公司行政管理制度大全

...wd......wd......wd...开发行政管理制度受控文件不得外传持有部门：持有人：文件编号：JLHT－XZZD-001发布日期：2012年5月30日实施日期：2012年5月30日编制人：郭宇审核人：批准人：目录1说明2行政事务管理2.1工作环境管理规定 公司人员出入公司时间记录表 来宾登记表 2.2考勤管理制度 员工考勤统计表 员工请假单 2.3低值易耗品与办公用品管理方法 低值易耗品与办公用品需求方案表低值易耗品与办公用品采购申请单低值易耗品与办公用品领用登记卡2.4车辆管理规定 车辆行驶记录车辆使用记录车辆报修单行驶事故处理报告书2.5档案管理方法 附件一：文书档案管理细则 附件二：人事档案管理细则 附件三：经营档案管理细则 附件四：会计档案管理细则 附件五：工程技术档案管理细则 附件六：影像档案管理细则 附件七：实物档案管理细则 文件移交归档登记表借用档案登记表 2.6文件管理方法 外来文件登记表文件评审、会签表2.7出差管理规定 出差申请单2.8计算机及附属设备管理方法 2.9印章管理方法 公司及工程部印章保管清单用印申请表印章使用登记簿3信息管理3.1会议管理制度 会议签到表会议通知会议提案书会议记录3.2信息管理方法 工作联络单工作联络回复单1说明1、內容——公司行政事务管理体系的范围；——公司关于行政事务管理体系要求的关键制度、规程文件。2、适用范围本制度适用于公司行政事务管理。3、用语解释〔本手册出现的术语或简称〕公司、本公司——是指；各部门、各职能部门——是指公司本部所属部门管理体系所覆盖的各职能管理机构；高管层——是指公司总经理、副总经理和总工程师等高层管理人员；分管领导、分管副总经理——是指公司分管或主管某项工作、部门的高管人员；部门负责人——是指各部门部门经理；4、本制度管理本制度为公司受控文件，由总经理批准公布执行。制度管理的所有相关事宜由公司总经理办公室统一负责，未经公司总经理批准，任何人不得将本制度提供给公司以外人员。本制度持有者调离工作岗位时，应将本制度交还总经理办公室，办理核收登记。本制度除持有人外，相关文件、规定应发放至有关执行人员，办公室做好复印和发放登记。本制度持有者应妥善保管，不得损坏、丧失、随意涂抹，严禁私自复印或转借给其他公司或人员。在该制度使用期间，如有修改建议，各部门负责人应汇总意见，及时反响到办公室。总经办每半年一次对该制度的适应性、有效性进展评审，必要时对该制度予以修改。2行政事务管理2.1工作环境管理规定第一章总则第一条工作环境反映公司的内外部形象，表达公司的管理水平，也直接影响工作效率。为了加强对公司工作环境的管理，制定本规定。第二条工作环境是指公司办公场所的工作秩序和环境，包括公共场所及办公室。第三条公司工作环境由办公室负责管理，并负责监视。第四条本规定适用于公司本部及所属工作环境的管理。第二章接待管理第五条接待人员应严格遵守岗位职责，加强对进出人员和收发品的管理，严禁擅离工作岗位。第六条人员出入管理1、本公司人员出入管理〔1〕本公司员工出入公司，应按公司要求穿着服装。〔2〕公司人员因公外出时，应经直接上级批准。下班前不能返回公司的，应告知直接上级。直接上级应在考勤表上签字确认。2、外来人员出入管理凡公司外人员来访者，接待人员不认识的，应先要求来访者填写《来宾登记表》。如被访者是公司高层领导的，应由被访者核准前方可允许进入公司。第七条收发管理1、在接收报纸时接待人员应核准数量，在接收信件、物品时接待人员应核准后办理签收手续。2、接收的报纸、信件、物品应在当日分发给收件人。具体执行《文件管理方法》的有关规定。第三章公共场所环境管理第八条公司公共场所的环境卫生由公司指定专人负责维护，公司办公室负责监视管理。第九条公司所有工作人员应自觉维护公共场所的环境卫生，严禁堆放杂物，严禁丢弃垃圾、废品、碎屑，严禁随地吐痰、倾倒污水和茶渣。第十条公司办公室负责更换公共场所的花卉，并责成专人做好花卉保养工作。第十一条公共场所秩序〔1〕办公区内走路要轻盈、快捷，见到领导要主动让道或在领导左侧或后面行走。〔2〕尽量不要在公共场所大声谈话或讨论问题，防止大声呼唤、说笑，影响他人。〔3〕不要与来访人员在公共场所谈话、更不要争吵。第四章办公室工作环境管理第十二条公司各办公室工作人员应自觉维护本办公室的环境卫生，各办公室负责人对本办公室的环境卫生负责。第十三条进出办公室必须轻轻关门，不能产生很大声响。第十四条办公区、办公室内务管理标准：〔1〕办公桌上应素雅、整齐、清洁，各类文件存放应注意保密，不得随意摆放；〔2〕桌面和室内办公设备摆放整齐，保持外表干净；〔3〕室内文件柜文件摆放科学有序，外观整洁；〔4〕办公室墙面制止张贴文件或图表，并保证墙面清洁；〔5〕保证室内所有电气开关安全、能够正常使用；〔6〕办公座椅不能随意摆放，离座后要将座椅在桌前摆正；〔7〕要节约用电，在光线允许情况下不要开灯；〔8〕在温度适宜情况下不要开启空调，正常开启空调时，人员长时间离开办公室请关闭空调；〔9〕窗帘悬挂要整齐；〔10〕门、窗能够正常使用，防止安全隐患；〔11〕办公桌、沙发。茶几上不允许摆放过期的杂志和报纸〔专业报刊除外〕；〔12〕办公室内不允许存放与工作无关的私人物品。第十五条未经部门负责人同意，办公室其他工作人员制止私自调换工作位置或挪开工作〔写字〕台、文件柜等办公家具、办公设备。第五章附则第十六条公司根据实际需要不定期对工作环境进展改造、装修。改造、装修的所有相关事宜，包括设计、施工单位的选择及施工管理均由办公室负责，其他有关部门和人员应积极配合、协助。第十七条公司下班时，最后离开的人确保办公室和办公区域大门闭锁。第十八条公司各下属工程部办公室场所可参照本规定执行，或另行制定相应制度文件，并报公司办公室备案。第十九条本规定由公司办公室负责解释。第二十条本规定自公布之日起施行，此前有关规定同时废止。公司人员出入公司时间记录表时间：年月日记录人：日期外出人外出时间去向事由至注：1、工作时间内员工公出需经部门负责人批准，并向办公室登记；2、员工因公出不能正常刷卡签到的，必须通知考勤人员。来宾登记表记录人：日期来宾姓名、单位来访时间到访部门来访事由备注至注：1、外来人员到访须做好登记，如有携带物品，在备注栏注明；2、外来人员到访如有接待人，请在备注栏签名。2.2考勤管理制度第一条考勤管理是工作日常管理的根本规章。员工出勤状况反映该岗位的工作量、重要程度及岗位工作人员对工作的热情和敬业精神。为了严肃劳动纪律，加强考勤管理，保障公司各项工作的有序开展，制定本制度。第二条公司考勤工作由办公室负责，并负责监视。第三条本制度适用于公司本部的考勤管理。第四条工作时间〔一〕依据公司各部门工作性质分类规定，平均日出勤时间按7小时核算。〔二〕上下班时间：上午8：30～11：30，下午13：00～17：00。公司根据具体情况季节因素可进展适当调整，将另行通知。〔三〕每周满勤天数为6天，每月1日至月底为一个考勤周期。周日或节假日如因工作需要，各部门、各岗位可自行安排适当加班。〔四〕公司可根据工作需要在休息日开会或加班。第五条上班时间要求〔一〕员工上午上班应提前10分钟到达。到达办公室后要主动清扫卫生，准备好当日工作所需要的文件资料等，并提前准备完毕。上班时间前5分钟所有员工必须准备开场工作，上班时间开场准时进入工作状态。