价值等于或超过其余八项价值加起来的总和。这是一项令人感兴趣的发现。这些任务可能要花同样多的时间去完成。但是，这些任务中的一项或两项任务的价值是其余任何一项任务的五倍或十倍。在清单列出的你必须做的十项任务中，有一项任务的价值，常常比其余九项任务加起来的价值还高。这个任务就是你应当首先完成的任务。你能猜出一般人最容易拖延的是什么任务吗？令人意想不到的事实是，大部分人拖延清单上最重要的10%或20%项目，而这些项目却是最有价值和最重要的，是“重要的少数”。他们忙碌的是不怎么重要的80%，即对结果没有多大影响的“不重要的多数”。你常常能看到有些人似乎整天都在忙忙碌碌，但成效甚少。这是因为他们忙碌的是一些低价值的任务，但却拖延一两项可能会对他们的公司或事业产生真正重大影响的活动。你每天能完成的最重要的任务往往是最艰难和最复杂的任务。但是，圆满完成这些任务的回报是巨大的。正因为如此，你必须坚定不移地拒绝做最下面的80%的工作，如果你不像最上面的20%的工作还没有完成的话。你在开始工作之前，首先要问一问自己：“这项工作属于最上面的20%吗？”规则：抵御——首先清除小事情的引诱。请记住，不管你选择先做什么事情，久而久之就会成为一种很难改的习惯。如果你选择每天一开始先做低价值的工作，你很快就会养成先做低价值工作的习惯。这不是那种你希望养成或保持的习惯。一开始就做重要工作中最艰难的部分。一旦你实际开始做重要的工作，你就很自然地有兴趣继续做下去。你思想上喜欢忙于可以真正取得效果的重要工作。应当不断地加强这种乐意做重要工作的意识。只要想一想开始和完成一项重要的工作就能给你动力并帮助你战胜拖延。事实是，完成一项重要工作所需要的时间往往跟完成一项不重要的工作所需的时间是一样的。区别在于你完成重要和有意义的工作能获得很大的自豪感和满足感。然而，当你完成一项低价值的工作时，用了相同的时间和精力，但你得到的满足感很小或根本得不到满足感。时间管理实际上是生活管理，个人管理。它实际上是控制事件发生的秩序。时间管理就是掌握你下一步要做什么。你总是可以自由选择下一步将要做的工作。你在重要和不重要的工作之间进行选择的能力是你在生活和工作中能否获得成功的重要决定因素。工作卓有成效和富有成果的人总是锻炼自己先开始做摆在他们面前的最重要的工作。他们强制自己先做最重要的工作，不管那是什么样的工作。结果，他们获得的成就比普通人大得多，从而也比普通人快乐得多。这也应当成为你的工作方法。4、考虑后果每个已经成为伟大的人，每个已经获得成功的成功人士，他们成功的秘诀是能把自己的力量集中在某一具体的方面。优秀思想家的特点是他或她准确预见做某件事或不做某件事的后果的能力。任何工作或活动的潜在后果是确定它对你和你的公司有多重要的主要依据。这种评估一项工作的重要性的方法也适用于你如何确定下一项工作该做什么。哈佛大学的爱德华·班菲尔德博士经过十五年研究得出结论，认为美国社会和经济地位上升的人最重要的特点是具有“长远观点”。在决定你在生活和工作中是否成功方面，长远观点比家庭背景、教育、种族、智商、社会关系更重要，实际上比任何其他的单一因素更重要。你对待时间的态度，你的“时间地平线”，对你的行为和你的选择产生重大的影响。跟不大考虑未来的人相比，能够从长远观点来看待生活和职业前途的人似乎能对自己的时间和活动作出更好的决定。规则：从长计议能改善所作出的短期决定。成功的人都有明确的未来方向。他们能想到未来五年、十年、二十年。他们分析目前所做的选择和行为，确保这些选择和行为符合他们所希望的长远未来。