文件管理系统设计方案和对策

文献管理系统设计方案

传统的管理和保存文献的方式是人工生成和保管文献（涉及：生成、传阅、审批、进入受控状态等），文献普通是保存在文献柜中的。

由于文献数量多，版本复杂，在实际使用中经常出现问题，例如：文献版本不一致、文献查找困难、文献管理解决历史统计报表工作量过大等。本方案旨在解决单位对大量工程和技术文献的管理，达成并确保工作人员手中文献版本的一致性、文献更改的可追溯性，同时以实现电子公示、电子告知、电子邮件、公文收发等功效来提高单位日常办公及管理的自动化。文献管理系统的建设目的和意义目的：满足公司对文献信息进行集中管理、查询的需要通过文献的集中管理，使公司实现资料共享，资料同时更新公司重要文档的使用权限设立，首先节省了资本，另首先自动化管理，确保了资料的保密性和安全性简化了员工查找和使用资料的工作环节，使员工把时间放在其它更有价值的工作上，减少重复劳动，提高工作效率，为公司争取更多利润把无纸化办公和自动化办公结合起来，实现了无纸化和物理化文档管理的有机组合把先进的数据库技术运用于文档管理，增进公司信息化管理的进步文献管理系统建设意义：1、分类、管理公司文献文献管理系统通过数据库管理，对公司纷杂的文献内容进行分门别类的管理，按照不同的介质（图片、影音、word、excel、ppt、pdf等）进行寄存管理。文献管理系统通过权限管理，对不同的员工开放不同级别的文献库，最大程度确保公司的文献安全。2、共享、学习公司文献文献管理系统通过内部网络将文献资本进行共享，让更多的人分享到公司文献资本，拓宽部门和员工的知识范畴。3、应用、增值文献资本文献管理平台构建面对公司业务流程的文献管理系统，使得工作过程中显形知识构造化，隐形知识显形化。通过文献的不停重复应用，实现文献增值。有效的规避了人员升迁流动所造成了核心业务领域的损失，让业务运行不辍。4、提高公司竞争力发明公司新竞争价值，增加公司利润，减少公司成本，提高公司效率。建立公司新文化，激励思想自由，哺育创新精神。通过减少反映时间来提高为客户服务的水平，通过快速向市场提供产品和服务来增加收入。二、文献管理系统的建设规定首先是支持的文献内容要全方面，从文献管理的内容角度，最少应当涉及：对信息的公布，例如直接公布多个内容对文档的管理，如各类DOC、XLS、PPT等文献对数据信息的管理，如各类报表等等有助于充足运用文献：对链接的解决：在内容中能够互相链接，它是有效运用文献的非常重要的环节强有力的索引能力，特别是全文检索对于动态数据的强有力查询能力，例如能够根据多个条件进行查询灵活的可配备性：对于文献目录、分类等的灵活配备对于顾客、权限的灵活配备对于统计分析办法、报表格式的灵活配备技术的先进性：强有力的权限控制机制先进的报表设计模型可靠地解决大附件的能力三、文献管理系统的设计思路文献管理系统首先要建立起公司文献库。文献库能够将单位全部资料分门别类的寄存，便于后来方便的查阅，不同的类别设立不同的目录，能够使成功案例、先进经验、技术办法、多个表单、文献资料等资源在这里共享，便于大家共同窗习、使用，快速提高。能够由有关的人进行负责，由此人负责对这个目录赋予有关人一定的权限，允许其与否能够修改还是只读，这样就能确保单位的资料不被任何人进行修改。文献管理，既能够按资料来源建不同的目录，也能够按部门来建不同的目录，同一部门的人只能进自己部门的目录来查询资料，这样也能够避免各部门之间材料的保密性。文献管理最重要的特点就是能够通过设立权限来保护机密资料的安全性。文献管理系统的实现手段统一管理文献集中统一管理公司的全部智力资产，建立文献之间的联系，避免由于文献分散而造成的文献流失和管理混乱现象文献查询获取提供方便的文献查询检索工具，让您轻松获取您需要的文献权限控制提供多层次的文献访问权限控制，让您在文献的共享和文献的控制之间，得到最佳的平衡文献流程管理管理受控文档的更改审批流程四、文献管理平台架构采用B/S构造，无需安装客户端，轻松实现全网共享。系统重要由下列模块构成：人员信息管理、权限管理、文献分类体系、文献采集公布、文献浏览下载、文献搜索引擎、文献版本管理、文献更新管理、文档存储管理。五、文献管理系统的功效