〔二〕需要直接到其它单位或工程现场的，应在上一工作日或当日上班时间前告知直接上级和考勤人员。未提前告知而直接因公外出的，按迟到处理；谎报事实的，公司一经历证属实，按旷工一天处理。直接上级隐瞒、谎报或事后补签考勤卡的，公司一经历证属实，给予经济罚款。〔三〕中午有招待、宴会活动的，参加人员可延迟上班，但不得影响正常工作。因特殊情况需要推迟时间的，参加人员应及时告知各自的直接上级。除了公司高管人员外，任何部门必须有人留守值班。第六条工作间歇时间为了提高工作效率、科学利用工作时间，上、下午上班两个小时后可休息15分钟左右。各办公室负责人应掌握工作间歇时间。第七条下班时间〔一〕下班时间前，任何人员严禁谈论就餐、购物等与工作无关的话题，各部门负责人要切实监视。下班后，应整理好桌面，防止文件的损毁、遗失和泄露。〔二〕中午就餐后为午休时间。在午休时间内，任何人严禁有足以影响他人休息的言行。〔三〕因私事而不得不在正常下班时间前离开公司，视为早退。早退应告知直接上级，由直接上级在考勤卡上签字确认。〔四〕下午下班前不能回公司的，应告知直接上级。经直接上级同意后，第二天应由直接上级在考勤卡〔表〕上签字确认。第八条迟到、早退当月迟到或早退一次在2小时〔含〕以内的，扣半日岗位根本薪酬的20%；当月迟到或早退一次在2小时以上，4小时〔含〕以内的，扣半日岗位根本薪酬；当月迟到或早退一次在4小时以上的按旷工一天处理。第十一条旷工〔一〕除了本制度所规定的有关情形外，以下情况确认为旷工：1、员工未经批准擅自缺勤，事后无正当理由补假；2、员工谎报、伪造证明，以不正当手段骗取假期；3、员工不服从或违反工作安排，消极怠工；4、其它任何未经直接上级批准或直接上级不知道原因而没有正常上班，均视为旷工。〔二〕对旷工者，公司按以下规定予以处分：1、月旷工一天扣发月薪酬的30%；2、月旷工二天扣发月薪酬的60%；3、月旷工三天以上〔含三天〕扣发月薪酬的100%，并做自动离职处理。第十二条员工如因出差未按时进展考勤，应于出差归来后三日内找直接上级办理签字确认手续，逾期将视作旷工处理。第十三条请假、休假规定〔一〕国家法定的节假日〔根据国家每年放假规定〕〔二〕病假1、员工因病需在工作时间内看病时，应事先向直接上级请假。2、员工因病需休息时，必须持有医院就诊的病休证明并按医院建议病休时间休假。3、病假证明书，必须是区级以上医务部门的证明，并经部门、单位负责人批准前方可按病假处理，病休证明一次最多只算三天〔住院和病重例外〕。4、员工因患病需要医疗或休息的，应办理请假手续。5、三日内病假不扣工资，三日外按日扣除日薪酬的30%。6、凡以生病为由无端请假或弄虚作假者，其所请假无效，且请假时间一律按旷工处理。7、全年病假累计超过25天，如公司当年有年终奖则不发该年度年终奖金。8、全年病假累计超过30，公司有权按自动离职处理〔特殊情况可延60天〕〔三〕事假1、为了不影响公司工作，员工有事应尽可能安排在公休假日办理，必须占用工作时间办理的，必须按规定办理请假手续。2、按日扣除日岗位根本薪酬30%。3、员工因个人私事而请假、事假当年累计不得超过15天，超过15天以上者，无奖金，超过天数按旷工计。〔四〕婚假职员到达结婚年龄且在公司服务满一年以上可请此假。根据《婚姻法》以及《方案生育条例》的规定，员工结婚可享受以下待遇:1、执行国家规定的法定结婚假期3天；2、员工结婚请婚假，本人必须持有法定结婚证，经本部门直接上级批准，到公司办公室办理手续前方可休婚假；3、符合晚婚年龄(女23周岁，男25周岁)的初婚者，可享受晚婚假15天(含3天法定婚假)；婚假期间不计扣薪酬。〔五〕丧假1、员工及职员亲人(限配偶、父母<不包括岳父母>、子女、兄弟、姐妹)去世,且本人在公司服务半年以上,可申请此假,假期为3天,(时间缺乏者可以请事假)在假期内发本人全额其本工资。〔六〕产假1、在公司服务半年以上，到达法定婚龄，符合国家方案生育政策之已婚的女员工，执行国家法定假期。2、凡产假或护理假未足规定天数，经直接上级认可而提前上班者，依根本工资折算发给补贴。3、产假期间工资由社保所发放，并执行国家相关规定。4、凡工龄满一年的男员工，均可享有五天带薪产假护理假。〔七〕哺乳假凡工龄满两年的女员工，产后婴儿未满周岁的，均可享有1小时/天带薪哺乳假。〔八〕工伤假1、员工因工伤需休息时，须有医疗部门诊断和病休证明，经公司办公室确认、总经理批准前方可按工伤假处理。需继续休息时要按时交诊断书和病休证明。2、工伤医疗期内公司除了承当法律规定的医疗费外另发放月工资。〔九〕年假：1、年假按国家规定给公司当前情况制定。2、休假方式：在不影响正常前提下，由办公室初审，总经理批准生效。3、年假天数规定：一年以上两年以下〔5天〕两年以上三年以下〔7天〕三年以上〔10天〕。年休假原则年一次休完，不累计到二年如一年内事假超过15天，不享受年假凡入职时与公司有聘用协议，另行规定与休假方式高级职员可按：“聘用协议〞规定进展。第十四条员工申请各类假期〔事假、病假、婚假、丧假、产假、护理假、工伤假、年假〕均应填写《员工请假单》，并附上有关证明，按相关审批权限审批和办公室核实后才能休假。假设因突发事件或急病不能先行办理请假手续者，应使用其它快捷、准确方式向其直接上级请假，并于假后上班两天内补办相应手续。第十五条请假手续的审批〔一〕员工的婚假、丧假、产假、护理假、哺乳假的申请由直接上级予以核准，办公室审核。〔二〕员工病假、事假、工伤假的核准权限如下：1、员工请假一天〔含〕以内，由所在部门负责人核准即可；请假三天〔含〕以内，除须经部门负责人核准外，还需分管副总经理的核准；超过三天，除部门负责人、分管副总经理批准外，还需报总经理核准；没有分管副总经理的，直接报总经理核准。2、部门负责人请假一天〔含〕以内，由公司分管副总经理批准；一天以上，由总经理核准。3、公司高层管理人员请假，由总经理批准。〔三〕员工请假理由不充分，或有碍工作时，上级可酌情不予准假，或缩短假期，或责令改期请假。〔四〕所有假期申请单办妥手续后交由办公室审查备案，作为考勤核查的依据。〔五〕员工请假先事先选定职务代理人，但需经直接上级核准。〔六〕违反上述规定的处分：1、未按请假审批程序规定办妥请假手续而擅自离开工作岗位，视为旷工处理。2、休假期间未委托工作代理人，视为工作责任心不强，给予警告处分。第十六条上班时间临时外出〔一〕工作时间临时外出的，应将工作委托他人，并告知直接上级。没有委托和告知而影响工作的，给予警告。委托他人而受委托人对委托事宜未尽职责者，给予警告。〔二〕员工公出，经公司安排或部门负责人批准，须向部门考勤员处登记。第十七条加班各部门负责人或分管副总经理根据工作需要可适当安排加班。根本薪酬中已包括日常和正常公休日的加班工资，不再另行计发加班工资，公司采用带薪假形式予以补偿。法定节日公司确因工作需要加班时，其补贴另行规定。第十八条带薪假期所有部门员工，全年带薪病、事假累计五天。第十八条全年没有缺勤〔无迟到、早退现象，全年病事假不超过5个工作日〕的，公司发放全勤奖。全勤奖发放标准为500元/年。第二十条本制度由公司办公室负责解释。第二十一条本制度自公布之日起施行。此前公布的相关规定同时废止。员工考勤统计表月份：月部门姓名出勤天数迟到早退旷工请休假扣款说明：本表由办公室负责核准、统计后交公司财务审计部，作为在当月薪资中扣款的依据。