在你的工作中，如果能很明确地知道从长远看什么是对你真正重要的，那么，你就很容易就短期的轻重缓急作出更好的决定。根据定义，具有长期潜在后果的事情就是重要的事情。很少具有或根本不具有长期潜在后果的事情就是不重要的事情。在开始做任何事情以前，你应当首先问自己，做这项工作或不做这项工作的潜在后果是什么？规则：未来的意义影响并往往决定目前的行动。你对你的未来意向越清楚，这种清楚对你目前所做的事情的影响就越大。只要有了明确的长远看法，你就能很好地评估目前的活动并确保这一活动是符合你的最终目标的。成功人士是那些不轻易满足并愿意作出短期牺牲而能获得长期更大的回报的人。另一方面，不成功的人是那些更多地考虑短期的快乐并容易满足的人，他们不怎么考虑长远的未来。失败者所做的是缓和紧张，胜利者所做的是实现目标。例如，提早上班，阅读你那个领域的期刊，参加培训以提高自己的技能，集中精力做好你工作中的高价值任务，这些加在一起就会对你的未来产生很大的积极影响。另一方面，最后一刻才赶来上班，读读报纸，喝喝咖啡，跟同事交际，从短期来说可能是很愉快的，但是，从长期来看，这样做肯定会影响你的晋升，导致无所作为和沮丧。如果一项工作或活动具有很大的潜在积极后果，就得把它列在优先位置并立即动手去做。如果某件事情不赶快做好的话可能会产生巨大的消极后果，那也得列在优先位置。任何必须做的事情，就要下决心把它做好。动力需要刺激。你的一个行动或行为对你的生活可能产生的积极的潜在影响越大，一旦你明确地确定之后，你受到的刺激就越大，就有动力战胜拖延并迅速把它做好。不断地开始和完成那些能对你的公司和你的未来产生重大影响的任务，就能使你集中精力和勇往直前。时间的脚步不会停留。问题是你怎样利用它，到周末和月底的时候你能达到什么目标。而你能达到什么样的目标在很大程度上取决于你对你的短期行动可能产生的后果考虑了多少。经常考虑你的选、决定和行为的潜在后果，这是确定你工作和生活中真正的轻重缓急秩序的最好方法之一。5、不断地实践ABCDE方法成功的第一条法则是把精力集中在一点，直接对准中心，使所有的力量都转移到这一点，决不左顾右盼。你在开始做以前在制订计划和确定轻重缓急秩序方面投入的思考越多，一旦你动手做，你能做的重要事情就越多而且完成这些事情的速度就越快。这项工作对你越重要，你战胜拖延和投入工作的劲头就越大。ABCDE方法是一种你每天都用得着的确定轻重缓急秩序的技巧。这一技巧很简单，但也很有效，它能使你成为你那个领域里最卓有成效的人之一。这一技巧的威力在于它非常简单。它的工作方法是：你先列出第二天必须做的事情。然后根据这张清单进行思考。你在清单上列出的每一项工作前面标上A、B、C、D、E，然后再开始做第一项工作。A级工作是非常重要的工作，是你必须做的工作，否则就会面临严重后果。A级工作可能是拜访一个关键的客户，或者完成你老板在即将召开的董事会上要用的报告。这些工作是你生活中占最重要的地位。如果A级工作不止一项，你可以分一分轻重缓急，在每一项前面分别标上A1、A2、A3等。B级工作是你应当做的工作，但后果不很严重。这些工作是你生活中占次重要的地位。意思就是说，如果你不做，有人可能会不高兴或不舒服，但它决不像A级工作那么重要。回一个不重要的电话或查看你的电子邮件都属于B级工作。规则是，如果还有A级工作没有做完，决不要去做B级工作。决不要捡了芝麻丢了西瓜。C级工作是做了更好、不做也不会有什么不良后果的工作。C级工作包括给一个朋友打电话，跟某个同事一起喝咖啡或吃饭，或者在工作时间完成某项私人事情。这类活动对你的工作生活没有任何影响。D级工作是你可以委托别人做的事情。