项目九 制作成绩报告单

制作成绩报告单Office办公软件实用案例教程项目九

每学期末，班主任老师会给各位同学邮寄成绩报告单，这些成绩报告单，我们可以使用Word来制作完成。在Word中，邮件合并用于一次创建多个文档。这些文档具有相同的布局、格式、文本和图形。仅特定部分的每个文档变量和已进行了个性化设置。批量标签、信函、信封和电子邮件，包括Word可以使用邮件合并创建的文档。邮件合并过程中包含有三个文档︰主文档、数据源、合并的文档。项目简介知识点导入利用“邮件合并向导”来完成邮件合并的制作，首先建立需要进行邮件合并的主文档和数据源文件，依次执行【邮件】→【开始邮件合并】→【邮件合并分步向导】命令，启动邮件合并的向导，在此向导中，分别完成主文档与数据源的连接、在主文档中插入域直至邮件合并完成。任务实施样张重点步骤新建文档，创建如图9.2所示的表格，保存为“成绩报告单”。重点步骤本例中所使用的成绩报告单在项目六的课后练习中已经制作完成，可以输入相应的文本后直接使用。编辑好的成绩单将作为主文档，素材包里的“成绩信息.xlsx”（如图9.3所示）作为数据源来制作最终的成绩报告单。重点步骤主文档必须和数据源文件进行连接才能实现邮件合并的功能，执行【邮件】→【开始邮件合并】→【邮件合并分步向导】命令,如图9.4所示；重点步骤在Word窗口右边打开的“邮件合并”窗口中，依次选择【信函】→【下一步：正在启动文档】→【使用当前文档】→【下一步：选取收件人】→【浏览】，如图9.5所示；重点步骤在打开的如图9.6所示的“选取数据源”对话框中，选择“成绩信息.xlsx”文件，单击【打开】按钮；重点步骤【在打开如图9.7所示的“选择表格”对话框中选择“Sheet1”，单击【确定】按钮重点步骤此时，在“邮件合并收件人”窗口中，如图9.8所示，会显示数据表内的记录信息，单击【确定】按钮重点步骤（1）选取数据源后，在邮件合并的第3步继续单击【下一步：撰写信函】；（2）撰写信函时，将插入点定位在“成绩的下面”，选择如图所示的【其他项目】，打开【插入合并域】对话框，如图9.9所示重要步骤（3）在打开【插入合并域】对话框中，将各个域插入对应的位置，如图9.10所示重要步骤（1）将各个域插入完成后，继续执行【下一步：预览信函】，此时显示数据源中第一位学生的成绩单，如图9.11所示重要步骤图9.12预览结果图9.13预览信函如想浏览其他人的成绩单，可在如图9.12所示的【邮件】→【预览结果】中单击【下一条记录】按钮，也可以如图9.13所示的向导中单击【下一条记录】按钮。重要步骤预览信函不需要修改后，单击【下一步：完成合并】→【下一步：编辑单个信函】按钮，在弹出的【合并到新文档】对话框中，如图9.14所示，选择“全部”，并单击【确定】按钮重要步骤此时，会打开名为“信函1”的文档，里面包含所有学生的成绩单信息，如图9.15所示；预览信函不需要修改后，单击【下一步：完成合并】→【下一步：编辑单个信函】按钮，在弹出的【合并到新文档】对话框中，如图9.14所示，选择“全部”，并单击【确定】按钮将“信函1”保存为“合并后成绩单”。拓展项目制作信封样张重点步骤在新建的Word文档中，单击【邮件】→【创建】→【中文信封】命令，如图9.17所示。重点步骤在打开的如图9.18所示的“信封制作向导”对话框中，单击【下一步】按钮。重点步骤在“信封样式”这一步中，如图9.19所示，选择所需的信封样式，并单击【下一步】按钮。重点步骤在如图9.20所示的“信封数量”这一步中，选择“基于地址簿文件，生成批量信封”，并单击【下一步】按钮。重点步骤选在“收件人信息”这一步中，单击【选择地址簿】按钮，在打开的如图9.21所示的对话框中选取数据源“成绩信息.xlsx”文件。重点步骤连接好数据源后，在匹配收信人信息栏中，匹配地址簿中的对应项，匹配完成后如图9.22所示。重点步骤单击【下一步】按钮，在“输入寄信人信息”这一步中，输入寄信人的相关信息，如图9.23所示。单击【下一步】→【完成】按钮，会自动启动完成后的文档。将该文档以“信封”为名保存，至此完成成章报告单信封的制作。课后练习课后练习项目小结通过对“制作成绩报告单”、“制作信封”、“制