员工请假单姓名部门〔单位〕职务岗位编号假别〔划√〕病假事假婚假丧假产假工伤假年假请假事由起止日期签批部门负责人：分管领导：总经理：员工请假单姓名部门〔单位〕职务岗位编号假别〔划√〕病假事假婚假丧假产假工伤假年假请假事由起止日期签批部门负责人：分管领导：总经理：2.3低值易耗品与办公用品管理方法第一条为标准公司低值易耗品与办公用品管理工作，有效控制低值易耗品与办公用品的采购、验收、发放和使用，制订本方法。第二条低值易耗品与办公用品的界定将单位价值为200元～1000元〔含〕的工具、器具、办公用具、用品界定为低值易耗品与办公用品。第三条低值易耗品与办公用品的分类〔一〕属于固定资产的低值易耗品与办公用品，如：小型办公设备、电器等，参见《固定资产管理方法》。〔二〕办公自动化设备耗材：如：硒鼓、色带、墨盒、碳粉、光盘、磁盘、移动存储设备、打印纸、复印纸等。〔三〕一般消耗品，如：签字笔、白板笔、铅笔、涂改液、刀片、胶水、胶带、大头针、图钉、曲别针、记事本、复写纸、档案袋、标签、便条纸、信纸、橡皮、夹子、圆珠笔、书钉等。〔四〕耐用消耗品，如：剪刀、美工刀、装订机、打孔机、算盘、钢笔、打码机、姓名章、日期戳、计算器、印泥等。〔五〕专用低值易耗品与办公用品，如：圈尺、靠尺、米尺、小铁锤、电池等。第四条低值易耗品与办公用品消耗定额〔一〕属于固定资产的低值易耗品与办公用品：执行《固定资产管理方法》的有关规定。〔二〕办公自动化设备耗材：由办公室核实后统一购置。〔三〕一般消耗品：每人每年不超过100元。〔四〕耐用消耗品：以旧换新。〔五〕专用低值易耗品与办公用品：以旧换新。第五条低值易耗品与办公用品年度预算公司对低值易耗品与办公用品的消耗实行年度预算制度，年度预算为150－200元/人/年。具体预算根据各年度工作量进展调整，由办公室提出、总经理批准后在年度预算会议讨论通过。第六条低值易耗品与办公用品的采购〔一〕低值易耗品与办公用品原则上由办公室统一采购。〔二〕采购方案的编制与审批1、每季度最后一个月的25～26日，公司各职能部门的负责人将填写好的《低值易耗品与办公用品需求方案表》签字后交办公室。2、办公室汇总各职能部门的《低值易耗品与办公用品需求方案表》后，于每季度最后一个月的28日填写《低值易耗品与办公用品采购申请单》，交分管副总经理审核后，报总经理审批。《办公用品需求方案表》应有“年度总预算〞、“上季度累计〞、“本季度金额〞、“本季度累计及占总预算的比例〞等栏目。3、总经理审批后，由办公室负责采购。〔三〕采购1、办公室必须建设办公用品《合格供方名册》。采购时，必须在办公用品《合格供方名册》中选择。2、局部新、特、进口办公用品，办公用品合格供方不能提供，必须在其他供给商处购置时，应将该家补充进办公用品《合格供方名册》。3、办公用品《合格供方名册》至少包括大型商场和个体文具专业批发商。4、采购前，必须填写《低值易耗品与办公用品采购申请单》，经总经理审批前方可采购。5、采购时，应在上要求送货，由采购实施人员验收。除特殊情况，一般不允许用车外出采购。6、必需品、不易采购或耗用量大者应酌量库存。部门专用或特殊办公用品，经办公室主任同意后各部门自行采购，采购后到办公室办理入库和出库〔领用〕手续。7、采购人对采购质量负责。办公用品采购后，由保管人核对品种、规格、数量与质量，确保没有问题后再在发票反面签字验收、入库。第七条低值易耗品与办公用品的保管与发放〔一〕办公室行政主管负责对采购的低值易耗品与办公用品进展登记，并妥善保管。〔二〕低值易耗品与办公用品分为个人领用与部门领用两种。“个人领用〞系个人使用保管用品，如圆珠笔、橡皮；“部门领用〞系本部门共同使用用品如打孔机、装订机等专用办公用具。“部门领用〞的专用办公用具由部门负责人或其指定人员负责保管。〔三〕办公室负责建设“低值易耗品与办公用品登记簿〞，对低值易耗品与办公用品的发放进展动态管理。〔四〕公司全体员工应本着厉行节约的原则使用低值易耗品与办公用品，能共同使用的尽可能共同使用，能重复利用的尽可能重复利用，严禁浪费、丧失、私用。〔五〕新入职人员由各部门负责人通报行政主管后，新入职人员到办公室办理领用手续。人员离职时，应将剩余办公用品一并交部门内勤人员。第八条低值易耗品与办公用品如有故障或损坏，应以旧换新，如遗失应由个人或部门赔偿或自购。第九条低值易耗品与办公用品严禁带回家私用。第十条印刷品〔如信纸、信封、表格等〕除各部门特殊表单外，其印刷、保管均由办公室统一印刷、保管。第十一条打印、复印耗材的使用〔一〕公司各部门要节约使用打印纸。复印时，要严格按照规程操作，并自觉登记。复印的作废纸张，由文员留存。严禁打印、复印与工作无关的资料，严禁私用打印、复印纸，一经发现，公司按0.5元/页计费。〔二〕除了对外报送的文件资料，公司内部的纸张必须正反面使用。第十二条低值易耗品与办公用品的摊销采用全额摊销法。办公室行政主管月末、年末要盘点清查库存，在满足日常工作的前提下，尽量减少库存量，使库存量构造合理化并做到帐实相符。第十三条办公室行政主管每季度对上季度的低值易耗品与办公用品的消耗情况进展汇总。如果实际消消耗用超出季度预算的，应分析原因，并进展动态控制。第十四条每年年底在编制年度预算前，办公室行政主管汇总全年的办公用品实际耗用量和金额，分析与方案预算的偏差情况，写成总结报告，报办公室主任留存，并作为编制下一预算年度的依据。第十五条未尽事宜，本方法由办公室负责解释。第十六条本方法自公布之日施行。低值易耗品与办公用品管理流程图需求方案需求方案汇总采购保管审核批准领用表1表2是否批准表3NoYes………各部门………行政采购员………行政采购员………至总经理………办公室………各部门低值易耗品与办公用品需求方案表部门：月份个人用品类业务使用类用品名称单位单价数量用品名称单位单价数量小计小计年度总预算上月累计本月金额本月累计占总预算的比例申请人部门负责人低值易耗品与办公用品采购申请单年月日序号物品名称用途数量单价金额备注合计金额办公室意见年月日总经理意见年月日低值易耗品与办公用品领用登记卡日期物品名称单位数量所在部门领用人签字年月日年月日年月日年月日年月日年月日年月日年月日年月日年月日年月日年月日年月日年月日年月日年月日年月日年月日年月日年月日年月日年月日年月日年月日固定资产管理方法第一条固定资产的管理范围本文详细描述了固定资产以及低值易耗品的分类管理、采购、进出库的工作流程，并明确了各部门在固定资产以及低值易耗品管理上的职责和范围。第二条固定资产的管理规则固定资产：指单位价值在人民币1,000元以上，或使用年限在一年以上的建筑物、机器设备、电子设备、交通运输工具、家具及其他与经营活动有关的设备；低值易耗品：指单位价值在人民币100元至1,000元，且使用年限在一年以下的与经营活动有关的家具、办公用品及各类设备等。第三条固定资产的资产编号1〕固定资产由财务部编号后交办公室。2〕编号方式：资产分类编号+地区代码(两位拼音字母)+购置年份(两位数字)+流水号码+部门代码3〕资产编号中资产名称代码：DY－打印机BJB－笔记本电脑TS－台式电脑FY－复印机TY－投影仪BX－冰箱TV－电视机KT－空调HYZ－会议桌BGZ－办公桌CJ－茶几YZ－椅子GZ－柜子TE－机CA－车EL－其他各类部门代码：办公室--BG财务部--CW工程部--GCEL－其他例：2012年5月办公室购入笔记本电脑，编号：BJB1205001BG第四条固定资产管理的流程①固定资产购置方案登记1〕对于要求添置资产的部门或个人应填写《固定资产购置申请单》，直属部门经理批准，财务部审核〔依据预算或其他〕，最后总经理签字批准。