规则是：能委托别人做的事情尽量委托给别人去做，这样你就有更多时间去做只有你自己才能做的事情。E级工作是你可以根本不管的鸡毛蒜皮的事情。这种事情可能一时曾经是很重要的，但现在跟你或其他任何人都没有什么关系了。你做这类事情往往是出于习惯，或者纯粹是因为你喜欢做这种事情。只要你把这种ABCDE方法用到你的工作清单上，你就能办事井井有条，并且可以把更多重要的事情做得更快。要使这种ABCDE方法行之有效的关键是，你现在要训练自己立即着手做你的A1级工作直到把它完成。运用你的意志力坚持把这项最重要的工作做下去。完成整个工作之前不要停手。你思考和分析你的工作清单并确定你的A1级工作的能力，是取得更高一级成就和增加自信、自尊和自豪的起点。第二条捷径把重点放在关键结果领域每项工作都可以分解成大约五至七个关键结果领域，超过这个数字的很少。这些结果是你想履行你的职责并对你的公司作出最大贡献所必须取得的结果。关键结果领域相当于身体的重要功能，诸如通过血压、心率、呼吸率和脑波活动显示出来的那些功能。缺少这些重要功能中的任何一项功能都会导致机体的死亡。同样的道理，你在工作的任何一个关键结果领域的失败都会导致你的工作前功尽弃。例如，管理的着急结果领域是计划、组织、配备人员、委派任务、监督、检查和报告。在这些领域，经理必须使在他或她的职责领域里的结果成功。你必须掌握完成工作所必要的知识和技能。对知识和技能的要求是不断变化的。你只有提高核心竞争能力，才能很好地完成你的工作。但是，关键结果永远是你工作的中心并决定你工作的成败。关键结果领域是你工作成功所必须取得的结果。它是完全由你负责的工作领域。如果你不把它做好，没有其他人来做。关键结果领域是在你控制下的活动。它是你工作的产出，同时也会成为别人工作的产入或有用的因素。提高工作效率的起点是，首先搞清楚你工作的关键结果领域。你可以同上司讨论这些关键结果领域。列出你的产出现任并确保你的上司、你的同级和你的下级都同意你所列出的产出责任清单。例如，作为一名销售人员，开发新订单是一个关键结果领域。这一活动是整个销售过程的关键。完成销售是另一个着急结果领域。执行销售会引起其他许多人进行生产和提供产品和服务的一系列活动。对公司老板或总经理来说，通过谈判获得银行贷款是一个关键结果领域。聘用合适的人并委托合适的代理人也都是关键结果领域。对一位秘书或接待员来说，迅速有效地打印信函、回答电话、引导来访者都是关键结果领域。人们完成这些任务的能力在很大程度上决定他们的薪酬水平和晋升机会。一旦你确定了你的关键结果领域，第二步就是把你这些领域的工作能力分成从1到10十个等级。哪个是你的强项？哪个是你的弱项？在哪些领域你能做得很好？在哪些领域你会做不好？规则是：你最弱的关键结果领域会影响你发挥其他技能和能力的水平。这条规则是说，你可能在六个关键结果领域都不错，但在第七个领域却不行，那么，你在第七个领域糟糕的业绩就会牵制你并决定你所有其他技能所能获得的有多大。你的弱项将影响你的工作效率，并且成为不断发生磨擦的挫折的根源。例如，知人善任是经理的关键结果领域。这一技能是使经理能进行管理并通过别人取得所要的结果的重要支撑点。一名经理如果不善于用人就不能最大限度地发挥他或她的其他技能。用人不当就会导致工作失败。拖延的重要原因之一是，人们对他们以前干得不好的领域里的工作和活动总是采取躲避的态度。大多数人不是确定目标制订计划以提高这些弱项领域，而是采取回避态度，这只会使情况变得更糟糕。跟这相反的是，你在某一领域表现得越出色，你就越愿意做这方面的工作，你就越不会拖延，你完成这项工作的决心也越大。事实是，每个人都有自己的强项和弱项。