高职院校公文处理办法

高职院校公文处理办法第一章总则第一条为使学校公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高公文处理工作的效率和质量，参照中央、国家机关、广东省政府以及省教育主管部门有关公文处理的规定，结合学校实际情况，制定本办法。第二条学校公文是学校在管理过程中所形成的具有特定效力和规范体式的公务文书，是依法治校和进行校务活动的重要工具。第三条公文处理是指公文的拟制、办理、管理、立卷、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。第四条公文处理应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。第五条行政党群部是学校公文处理的管理部门，负责学校公文的处理工作并指导校内各部门开展公文拟制、办理、管理、立卷、归档和督促检查工作。第六条学校各部门应高度重视公文处理工作，认真遵守本办法并加强对本部门公文处理工作的指导和检查。第二章公文种类第七条学校常用公文的种类：决定、通告、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要、意见、规定等。（一）决定适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关部门及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项；（二）通告适用于在一定范围内公布应当遵守或周知的重要事项；（三）通知适用于批转下级机关的公文、转发上级机关和不相隶属机关的公文、发布规章、传达要求下级单位办理和需要周知或共同执行的事项以及任免和聘任干部；（四）通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况；（五）报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级机关的询问；（六）请示适用于向上级机关请求指示、批准；（七）批复适用于答复下级机关请示事项；（八）函适用于不相隶属机关或部门之间相互商洽工作、询问和答复问题；向同级有关主管部门请求批准等；（九）会议纪要适用于记载、传达会议基本情况、议定事项、重要精神和会议主要成果等。以便与会人员统一认识，在会后贯彻执行；（十）意见适用于对重要问题提出见解和处理办法；（十一）规定适用于对特定范围内工作和事务制定具有约束力的行为规范。第三章公文格式第八条公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。（一）份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号；（二）密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限；（三）紧急程度。公文送达和办理的时限要求。紧急程度分为：“特提”“特急”“加急”“平急”，紧急公文应当分别标注“特提”“特急”“加急”；（四）发文机关标识。由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文时，发文机关标识可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称；（五）发文字号。由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办机关的发文字号。学校发文编号如下：1.学校党政发文编号：华贸院字+〔年份〕+编号党委：华贸党+〔年份〕+编号2.各职能部门发文编号：教学科研部：教科+〔年份〕+编号学生发展部：学工+〔年份〕+编号人力资源部：人事+〔年份〕+编号财务处：财务+〔年份〕+编号招生办公室：招生+〔年份〕+编号继续教育学院：继教+〔年份〕+编号图书馆：图书+〔年份〕+编号评建与发展研究中心：评建+〔年份〕+编号就业与校企合作办公室：就业+〔年份〕+编号团委：团字+〔年份〕+编号（六）签发人。上行文应当标注签发人姓名；（七）标题。由发文机关名称、事由和文种组成，公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号；（八）主送机关。公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称；（九）正文。公文的主体，用来表述公文的内容；（十）附件说明。公文附件的顺序号和名称；（十一）发文机关署名。署发文机关全称或者规范化简称；（十二）成文日期。署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期；（十三）印章。公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章；（十四）附件。公文正文的说明、补充或者参考资料；（十五）抄送机关。除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称；（十六）印发机关和印发日期。公文的送印机关和送印日期；（十七）页码。公文页数按“-1-”页码格式，偶数在左、奇数在右的顺序依次编码。第九条公文的版式按照《党政机关公文格式》国家标准执行。第十条公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照有关国家标准和规定执行。第十一条公文用纸一般采用国际标准A4纸，左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。第四章行文规则第十二条行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。第十三条学校内部门的行文关系，应当根据各自的隶属关系和职权范围确定。第十四条学校可以向上级机关行文、可以向内部各部门行文、可以同社会有关单位和兄弟院校之间相互行文；学校各职能部门可以在自己职权范围内向下属部门行文，也可以就有关业务工作相互行文；对外行文只限于业务对口单位的工作联系，一般除行政党群部可以根据授权代学校行文外，学校内各部门不得对外正式行文。