2〕固定资产的采购由办公室执行。②固定资产入库购置的资产到达公司后，由办公室负责组织相关部门验收。验收合格后，进展资产编号，然后填写“固定资产入库单〞办理入库手续。③固定资产领用及登记1〕领用部门或人员凭批准的《固定资产领用单》，交办公室，由行政部负责配发相关固定资产。2〕所有固定资产的领用，领用人在《固定资产卡片》和《固定资产标签》上签字。3〕所有资产经行政部入资产库后，需进展登记工作，包括：记帐、建设卡片、标签等。4〕卡片由办公室制作，至少一式二份，由办公室、财务各留一份存档。④固定资产的维修1〕资产的维修、更换、升级、添加等均需交办公室执行；2〕对于资产进展维修申请，由资产使用部门/人员填写《固定资产维修申请单》后交予行政部，在获得相关批准后，由行政部负责联系维修。⑤固定资产的报废固定资产由于正常使用而磨损，最后丧失其使用价值或由于自然侵蚀、意外事故造成固定资产无法修复的毁损或由于其他原因需对固定资产进展报废，需办理相关报废手续。1〕固定资产使用部门或保管部门填写“固定资产报废审批单〞，列明固定资产报废原因及固定资产的原值、净值等，鉴定小组签署意见后报分管副总经理、总经理批准后转入固定资产清理程序。2〕在清理过程中，注意节约费用，实事求是对残料进展作价。3〕报废资产处理完毕，对固定资产及时登记，核销账簿记录及固定资产卡片。保持账、卡、物一致。⑥固定资产的盘点公司定于每月对资产进展一次实物的清点，清点工作由办公室组织，各部门应给予积极的配2〕清点完成后，行政部及财务部需填写《固定资产月盘点表》。固定资产统计表单位名称：统计时间：序号编号资产名称规格型号数量单位资产存放地责任人是否完好帐实相符〔√〕帐面原值购置时间签字1234567891011121314151617181920212.4车辆管理制度第一章总则第一条为了加强对公司的车辆管理，控制管理费用支出，保障公司车辆的合理、高效使用，制订本制度。第二条本制度适用于公司公务车辆及车辆驾驶员的管理。第三条在公司未实行车辆使用改革前，公司暂不发放相关补助。第四条公司办公室是本制度的主控部门，负责公司车辆管理的所有相关适宜。公司各级人员应积极配合办公室的工作。第二章车辆使用管理第五条公司为以下职位人员配备专用车辆：1、总经理；2、副总经理。第六条根据工作需要，公司可为局部部门配备部门专用车辆。第七条除了专用车辆外，公司的公共车辆统一由办公室行政主管进展调度管理。如果公共车辆不能满足使用要求，行政主管可与专用车辆使用人协调临时使用事宜。第八条本公司人员因公用车须于事前向办公室申请调派。办公室依重要性、紧急程度调度车辆。不按规定办理申请而直接与驾驶员协调者，驾驶员有权拒绝。驾驶员不得擅自出车。第九条每车设置“车辆行驶记录〞，每日应记载使用人、行驶里程、时间、地点、用途等。行政主管每月不定期进展抽查。发现记载不实、不全或未记载者主管可提出批评，对不听劝阻屡教屡犯者应给以处分，并停顿其使用权利。第十条每车设置“车辆使用记录〞，驾驶员应及时填写。行政主管检查记录情况并于每月初连同行驶记录表一并转办公室主任审核。第三章驾驶员管理第十一条驾驶员必须具有驾照，并承受办公室的管理。第十二条未经办公室主任允许，驾驶员严禁外借公务车。擅自外借者，给予20元/次的罚款。第十三条驾驶员在驾驶车辆前应对车辆做根本检查〔如水箱、油量、机油、刹车油、电瓶液、轮胎、外观等〕，如发现故障、配件失窃或损坏等现象，应立即报告，否则最后驾驶员要对由此引发的后果负责。第十四条驾驶员必须严格遵守交通规则。因违犯交通规则而罚款的，由驾驶员承当。因违犯交通规则而承受培训教育的，费用由驾驶员承当。第十五条未经办公室允许，严禁驾驶员公车私用。无论是否允许，驾驶员或其他人员公车私用时违规、损毁、失窃的，在扣除理赔额后损失全部由使用人负担。第十六条节假日及公休日因私用车的，需经公司主要领导批准。否则，私自出车如发生违规、损毁、失窃的，均由使用人负全部责任。第十七条驾驶员应保护车辆，保持车辆卫生、清洁。第四章维修保养第十八条办公室应监视车辆驾驶员按规定的时间和行驶里程及时进展车辆的维护保养。第十九条车辆于行驶途中发生故障或其他耗损急需修复或更换零件时，可视实际情况需要进展修理，但无迫切需要或修理费超过500元的，应向办公室主任请示。除了车辆必须就近维修或必须到特定单位维修外，驾驶员应到指定或特约修护单位对车辆进展维护保养。车辆维修前，办公室应委托或指定其它驾驶员进展验证，并填制《车辆保修申请》。自行修复者，可报销零件购置费用。第二十条驾驶员应每半个月向办公室汇报一次车况，由于驾驶员未按期保养、审验车辆，或者因使用不当而致车辆损坏或机件故障，应依情节轻重，由驾驶员承当30％的维修费用。第五章车辆费用控制第二十一条维修及维护保养费用由办公室主任核实“车辆使用记录〞后凭发票实报实销。第二十二条车辆凭用车审批加油，车辆使用人及司机在报销联上注明加油时里程数。第二十三条保险费〔一〕办公室负责统一办理公司的车辆保险手续。车辆险种、保险费、保险公司选择等应报经总经理同意。〔二〕保险公司返还的礼品、礼金及任何有价物品、证券等均属公司所有，办公室必须如实报告。违反者将给予估价金额的1倍的罚款。第二十四条事故处理费发生交通事故后，驾驶员要及时告知公司办公室主任，由公司负责办理理赔和处理手续。如需向受害当事人赔偿损失，经扣除保险金额后，办公室可酌情要求驾驶员承当一局部差额费用。第六章附则第二十五条严禁无证人员驾驶各种车辆，驾驶员不得将车辆交给无证人员驾驶。无证人员驾驶车辆发生交通事故的，公司给予许可人200元/次的罚款，驾驶人承当全部责任。第二十六条未经办公室同意，驾驶员不得擅自交换车辆。第二十七条对全年安全行车，完成任务，节约用油，车辆保养成绩显著的驾驶员，年终给予安全行车特别奖1000～2000元。具体数额由办公室研究确定。第二十八条本制度由办公室负责解释。车辆行驶记录车号：月/日事由地点起止时间行使〔KM〕使用人说明：本表由驾驶员负责记录、随车携带，每周末交办公室留存。车辆使用记录车号：星期洗车加油记录车况纪录修护纪录汽油机油金额配件外观操控维修保养内容金额加油换油轮胎音响冷气里程数里程数星期一星期二星期三星期四星期五星期六星期日说明：本表由驾驶员负责记录、随车携带，每周末交办公室留存。车辆报修单车号车型驾驶员累计行驶里程KM维修申请申请人〔驾驶员〕：日期：指定的其他驾驶员验证意见办公室主任意见签字：日期：签字：日期：行驶事故处理报告书驾驶人姓名车种登记号码底盘号码事故报告日期对事故的处理及解决方法损坏额〔A〕对人赔偿额对物赔偿额治疗费自车修理费索赔保险金〔B〕自赔〔A〕—〔B〕=办公室意见：总经理意见：驾驶员安全责任书为加强对本公司机动车及机动车驾驶员的管理,保障交通安全和公司车辆完好,根据公司具体情况,特制定本责任书。一、公司车辆由公司指定的驾驶员驾驶〔特殊情况须总经理批准，办公室备案〕，并由办公室统一管理调度，驾驶员必须服从管理。