体系文件编写方法

体系文件编写方法质量管理部2023/11/522体系文件框架2023/11/53体系文件层次和类别一级文件质量手册质量手册的补充性文件（分册）二级文件程序文件管理规范三级文件质量记录模板文档模板规则惯例和约定检查单2023/11/54体系文件编写、审批和发布一级文件质量管理部和体系覆盖的主要业务部门负责质量手册编写管理者代表审核质量管理委员会审议总经理批准发布二级文件质量管理部组织各部门编写质量管理委员会审议管理者代表批准发布三级文件各部门编写各部门经理审核管理者代表批准发布2023/11/55体系文件编号规则一级文件编号规则THUNISOFT–Q1-QM(-NN)，简称Q1-QMTHUNISOFT：北京紫光华宇软件股份有限公司Q1：Q即Quality，Q1代表质量体系文件的第一层文件QM：QualityManual质量手册NN：代表质量手册分册的序列号，目前暂定质量手册有2个分册，分别为：Q1-QM-01软件过程改进、Q1-QM-02IT服务管理物理命名规则：Q1-QM-ManualName(-NN).doc举例：Q1-QM质量手册.doc

Q1-QM-02IT服务管理.doc举例：《Q1-QM-质量手册》

《Q1-QM-02-IT服务管理》2023/11/56体系文件编号规则二级文件编号规则THUNISOFT–Q2-PPP-rr，简称Q2-PPP-rrTHUNISOFT：北京紫光华宇软件股份有限公司Q2：Q即Quality，Q2代表质量体系文件的第二层文件PPP：二级文件所在的类别的英文缩写rr：二级文件在其所在类别中的序号

（二级文件结合业务流程和文件类型分为10大类）物理命名规则：Q2-PPP-rr-ProcedureName.doc举例：《Q2-RES-02-人力资源管理》表示：二级文件“人力资源管理”是“资源管理”类别中的第二个二级文件

举例：Q3-MNG-03-质量体系文件控制.doc

2023/11/57体系文件编号规则二级文件二级文件分为以下10大类2023/11/58体系文件编号规则

三级文件编号规则：THUNISOFT-Q3-PPP-rr-nn,简称Q3-PPP-rr-nnQ3：质量体系文件的第三层文件；PPP-rr：当前文件挂靠的二级文件序号；nn：当前文件在所挂靠的二级文件中的排列序号（两位）。物理命名规则：Q3-PPP-rr-nn-RecordName.Dot\eml\xlt\mpt……举例：Q3-MNG-03-01-文件领用登记表.doc

举例：《Q3-ERS-02-02培训申请表》表示：“培训申请表”是编号为“Q3-ERS-02”的二级文件中产生的第二个三级文件。2023/11/59ISO20000文件清单一级文件Q1-QM-02-IT服务管理二级文件Q2-CS-01-服务计划Q2-CS-02-服务级别管理Q2-CS-03-服务报告管理Q2-CS-04-服务的连续性和可用性管理Q2-CS-05-预算管理Q2-CS-06-能力管理Q2-CS-07-信息安全管理Q2-CS-08-业务关系管理Q2-CS-09-事件管理Q2-CS-10-问题管理Q2-CS-11-配置管理Q2-CS-12-变更管理Q2-CS-13-发布管理Q2-CS-…………Q2-PS-01-供应商管理三级文件若干2023/11/510体系文件通用要求语言职责分明，语气肯定，避免用“大致上”、“基本上”、“可能”、“也许”之类词语。结构清晰、文字简明、文风一致。遵循“最简单、最易懂”原则。内容该说的要说到，说到的要做到。2023/11/511体系文件内容及格式要求

一级文件内容参考标准和公司的实际情况内容覆盖公司认证的范围不能照搬样例或网上资料作为纲领性文件，内容不能繁琐冗长格式

质量手册（分册）模板.doc2023/11/512体系文件内容及格式要求

二级文件内容遵循5W1H和PDCA原则5W1H（六何分析法）：When何时、Who何人、Where何地、What何事、Why为什么、HOW如何进行。PDCA（戴明环）：P（Plan）计划、D（Do）执行、C（Check）检查、A（Action）行动改进。格式

程序文件模板(管理规范类).doc

程序文件模板(流程类).doc

流程图模板.vsd2023/11/513体系文件内容及格式要求

三级文件内容质量记录模板所表示的流程与二级文件描述的内容一致质量记录模板的设计遵循PDCA循环文档、规则惯例和约定、检查单内容满足标准的同时，符合公司实际格式

质量记录模板-竖表.doc

文档模板(表格形式).doc

文档模板(表格形式).xls

文档模板(文字描述形式).dot

规则惯例和约定模板.doc

检查单模板.xls2023/11/514其他文件格式培训模板采用公司统一要求的风格。公司内部网站：首页>信息发布>模板工具>常用文档/政府公文模板

>演示文档常用模板。

2023/11/515文件编写过程怎么寻求帮助？文件风格？文件内容？标准内容？ISO20000咨询老师第六会议室