文件控制的管理程序文件

XXX有限公司文献编号：程序文献版本：文献控制管理程序页码：1/14目录1、目的2、范畴3、有关文献4、职责5、工作程序6、报告和统计受控状态受文部门修改履历日期修改码页次修改单号修改内容简述修改人备注XXX有限公司编号文献控制管理程序版本A第2页共14页编制/日期审核/日期同意/日期1.目的对质量体系有关的文献，进行控制管理，确保有关场合使用的文献，均为有效版本。2.范畴合用于我司与质量体系有关文献的控制管理，涉及电子媒体的文献。3.有关文献无4.职责4.1总经理负责质量手册的同意和公布。4.2管理者代表负责除质量方针目的、质量手册以外的同意及公布。4.3各部门主管负责本部门编制和提供的文献的审核。4.4各部门经办人员负责各类文献的编制、收集（涉及外来）文献和统计。并指定兼职资料员，负责保管好本部门收到的文献，做好文献清单的统计。4.5行政办公室负责文献的文档登记、保管、借用、更改、回收和销毁（涉及外来文献）等管理工作。5.工作程序5.1行政办公室负责制订文献控制管理程序，有关部门程序规定实施。5.2文献控制的流程。文献发放办公室文献归档办公室文献同意特定的或部门主观领导文献发放办公室文献归档办公室文献同意特定的或部门主观领导文献审核授权部门负责起草或更改文献指定授权部门 作废回收解决有关只能部门或办公室使用部门或使用者按规定评审、修订、申请有关部门作废回收解决有关只能部门或办公室使用部门或使用者按规定评审、修订、申请有关部门5.3文献的分类5.3.1质量手册---是我司质量体系描述的大纲性文献。5.3.2程序文献---是我司各过程中，质量的作业技术活动应遵照的途径和办法。5.3.3其它管理性和技术性文献（第三层次文献）---如管理性的有：规章制度、管理办理、多个管理原则、工作计划、统计和报告的表达等；技术性的有：产品图纸、产品原则、工艺文献和原则、检查和检测规范、作业指导书、操作法规等。5.3.4外来文献等---国标、国家和行业的原则、国家和地方的法律法规、合使用方法规和原则，顾客提供的工程规范等，被我司收集引用的文献。5.4文献的编写导则5.4.1我司的各类文献都必须有：标题、编号、拟（编）写人、审核人、同意人的签名方为有效。文献必须要有版本、修改码和目录及最新状态清单。外来文献被采用必须要有提供部门领导的承认签名。4-1-1文献控制管理程序版本：A第3页共14页5.4.2质量手册和程序文献由管理者代表组织编写，质量手册由管理者代表审核，总经理同意。程序文献由有关部门经理审核、管理者代表同意。5.4.3研发部门负责编写技术文献，涉及产品原则、技术图样、工艺文献、采购、规范、检查和实验规范、工序控制大纲、工序操作规范、设备维护和操作规范等。部门经理同意。5.4.4质量手册的编写5.4.4.1手册的编号方法：WS/QMXX手册更换次序号（即板序A.B.C版时分别以01.02.03.04次序号表达）表达质量手册公司代号5.4.4.2手册的构造（1）手册由概述部分、正文部分和附录三部分构成。A.概述部分：封面、目录及最新状态清单、同意实施令、修改履历、手册的管理和阐明、术语、公司概况等。B.正文部分：按IATF16949-的原则叙述五大部分（一种规定四个过程的体系控制规定。正文的每个部分应含有下列构造：1）.目的---采用本过程的目的；2）.合用范畴---本过程在体系中合用的领域；3）.职责---完毕本过程实施控制所设计的责任者；4）.程序概要---本过程实施控制的重要活动内容；5）.支持性文献---对本过程实施控制活动的具体的遵照途径的文献。C.附录：1.质量统计一览表。2.本手册各章节月原则各章节的对照表。3.程序文献清单等。（2）手册每页的题头格式WS威索公司质量手册编号WS/QM-XX（章节号）（名称）修改码第页共页5.4.4.3手册编写时的注意事项：A.应明确质量体系建立的原则根据。B.应明确质量体系覆盖的产品范畴。C.应阐明体系所包含的管理过程及过程之间的互相作用和关系。D.按原则规定，我司体系所要删减的细节及其合理性的阐明（仅限第七章）。5.4.5程序文献的编写5.4.5.1程序文献的编号办法WS/QPX——X表达程序文献所属部分中的次序表达程序文献属五大部分中的哪一部分表达程序文献公司代号4-1-2文献控制管理程序版本：A第4页共14页5.4.5.2程序文献的构造（1）目的---采用本程序的目的。