展会筹备计划(全面完整版)

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展会筹备计划时间参展筹备工作重点每年年终（11-12月）制定新的一年国内外主要展会参展计划全年参展计划和参展财务预算如可以提前预定地理位置优越展位确定参展财务预算开展前二个月前成立参展筹备委员会并指定负责人及协同人员展位特装等前期准备工作筹备委员了解展位具体规格，设计展位装修，取得展会主办方特装批准（根据具体要求处理）选择并着手准备计划参展样品及样品报价设计制作参展宣传册、产品手册及易拉宝开展前两个月跟进展览前期准备工作确认样品、礼品和设计方案落实最后确定参展样品和样品截止日期着手准备赠送现场客商的特色礼品或样品最终落实展位设计方案开展前一个月检查确认前期准备工作的不足、落实前期工作落实参展的必备物料，与会人员培训邀约客户等工作最终检查参展样品和礼品准备工作最终确定参展宣传册、产品手册及易拉宝设计方案并父付印刷培训参展人员（产品知识、报价原则、相关礼仪）初步拟定展会现场活动节目（根据具体情况安排舞蹈合唱或请代言等）支付展位及展位装修等其它所需费用（根据具体情况定）通知国内外客户公司的参展计划并邀约到场观展洽谈开展一周前确认参展所需物料全部齐备，打包好宣传画册、产品画册已及参展样品等一切物品最后确认准备工作：员工、客户、展品、展位、画册、报价、活动资料等确认物流公司或公司车辆，根据具体情况确认参展所需物品发货时间，落实后发往参会所在地开展两天前视察展厅及场地，确认展位装修确定所有参展物品抵达参展地并运送至参展现场检查所定设备及所有物品和功能布展最后落实展会现场活动节目开展前一天检查展位所有设备和样品摆放，以及礼品画册的准备情况

最后落实参展人员每人的职责开展期间现场活动的把控宣传推广、信息收集和处理以及现场洽谈详细记录每一个到访客户的情况和要求对参展现场进行拍照，以备以后使用将潜在商机和客户资料及时发给相关负责人，以便及时处理和跟进（趁热打铁创造展会最大价值）展览结束处理撤展事宜，所有参展用品分类整理，安排运回公司并妥善处理撤展、下期展位预定、信息追踪（主动出击）根据参展情况预约下期参展处理跟进展会期间收集更重客户资源及信息评估参展效果，总结参展过程中的不足，加以改进完善2021“xxxxxxx”安全保卫工作方案为认真做好2021xxxxxxxx活动安全保卫工作，确保展览会顺利举办，特制订安全保卫工作方案。一、 展会活动安排1、 布展时间：201X年xx月xx日至201x年xx月xx日2、 展览时间：201X年xx月xx日至201X年xx月xx日3、 撤展时间：201X年xx月xx日18:00以后4、 开幕式时间： 201X年xx月xx日9:00-9:30地点：xxxxx文化广场参加领导：出席大会的所有嘉宾5、 其它表演或会议活动：xxxxxxxxxxxxxxxx6、 展览内容：xxxxxxx等。7、 组织方式：泡茶桌xxx套，休闲桌xxxx套，标展xxxx个。二、 展会地点xxxxx文化广场，展览面积约xxxx平方米左右。三、 组织领导在展会组委会领导下，有主（承）办单位安全负责人会同有关部门负责人组成展会安全保卫组，负责展会期间的安全保卫工作。1、安全保卫组成员：展会安保组组长：展会安保副组长：2、展会期间安全保卫力量的组成：组委会保卫干部人组委会聘用安保力量人xx保安公司聘用保安人（xxxx文化广场管理中心协助做好监控、消防等工作，按责任分工负责夜间会场监控，确保展区安全工作）四、 安全保卫工作任务1、 制订展会安全保卫制度，参展人员须知。