二、驾驶员必须保证所驾驶的车辆车况良好，发生交通违章及时报办公室处理解决。三、驾驶员随时承受公司车管人员对车辆的检查、询问，并对提出的问题做出解答。四、专职司机和非专职司机驾驶公司车辆，发生交通事故等，经交通管理部门鉴定，属个人责任的，所发生的一切费用及责任均由本人承当，公司概不负责。五、公司按规定对车辆进展年审、定期保养及驾驶员考评工作。六、本责任书一式两分，公司及负责人各执一份。责任人签字：公司车管人签字：2.5档案管理方法第一章总则第一条为了加强对公司档案的管理，促进对各类档案的共享和有效利用，防止各类档案的丧失、损坏，制定本方法。第二条本方法适用于公司本部及工程部对工程、文书、声像、实物等各类档案的管理，包括各类档案的收集、整理、立卷、归档、保管等。第三条职责分工〔一〕办公室负责对公司的各类档案实行统一管理和公司文书档案、影像档案、实物档案的直接收理；监视、检查本方法的施行情况，对各部门的档案工作及资料员进展业务指导和培训。〔二〕财务审计部在遵照本制度和财务档案管理的有关法规性文件的前提下，负责公司会计档案的管理，并承受办公室的监视、检查。〔三〕各部门应指定本单位的档案管理人员〔兼〕并报公司办公室备案。〔四〕各部门负责人负责本部门档案的收集、整理、立卷、归档和移交工作。第四条档案的分类公司档案分为七大类：文书档案、人事档案、会计档案、工程档案、影像档案、实物档案、经营档案。各类档案的具体管理见附件一至附件七。第二章档案立卷、归档第五条办公室及各职能部门的档案〔资料〕管理员应定期〔每月一次〕进展档案的收集。第六条立卷归档的时间〔一〕各类法规、政府文件等外来文件，各部门在收到或取回文件后，原件必须在7日内交办公室，由办公室负责外来文件的统一登记、传阅、保管。各经办部门或个人视实际需要，可留存复印件。除了工程技术性文件外，其他内部受控文件在成稿后，原稿由公司办公室归档。〔二〕凡已办理完毕的具有保存价值的各种文件资料、合同、协议等，均应在当月内立卷归档。每月底，各部门档案管理员应把整理审定完毕的档案资料移交办公室保管。〔三〕在获得证照后，除了“税务登记证〞在财务审计部保存外，公司的其它各类证照〔营业执照、资质证书、企业代码证等〕应在7日内交办公室保存。工程的各类批文、证照原件，在办理完毕后三日内移交办公室保存。第七条立卷归档的要求〔一〕归档文件要齐全、完整，要按照文件材料形成的规律进展科学的分类、立卷，要保持文件之间的历史联系。〔二〕案卷要求1、归档案卷封面的各个工程均应填写清楚。案卷标题要简明确切，保管期限要准确，装订要整齐。2、归档文件要按规定的次序系统排列，编制案卷顺序号，案卷目录一式两份。移交档案时，双方根据目录清点核对，并履行签字手续。3、卷内文件排列要有顺序，案卷能够反映公司业务的全貌，便于保管和利用。4、填写案卷一律用碳素黑水钢笔，制止用圆珠笔或铅笔，字迹应清楚、准确。〔三〕各种实物档案〔奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等〕归档必须有原件，并保持其完好无损。〔四〕影像档案摄录必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料必须是原版、原件、清晰、完整。第八条交接档案的要求〔一〕交接的资料必须完整；〔二〕交接的资料必须准确，务必真实地记录企业开展地全过程，做到文、图、物相符，数据准确要靠，签字手续完备；〔三〕归档资料必须为原件，用圆珠笔、复写纸形成的资料和件一般不得作为归档资料，如遇特殊情况需总经理助理批准；〔四〕交接的资料如有缺卷、缺页、破损或不符合归档要求的，由移交部门负责完善，无法完善的由移交部门形成书面说明材料报总经理助理审批方可归档；〔五〕档案盒、档案袋的标签及目录的格式和内容实行统一的制作标准〔六〕卷内资料均按有书写内容的页面编号，每卷单独编号，页号从“1〞开场。页号编写位置：单面书写的资料在右下角，双面书写的资料，正面在右下角，反面在左下角，折叠后图标一律在右下角；〔七〕交接资料时必须当面清点，核对确认无误后，在材料交接清单上由双方经手人和负责人签字。移交清单一式二份，双方各执一份〔如有需要可提供电子版〕。〔八〕对工程资料档案的特殊要求：1、工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续要完备。文字材料尺寸规格应采用A4幅面〔297mm*210mm〕，图纸应采用国家标准图幅〔图纸一般采用蓝晒图,竣工图应是新蓝图〕；2、用计算机出图必须清晰。并且不同幅面的工程图纸应统一折叠成A4幅面，图标栏要露在外面；3、所有竣工图均应加盖竣工图章；4、文字材料应按事项、专业顺序排列，既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后。第三章档案的保管第八条归档后的档案由办公室统一保管。各部门、工程部临时保管的档案应设专用档案柜，并由专〔兼〕职管理员负责保管。第九条档案资料要按门类和载体进展科学的分类、排列和编号。档案管理员要熟悉档案情况，主动了解公司各项工作对利用档案的需求，积极做好提供利用工作，为公司各项业务的开展提供依据性资料。第十条办公室要严格按照“八防〞〔防火、防盗、防潮、防鼠、防虫蛀、防强光、防过度枯燥、防失密〕的要求做好档案的技术保护并定期检查档案保管情况。第十一条档案柜内不得存放与档案无关的物品。第四章档案的借阅和保密第十二条档案资料一般不外借。需要外借的档案，借阅人应办理借阅审批和登记手续。借阅、复印一般档案，应经办公室主任批准；重要档案〔机密文件、证照等〕，需经公司总经理批准。第十三条各部门工作人员可直接查阅属本部门业务工作范围的档案资料。如需查阅非本部门的重要文件和有密级档案，须经办公室主任和原形成档案的部门负责人批准，方可借阅。第十四条借阅人员在抄写、查阅档案时，档案管理员应积极配合、协助，严禁擅离岗位。第十五条借阅人员要保护档案，按期归还。借阅人员不得擅自拆散、调换、抽取、污损、加标注证，不得转借、涂改和私自复印。私自复印者，公司经查证属实后给予“严重警告处分〞。预期归还者，档案管理人员应及时催收。如延长借阅时间，须办理续借手续。第十六条档案的保密〔一〕档案管理人员必须有严格的保密观念，保证公司档案的绝对安全。〔二〕档案室要稳固，保管设备要符合保密要求。〔三〕合理划分并调整档案密级，严格履行借阅手续，涉及公司重要信息的档案必须由副总经理以上领导签字前方可借阅，涉及本部业务的由部门负责人签字前方可借阅，涉及其它部门的由本部门负责人及相关部门负责人签字方可借阅。〔四〕经常对员工进展保密教育，不断增强保密观念。档案管理员丧失或擅自提供泄露机密，应根据情节轻重，给予纪律处分，直到依法追究刑事责任。〔五〕企业在职工作人员调离本企业时，需按档案室要求整理已形成的文件材料，并退还所借档案。第五章档案鉴定和移交第十七条公司办公室档案管理员、各部门、工程部专〔兼〕职档案管理员应按照档案保管期限的规定，定期对档案进展鉴定，准确确定档案的存毁。第十八条档案的鉴定工作应在公司分管领导的指导下，由公司办公室和有关业务人员共同鉴定。失去保存价值的档案，须由鉴定人员提出意见并登记造册，经公司总经理或总经理助理批准后，由专人进展监销，并在销毁清册上签字。