（2）范畴---该程序所包含活动的领域。（3）有关文献---该程序所引用的设计的文献。（4）职责---该程序所设计的责任者。（5）工作程序---该车工女婿质量活动所应遵照的途径。（6）统计和报告---该程序活动实施后所证明的见证统计。（7）附件：（需要时）5.4.5.3程序文献的首页格式和续页格式（1）首页格式威索公司编号WS/QPX-X（XXXX程序）版本编制/日期审核/日期同意日期（2）续页格式：（编号）（程序文献）版本：A第页共页5.4.5.4程序文献编写时的注意事项：A.规定的职责在质量活动中都应有体现。B.每项活动的各个环节都应有人承当责任。C.全部活动都可有验证有效性的办法，都应有统计。D.活动的描述要体现5W1H（为什么、做什么、怎么做、何地做、谁来做）注意逻辑性和可操作性。5.4.6其它管理和技术文献（即第三层次文献）的编写5.4.6.1我司已有的管理和技术文献普通继续延用已规定的编制及编号办法，只要与本导则不矛盾，也继续采用，文献保持原状态，不重新编写。5.4.6.2出于实施质量管理体系而要新增的第三层次管理和技术文献时，或已有的第三层次文献需要新修订时可用以下规定。A.文献编号办法WSXX-------XX该文献的次序号文献属性（技术的用JS，管理的用GL）公司代号B.文献的构造（一）主题和合用范畴（二）工作内容和规定（三）应用的表达和必要的统计5.4.6.3文献的首页和续页格式（1）首页格式：文献标号WS/XX——XX编制/日期修改码审核/日期第页共页同意/日期4-1-3WS/QP-1文献控制管理程序版本：A第5页共14页（B）逐页格式：修改码：（编号）（文献名称）版本：A第页共页5.5文献的控制5.5.1各类文献的版序和状态控制5.5.1.1为了文献的有效性进行识别，必须实施版序控制。即对质量手册、程序文献及其它管理性和技术性文献都要标明版本。版本以大写英文字母A、B、C、D---表达。修改码以版本号和修改次序号（以小写英文字母a、b、c、d---表达）相接个来表达。如Aa、Ab、Ac、Ba、Bb、Bc以这类推。这样的修改码既体现了版本，又体现了修改次序。文献第一次公布尚未有修改时以Ao、Bo、Co----表达。文献如有封面，封面和文献上只需表达版本，不标修改码。修改码只在文献的修改履历上和修改告知单及最新状态氢弹上表达。装可大大简化更改文献中的工作，又能节省纸张。5.5.1.2文献的目录和最新状态清单控制。a.每份文献入档前由编制部门编写文献目录，方便查阅，并编制“最新状态清单”b.每份文献一经旧该，必须在“最新状态清单”中得到反映，不停地更新“最新状态清单”c.“最新状态清单”的编制，可视不同的文献而顶，可作单独一种文献编制，也可综合汇编，或根据目录的编写。“最新状态清单“和目录放在一起是最简朴的办法。能做到一目了然。和目录放在一起时可采用的表达以下：序号文献名称（或章节）编号页次版号/修改次序12345612345.5.2文献的归档和保管控制5.5.2.1全部文献和资料在形成正式稿后交办公室入档（经审核、同意后来，均需按规定的分工到办公室办理入档手续）。办公室应立刻使办理登记，统计在“文献入档记录表“（WS/QP4-1-01）。文献和资料的提供部门对其对的性负责。5.5.2.2全部入档的文献和资料均为受控文献，经登记的原版文献和资料寄存在档案料柜中作出标记，不外借和外发。发给文献时均制作复印件发放。5.5.2.3入档的原版文献保管部门（办公室）必须分门别类，排列整洁。做到查找方便，避免误用和错用。并必须寄存于防霉、防潮、防盗、防火等安全良好的橱柜内，以免损坏。并由专人负责。保管人员应负责日常检查，发现问题及时解决。5.5.2.4因工作需要，需临时借阅文献和资料的人员，需经保管部门负责人同意，填写“文献和统计（查）阅单“（WS/QP44-1-02）在规定的期限内偿还，到期不还的由办公室文献管理员收回。4-1-5WS/QP-1文献控制管理程序版本：A第6页共14页5.5.2.5电子媒体形式的文献，归档和保管方式相似，并视状况必要时。需制作备份，以免丢失。5.5.2.6文献按“受控“和”非受控“二大方式控制。除”质量手册“向顾客提供时作为“非受控”文献发放外，其它文献都属“受控”文献。非受控文献发放时也应登记。