论现代秘书人员应具备的素质

论现代秘书人员应具备的素质秘书人员的素质要求,

不同的时代、不同的国度、不同的社会背景、不同的文化环境以及不同的社会行业是不同的。但一般来讲,

秘书人员的基本素质大致包括职业道德、知识结构、智能水平及心理素质等方面。一、职业道德道德是一种社会意识形态,

是人们调整自身行为及相互关系的思想意识和行为准则。职业道德则是在一定的职业活动中所应遵循的具有职业特征的思想原则和行为规范。职业是人们在社会生活中所从事的作为自己主要生活来源的具有专门职能的工作。古书中就记载我国古代“国有六职”:王公、士大夫、百工、商旅、农夫、妇功。职业分工的产生与发展,

使职业道德的形成有了需要和可能。这是因为,

职业分工使人与人之间的社会关系增添了新的内容,

发生了与职业相关联的特殊的社会关系,

需要有与之相适应的特殊的道德规范来调整。而长期从事某种职业的人们,

由于有着特殊的活动方式,

受过特殊的荣誉感和职业纪律。人们逐渐认识到,

为了履行本职业的义务和责任,

维护本职业的信誉和尊严,

什么样的行为是正确的,

应该做的;什么样的行为是错误的,

不该做的。正是在这种认识实践的基础之上,

各种职业集团中就逐渐形成了一些为本职人员应该遵守的职业道德,

比如,

被称为“医学之父”的古希腊著名医生希波克拉特斯就曾提出医生的八条道德规范,

又叫“希波克拉特斯誓言”,

被1949年世界医协大会定为国际医务道德规则。职业道德一般意义上讲,

它有三个特点:其一,

职业道德的约束对象是一定职业活动的从事者,

他只适应于特定职业的从业人员,

而且还只适应于这种人员在职业活动中所发生的行为。其二,

职业道德是同各种职业特点相联系的特殊的道德要求,

它的内容带有具体的明显的职业特征。如审判员的秉公执法、铁面无私;教师的诲人不倦,

循循善诱;医生的救死扶伤、除病去痛等,

都是由该职业的特殊活动内容和活动方式所决定的。所以,

职业道德往往世代相传,

具有较强的稳定性和连续性,

有的甚至不受社会变革的影响。其三,

职业道德一般都明确而具体,

易于被从业人员和社会各界所把握,

如守则、公约、规章、制度、条例等等,

都简明扼要地提出本职业的责任和义务要求,

即是用不同形式表现出的职业道德规范。其四,

职业道德与阶级道德既有联系,

又有区别,

一方面表现为阶级道德对职业道德有明显的影响制约作用,

职业道德中体现或包含了阶级道德;另一方面表现为,

职业道德对阶级道德有所突破,

有时能超出阶级道德的范畴而为社会公共利益服务。秘书人员的职业道德应当包含以下四个方面:1、坚定正确的政治方向秘书人员必须坚持社会主义政治方向,

时时刻刻保持政治上的敏锐性,

关心国内外时事、政治,

认真学习、深刻理解党和政府的重大决策,

并尽可能通过对时事政治的研究,

预测未来发展的趋势,

主动做好工作。2、敏捷高效的工作作风秘书人员必须具有强烈的时间观念和效益观念,

养成雷厉风行的工作作风。遇事反应敏捷,

办事干净利落,

抓紧时间,

讲求效率。同时,

高效必须优质,

从辅助决策到办理事务,

从理性分析到见诸文字,

都要周密细致,

各种数据一定要仔细核实,

避免出错。3、忠诚可信的个人品行忠诚是做人的根本之道,

也是秘书人员的必备品质。所谓忠诚,

大而言之,

是忠于国家和人民的利益;小而言之,

是忠于本组织的政治利益和经济利益。细心周到、认真负责地为领导服务,

为其他职能部门服务。决不当面一套,

背后一套,

或者把为领导服务作为捞取私利的筹码。4、恪守机密的职业习惯保密是秘书人员职业道德的共性要求,

对于秘书人员来说,

严守机密则是最重要的职业道德。秘书人员从工作、资料、电话、会议、谈话中,

知道很多重要的情报,

必须慎之又慎。在日常工作中坚持做到不该问的不问、不该看的不看、不该说的不说、不该做的不做,

养成保守机密的好习惯。二、知识结构各类社会职业都要求其职业人员具备一定的知识结构,

这样才能有效地进行各种职业活动。对于秘书人员来说,

由于其职业的综合性,

就要求他们有多维的知识结构。这种结构应该由以下三个方面构成:1、基础知识基础知识是指在秘书人员知识结构中起基础性作用的知识。一般来说,

秘书人员应具有中等水平的文、史、地、哲、数、理、化、生物等方面的基本知识。(1)