2、维持展会布展、展期、撤展、开幕式期间各处的治安次序，控制人员，做好防火、防爆、防盗、防事故等工作。3、负责展品在会展期间的安全，及车辆疏导工作。4、配合公安机关会展活动的布展、开展、撤展期间的治安、消防工作进行检查，落实整改措施，及时消除不安全隐患，及处理展会期间发生的各种治安问题。五、 责任分工按照“谁主办，谁负责”的原则，展览会组委会主办单位负总责，承办单位具体负责，安保组负责安全制度措施的落实。闭馆时由展会保卫组、XXXXXX文化广场管理中心保卫人员共同清场后做好交接并签字，贵重物品等由参展单位自行保管，夜间（当天交接后次日交接前）展品的安全由XXXXX文化广场管理中心负责。六、 工作措施1、 对参展工作人员进行安全教育，提出安全工作要求，将《参展人员须知》发到每个单位。2、 认真维持展区秩序，加强展区巡查，发现可疑情况及时处理。3、 展会安保组与xxxxxxx文化广场管理中心安保部及民警办保持联系，及时互通情况，每日召开碰头会，交流情况，总结经验，研究处理工作中遇到的疑难问题。4、 布展期间，施工人员凭展会组委会统一印发的证件施工，施工期间禁止游客进入施工区。5、 开展期间，游客不得将展区设备带出展区，参展商的产品及相关物品由参展商自行保管。6、 息展时间：每天17:00，息展前15分钟由安保人员向参展人员预告，做好息展的准备工作。息展后，XXXXX文化广场管理中心关闭展区的电源；展览会组委会安保组和XXXX文化广场管理中心安保人员共同负责清理展区，并进行交接。七、 工作要求1、 提高警惕，做好防突发情况的应急准备。2、 服从命令，听从指挥；严格遵守规章制度。3、 遇事沉着冷静处理，并及时向领导报告。4、 严格要求，严格管理，注意安全用电，防止意外事故。5、 积极配合公安机关处理展会期间发生的相关案件。XXXXXXX201X年X月X日合同甲方： （公司全称）乙方： （公司全称）鉴于：甲方愿意委托乙方为其提供 年 月 日在上海举行的“ ”的服务。乙方愿意接受甲方的委托为其提供 年 月 日“ ”活动的服务。双方经协商一致。本协议由中文写成。本协议一经签字，双方同意遵守此服务协议及其所有附件的各项条款。涉及双方的有关服务项目则受其规范和制约。一：乙方对甲方的有关服务乙方为甲方提供 年 月 日“ ”活动的设计、制作、装置及除场地供应方应提供的所有演出灯光外的效果灯光服务。*服务内容不包括报价以外的服务项目，如需额外服务，乙方将追加服务费用。二：乙方责任对于乙方提供的所有方案应得到甲方确认；乙方应在双方商定的日期完成相关服务内容。三：甲方责任甲方须提供服务所需的相关资料（包括文字和图片）；在验收合格后按期支付乙方相关服务费用；四：共同责任双方同意在此协议下：若没有事先的书面同意，任何一方都无权在任何促销、宣传资料中使用另一方的商标、商号及其他相关称谓；任何一方保留与非本协议的第三方签订同类协议的权力；任何一方仅授予本协议内所列明的许可权，而并无授予任何其他许可权（包括专利许可在内）；五：协议期限本协议自签订之日起生效，至双方在本合同内所规定的全部义务履行完毕后终止。六：保密资料除双方另行书面同意外，甲方与乙方在履行本协议中做出的所有资料交换均在保密基础上进行。无论上文如何规定，乙方应保存所有有关的原始资料，包括但不限于甲方相关人员提供的。该有关资料应继续是甲方的专有财产。在合同结束后，归还甲方。七：不可抗力及其他延误如果本协议任何一方因诸如战争、严重火灾、水灾、台风、地震、社会骚乱或其他自然灾害或其他不可抗力影响，从而阻碍了本协议的履行，则本协议的履行时限可予以延长。