不要为自己的弱项领域找借口。相反地，应当把它们搞清楚。确定目标并制订计划使自己在这几个领域的每个领域都很出色。想一想吧，你要把你的工作做得很出色也许就差一种重要技能了。你应当不断地向自己提出这样的问题并找出答案：“哪一项技能，如果我提高并做得很出色，就能对我自己的职业生涯产生最大的积极影响？”你应当用这个问题指导你今后的职业生涯。自己找答案，你很可能知道是什么技能。可以就此问题请教你的上司，请教你的同事，请教你的家人。不管答案是什么，先找出来，然后努力提高你在这一领域的技能。好消息是，一切业务技能都是可以学会的。如果有人在某一具体的关键结果领域很出色，这本身就是一个福气，证明只要你下决心去做你也一样能变得很出色。战胜拖延并且更快地做更多的事情的最快最好的方法之一是，你要成为你的关键结果领域绝对优秀的人才。这是你的生活和职业生涯中最重要的事情。

第三条捷径遵守强制增效规律以最基本的纯粹形式集中注意力，系指能够全神贯注于一件单独的事情。根据强制增效规律，“从来没有足够的时间做完一切事情，但是总有足够的时间做完最重要的事情。”换言之，你不可能做完一堆大大小小的事情，但是你可以把最重要和最难的事情做完，这就足够了，至少暂时是这样。当你所剩的时间不多，而不完成一项关键任务或项目就可能面临真正的严重后果时，你似乎总是能够找到时间把它做完，常常是在最后一刻。你会起早摸黑，逼迫自己把事情完成，而不是面对不按时完成任务后会出现的消极后果。规则：永远不会有足够的时间完成你必须完成的一切。事实上，现在每一个人都在以110%到130%的能力进行工作。这些工作和责任也在不断增多。我们大家都有成堆的材料需要读完。最近的一项研究得出的结论是，普通经理在家和办公室里平均积压的阅读材料和项目需要300至400个小时才能完成。这就是说，你永远不会赶上进度。不要有赶上进度的想法。你所能希望的是完成最重要的责任。其他责任只得等到日后处理。许多人说，他们在最后期限的压力下工作得更好，不幸的是，多年的研究表明这种情况很少。在常常由于拖延自我造成的最后期限压力下，人们比在通常情况下面临的压力更大，犯的错误更多，返工的任务更多。这些错误常常是人们为在很短的期限内完成任务而努力工作时出现的，结果导致产品缺陷，成本增多，在长期内造成巨额财务亏损。有时欲速则不达，当人们抢在最后一刻完成任务，随后又不得不返工时，结果用的时间反而更长。你可经常用三个问题提醒你注意完成你的最重要的工作。第一个问题是，“我最重要的活动是什么？”这是你可自问自答的最重要问题之一。你最重要的活动是什么呢？首先，你可自己考虑一下。随后问你的老板。再问你的同事和下属。问你的朋友和家人。像把照相机对焦一样，你必须最清楚地知道你的重要活动，然后再开始工作。接着，你可提出的第二个问题是，“我能做的事情，并且只有我做的事情，如果做得好，会起到真正的重要作用吗？”这是来自管理大师彼得·德鲁克的问题。这是提高个人效率的最佳问题之一。我能做的事情，并且只有我做的事情，如果做得好，会起到真正的重要作用吗？这指的是只有你能做的事情。如果你不能做，别人也不能把它完成。但是，如果你做了，并且做得好，那确实会对你的生活和你的生涯起到重要作用。它是什么工作呢？什么是你的头等大事呢？每天时时刻刻，你可对自己提出这个问题，将会有一个具体的答案。你的工作是找到明确的答案，随后开始先做这项工作，再做其他事情。你可问自己的每三个问题是，“现在我的时间最重要的用途是什么？”这是时间管理的核心问题。提出这个问题是克服拖延、成为一个高效率人员的关键。时时刻刻，这个问题都有答案。