汉语知识,

包括语音、文字、词汇、语法、逻辑、修辞等知识,

这是秘书人员提高文字和口语表达能力的基础;(2)

科学知识,

包括数学、物理、化学、生物等自然科学方面的知识。现代科技不断发展,

办公设备自动化程度不断提高,

科学知识不扎实,

难以适应现代秘书工作的需要;(3)

秘书人员最好能懂一门外语,

至少要能阅读与业务相关的外文资料,

能用外语进行简单的日常交谈。2、专业知识秘书人员的专业知识分为两大部分。第一部分是秘书专业的基础知识,

这就是秘书学、文书学、档案学、写作学以及中国秘书史、中国文书档案史、国外秘书活动概况等学科知识。秘书学是秘书人员应掌握的专业知识,

它不仅从理论上阐明秘书活动的基本规律、本质特征以及职能范畴,

而且包括秘书活动发展史以及秘书人员必备的各种技能。文书学侧重于文书处理。而档案学则是专门阐述档案的形成、作用、收集、鉴别、整理、加工及利用。秘书专业的写作学除阐述一般写作规律外,

应侧重于应用写作规律的研究。中国秘书史、中国文书档案史以及外国秘书活动的研究,

是形成秘书学这门学科的基础,

也是进行古今中外秘书活动研究不可缺少的组成部分。秘书专业知识的另一部分,

应当是行业知识与秘书专业知识的结合,

如已经在我国出现的公务秘书学、企业秘书学、公安秘书学等。把社会行业知识与秘书专业知识融汇结合,

是目前亟待解决的研究课题。对此,

人们已进行了许多有益的探索,

但还有待更进一步发展完善。3、边缘知识社会对秘书人员的普遍要求是杂家,

是通才。这就是说,

秘书人员要有广博的边缘知识。一个秘书人员要在自己的职业活动中纵横自如,

游刃有余,

就应该掌握起码的边缘知识,

如社会学、行政学、政治学、法学、心理学、领导科学、管理科学、公共关系学、文艺学、新闻学、计算机科学等。许多秘书人员对边缘知识的学习不够重视,

但在事实上,

人与人之间在工作能力上的差距,

往往就体现在对边缘知识的掌握和运用上,

秘书人员在这方面更为明显。秘书人员只有不断拓宽自己的知识领域,

变一技之长为多技之长,

才能适应人才激烈竞争的发展趋势。要形成以上三位一体的知识结构,

单凭学校的正规教育是不行的。就目前来讲,

我国的秘书专业教育还远远不能满足这种知识需要;即使在将来,

仅仅凭借学校教育也难以完全解决这个问题。这就要求秘书人员在工作实践中不断地学习,

不断地扩充自己的知识领域。要有超前眼光和战略意识,

站在未来的制高点设计自己。在当前,

特别应注意三个转变:一是由技能型向谋略型转变,

即不满足于掌握秘书活动的基本程序、基本方法和基本技能,

而是要掌握为领导出谋划策、为群众排忧解难的谋略知识体系。二是由静态型向动态型转变,

不满足于坐在办公室里,

而是要投身到动态的社会中去,

不断补充和更新知识。三是由单一型向多能型转变,

集自然科学、社会科学、思维科学于一身,

建立起新、博、精、深的知识体系,

真正使自己成为“通才”和“杂家”。只有这样,

才能适应时代发展的需要,

在社会竞争、优化组合当中立于不败之地。三、智能水平秘书活动是脑力劳动,

因而就必然要求秘书人员的智力素质要达到一定的水平。秘书活动又具有实实在在的可操作性,

因而还要求秘书人员具备一定的实践能力。这样,

智力和能力紧密结合的运用和发挥,

就成了秘书人员素质中不可缺少的重要方面。智力水平是指人对客观事物的认识和理解的力度。在职业活动中,

秘书人员要捕捉、分析、研究重要的社会现象以及与本职工作有关的各种信息,

判断其发展趋向、对本单位本部门的影响以及可能出现的结果;要分析研究既定的方针政策对本部门工作的作用与意义;要设想本部门新的策略与工作方案;要分析论证各种方案并加以完善和提高;要将领导的思想和组织的意图化为一项项具体的措施——所有这些,