第十八条档案的移交工作需严格按照档案馆的规定，定期向档案馆移交。移交的档案应保存一份复印件以备查考。第六章附则第十九条本公司人员调开工作时，必须在办完档案移交手续前方可离开岗位。第二十条档案人员应积极开展档案编研工作，积极配合公司相关部门编写大事记、组织机构沿革等，为公司品牌建设服务。第二十一条公司所属的各工程部的档案管理工作遵照本方法执行。第二十二条本方法附七个附件，附件文件是本方法的组成局部。附件一：文书档案管理细则附件二：人事档案管理细则附件三：经营档案管理细则附件四：会计档案管理细则附件五：工程技术档案管理细则附件六：影像档案管理细则附件七：实物档案管理细则第二十三条本方法有办公室负责解释。第二十四条本方法自公布之日起施行。附件一文书档案管理细则第一条为了进一步加强对文书档案的管理，特制定本细则。第二条本细则适用于公司在工作活动中形成的全部文书档案的管理。第三条职责〔一〕办公室负责公司文书档案的管理。〔二〕各职能部门、工程部负责本单位文书档案的立卷、归档、移交工作，并指定专人〔秘书〕负责保管公司下发的文书档案。〔三〕各工程部负责本工程部文书档案的管理工作，并指定专人〔秘书〕负责保管公司下发的文书档案。第四条文件材料的归档范围〔一〕外单位来的文件材料.：1、政府有关机构召开的重要会议的纪要、决议等。2、政府有关机构颁发的、针对本单位的或必须贯彻执行的决议、决定、通知、指示、命令等。3、政府有关机构对本公司及下属工程部检查工作形成的文件材料。〔二〕公司在工作中形成的文件、资料：1、公司重要会议的会议纪要、记录、决议、公告、年报、重要事件公告、重要的汇报材料、审计报告等。2、公司总经理办公会、各种专题会议的通知、报告、总结、总经理讲话、纪要、重要的简报及会议记录等。3、公司颁发的决定、决议、制度、规定、通报、通知等文件材料。4、公司及各部门、工程部的年度工作总结、方案及报告、简报。5、公司编制的各种方案、统计报表等。6、已经履行完成的公司对外签订的各种合同、协议书等。7、关于人事任免的文件材料。8、公司合作、考察、培训活动中形成的请示、批复、报告、方案、总结、重要简报等。〔三〕下属工程部报来的专题报告、典型材料、请示等文件材料。第五条文件材料的归档时间公司各部门〔除拆迁部外〕形成的档案应在文件处理完七日内向公司办公室移交。第六条归档文件的系统性要求〔一〕应归档的文件材料一定要收集齐全，凡属于归档范围的各种形式的档案以及和档案有关的资料都要收集。〔二〕归档要遵循文件的自然形成规律，按照文件之间的历史联系、依据发文机关、问题、时间、名称等特征准确分类立卷，使案卷能正确反映企业活动的根本面貌。一个部门产生的文件应尽可能集中在一起组卷。上级和下级机关的文件除与本单位文件有密切联系的外，一般不和本单位文件一起组卷。需要长久保管的文件和短期保管的文件应分开立卷。第七条归档文件在技术加工方面的要求〔一〕案卷封面的各个工程均应填写清楚、准确，要根据“档案材料保管期限规定〞注明案卷的保管期限。〔二〕卷内文件应按一定次序排列，重要的排在前面，一般的排在后面；正文在前定稿在后；批复在前请示在后。〔三〕归档文件一般应按年度立卷。请示、报告、规定按签发年；年度方案按开场年；多年总结按最后年；批转、批复按批转、批复时间立卷。〔四〕整理好的案卷要逐张编号，填写“卷内文件目录〞和“卷内备考表〞，以上需用打印机或钢笔字迹填写。〔五〕拟写案卷标题要做到正确反映卷内文件内容，标题的三要素〔文件作者、内容、名称〕要完整、准确。文字要简练通顺，概括准确，符合文法，标点要正确，防止文不对题、词不达意，防止过于抽象笼统或单纯堆砌文件标题，一般标题不要超过二、三十字，特殊情况最多不能超过五十字。〔六〕案卷的装订要做到：装订前修整文件，对于破损文件材料要进展修补，装订线上有文字的要进展裱糊。修补文件用防虫浆糊，以防虫蛀。文件纸型大小不一时，要做必要的补贴或折叠。字迹不清楚的重要文件材料要设法复制清楚。文件分类要反复推敲，确保无疑时再装订，以防止因分类不准确造成返工。案卷装订要使用线绳或麻绳，去掉原有金属钉，严防装订中有损文件字迹现象，装订后的案卷应整齐美观。〔七〕向档案室归档的所有案卷，都要根据案卷重要程度，按照一定次序进展系统的排列，编写案卷顺序号，填写案卷目录一式两份，交接人双方清点无误后由有关人员在案卷目录上签字，双方各存一份。第八条文书档案的保管期限文书档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。永久为十年以上，长期为五年至十年，短期为五年以下。〔一〕但凡反映公司重要职能活动和根本历史面貌的，需要经常利用，具有长远查考利用价值的档案，应列为永久保管。〔二〕但凡反映公司工作活动的，在相当长时间内需要查考的档案，应列为长期保管。〔三〕但凡在较短时间内公司需要查考的各种文件材料均应列为短期保管。归档范围和保管期限详见下表：文书档案归档范围和保管期限一览表序号归档范围保管期限1与本公司业务有关的政府主管单位颁发的指示、命令、条例、规定等重要的文件材料永久2公司重要会议的会议纪要、记录、决议、公告、年报、重要事件公告、重要的汇报材料、审计报告等永久或长期3公司总经理办公会、各种专业会议的通知、报告、总结、领导人讲话、纪要、重要的简报及会议记录等永久或长期4公司颁发的决定、决议、制度、规定、通报、通知等文件永久或长期5政府有关的主管部门来我公司检查工作形成的文件材料短期6公司对外签订的各种合同、协议书等长期7公司及各部门的年度工作总结、方案及报告、简报短期8公司编制的各种方案、统计报表等短期9公司大事记及反映公司重要活动的简报等文件材料长期10公司外事、合作、考察、培训活动中形成的请示、批复、报告、方案、总结、重要简报等长期11有关干部任免、人事奖惩的文件材料长期第九条未尽事宜，由公司办公室负责解释。第十条本细则与《档案管理方法》一并公布施行。附件二人事档案管理细则第一条为了进一步加强对人事档案的管理，为考察了解和正确选拔使用管理人才提供重要依据，特制定本细则。第二条本细则适用于公司所有员工人事档案及相关信息档案的管理和备案管理。第三条职责〔一〕总经理办公室负责公司人事档案的统一管理。〔二〕各职能部门负责向总经理办公室提供本部门员工的信息。第四条人事档案管理的范围〔一〕政府人事管理部门规定的有关资料；〔二〕员工在公司工作期间的各项信息〔包括员工招聘信息、专业技术职称聘任信息、员工绩效管理信息、考勤管理信息、工资调整信息、合同管理信息、培训管理信息、解聘信息、社会保险信息及其他有关信息〕的建设、分类、更新、维护、处理、调用、统计分析等方面的管理。第五条人事档案的归档〔一〕重要的人事信息，包括任免文件、升降级文件、奖惩文件等，由人力资源部负责归档。〔二〕一般信息的归档1、每季度末，员工所在部门负责按要求把应录入信息库的材料送交总经理办公室。2、人事主管要经常了解和掌握形成信息材料源的信息，沟通渠道，建设联系制度并提供标准的信息统计报表文件，不定期或定期地向形成信息的部门收集应收集录入的材料。3、人事主管对送交的需录入信息库的材料，核对信息，剔除无用信息和重复信息，并对不符合录入信息库要求的材料，要及时通知形成信息材料的部门、工程部，补送材料。形成信息材料的部门，要按规定认真、及时办理。