合同原件借用说明范本

合同原件借用说明范本一、背景介绍合同是企业和个人之间达成的法律约束力的文件，合同原件是合同的重要组成部分。在某些情况下，为了办理相关手续或提供证明，可能需要借用合同原件。然而，为了确保合同的安全性和完整性，借用合同原件需要严格遵守一定的程序和规定。本文旨在提供一份专业全面的合同原件借用说明范本，以便各方能够正确、合法地借用合同原件。二、借用程序1.提出借用申请：借用人应向合同管理部门提出书面借用申请，说明借用合同原件的目的、借用时间、借用地点等相关信息。申请中还应注明借用后的安全保障措施和借用期限。2.审批程序：合同管理部门收到借用申请后，应对申请进行审批。审批程序可以包括部门负责人审批、法务部门审批等。审批过程中应对借用申请进行审核，确保借用合同原件的合法性和合理性。3.签订借用合同：一旦借用申请得到批准，借用人和合同管理部门应签订借用合同，明确借用的合同原件数量、借用期限、借用责任等事项。借用合同应由双方签字确认，一式两份，一份归借用人保存，一份归合同管理部门保存。4.借用登记：合同管理部门应在借用登记簿中记录借用合同的基本信息，包括借用人姓名、借用时间、借用合同原件数量等。借用登记簿应由专人负责管理，并定期进行核查和备份。5.安全保障措施：借用人在借用合同原件期间应加强安全保障措施，确保合同不被遗失、损坏或泄露。借用人应将合同存放在安全、防火、防潮的地方，严禁私自复制、传播或擅自更改合同内容。6.归还手续：借用期满或借用目的实现后，借用人应按照借用合同的约定，将合同原件归还给合同管理部门。合同管理部门应核对归还的合同原件数量和完整性，并将归还情况记录在借用登记簿上。三、注意事项1.合同原件的借用应遵循合同管理部门的相关规定和流程，不得私自借用或超过借用期限。2.借用合同原件期间，借用人应承担合同的保管责任，如发生遗失、损坏等情况，需承担相应的法律责任。3.合同管理部门应加强对借用合同原件的管理和监控，确保合同的安全性和完整性。4.借用合同原件时应注意保密，不得将合同内容泄露给未经授权的第三方。5.如借用合同原件的目的发生变更或借用期限需要延长，借用人应提前向合同管理部门申请并经过批准。6.合同管理部门应定期进行合同原件的库存盘点和检查，确保合同的数量和完整性。四、风险控制合同原件是企业重要资产之一，借用合同原件存在一定的风险。为了减少风险，合同管理部门应采取以下措施：1.建立完善的合同管理制度，明确合同的借用和归还流程。2.加强对借用人的审核和审批，确保借用人的合法性和信誉度。3.借用合同原件前应对借用人进行培训，使其了解借用合同原件的规定和注意事项。4.合同管理部门应建立合同原件的备份和存档制度，确保合同的安全和可追溯性。5.借用合同原件的目的和借用期限应明确，不得超出合同的约定范围。总结：合同原件借用是一项需要严格管理和控制的工作，本文提供了一份专业全面的合同原件借用说明范本，旨在帮助各方正确、合法地借用合同原件。在实际操作中，各方应根据自身情况进行调整和完善，并严格按照合同管理部门的规定执行。合