都要运用智力。因此,

秘书人员应该具有观察力透彻、记忆力牢固、反应力灵敏、注意力集中、理解力深刻、品评精湛、判断力准确的良好素质,

而尤其在思维方面应当具有较高的水平。思维是指人们对于客观事物运动规律的反应能力。思维就是具有意识的人的大脑对客体的反映,

是一种高级神经活动。这种活动所运用的方式就是思维方式。思维方式中具体的、实质的部分就是思维方法。一名优秀的秘书人员,

在其职能活动当中不仅要能够运用多种思维方法,

而且要能够做到多种思维方法的结合,

特别是求同思维法与求异思维法的结合,

纵向思维法与横向思维法的结合以及单线思维法与发散思维法的结合。所谓求同思维法与求异思维法的结合,

即不仅要能从已知的各种条件

(领导意图、既定规程等)

中寻找答案,

而且要从假设的、推想的、从已知条件的反面去寻找别的途径。比如某一领导提出了一种设想或某个部门、某个群众提出了一项要求,

秘书人员就既要按照这些设想和要求进行思考,

又要从这些设想和要求的侧面、反面去进行思考,

这样既能保持求同思维的稳定性可靠性,

又不至于墨守成规,

充当录音机或打字机。所谓纵向思维法和横向思维法的结合,

即对每一项工作,

不仅要考虑系统内部的纵向联系,

事物本身的发展脉络,

而且要考虑它的连带关系以及每个横断面所引起的社会反响。所谓单线思维法与发散思维法的结合,

即遇到一个问题时,

不仅要考虑问题本身的价值尺度、来龙去脉、历史渊源、发展方向,

而且要让思维多方面辐射,

或转向,

或跨越,

或变通。这样就能鸟飞高天,

鱼跃阔海,

从而取得较好的效果。智力属于认识活动的范畴,

而能力属于实践活动的范畴。能力即是指人能完成一定活动的本领。秘书职业则要求其人员应具备表达能力、阅读能力、协调能力、综合能力和应用能力。(1)

表达能力包括两个方面,

即口语表达能力和书面表达能力。美国各个高等院校和中等学校都把口才与交际学作为必修课,

连小学都开设口语训练课,

我国的学校教育却忽视了口语艺术,

甚至连师范院校也没有开设口语艺术课。1984年10月,

我国接待了3000多名来访的日本青年。人们发现,

不论是在大庭广众之中的演讲,

还是三三两两的交谈,

日本青年大都洒脱大方,

善于言谈;而我国青年大多显得过于拘谨,

有些人甚至是“足将进而趔趄,

口将言而嗫嚅”。对于秘书人员来说,

口语表达能力十分重要。因为处在枢纽地位的秘书人员,

不论是汇报情况、传达指示、提出建议,

还是协调商谈、应对宾客,

都要大量使用口头语言。口语表达要在极短的时间内完成,

没有仔细推敲的时间,

因此往往比文字表达难度更大。秘书人员在口语表达方面应该做到:口齿清楚,

条理分明,

用词准确,

应对敏捷,

语气得体,

这样才能适应职业活动的需要。文字表达能力即写作能力,

对秘书人员来说,

主要是指应用类文书的写作能力。在这方面,

世界各国都非常重视。我国的各类秘书人员向来就享有“笔杆子”的美誉,

能否写一手好文章是能否胜任秘书工作的前提条件。历代选择秘书人员就首先考查其写作能力,

现代社会对秘书人员的写作能力提出了更高的要求。美国总统卡特曾为200多名官员举办了应用文体学习班,

倡导应用写作中要简洁明了、开门见山、直截了当、讲求实效。美国国防部针对军事公文写作中繁杂冗长的状况,

在1987年专门成立了“美军公文写作办公室”,

督导公文写作活动,

并在全国各军事院校开设专门课程,

对军官和文职人员进行写作训练。在香港,

会不会写应用文,

不仅是衡量一个人有无学问的标尺,

而且是谋职竞争成败的关键。我们信手拈来任何一本关于秘书学方面的书籍,

都可以毫不费力地从中找到关于应用文写作方面的经验指导或理论总结。这就可以证明,

社会各界普遍要求秘书人员具备一定的写作能力,

古今中外几乎无一例外。2)