你的工作是不断向自己提出这个问题，总是寻找它的答案，不管是什么答案。首先做最重要的事情，次要的事情一点不做。最重要的事情永远不得受最次要的事情支配。你对这些问题的回答越准确，你就越容易确定明确的重点，越容易克服拖延，越容易开始去做一项代表你时间的最重要用途的工作。第四条捷径事先准备1、充分准备，然后开始不管你的能力有多强，你的潜力总是超过你能在一生中获得的能力。你克服拖延、更快地完成工作的最佳途径之一是首先准备好你所需要的一切，然后再开始工作。当你做好充分的准备之后，你就像一支子弹上堂的手枪或一支上弦的箭。你只需脑子一动，就可开始去做你的重要工作。首先，你应清理你的桌面或工作场所，这样在你面前只有一项任务。如果有必要，把一切放在地上或放在身后的桌子上。再搜集完成这项工作所需的一切信息、报告、细节、文件和工作资料。把它们放在手边，这样你不站起来或不移动多少身子就能拿到。你务必具备你所需的各种书写材料、电脑磁盘、接入代码、电子邮件地址以及其他一切，再开始继续工作，直至把工作做完。设置好你的工作区，使它舒适、有吸引力、适合长期工作。尤其是确保你有一把舒适的椅子，支撑你的后背，使你能把脚平放在地上。效率最高的人抽出一定时间创立一个工作区，在那里可以获得享受。在你开始工作前，你的工作区越干净、整洁，你就越容易开始和继续工作。克服拖延的重要方法之一是事先彻底做好一切准备。当一切都准备得井井有条的时候，你感到就好像开始做起了这项工作。令人吃惊的是，正是由于人们未能事先采取充分准备第一步，许多书没有写完，许多人的学位没有拿到，许多改变人生的任务没有开始。可悲的事实是，“几乎完成”大概意味着“尚未开始”。不要让这种事情发生在你身上。当你坐下来把一切放在面前，准备就绪的时候，要用高效的体语作出姿态，要坐直，身体前倾，离开椅子后背。要表现得你是一个效率高、表现出色的人。随后，拿起第一件东西，对自己说：“让我们开始工作！”一旦开始，就要善始善终。2、做必要的准备工作成功的唯一可靠手段是提供比对你的期望更多、更好的服务，不管你可能承担什么任务。做必要的准备工作是提高个人生产率的最重要原则之一。要了解你需要了解的东西，这样，你才能出色地完成你的工作。你越善于做某种工作，你就越有可能把它做好。做事拖延的一个主要原因是感到不能胜任，缺乏信心，或者在这项工作的一个关键方面能力不够。在一个方面感到软弱无力或力不从心，就足以使你不敢开始这项工作。应该在你想获得重要结果的方面不断提高你的技能。然而，请记住，不管你现在的本领有多大，你的知识和技能都会迅速地过时。正如俗话所说：“你的本领不进则退。”对你来说，最有帮助的管理方法之一就是更好地完成你的关键任务。个人素质和专业本领的提高是最节省时间的途径之一。你越善于完成某项关键任务，你对它的积极性就越大。你的本领越大，你的精力和热情就越大。当你知道你能做好一项工作的时候，你就越容易克服拖拉，比在任何其他情况下更快、更好地完成这项工作。一条信息或一项额外的技能可大大增强你做好这项工作的能力。请确认你要做的最重要的事情，随后再作出计划，不断地提高你在这些方面的技能。规则：不断地学习是在任何领域成功的最低要求。不要让任何一个方面的弱点或缺乏能力使你退缩不前。所有的事情都可学会。别人学会的东西，你也能学会。最好的消息是，你可以学会提高工作效率所需的任何技能。如果有必要，你可成为使用电脑的高手。你可成为谈判高手或能力超凡的推销员。你可学会公开讲演。你可学会有效和熟练地写作。这些都是你能学到的技能，只要你决心学习并使之成为当务之急的话。每天读书至少一小时，学习你所在领域的知识。