文件管理程序正式版

苏柏科技有限公司IT服务管理体系文献文献管理程序ITSM-0001-受控状态受控分发号版本1.0持有人目录1目的 22范畴 23职责 23.1总经理 23.2管理者代表 23.3综合管理部 23.4其它部门 24程序 24.1工作流程 24.2文献的范畴及标记 34.2.1受控文献范畴： 34.2.2IT服务管理体系文献的标记 34.3文献的同意 44.4文献的公布 44.5文献的评审和更改 45引用文献 56统计 5

文献管理程序1目的对IT服务管理体系所规定的文献进行控制，确保可获得合用文献的有效版本，特制订本程序。

2范畴本程序合用于公司各部门的IT服务管理体系有关的文献和资料控制和管理。3职责3.1总经理负责《IT服务管理手册》和《程序文献》的同意。3.2管理者代表负责《IT服务管理手册》和《程序文献》审核工作。3.3综合管理部3.3.1负责本程序文献的编制、更改、实施和控制管理；负责外来文献（国家、地方和顾客与IT服务有关的文献和资料）的识别和管理。3.3.2负责《IT服务管理手册》的编制、发放、更改和控制管理，负责各程序文献编制工作的指导、印制、发放、更改和控制管理。3.3.3负责收集国家颁布的IT服务管理方面的法律法规并进行有效的控制和管理。3.4其它部门负责主管业务范畴内体系文献的编制、审核、修订；以及所管辖的业务和有关的外来文献、内部文献资料的识别、控制与管理。4程序4.1工作流程4.2文献的范畴及标记4.2.1受控文献范畴：a)IT服务管理手册（涉及IT服务方针、IT服务目的）；b)原则所规定的程序文献；c)外来文献；d)统计格式。4.2.2IT服务管理体系文献的标记4.2.2.1综合管理部应对IT服务管理体系文献进行标记，标记号为文献编号，IT服务管理手册的编号为ITSM-M-年份（如），其它文献标记号的编制以下：ITSM□□□□—□□□□文献版本号（年代号）文献次序号文献类别号公司IT服务管理文献代号4.2.2.2文献类别号编制为：——基础管理程序文献00；——IT服务管理体系服务交付过程类程序文献01；——IT服务管理体系关系过程类程序文献02；——IT服务管理体系解决过程类程序文献03；——IT服务管理体系控制过程类程序文献04；——IT服务管理体系管理制度10。4.2.2.3文献次序号按01、02、03••••••次序编号。4.2.2.4涉密文献应按信息安全有关的规定分类并标记。4.3文献的同意4.3.1全部IT服务管理体系文献在公布前都要审核其对的性、完整性、协调性及可操作性。4.3.2《IT服务管理手册》由综合管理部编写，管理者代表审核，总经理同意。4.3.3程序文献和制度文献在综合管理部组织下由主管该程序的职能部门编写，管理者代表或部门负责人审核，总经理同意公布。4.3.4外来文献的管理程序。凡发到公司的与IT服务和有关的外来文献均由综合管理部负责签收、登记、分类，由综合管理部先送公司有关领导阅批，再根据管理层批示的内容，送有关部门阅办或转发基层单位，有关部门阅办或转发后来，其文献原件一律由公司综合管理部收回并存档案室。各部门收到的外来文献，应交综合管理部解决。4.4文献的公布4.4.1IT服务管理体系文献以印制和电子文献两种形式公布，电子文献应以Word格式的文档保护版发放到各部门。4.4.2应及时对电子文献进行更新。4.4.3印制两份书面文献，一份存档综合管理部，一份存档总经理室。如有借阅书面文献，需填写《文献资料借阅申请表》，经管理者代表同意后方可到综合管理部借用，并按照商定时限偿还。4.4.4IT服务管理体系文献，均为受控文献。文献受控副本由综合管理部按《文献发放回收记录表》规定的范畴编号发放。《文献发放回收记录表》应经管理者代表同意。发放时由各部门接受人员在《文献发放回收记录表》上签字。回收时由接受人员在《文献发放回收记录表》文献回收栏签收。回收时应填写回收日期并由回收人员签字。特殊状况如需增加发放范畴须经管理者代表同意。4.5文献的评审和更改4.5.1在文献实施过程中，各职能部门应及时收集不适宜之处，及时上报颁发部门，由原文献审批人决定与否进行更改。《管理手册》、《程序文献》每年在内审时由综合管理部组织有关部门进行文献的评审，必要时予以修订。4.5.2文献更改a.当文献和资料需要更改时，必须由更改人或部门提出《文献更改告知单》，阐明更改因素，由文献资料的原审批人审批。原审批人不在原职时，应由接替其职务的人员审批。该审批人应获得审批所需根据及有关背景资料。b.文献的版本由大写英文字母A、B、C等替代，初版为A，以这类推，修改次数由阿拉伯数字替代，初始状态为0，更改标记由小写英文字母1、2、3等表达。文献的更改普通采用换版、换页的方式。当文献大部分改动时采用换版；换页修改在修改码处编号,1.表达第一次更改,2.表达第二次更改，依次类推；同一处修改满5次应换版,文献修订后应填写《文献更改修订状态一览表》，以明确更改和修订状态。4.5.3文献审批后，系统管理员负责更新电子文档，综合管理部同时更新书面文献。4.5.4作废的书面文献由综合管理部填写《文献销毁统计》，经同意人同意后销毁;作废的电子文档放入作废文献夹里，或在综合管