阅读能力,

就是指感知书面信息的能力,

是汲取知识、捕捉信息、认识世界的重要途径之一。秘书人员离不开阅读文件、翻阅资料及业务书刊,

是一种经常性的活动。对于秘书人员来说,

阅读一是要准确,

即能准确地把握文章的整体结构及中心思想,

并能用自己的语言进行概括;二要快速,

秘书人员每天有大量的材料要阅读,

因此必须提高阅读效率。(3)

协调能力也是秘书人员必备的工作能力之一。积极主动地为上下左右沟通信息、调节关系、商讨事项、协同步调是秘书的重要职责。秘书人员的协调能力包括四个方面:一是善于“硬协调”,

即善于运用相关的政策、法令、规定、制度等来规范和约束被协调各方的行动,

这就要求秘书人员必须“吃透两头”,

既要熟悉政策原则,

又要熟悉实际工作,

针对症结所在,

有的放矢的对症下药。二是善于“软协调",

即善于做思想工作,

以说服各方互谅互让,

发扬风格,

顾全大局。三是善于沟通信息,

使矛盾各方彼此了解情况,

消除误会,

加强团结协作。四是善于把握全局,

正确处理宏观与微观、局部和全局,

上级与下级以及领导之间、部门之间、兄弟单位之间的关系。这样就容易完成协调任务。(4)

综合能力对秘书人员来说尤为重要。因为秘书部门是综合部门,

它所面对的公众繁多,

任务庞杂,

头绪纷乱,

倘若缺乏综合能力,

便会陷入事务圈子当中不能自拔。其一,

要有阅读概括能力,

既要能在一份文件、一篇文章、一份材料当中迅速地概括出中心、要点,

又能在众多的文字材料当中归纳出倾向性的观点,

发现新的动向。其二,

善于综合社会各个行业的发展状况,

发现与本单位各项活动有关的苗头。其三,

善于综合本单位本部门的各项工作,

区分轻重缓急,

有条不紊地安排各项活动。其四,

文字表达或口头表达时善于综述,

以免一开口一动笔即出现就事论事的缺陷。(5)

应用能力是指掌握运用新兴的科学技术的能力。主要包括打字技术、速记技术、录音录像技术、复印技术、摄影技术、电脑操纵技术、办公自动化技术等。在各种各样的现代化设备进入办公室的当今社会,