文献管理是对与工作有关文献的收集、组织、以及管理，通过对文献管理系统的建设，让公司内各方面的文献得到充足共享，提高工作效率。文献管理系统含有下列功效：文献收集

离线收集：可通过人工、内部网站、E-Mail等多个方式从有关部门获取多个业务资料，对业务资料进行采编、整顿、分类、入库；在线收集：可通过系统所提供的在线文献收集模块，由有关部门、人员在线提交。文献采编可对指定管理范畴的文献进行管理，涉及采编、审核、修改、添加、删除等功效；支持对文献的分类管理，提高文献搜索的效率；支持对文献内容的格式设立，涉及：字体、字号、字色、样式等；支持添加多个类型的附件，如：音频、视频、WORD等。提供使用期设立，当文献过期后自动置为无效状态；提供核心字及新消息标记设立；提供各类文献的呈现方式设立，涉及：HTML、语音等；能设定各文献点的开放范畴。文献公布最新更新：按照时间次序，罗列近来公布的文档；文档库新闻：公布文档库的新闻；与公示栏集成，采编新文献后，可直接公布公示信息，方便使用单位及时理解有关信息；文献搜索全文检索：按检索内容并选择目录进行全文检索，简朴快速找到您需要的信息，根据匹配程度对检索成果进行排序；高级检索：提供按照采编人、时间、核心字等条件组合以及查询范畴进行高级检索；可方便地从多个角度定义文档地图，通过文档地图，找到您需要的信息。文献使用文档的共享和访问权限控制：提供多级别访问权限控制；提供多个方式进行文献的呈现，如HTML方式及语音方式；新文献提示：通过设立新文献栏目，能够详尽理解到文献内容的最新动态；热点栏目：自动或手动聚集热点资料的目录或链接自动聚集：由系统根据点击率统计生成的热点信息；手动聚集：由管理员确认管理的热点资料后实现；文献的有效性：即文献只有在审核生效后方可对其查阅，避免了文献的无效性及无关性；另外当文献的失效时间达成后自动失效；文献的关联性：当某个文献被呈现时，系统将自动呈现与该文献有关的链接，方便快速定位与该文献有关的内容；文献浏览：提供业务资料的浏览功效，通过多维角度关联来浏览资料；文献下载：顾客可针对文献文章内的附件对其进行查看或下载，加强了顾客对文献的自我收集功效；我的文献库：顾客可把自己惯用的资料分类收藏到“我的文献库”，便于查找和检索，顾客权限管理系统对系统的全部顾客可进行角色设立，针对管理员、角色顾客等进行权限设定和管理。系统备份和还原文献管理平台创立备份机制，通过数据备份确保文献管理的安全，避免文献灾难。数据库备份文献名采用日期时间进行保存。还原时选择备份文献即可。六、文献管理系统的特点1．先进性：采用多维的文献组织架构，让文献更加合理、有序、精确、清晰的呈现出来。2．灵活性：提供多个信息呈现方式，同时，提供文献的关联查询，能够快速进行关联文献的定位。3．完备性：系统除了提供文献的收集、采编、审核以及各式的文献呈现功效外，还提供文献交流功效，同时，还可与网络学习培训系统无缝集成，完善文献管理的有关功效。4．高效性：提供强劲的搜索引擎功效，能够快速高效的定位到所需的文献。5．开放性：采用B/S构造，无需安装客户端，轻