早晨提前起床，阅读含有可帮助你提高工作效率和生产率的书籍或杂志，时间30至40分钟。应该参加可帮助你获得关键技能的所有课程和研讨班。参加与你的专业或职业有关的会议和业务会。参加这样的会议和研讨班。应坐在前排做笔记，购买这些活动的录音，应致力于成为你所在领域的最知识渊博和能力最强的人。第五条捷径发现限制元素1、利用你的特殊才智发挥你的优势之前，重要的是发现和确立你的优势。你很了不起！你的特殊才智和能力使你变得与众不同。有些大事你可以做或者学会去做，可使你成为你所在的领域中最重要的人物之一。某些事情你可去做或者学会去做，这些事情可能使你变得对你自己和他人特别重要。你的工作是确认你有独特之处的特殊领域，随后致力于成为这些领域的强手。从金钱的角度说，你的重要资产是你的“赚钱能力”。你的工作能力使你能够只有在你的世界上利用你的知识和技能每年就赚取数万美元的收入。这是你比他人更快、更好地做大事的能力。你可能失去你拥有的一切——你的房子、你的汽车、你的工作、你的银行帐户……但是，只要你有赚钱的能力，你就能重新获得失去的一切和更多的东西。要经常评估你的特殊才智和能力。哪项工作你做得特别好？你善于做哪些工作？哪些事情别人做起来困难，而你得心应手，毫不费力？回顾一下你所走过的道路。迄今为止你的生活和事业取得成功的最重要因素是什么？你过去做过的最重要事情是什么？你最喜欢的事情就是你最善于做的事情，这是你的天性。你最喜欢什么工作？你最喜欢做什么大事？你喜欢某种东西这一事实就意味着你大概具备在这个领域干得十分出色的能力。你一生中最重要的责任之一是断定你确实喜欢做什么，随后全心全意地把这件事情做好。要看看你做的各种事情。你做的什么事情使你获得别人的赞美和表扬最多？你做的什么事情比其他事情对别人的工作和业绩的积极影响更多？成功人士总是那些抽出时间确认他们能做好哪些工作和善于做好哪些工作的人。他们知道他们所做的什么事情使他们的工作变得出色，随后他们把精力完全集中在这项工作或活动领域。你应该总是全力以赴开始并完成你的独特才智和能力使你能够做好并且作出重要贡献的那些关键任务。你不可能包揽一切，但是你可去做你做得最好的几件事，也就是真正起到重要作用的几件事。2、认主要限制因素连接两点之间最短的距离不是直线，而阻力最小的路径。什么问题使你退缩不前？什么因素决定你实现目标的速度？什么决定你从原地到你想去的地方有多快？什么使你停止或不敢去做可能真正重要的大事？为什么你还没有达到你的目标？这是你将在实现个人的高效率的道路上提出并回答的其中一些最重要的问题。不管你做什么工作，总是有决定你做多快或多好的限制因素。你的工作是研究这个问题，确认里面的限制因素。随后，你必须集中你的所有精力减轻这个阻力。在几乎每一项任务中，不管任务大小，一个因素决定你实现目标或完成工作的速度。它是什么呢？要把你的精力集中在那个关键的领域。这可能是你的时间和才智的最重要用途。这个因素可能是你需要其帮助或决定的一个人，可能是一种你需要的资源，在有关机构的某个部门的弱点或者其他事情。但是，限制因素总是存在，找到这个因素是你的工作。例如，一个企业的目的是找到并留住客户。通过找到足够的客户，这个企业从中营利，继续发展壮大。在每一个企业中，都有一种限制因素或制约点决定这个企业实现其目的的速度和圆满程度。它可能是市场营销、销售量或者销售力量本身。它可能是经营成本或生产方法。它可能是现金流量或成本的水平。公司的成功与否可能是取决于竞争、客户或当前的市场。这些因素之一，而不是任何其他事情，决定公司实现增长目标和利润的速度。它是什么呢？