具备多种新技术的应用能力,

不仅是职业活动对秘书人员的必然要求,

也是提高秘书活动效率和水平的重要保证。四、心理素质秘书人员的心理素质,

主要是指适应秘书职业所必须具备的心理品质特征,

包括对秘书人员个性心理的要求。是否具备健全的心理素质,

是秘书人员能否胜任工作的前提条件之一。1、动机动机,

是促使人们行动的原因,

也就是人们产生和维持行为的个性心理倾向。人们在日常工作和生活中,

一切言论和行为都是受动机支配和制约的。动机的产生有两个因素:一是需要,

分为个体机体的需要和社会需要;二是刺激,

分为内部刺激和外部刺激。由于需要,

刺激的情况不同,

导致人们动机的差异,

进而导致不同的行为发生。人的动机就性质而言是多种多样的,

不同性质的动机,

可以对人产生不同意义和不同强度的推动作用。因此,

要成为一个合格的秘书,

就应该培养和确立为民族振兴、为国富民强,

同时实现个人价值、追求个人幸福的正确动机。有了崇高的追求目标和正确的行为动机,

就能够不计个人名利得失,

不畏工作艰难险阻,

就会产生巨大而持久的工作动力。2、兴趣兴趣是积极探究某种事物的心理倾向,

是人们的一种带有趋向性的认知行为。兴趣是在社会生活实践过程中形成的,

也可以在生活实践中改变。据心理学家分析,

兴趣能引起人们持久而稳定的注意,

使感知清晰,

启发思维和想象,

产生愉快的情绪。良好的兴趣,

可以使人眼界开阔,

热爱本职工作,

不断追求新的知识,

丰富其精神世界。在秘书工作中,

兴趣具有同样的作用,

秘书人员只有真正培养起对本职工作的兴趣,

才能自觉克服工作中的各种困难,

克服某些重复的公式化的工作带来的枯燥感和厌倦心理。对事务性的工作具有持续而稳定的兴趣,

是一个优秀秘书人员应具有的心理品质。同时,

秘书活动涉及面广,

需要用到多方面的知识,

这就要求秘书人员兴趣指向的面要宽,

范围要大。广泛的兴趣,

可以吸收丰富的知识,

成为博学多才的“通才”和多面手,

工作的适应性也就越强。因此,

秘书人员除了有本专业的“中心兴趣”外,

还要有“外围兴趣”,

如对音乐、绘画、书法、摄影、旅游、体育的兴趣等,

以丰富知识、陶冶性情、提高素养。3、意志意志是人们自觉地确定目标,

并为达到预定目标支配和控制自己行动的心理过程。秘书人员要做好本职工作,

不能设有意志。意志薄弱,

必然遇难畏缩;意志坚强,

才能克服困难,

实现目标。秘书人员在培养自己意志品质时要注意以下几个方面:一是自觉,

包括对目标的自觉认识,

使自己的行为始终纳入组织目标之中,

不断克服盲目性。要有远大的理想和信念,

勇于进取,

既不盲目陶醉,

也不嫌工作琐细。二是果断,

秘书人员遇事要能准确估计情况,

当机立断,

果敢行动,

采取坚决措施,

处理复杂、紧急情况。缺乏果断性,

往往会坐失良机,

给工作带来损失。三是自制,

秘书人员每做一件事都必须认真谨慎,

在任何情况下都能控制自己的情感、欲望,

节制行动,

约束言论,

避免冲动急躁。四是坚韧,

工作中要有为实现目标而不怕困难、锲而不舍、百折不挠的精神,

避免一遇困难即改弦更张,

也不能时冷时热,

时紧时松。4、意识意识是人对现实所特有的一种反映形式。意识对人的活动起着特殊的调节作用,

这种作用表现为人的活动具有目的方向性。在市场经济条件下,

秘书人员需要加强以下几种意识:一是创新意识,

善于接受新事物,

捕捉新信息,

研究新问题,

在工作职权范围内,

大胆发挥主观能动性;二是参与意识,

把工作重点放在为领导服务上,

想领导之所想,

急单位之所急,

当好参谋和助手;三是竞争意识,

将竞争机制引入秘书工作中,

不断增强时间观念、效益观念,

争取工作的主动性、超前性;四是经济意识,

把工作的出发点和立足点放在改善经营管理和提高经济效益上,

在秘书工作的每个环节上,

都能考虑经济问题。5、性格性格是指人对现实稳定的态度和行为方式,

它是各种心理特征的完整组合,

是个性心理特征最重要的方面。秘书人员的性格是其心理素质中的核心部分,