4、人事主管对各岗位的员工根本信息、岗位变动信息、绩效考核信息、奖惩和晋升信息、薪资及其变动信息、福利费用信息、人力资源本钱信息、招聘信息、培训信息、考勤和合同信息、辞职和辞退的变动信息进展相应的处理，并定期出台人力资源统计报表和分析报告。5、人事主管在收到外部信息材料后，一星期内须将材料录入员工档案。第六条人事档案信息的鉴别和录入制度〔一〕对收集的信息源，必须经过认真的鉴别，属于录入员工档案的材料应真实、完整、对象明确，方能录入信息库。〔二〕属于录入信息库范围的材料不得擅自录入，应经过鉴别，分类予以处理。第七条人事档案的保密〔一〕除了公司总经理、副总经理、部门负责人及员工的直接上级可以查阅员工的档案外，其他人员应经总经理办公室主任同意前方可查阅。〔二〕任何人不得在人事档案资料中作任何涂改。〔三〕人事档案资料不得外借。需要复印的，应经人力资源部经理同意；必须外借的，应经总经理同意。外借的人事档案资料必须在一个星期内归还。第八条未尽事宜，由公司总经理办公室负责解释。第九条本细则与《档案管理方法》一并公布施行。附件三经营档案管理细则第一条为了详实记录和反映公司经营管理活动的重要资料和证据，特制定本细则。第二条本细则适用于公司经营相关的销售、租赁等活动中的经营档案资料的管理，包括：〔一〕从工程前期调研到后期筹划、宣传推广、销售〔租赁〕的各类市场调研报告、活动方案、客户资料、楼书及针对客户的工作联系单等；〔二〕各类方案、合同、协议和各类统计报表及其它有效证件等档案的管理。本管理细则不适用于工程发包合同、采购合同的管理〔属于合同管理的范围〕，也不适用于制度、方法、报表等的管理〔属于文书档案管理的范围〕。第三条职责〔一〕营销部负责公司经营档案的归档和移交。〔二〕公司办公室负责监视本细则的执行情况，负责接收营销部移交的经营档案。〔三〕营销部和物业管理公司分别备存客户资料。第四条归档时间工程经营档案应在合同签订后的当月向公司办公室移交。各部门可保存合同的复件或复印件。第五条档案要求〔一〕经营档案的装具和装订方法与文书档案一样。一份合同为一个立档单位〔一卷〕。卷内文件按文件的重要程度排序：重要的在前，附件及说明在后。〔二〕卷内文件要逐份编号，用打印或钢笔字迹填写卷内文件目录。〔三〕案卷封面的各个工程均应填写清楚、准确，标题内容、名称等要完整、准确，文字要简练通顺，标题不要超过三十个字。第六条经营档案的编号开发以工程名称为编号，一个楼房号为一个流水号。其他产品以产品名称和型号为编号。第七条经营档案在移交前，应按照《档案管理方法》的有关规定做好保管工作。第八条经营档案原则上不外借。需要查阅的，可以由档案管理员协助查阅；必须外借的，需经公司分管领导同意。第九条未尽事宜，由公司办公室负责解释。第十条本细则与《档案管理方法》一并公布施行。附件四会计档案管理细则第一条会计档案是公司经营管理的重要资料，为了保守公司的机密，维护会计档案的安全与完整，特制订本制度。第二条本细则适用于公司本部各类会计档案的管理，包括：〔一〕会计凭证类：原始凭证，记账凭证，汇总凭证，其他会计凭证。〔二〕会计账簿类：总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿、其他会计账簿。〔三〕财务报告类：月报、季报、年度财务报告，包括会计报表、附注及财务状况说明书，其他财务报告。〔四〕其它类：银行存款余额调节表、银行对账单、付款签报及招待费申请单及其他应当保管的会计核算专业资料、会计档案移交清单、会计档案保管清单等。第三条职责〔一〕财务部负责会计档案的立卷、归档、保管、查阅等管理，严防毁损、散失和泄密。〔二〕公司办公室负责监视本细则的执行情况。第四条会计凭证登记完毕后，必须按照分类和编号顺序保管，不得散乱、丧失。第五条记账凭证应当连同所附的原始凭证或者原始凭证汇总表，按照编号顺序折叠整齐，按期装订成册，并加具封面，注明单位名称、年度、月份和起止日期、凭证起止号码，由装订人在装订线封签处签名或盖章。第六条会计档案的保存〔一〕财务审计部应指定专人负责保管会计档案，定期将财务审计部归档的会计资料按类别、按顺序立卷登记有效。〔二〕会计档案的保管期为永久保存和定期保存两类，具体类别和保管年限详见附表。第七条会计档案的借用〔一〕财务人员因工作需要查阅会计档案时，必须按规定借阅，及时归复原处，假设要查阅入库档案必须履行查阅会计档案登记手续。〔二〕公司内部其他人员假设因公需要查阅会计档案时，必须经财务部经理同意后，方能由档案管理人员接待查阅。〔三〕外来单位人员因公需要查阅会计档案时，应持有效证明，并经总经理批准后，方能由档案管理人员接待查阅，并由档案管理人员详细登记查阅会计档案人的工作单位、查阅日期、会计档案名称及查阅事由。〔四〕会计档案一般不得带出室外，如有特殊情况，需带出室外复印时，应由档案管理人员进展复印。第八条会计档案需要销毁时，由会计档案管理人员提出销毁意见，经总经理批准后执行。由会计档案管理人员编制会计档案销毁清册，销毁时应由财务审计部经理共同参加，并在销毁清册上签名，销毁清册永久保存。第九条由于公司会计人员的变动等需要转交会计档案时，应办理转交手续，并由监交人、移交人、承受人签字。第十条未尽事宜，由公司办公室负责解释。第十一条本细则与《档案管理方法》一并公布施行。附表会计档案保管期限表序号档案名称保管期限〔年〕1记账凭证及原始凭证152银行存款余额调节表及对账单53手工会计簿账154计算机账簿永久5辅助账156各种报表37年度会计报表永久〔包括文字说明〕8会计移交清册159会计档案保管清册永久10会计档案销毁清册永久附件五工程档案管理细则第一条工程档案为工程质量验收的重要组成局部，工程档案管理是工程管理的重要内容之一，也是公司档案管理的重点。为了加强工程档案的标准化管理，提高工程管理水平，保证工程质量，制定本细则。第二条工程档案资料的整理可另参阅《建筑工程施工技术资料归档范围及要求》。第三条工程档案范围〔一〕工程开发前期档案：1、土地投标“中标通知书〞；2、方案任务书及批复文件；3、建设用地钉桩成果通知单；4、规划设计任务通知书；5、规划设计条件通知书；6、审定规划方案通知及总平面图；7、人防规划总平面图；8、市政工程方案会议纪要；9、环境、消防、卫生及水、电、煤气、热力报装协议；10、配套工程〔如文教、商业、绿化、交通等〕协议、合同；11、勘探、测绘、设计、招投标、监理文件；12、建设工程选址报告及土地、规划部门批复；13、建设规划许可证及批准用地范围图；14、建设用地批准许可证及用地图；15、国有土地使用证；16、有关拆迁安置协议、拆迁实施方法等主要文件；17、拆迁许可证。18、单体工程工程文件19、建设工程规划许可证；20、建设工程开工许可证；21、建设工程招投标文件、施工合同、工程结算；22、建设工程施工监理合同、监理方案及监理月报、23、工程监视委托书及工程质量核验证书；24、初步设计报批文件及有关图纸；25、工程勘察报告；26、工程技术交底会议纪要及工程洽商纪录；27、工程隐检记录〔根基、主体构造〕；28、工程竣工备案书；29、人防工程竣工验收单；30、消防工程竣工验收单；31、电梯质量核验单；32、工程竣工总结；33、工程质量事故处理；34、工程照片；35、沉降观测记录。