准确的确认任何进程中的限制因素并且把精力集中在这个因素上，可能比任何其他单活动带来的进展都多，所用的时间都短。80/20规则适用开你的生活和工作中所受的限制。这就是说，80%的限制因素，也就是使你无法实现目标的限制因素，是内部因素。这些是你的自身的因素，是在你的个人素质、能力、习惯、训练或本领之内的因素。只有20%的限制因素是你或你的公司之外的因素。你的主要限制因素可能是无关紧要并且不特别明显的事情。有时，它需要你列出进程的每一步，检查每一项活动，确定究竟什么因素是你的障碍。有时，它可能是客户的一种消极的看法或反对意见，使整个销售进程放慢。有时，正是由于缺乏某一个功能而阻碍一种产品或服务的销售增长。要诚实地检查一下你的公司。要看看你的老板、你的同事能及你的员工，确认是否有一个关键的弱点对你或你的公司构成障碍，阻碍你实现重要的目标。在你的个人生活中，你必须诚实地寻找决定能否迅速实现个人目标的自身限制因素或限制技能。成功人士总是通过提出这个问题开始对各种限制因素进行分析：“我本人有什么问题对我的构成障碍？”他们承担全部责任，从自己身上寻找问题的原因和解决办法。要不断地提问：“什么因素决定我实现想要实现的结果的速度？”限制因素的定义决定你用来减轻限制的战略。如果不能找出正确的限制因素，或者找出错误的限制因素，就可能使你误入歧途。你最终可能解决了不想解决的问题。某个大公司，销售额每况愈下。公司的领导人断定，主要限制因素是销售力量和销售管理部门。结果，他们花费大量资金对销售管理部门进行改组，对销售人员重新培训。他们后来发现，销售下降的主要原因是一位会计所犯的错误，他无意中把公司的产品价格与市场竞争对手相比定得过高。该公司对价格进行了调整，随后销售额立即回升，这个企业又恢复了营利。在每一个限制因素或制约点背后，一旦找到并且成功的减轻，你就会发现另一个限制因素。不管是早晨准时上班，还是事业上的成功，总是有一些限制因素和瓶颈决定你的进展速度。你的工作是找出这些因素，集中精力尽快减轻。你每天从一开始就消除一个重要瓶颈或限制因素，这会使你精力充沛，力量无穷。它促使你善始善终地完成工作。第六条捷径自我激励1、迅速完成近期目标能力一般的人如果全力以赴、持之以恒地一次完成一项工作，也会大有作为。有句古话：“任何工作，都应化整为零，一步步进行，这会令人感到易如反掌。”对你来说，克服拖延的最好办法之一是不要去想你面前的大事，而是要把精力集中于你能采取的一个动作。完成一件大事的最好办法之一是一点一点地去做。孔子说：“千里之行始于足下。”这是克服拖延，更快地做好更多工作的重要策略。同样，你只要一步一步地走下去，你就能完成一生中最大的成就。你的工作是尽量地往前走下去。随后，你走的远，才能看的远。要完成大业，你必须起步信心十足，深信你的下一步很快就会明朗。请牢记这个绝妙的建议：“站得高，才能看得远！”辉煌的一生或者辉煌的生涯是通过迅速、圆满地一次完成一项工作，随后再从事下一项工作实现的。实现经济独立的办法是年复一年、日积月累。健康与强健的办法是少吃，多锻炼，日复一日，月复一月持之以恒。你只有迈出第一步，朝着你的目标前进，随后再一步一个脚印地前进，就可克服拖延的毛病，取得非凡的成就。2、自己激励自己成功的第一个先决条件是投入你的全部精力解决一个问题，要持之以恒，不厌其烦。世界上有很多人在等待有人激励他们成为他们想成为的那种人。问题是，没有任何人前来解救。这些人在没有公共汽车的马路上等公共汽车。结果，如果他们不能主宰自己的命运，他们可能永远地等待下去。这是多数人正在做的事情。只有大约2%的人能够在完全没有别人监督的情况下工作。我们把这些人称为“领导者”。