因而一些欧美国家要求秘书人员“性格完美”。就我国的国情和秘书工作实践来看,

秘书人员的性格必须有多方面的良好特征,

如乐观热情而不轻佻,

敏捷灵活而不冒失,

稳健从容而不矜持,

坚毅执著而不固执,

风趣幽默而不刻薄,

自制自律而不拘谨。另外,

人的性格具有不同的类型,

主要有两种典型性格:一是外向型性格,

特点是活泼、好动、开朗;二是内向型性格,

特点是沉稳、安静、含蓄。两种性格各有所长,

前者敏捷、果断、爽朗、善于交际:后者沉着、冷静、稳重、善于独立思考。对于秘书人员来说,

以兼采两者之长,

具有内外倾向型双重性格为宜。五、结论秘书人员是应用型人才,

不仅要有良好的职业道德、合理的知识结构,

而且还要具备较高的智能水平和过硬的心理素质,

只有把这四者有机地结合起来,

才能成为一名优秀的、现代社会需要的秘书人员。

浅析秘书人员所必备的综合素质何谓秘书？政党内之要职、商业机构内的文职人员、香港决策局的最高级公务员职位、美国联邦政府的部长英文名称亦为（总统的）部会秘书，如国务卿为SecretaryofState、陆军部长为SecretaryofArmy，平时称为部长先生Mr.Secretary。由此可见秘书人员及其地位和角色的十分复杂性，在现实秘书工作中，对秘书这一职业的综合素质提出了相当高的要求，知识、能力、个性心理和气质性格方面是秘书人员综合素质要求的重要标准，与秘书工作的质量与效率密不可分。一、知识秘书人员所具备的知识应多元化且不断更新，这样才能更好地发挥参谋作用、助手作用、提供信息作用、协调作用。秘书的知识结构主要包括基础知识、专业知识和相关辅助知识三类。（一）秘书的基础知识是衡量一个人能否成为合格秘书人员的基本条件。基础知识越扎实、丰富，秘书人员的潜力发挥就越大。秘书人员的基础知识主要包括自然科学知识、社会科学知识两方面。自然科学基础知识。自然科学基础知识指数学、生物、天文和地理知识等等。这些常识秘书人员都应掌握。据有关研究表明，数学学得好的人智商都很高。因此，在对秘书工作的研究和实践当中，人们也开始认识到数学方法论的巨大作用，如辅助决策中的对策论和运筹学方法，经济分析中的抽象方法和定量化方法等等。同数学一样，其它自然科学如生物、天文和地理等，秘书也都不能忽视。如秘书在为领导安排国际旅程时，若无必要的地理知识，忽略或错误地计算了时差变化，就会造成很大的麻烦，甚至耽误要事。社会科学基础知识。社会科学知识如历史、政治、社会发展史、哲学理论、法律常识、心理学等等，秘书人员都要对此有基本了解。不但要了解自己学科的发展历程，也要懂得中外文明演进的历程，有利于我们借鉴历史经验立足于科学决策的基础之上。秘书人员对祖国的社会发展变化历史，对几千年形成的璀璨文化，以及从中形成和发展起来的伟大的思想和社会的重大变革都应有大体的认识，才能在工作上维护祖国的利益，发扬民族传统，继承正确的思想。哲学理论对企业秘书来说也是必须具备的。哲学理论直接影响着一个人的世界观、价值观和人生观。秘书作为枢纽人员，法律知识是必备的基础知识，做到知法、懂法、守法、护法，才能成为名副其实的“参谋助手”。（二）秘书人员的专业知识可分为两大部分。第一部分是秘书专业的基础知识。第二部分是秘书所在行业的行业专业知识。秘书专业的基础知识是秘书知识体系中的核心部分，是秘书人员与其他专业人员区别的基本标志，包括秘书业务理论知识和工作方法技能，如文书撰写、制作、处理和档案管理；调查研究、信息收集；会务安排、会场布置及服务；日常事务管理；协调管理等。行业专业知识是秘书人员所服务的行业、系统的专业知识，比如在政府机关工作的秘书人员就需要具备行政管理等方面的知识，在工厂工作的秘书人员理应通晓产品设计、质量管理，产品的生产、销售概况，人事变动情况，以及本企业在同行中的地位、作用，最重要的是本企业所从事的行业基本常识等方面的基本知识。以及其他处于教育、文化、军事、医疗、外事等不同行业的秘书人员，也应分别具有各自行业的专业知识。（三）相关辅助知识。多样的辅助知识既不像基础知识那样具有“根基”作用，也不同于专业知识那样起“标志”作用。