5.5.2.7需特别存档的文献，必须保存十五年。在任何状况下不得销毁。5.5.3文献的领用和发放控制5.5.3.1文献按领用或规定进行发放时，入档保管部门必须在“文献发放/收回记录表”（WS/QP4-1-03）上作统计，并在发放的文献上盖上“受控”或“非受控”红色印章，在印章上写上发放部门的代码，方便必要时文献追溯。其形式以下：非受控第XX号受非受控第XX号受控第XX号5.5.3.2程序文献发放给各部门的以“程序文献”的合订本发放。给需要的岗位或个人，以单行本发放。其它文献根据实际需要发放。做到需要的地方一定要有文献，且必须确保全部使用文献的场合，均为最新有效版本。要确保文献的清晰、整洁和完好。任何人不得在文献上乱改乱涂。使用部门，应有在用文献的清单（也可用WS/QP4-4-01表达作统计）。5.5.3.3全部文献不得自行复印。如出现黑色“受控”、“非受控”印章的文献必定是复印的，均为非法文献，出现问题由复印者负责。管理部门和领导如有发现，要及时没收，必要时要追究责任。5.5.4文献的更改，收回和销毁的控制5.5.4.1文献需要更改时，更改者用填写“文献更改告知单”（WS/QP4-1-04）由原制订文献的部门进行更改，审核和同意。]5.5.4.2文献的更改每次应标记其“修改码”，办法按本程序第5.5.1.1条实施。5.5.4.3如修改的内容，对其它文献产生影响时，应同时及时进行修改。5.5.4.4全部被更改的原文献必须从使用处全部收回，同时按规定发放更改后经同意的新文献，以确保文献的唯一有效版本。5.5.4.5收回旧文献时，应作好统计，统计在原“文献发放/收回记录表的收回一栏内，并在收回文献的每页上加盖“作废”红章“，以免混用或错用。如需要保存一份留作参考的，则需在文献上加盖”保存“红印章，并附条写明保存因素，隔离寄存，避免非预期使用。5.5.4.6收回旧文献应与销毁，有关部门在销毁时填写“文献和统计销毁申请单“（WS/QP4-1-04）。5.5.4.7“质量手册”设为‘更改履历“页。故全部质量手册内容的修改均应在此”更改履历“页上作出统计，并在文献的‘最新状态清单”上也得到体现。并在此两单上有修改码表达次数，便于修改的追溯。5.5.4.8在每个程序文献前也设立一种同样的封面和修改页（WS/QP4-1-05），该文献的每次修改均应在该页上作出统计。程序文献的最新状态清单，也应在程序文献汇编目录上得到反映。办法同5.5.1.2。4-1-6WS/QP-1文献控制管理程序版本：A第7页共14页5.5.5外来文献的控制5.5.5.1外来文献出各有关部门收集提供。涉及国标、国际原则、各类检查规程、设备校准规程、有关的管理和技术文献等。提供时用识别其可用性和有效性，并经部门领导承认入档。5.5.5.2提供的部门应跟踪外来文献的有效本本及时更新，控制管理纳入本程序管理轨道。5.5.5.3当顾客提供工程规程时，必须按顾客的时间计划，及时进行评审。并在不超出两个星期内，进行分发和实施。同时更新全部有关文献。保存每项更改在试生产中实施的日期的旧路，统计在“工程规范更改和实施统计”（WS/QP4-1-07）上。5.5.6文献的评审和再同意5.5.6.1各级文献的管理人员，应随时检查文献的有效性，并确保文献的清晰，整洁和完好，不得乱涂、乱改、乱画。5.5.6.2每年年终或年初，由管理者代表组织各部门文献管理人员对文献进行依次全方面评审，以拟定文献与否需要更新，需经再次同意（按5.5.4条执行）6.统计和报告6.1文献入档记录表（WS/QP4-1-01）6.2文献和统计借（查）阅单（WS/QP4-1-02）6.3文献发放/收回记录表（WS/QP4-1-03）6.4文献更改告知单（WS/QP4-1-04）6.5文献和统计销毁申请单（WS/QP4-1-05）6.6封面和修改页（WS/QP4-1-06）6.7工程规范更改和实施统计（WS/QP4-1-07）4-1-7文献入档登记单WS/QP4-1-01序号文献名称文献编号版本总页数生效期提供部门提交人接受人日期备注1234567891011121314XXX有限公司文献借（查）阅单WS/AP4-1-02借（查）阅人部门借（查）阅人姓名借（查）阅人日期部门负责人主管（副）总经理审批借（查）阅内容：借（查）阅因素：调卷状况：文献密级偿还日期备注：调卷人：4-1-8文献发放/收回记录表