这是你想成为的那种人。你的任务是养成给自己施加压力的习惯，而不是等待别人对你施加压力。你必须选择自己的大事，随后让你自己根据它们的重要性大小把它们做完。你为自己的工作和行为制订的标准应该高于别人为你自己制订的标准。你应该自觉地早起床，多工作，晚就寝。总是想方设法在百尺竿头更进一步，做一些份外的工作。按照心理学家纳撒尼尔·布兰登所下的定义，你的自尊心，即你的个性的核心，是“你在自己心目中的名誉”。你所做的一切或者你未能做成的一切，树立或毁掉你在自己心目中的名誉。好消息是，无论何时你迫使自己全力以赴，无论何时你使自己超越一般人通常会打退堂鼓的界线，你都会感到自己很了不起。请设想，有一天，你收到一个紧急通知，你必须明天动身出差一个月。如果你必须出差一个月，你在动身之前确保完成什么工作呢？不管是什么工作，都要现在开始去做。请设想，你刚刚获得一份费用全包的度假大奖，但是你必须明天早晨动身去度假，不然这份大奖将给别人。那么，你在动身度假之前必须完成什么工作呢？不管是什么工作，都要马上开始去做。成功人士不断地对自己施加压力，使自己有出色的表现。不成功的人士不得不受别人指挥和监督，让别人给自己施加压力。你克服拖延的好办法之一是，工作时就好像出差一个月或外出度假之前只有一天就得把所有的重要工作做完。通过对自己施加压力，你的工作比以前做得多，做得好，做得快。你会成为一个表现出色、业绩非凡的人。你会感到自己很了不起，你会逐渐地养成迅速完成任务的习惯，随后会使你终生受益。第七条捷径现在就做1、有选择地拖延创造性的拖延是提高个人表现的所有技巧中的最有效技巧之一。它可改变你的生活。要把你个人的力量扩大到最大限度，集中你的资源，重整你的所有才能，调动你的所有精力，集中你的所有能力掌握至少一个领域的活动。表现出色者与表现平庸者之间的差异在很大程度上取决于他们选择拖延什么。由于你肯定会进行拖延，现在就要决定拖延低价值的活动，决定拖延在任何情况下对你的生活都无关紧要的活动，外包给别人，委托给别人或者取消。要去掉小事，集中力量做大事。这里有一个关键问题。为确定适当的优先工作，你也必须确定靠后的工作。优先的工作是你尽快多做的事情，而靠后的工作是你放在后面少做的事情。规则：你只有在终止低价值的活动时才能控制你自己的时间和生活。在时间控制方面最有力的措词之一是“最后时刻”。凡是对你时间和生命利用价值不大的东西，都应说“最后时刻”。要早说，要经常说。事实上，你没有业余时间。正如我们所说：“你的日程已经排满。”你要去做某件新的工作，你就必须完成或停止某件旧的工作。要进来，就需要出去。拾取意味着放下。创造性的拖延是经过深思熟虑慎重地决定你现在不去做的事情。大多数人进行无意识的拖延。也就是进行不知不觉的拖延。结果，他们在可能对其生活和生涯产生长期严重后果的艰难、宝贵、重要的大事上拖延。你必须不惜一切代价避免这种常见的趋势。你的工作是慎重地拖延价值不大的事情，这样你才能有更多时间去做确实可能对你的生活和工作起到重要作用的事情。要不断地审查你的义务和责任，确认你可在不受到实际损失的情况下放弃的耗费时间的事情和活动。要审查你的业务活动，确定哪些活动不重要。要减少看电视的时间，把省下的时间与家人共度，读书，锻炼，或者做些提高你的生活质量的事情。要检查一下你的工作活动，确认你可委托给别人或取消的事情，腾出更多时间用于真正有用的工作。现在就开始练习创造性地拖延，无论何时何地都要确定靠后做的事情。仅这个决定就可能改变的生活。2、从难入手我活的时间越长，我就越肯定，男人之间、弱者与强者之间、大人物与小人物之间的重大差别是精力——无往而不胜