但它对秘书人员的作用是丰富头脑、开阔视野、扩大思路、提高工作效率。主要包括：管理学知识。秘书是辅助管理人员，秘书工作是管理工作不可缺少的一部分。公共关系学知识。秘书工作在许多方面带有公共关系的性质，比如代表领导接待客人、参与谈判、对外发布消息等等都涉及到公共关系。心理学知识。秘书的辅助管理活动总是通过秘书与领导者、秘书与公众之间的交往实现的。过程定会表现出心理现象和心理特征。学习和掌握心理学知识，不仅有助于秘书人员科学地分析自己的心理过程及其特征，克服自己的心理障碍、提高自己的心理素质，同时也有助于观察和了解领导者以及公众的心理过程和特征，掌握他们的心理活动规律，并用这些规律来指导秘书与领导者和公众之间的交往，以提高交往的质量和效果。经济学知识。中国共产党的基本路线明确地规定当前全党工作应以经济建设为中心。经济建设的大潮正推动着我国各行各业发生日新月异的变化。没有经济头脑的领导者显然是不称职的，而不懂经济知识的秘书也不可能当好领导者的参谋与助手。熟悉电脑操作和办公自动化设备的使用，新世纪的秘书人员要充分发挥领导的“千里眼、顺风耳”的作用，首先应快捷地获取各种信息，这就需要熟悉电脑，才能让繁杂的办公事务向办公自动化、办公信息化发展。一些企事业、政府部门办公室陆续使用计算机、传真机、复印机、多功能电话机及光学符号阅读器、缩微机、录相机等等，这些现代办公设备的使用，有效地改变了秘书人员手抄手写的手工劳动方式，极大地提高了办公效益和管理水平。二、能力秘书工作的复杂性、多样性和秘书活动的丰富性、广泛性，需要秘书人员具有多种能力。（一）秘书人员进行基础职业活动所必需的基本能力。具体包括如下几方面的内容：1.观察能力。秘书工作每天都会面对大量需要解决的实际问题，分析、研究、解决这些问题，是现代秘书工作的重要内容，这正是所谓“研究新情况，发现新问题”。而分析、研究、解决问题，就需要避免主观臆断，需要对问题有正确的判断和全面的把握，就需要发现事物现象和本质之间的联系，以便于更好地解决问题。而这一切首先必须从观察开始。良好的观察能力是不断培养和锻炼的结果。2.记忆能力。良好的记忆能力是现代秘书的基本能力之一。信息管理职能的实现需要秘书有良好的记忆力。秘书部门是机构的信息枢纽站、集散地，信息的收集、贮存、加工、输出、反馈等处理过程，需要秘书具有良好的记忆能力，以确保信息的保真度和传递的有效性。3.分析判断能力。分析判断能力是指人对事物进行剖析、分辨和研究的能力。具备良好的分析判断能力，既是秘书工作的要求，也是领导对秘书人员的要求。分析判断能力较强的人，往往学术有专攻，技能有专长，在自己擅长的领域里有着独到的见解和成就。秘书人员要具有较强的分析判断能力，必须有强烈的求知欲，养成勤思的习惯，在实践中不断培养和锻炼。4.想象能力。秘书工作并不是刻板的、一成不变的，而是富有挑战性和创造性的。不管是对信息加工处理，还是给上司出谋划策等，都需要创造性思维，离开了想象力，创新就失去了基础。爱因斯坦有句名言：“想象力比知识更重要，因为知识是有限的，而想象概括着世界上的一切，推进着社会的进步，并且是知识进化的源泉。”可以说，没有想象力就没有创造。5.应变能力。所谓应变能力，就是当环境、条件、对手等发生变化时，能够及时采取措施加以应对的能力。应变能力是种急智，是对秘书人员才智的全面检验，需要广博的知识、出色的智慧、敏捷的头脑和丰富的经验。培养应变能力，要养成事先策划、周密计划的习惯，要勇于实践不怕跌倒，要善于总结、举一反三、积累经验。（二）职业能力，即秘书人员的职能技能。主要包括如下几个方面：1.理解能力。准确领会上司意图，要理解方针政策，要理解法律法规，要理解口头的和书面的信息，要理解人与人的关系等等。缺乏正确的理解能力，乃至曲解、误解，就会造成沟通、交流等一切工作的障碍，就会给秘书工作带来极大的被动，甚至会给秘书所服务的机构工作造成不可估量的损失。2.速记能力。速记是一种快速记录口语的技术方式，用简单的符号、代码和缩写规则把交际和思维中的口语置换成视觉形式。为了对领导的指示与口述、会议内容等作出迅速、准确的记录，秘书人员要学一点速记。3.表达能力。表达能力是秘书的传统能力，也是秘书的看家本领。