第十五条学校各职能部门所发的重要公文，应当同时抄送南博集团，发校领导、各职能部门和二级学院。第十六条学校各职能部门对所需协商的问题，未经协商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，学校领导和行政党群部有权责令纠正和撤销。第十七条学校各部门一般不得越级请示；因特殊情况必须越级请示时，应当抄送被越级的部门。第十八条“请示”应当一文一事，只写一个主送机关，如需同时送其他部门，应当用抄送的形式。除校领导直接交办的事项外，不得以部门名义向上级部门报送“请示”“意见”和“报告”。凡直接报送领导个人的公文，应交行政党群部按程序办理。第十九条“报告”中不得夹带请示事项。第二十条与不相隶属单位商洽工作、询问、答复问题，向有关主管部门请求批准，或者向不相隶属的来文机关答复请求批准的事项，应当使用“函”，不得使用“请示”或者“批复”。第五章公文收发处理第二十一条公文收发处理的基本要求（一）本校的所有党政公文入口分别是学校党委和行政党群部，由党政系统分别安排专人管理；（二）做好文件的收发、登记、编号、送批、传阅、催办、回收、立卷、存档工作。上级文件做到当天到、当天处理，不丢失、不延误、不漏办；（三）发送文件要履行签字手续，对领导签发的急件，随签随办；（四）文件按指定的范围和对象阅读，严防失密、泄密；（五）做好各种会议材料的回收、保管、立卷工作。第二十二条收文工作程序（一）登记。负责公文收发的人员就公文的特征和办理情况进行记载。登记应将公文标题、密级、发文字号、发文机关、成文日期、收发文日期及办理情况逐项填写清楚；（二）拟办。收到文件后，由负责公文处理的人员根据来文的单位及内容、性质，按校领导分工范围，及时分文；来文涉及两个以上校领导分管业务范围的，按领导职务排序采取就高不就低的方式提出拟办意见，并及时送校领导阅批；（三）流转。行政党群部根据拟办意见，对需要阅办的公文及时流转。办理公文流转应当随时掌握公文去向，避免漏传、误传和延误。流转文件由文件管理人员逐人送取，阅文对象之间不得自行传递；（四）承办。承办部门接到公文后，须认真及时办理。凡涉及报名回执或上报材料的，由各承办部门和阅办人员负责材料的审核、编辑格式、打印走盖章流程等，全部材料填写好、整理好后由行政党群部通过学校邮箱统一报送。已办毕的公文，部门须及时向分管校领导汇报，并把办毕的纸质版公文及时送回行政党群部登记存档；（五）收集归档。对已处理完毕的文件，行政党群部须及时回收、登记，妥善保管。对需要归档的文件，须按照档案部门的要求进行整理、编制目录，按时归档。第二十三条发文工作程序（一）公文起草1.凡以学校党委或行政名义制发的文件，均按业务范围，由相关部门拟稿，党委、行政党群部根据职能分别核稿；2.拟稿单位所起草文件必须经主管领导初审后，再交党委或行政党群部印发。拟稿时注意事项：（1）符合党和国家的法律、法规、方针政策及学校的有关规定；（2）情况确实，观点明确，内容简洁，文字精练，书写公正，标点准确，结构严谨；（3）结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“1”，第四层为“（1）”，第五层“①”；字体和格式要求如下：文件标题为二号方正小标宋简体，36磅行距，居中对齐。正文部分用三号仿宋_GB2312，28磅行距，对齐方式为两端对齐。其中：正文一级标题为三号黑体，如“一、”；二级标题为三号楷体，如“（一）”；三级、四级标题为三号加粗仿宋，分别如“1.”“（1）”。（4）起草公文的依据文件、重要参考资料及有关说明材料，应附在文末。3.起草文件应写明标题、抄送单位。注明文件打印份数、分发范围等；4.拟文要求简明扼要、文理通顺，文字和标点符号清楚，事实、引文和数字准确无误。（二）公文签发、打印1.发文要填写专门的发文稿纸，经负责起草的部门负责人签名，再根据文件涉及的范围由学校领导签批；以学校党委名义行文的由书记审批签发，以学校名义行文的由学校领导审批签发，学校党委、学校行政联合行文的由校长签名后，书记审批签发。未经校领导签发的文件不能生效，党委和行政办公室不予受理盖章；2.发文由学校党委或行政党群部登记、编号，统一负责印制；3.印制公文应当做到准确、及时、规范、安全、保密；印制格式符合《国家公文格式》的相关规定；4.公文印发后，行政党群部应及时登记整理归档。（三）发文注意事项1.各部门如涉及文件制度的发文时，印发前须履行备案流程，备案成功后才可发文；2.尚未备案的制度文件须将制度文稿提交行政党群部呈送校长办公会审议、经三校交叉审核后将修改稿及文件呈批单递送集团备案，拟稿部门的信息员要及时跟进备案进度，备案成功后履行发文流程印发；3.发文拟稿人和部门负责人要对发文函件的内容、格式、用词、语句等仔细把关审核，无误后方可履行发文的签发流程。第二十四条电子公文收发工作程序根据全省教育系统政务网络建设的实际情况，市政府办公室公文收发同时实行纸质、电子文件双轨制运行。（一）省委、省政府及省教育厅通过政务网络传输的电子公文，由行政党群部负责及时接收；（二）学校党委和学校上报省委、省政府及省教育厅等的文件，在纸质文件报送的同时，需及时将电子文件通过政务网络传输给有关部门。第二十五条文稿归档（一）省委、省政府和教育厅等的文件，传阅后要及时整理，正文与附件要完整，于次年3月底前移交档案室存档；（二）学校文件的文稿，发文时同时核查底稿，整理完整，妥善保存，每年3月底前送档案室归档。第六章涉密文件的管理办法第二十六条涉密文件的收文管理（一）收文管理包括检查、登记、批办、传递等步骤1.检查收到密件后，首先要检查来文封皮的状态，看是否有损坏或被窃的痕迹，在回执单或送文簿上签署姓名、时间；2.登记在专门的密件登记簿上登记收到的全部密件，除常规的登记项目外，还应注明密级、编号、份数、收文日期；3.批办行政党群部部长应当认真拟办，谨慎操办；其次，密件必须由专人传递并负责跟踪密件的整个办理过程；4.传递密件传递时，需向他们申明保密原则，提醒其办理的注意事项。另外，密件在同一个人手中停留时间不能过长，传递文件的文书人员应该做到及时送达、传阅，并监督办理过程。（二）涉密文件处理的注意事项1.