如果不可抗力事件的影响持续超过150天，协议双方应尽快通过友好谈判，以求达成继续履行协议之共识。八：一般规定任何一方不应向无关的第三方透露本协议的条款和条件，但为遵守任何有关法律而需要透露除外，所有有关本协议的存在、内容履行或签署及涉及本协议所述安排的宣传稿及公告应在发表之前经双方协商批准。本协议及其附件是双方之间完整及唯一的协议，并取代双方以前就本协议的口头或书面协议、报价、建议书、合同、谅解及通讯。任何一方在任何情况下放弃追究另一方任何违反本协议的行为不应被视为放弃该方在任何其他情况下对违约的权利。九：仲裁本协议受中国法律管辖并按中国法律解释。因执行本协议所发生的或与本协议有关的一切争议，双方应通过友好协商解决。如协商仍不能达成协议时，由仲裁机构进行仲裁。在仲裁期间，除进行仲裁的部分外，协议其他部分应继续执行。十：付款本协议费用共计人民币大写：元整（小写：¥元）活动预付款为总价的 %，计人民币大写： 元整（小写：¥ 元）乙方的账号： 乙方的开户行： 十一：其他1、 本合同仅限于乙方为甲方本合同所列之服务，如甲方另有其他需要，双方需另行协商。2、 本合同仅限于乙方为甲方提供甲方在本次活动结束后七天内支付给乙方全部款项的服务，如甲方以后另有需要，双方可另行协商。3、 报价明细见附件。本协议一式贰（2）份，双方各执正本壹（1）份。甲方：乙方：（授权签字或加盖公章）（授权签字或加盖公章） 年 月 日 年 月 日展会工作总结本次在我区域内的XXXX论坛已经顺利落下帷幕，在此我向公司领导做一个参展报告，此次会议是XX、XX两省XXX界进行学术交流的重要学术活动，在XX都具有一定区域效应，所以非常感谢公司能够支持并给予我们XX区域这次参展的机会，此次参加展会人数约有XX多人，基本涵盖了XX、XXX两省主要XXX的XXXX，对公司品牌的推广起到了很好的作用，让我公司在XXX区域内提高了一定的知名度,也为我们以后在XX内推广本公司的XX设备提供了一定的助力，这也是我们参加本次XXX最大的一个收获。而在展会上遇到的各种各样的问题，则使我的知识面更加宽广，对康复行业有了更新的认识并且从中汲取经验，学会了很多在平时工作当中学不到的专业知识，现特对本次展会加以总结，具体如下：好的方面：1、 为了能够顺利参加本次展会，在展会的前期准备中，我们两省都针对性的拜访了参会的目标客户，对目标客户的需求意愿进行摸底，做好接待方案和湖北的同事分工合作，完成了对重要客户的接待和保障工作。2、 在展会宣传资料、展品以及办公用品的上我们都做了完备的准备，对于来参观的每一位客人，我们都及时的把客户资料做好备份，有名片的交换名片，没有名片的也做了登记，以便今后能够方便后期的业务联系。不足之处：1、在展会效果上因没有申请摆放视频播放设备，来播放公司宣传片，也导致在宣传效果上没有达到预期，这个在以后的展会上也是需要改进的。2、在人员配置上虽然有XX的同事过来进行协助，但由于公司康复产品种类比较多，加之参会人员较多，有时来展位上咨询的客户较多时，没能及时给予接待讲解和接待，所以在以后这一类的大型会议中，我也会合理的安排申请公司的人员协助。3、在产品展示上由于在展会之前没计划好参展的展品，在后期时也考虑到展位大小位置的关系，所以也没有申请样机的展示，导致我们机器人等拳头的产品不能给客户更为直观的一个感受，也让我们在讲解中面临了一些问题，这点我也会在以后的参会中引起重视。4、展会赠品上，本次展会大多数的厂家都设有赠品，而且赠品也分为几个档次，这样不仅吸引参观者更加愿意了解产品信息，而且遇到大客户，我们如果有一些好的礼品增送，也能够促进今后的合作，这点也