秘书的表达能力主要是指语言文字的表达能力，包括口头和书面语言文字的表达。秘书要处理人际关系，要传达上司意图和指示，要说服、演讲、论辩，要沟通协调等等，都需要良好的口头表达能力。一个称职的现代秘书要做到准确、简练、流畅、生动地使用口语进行交际，成为一个具有良好口才的人。同时，秘书在处理各类文书，起草撰写公文等也需要有良好的书面表达能力。可以说，现代秘书每天都要与文字打交道，文字工作是秘书的一个基本工作。现代秘书必须要具有扎实的文字功底，要能够自如地驾驭文字，准确、严谨、恰如其分地通过书面语言表达观点、态度、立场。4.协调能力。秘书部门具有协调职能，现代秘书也应该具有协调能力。所谓协调能力，是指秘书通过各种手段，解决和消除影响机构整体运作效率的各种矛盾或障碍，以保持机构顺畅运作的能力。5.管理能力。秘书在某种意义上也属于管理者，承担一定意义的管理职能。具备良好的管理能力不仅是秘书本身工作的要求，同时也是秘书更好地发挥辅助决策和参谋作用的重要保证。6.社交与公关能力。秘书工作离不开社交和公关能力。一方面，秘书人员每天要与许多人打交道，经常处理各种突发情况；另一方面，为辅助领导保持社会联系，也需要秘书人员懂得公关诀窍、熟悉人际关系。做好社交和公关工作，秘书人员要学习心理学知识，加强人格修养，了解掌握社交和公关的特点、原则和方法，提高情感沟通能力，言行有度，举止得体。7.操作能力。秘书工作是一种务实的工作，实际动手操作的能力是做好秘书工作的一个重要能力。要做好秘书工作，就需要提高自己的动手能力，学会实际操作。包括现代办公设备的操作。8.调研能力。调查研究是通过一定的方式方法获取客观信息并对所获得的信息进行归纳、总结和分析，以寻求某种联系和规律的过程。实际工作中，秘书人员主要通过个别访谈、集体座谈和问卷等形式获取信息，并通过一定的统计分析方法，对信息进行提炼和升华，满足领导对信息的需求。要提高调研能力，秘书人员应掌握调查研究和统计的基本方法，学会收集各方面的信息资料，并善于综合分析，为领导决策提供参谋服务。9.学习能力。时代在不断地发展，社会在不断地进步，秘书工作也需要与时俱进。秘书要跟上时代发展和社会进步的步伐，就需要不断地学习，不断地提高自己做好秘书工作的各方面的素养。从这个意义上说，秘书还有一个更重要的职业能力，那就是学习能力。秘书的学习能力主要是获取新知的能力，包括阅读能力、鉴赏能力、分析能力、概括能力和吸收消化能力等。三、个性心理优秀的秘书人员，不仅要具有较高的理论修养、良好的工作作风、高尚的职业道德和广博的知识，还必须了解和善于调节自己的心理状态。（一）兴趣。秘书人员应自觉培养对本职工作的兴趣，以充沛的精力，蓬勃的热情投入其中，纵然工作又苦又累也会感到苦中有乐，其乐无穷。另外，秘书也应培养业余兴趣，如：摄影、养花、旅游等，以丰富生活，陶冶情操，培养身心健康。（二）意志。意志是秘书人员自觉地确定目标、支配行动、克服困难、实现预定目标的心理过程。秘书要达到预定目的，积极地改造现实，就必须不断地克服困难，就离不开意志的参与。秘书工作的任务之重，难度之大，压力之强，没有良好的意志品质是很难完成的。秘书良好的意志品质的要求：1.自觉性。使自己的行为服从于社会的要求；2.果断性。紧急情况下明断是非，并做出决断；3.顽强性。即克服困难的坚韧的毅力、百折不挠的劲头；4.自制性。能完全支配，控制自己的情绪，约束自己的行为以符合角色需要。（三）情绪。秘书人员的情绪是秘书对客观事物是否符合其需要而产生的内心体验。与人的需要相符合，就会产生肯定的、积极的情感如满意、愉快等，反之就产生否定、消极的情感，如哀伤、不满等。在秘书活动中，情绪即可起正面的推动作用，也可起反面的减力作用。秘书人员要自觉培养自己良好的情感品质，清醒地把握自己的情绪状态，保持稳定的心境。即使在应急状态下也能镇定、从容、敏捷、果断地处理问题。同时，要加强情操的修养，具有高尚的道德感，高度的理智感。这是秘书情感在社会特性上的进一步体现。（四）动机。动机是促使人们行动的原因，也就是人们产生和维持行动的个性心理倾向。人们在日常工作和生活中，一切言论和行为都是受动机支配和约束的，动机的正确