〔二〕单体工程施工技术文件1、施工组织设计；2、工程设计交底会议纪要及工程洽商纪录；3、工程定位放线验收记录；4、根基钎探验收及根基处理记录；5、隐检记录〔土建、设备、电器〕；6、材料及产品合格证〔土建、设备、电器〕；7、原材料复试报告〔砖、水泥、钢材、砂石〕；8、试验报告〔砼、砂浆试验报告及配比单，钢筋焊接试验，灰土、素土试验报告〕；9、单位工程质量保证资料核查表；10、单位工程质量综合评定表；11、单位工程观感质量评定表；12、全部工程竣工图；13、电梯开箱验收记录、隐检、试运行及验收记录；14、设备、电气专业隐检、闭水、测试、测压试验记录或报告。〔三〕工程整体竣工档案1、竣工总平面图；2、道路、绿化竣工总平面图；3、综合管线竣工图；4、规划建设总说明。第四条职责分工〔一〕办公室负责监视、检查本细则的执行情况，对工程的工程档案管理工作进展指导和监视。〔二〕总工办负责工程工程设计技术资料的收集、整理、立卷、归档工作。〔三〕工程部负责工程施工技术资料的收集、整理、立卷、归档，负责向质检站和公司办公室的移交，标准要到达城建管理部门和公司的要求。〔四〕前期开发部负责工程审批文件、证照的整理、立卷、归档工作。第五条工程档案管理要求〔一〕在与施工企业在签订施工合同时，应对施工技术档案资料的编制和移交期限做出明确规定。工程管理部门应在施工技术资料中按有关规定签署意见，实行监理的工程应有监理单位签认认可的资料。〔二〕工程竣工验收前，总工办、工程管理部门应组织、催促和协同施工单位检查施工技术资料的质量，不符合要求的，应限期修改、补齐，直至重做。〔三〕工程竣工档案必须真实地反映工程建设过程及竣工后的实际情况，具有永久和长期保存价值的文件必须完整、准确、齐全，各种程序责任者的签字手续必须齐全，文件字迹清楚。〔四〕工程竣工档案要反映开发工程建设的全过程，要求归档的文件、图纸必须是原件，保证文件的原始性。〔五〕编制工程竣工档案必须采用不褪色的黑色、兰黑色绘图、书写墨水，不得使用红色墨水、复写纸、铅笔和圆珠笔等。〔六〕编制竣工图时，要在新蓝图上修改。一张图纸内容变更超过40%时，需重新绘制竣工图。竣工图必须整洁，字迹工整、清楚，不得涂改。第六条组卷的根本要求〔一〕工程竣工档案组卷，要遵循工程文件材料的自然形成规律，保持案卷基建文件、施工技术文件和竣工图之间的有机联系，符合专业特点，便于保管利用。建设工程按单项工程组卷，单项工程按先文字、后图纸；先工程管理性文件，后施工技术文件。〔二〕组卷前要详细检查文件及图纸是否齐全。〔三〕卷内文件材料排列顺序要依据卷内材料构成而定，顺序为：封面、目录、文件局部、备考、封底。〔四〕组成的案卷力求美观、整齐。第七条档案的装订〔一〕案卷装订厚度不超过20mm，装订时以案卷下边为齐。〔二〕案卷内不能有书订，卷内页要干净整齐。一册案卷纸张规格要统一，页号编写在右下角。〔三〕图纸折叠前均要按裁图线裁齐，折叠方式采用图面向内“手风琴风箱式〞。竣工图章要盖在图号一侧，竣工图负责人签章处不得漏签。〔四〕工程竣工档案的案卷形式为：案卷封面、目录文件或图纸、备考表、封底，要求填写的内容要填写全，字迹工整。甲方卷的案卷目录要求用打字机填写。〔五〕工程竣工档案要由工程负责人审核，并在案卷备考表签审意见。第八条工程档案编码工程档案档号说明GXX—XX—XX—XXX工程档案代号〔工程前两位汉语拼音〕工程档案代号〔工程前两位汉语拼音〕工程类别码〔见附表〕楼号或工程代号册流水号第九条在工程工程取得备案书后公司办公室要形成一套完整的工程档案。第十条工程档案保管、借阅等事宜遵照《档案管理方法》及其它档案管理细则执行。第十一条未尽事宜，由公司办公室负责解释。第十二条本细则与《档案管理方法》一并公布施行。

附表工程工程分类代码〔一〕工程类别代码建设工程代码工程类别代码建设工程代码住宅Z业务用房YE商业S商店SD邮局YJ蔬菜SC银行YH粮店LD办公室BG日杂RZ照相器材ZX附属用房F服务业F锅炉房GL理发LF变电室BD洗染XR煤调站MT修理XL热力点RL综合服务ZH泵房BF旅馆LG开闭所KB文化教育W配套P学校XX厕所CC托儿所TU自行车棚ZX幼儿园TU居委会JW电影院DY管理用房GL体育用房TY房管所FG医疗Y医院YY门诊部MZ工程工程分类代码〔二〕工程类别代码建设工程代码工程类别代码建设工程代码配套P其他Q街道办事处JD拆迁赔偿CQ派出所RZ汽车站QZ垃圾楼LJ花房HF综合ZH电信管线DX电外线DW雨污水YW热力管线RL上水管线SS市政道路SL小区道路QL综合管网GW拆迁档案CQ前期征地ZD户口核销HX附件六影像档案管理细则第一条加强公司影像档案的管理工作，更好地保护和利用影像档案信息资源，制定本细则。第二条本细则适用于公司在生产、经营、管理等各项活动中形成的所有有保存价值的录音、录像、照片等特殊载体的档案资料。第三条职责分工〔一〕公司办公室负责定期将分散在公司各部门、各工程部、个人手中具有保存价值的声像、影像材料收集，负责集中保管公司各方面的影像档案资料。〔二〕各部门负责将声像资料整理、归档，向办公室移交。临时需要时，再办理借阅手续。第四条影像档案的归档范围〔一〕反映重要历史面貌的影像档案；〔二〕各级领导人和著名人物参与本公司重要公务活动形成的影像档案；〔三〕本公司的各种重要会议的影像档案；〔四〕开发工程的影像档案；〔五〕本公司组织或参加的重要活动的影像档案；〔六〕重大事故的影像档案；〔七〕公司摄制的或反映本公司工作活动的专题VCD等。第五条影像档案的归档要求〔一〕力求是原底片、原件，尽量防止复制件。〔二〕归档材料要齐全完整，照片归档时，应同时有底片及文字说明。录音、录像磁带归档时，也要有简要的文字说明。文字说明包括：事由、时间、地点、人物、背景、拍摄人六要素。〔三〕归档的照片假设为普通相机拍摄，应将照片和底片同时归档。假设为数码机拍摄可移交复制文件。第六条影像档案的整理、鉴定、编目〔一〕照片档案的整理、鉴定、编目：照片档案由底片、照片及文字说明构成。其整理方法要符合国标《照片档案管理标准》的要求。照片的分类组卷一般按年度－专题分类组卷；照片的编号为案卷号－照片号。〔二〕录音、录像档案的整理、编目：以盘或盒为保管单位，编号按收集归档的时间顺序结合内容分别编制案卷的流水号。格式如下：类别代号－顺序号。〔三〕影像档案的保管和保护档案室要保持适宜的温湿度。磁带保存的适宜温湿度为：温度15—25C°，相对湿度45%—60%。保存照片的适宜温湿度：温度14—24C°，相对湿度40%—60%。磁带应竖放，卷绕平整，并注意防光、防尘、防磁。第七条影像档案的归档时间公司各部门在形成影像档案后应在一周内向公司办公室移交。第八条借阅影像档案应经办公室主任审批。第九条未经允许，借阅人员严禁损坏或私自刻录、编辑影像资料。违反者，公司给予“严重警告〞处分；损坏档案资料致使无法恢复的，公司酌情给予500元以上的罚款。第十条未尽事宜，由公司办公室负责解释。第十一条本细则与《档案管理方法》一并公布施行。附件七实物档案管理细则第一条为了确保对公司实物档案进展有效管理，制定本细则。第二条本细则适用于对公司在生产、经营、管理等各项活动中获得的奖杯、奖旗、证书、旧印章，公司与外界交往中承受的礼品以及上级领导的题字、书画等。第三条实物档案的分类〔一〕各类证书、证件；〔二〕奖杯、奖旗、奖章；〔三〕旧印章；〔四〕其它类〔承受的礼品、纪念品、书画等〕。第四条职