探讨事业单位档案管理工作中的人性化管理

探讨事业单位档案管理工作中的人性化管理摘要：在现代事业单位档案管理工作中，各部门应将以人为本的观念作为开展工作的核心要求，从工作人员的实际需求出发，以档案管理形式为优化的对象，在提升工作效率的同时保障其服务质量，促成简洁且高效的管理模式，能够有效的降低工作人员的档案管理压力。本文从事业单位档案管理工作中的人性化管理作用进行分析，并提出几点可以实际应用的策略，以供参考。关键词：事业单位；档案管理；人性化管理引言：在现代档案管理机制的作用下，事业单位的档案管理工作已经做出了诸多方面的调整，有效的改善了档案管理人员的工作环境，并且在基础设施方面加以完善。然而在实际的工作中，仍然不可避免地存在一些问题，影响着工作人员的档案管理工作效率和质量，由于客观因素的影响，工作人员可能会承担着较大的工作压力，所以有关部门要及时的发现问题、解决问题，采取必要的措施对档案管理工作加以调节和优化，才能改善档案管理工作的质量。一、事业单位档案管理工作中人性化管理的作用与传统的档案管理方式相比，人性化的管理模式有利于调整工作人员的工作状态，为其提供科学的工作环境。传统的档案管理工作重点在于档案本身，如存档、整理及记录等方面，工作过程较为复杂和冗长，极容易让人产生厌烦的心理，而工作人员在这一工作环境中难免会产生懈怠感，并不利于日常工作的高效化发展。在现代事业单位的档案管理工作中，多以信息化档案管理方式为主，极大程度的改善了传统档案管理工作的固有形式，并且采用人性化的管理方式，能够从工作人员的实际需求出发，关注工作人员的感受，将原有的管理工作中的服务职能发挥出来，实现了时代性的转型。而事业单位的其他部门的工作与档案管理之间形成较为紧密的联系，工作人员在良好的工作环境中身心得到舒展，能够以饱满的热情面对档案管理工作，这是人性化管理的显著优势所在。同时，人性化管理模式的本质在于为档案的利用者提供更加全面的服务，这一管理模式结合信息化的档案记录方式，能够为需求者提供全方位的服务。人性化的管理方式符合现代社会的发展蕴含需求，人性化管理不仅体现出对档案利用者的充分尊重，加强了档案管理部门与其他部门之间的协调性，改善了原有档案管理模式的不足；也为各个部门之间的良性沟通、高效合作提供了方法和途径，有助于促进事业单位的高效运转[1]。二、事业单位档案管理工作中人性化管理的特征人性化管理模式自身具有动态化管理的特点，并非某一节点的工作内容，而是一个具有持续性变化的过程，能够有效的调动工作人员的积极性，使工作人员保持良好的工作状态。在新时期中，事业单位的档案管理工作要以高效的工作模式为其他部门提供信息资料，而档案管理部门与其他部门之间要相互信任、相互尊重，人性化管理则迎合了这一理念。同时，事业单位要想开展人性化管理工作必须从以下三个方面入手：第一，要积极转变传统的档案管理方式，借鉴先进的方法与经验。人性化管理模式要尊重工作人员的主体意愿，考虑工作人员的工作状态，秉持着尊重的态度安排档案管理工作，并且要注重对人员专业能力的培养，而不是满足于现有的工作水平，只有不断提升工作人员的工作水平，才能使事业单位的档案管理工作越来越科学化。第二，要设置人性化的管理制度，对于工作人员的管理既要严格、也要柔性，传统的管理制度往往更加注重前者而忽视后者，所以工作人员负担的工作压力较大，担心惩罚或处分，但在这种心理的作用下，往往更容易出错。所以在人性化的管理模式中，相关部门可以从工作人员的心理特征出发，制定一些符合人性特点的管理策略，保留传统管理制度的有效之处，更要在其基础上加以优化。第三，人性化档案管理工作需要引进高素质的工作人员，由于现代事业单位的档案管理工作多数实现了信息化管理，所以工作人员的专业水平影响着工作质量，事业单位可以增强岗前培训及在岗学习的力度，引导工作人员树立不断学习、不断进步的工作意识，才能在档案管理工作中取得突破，促使工作人员保持良好的服务意识[2]。三、事业单位档案管理工作中人性化管理的应用策略（一）改变传统的管理理念，发掘人才的工作潜能传统的档案管理工作难以提升档案管理人员的工作潜能，固定式的岗位工作内容限制了人才能力的成长，在人性化的管理模式下，事业单位档案管理部门要始终以人才为核心，注重对人才能力的加强和重塑，一方面要优化档案管理工作的服务质量，为其他部门提供更加全面的信息服务，另一方面也要为工作人员提供自我成长的机会和平台，营造良好的工作氛围，将人性化的管理理念应用于具体的人才培训工作中，提升工作人员的价值观与职业观。同时，管理者要对工作人员的内心状态予以关注，长期接触各类档案文件使工作人员可能在短时期内出现烦躁的情绪，所以有关部门可以定期组织心理交流活动，帮助工作人员舒缓情绪，调节工作压力，避免工作人员将负面情绪带入到工作中，有助于后续工作的顺利开展，还可以发掘人才的工作潜能。（二）改进传统的归档方式，应用高效的信息技术现代事业单位的档案信息种类较多，有关部门在记录和管理信息的过程中，要清晰、准确的记录所有信息，并且妥善保存相关材料，才能做好档案的管理工作。而传统的档案管理方式多以纸质档案为主，纸质档案的保存年限较短，且容易出现保存不当的问题，在调取信息时也需要工作人员花费精力查找，工作流程十分繁琐。近几年我国事业单位多数已经实现了信息技术的管理方式，将纸质档案纳入信息化的管理方式中，不仅提升了查找档案的效率，还可以轻松地备份、储存等等，按照需求调节管理方式。然而在此模式中也存在一些问题，如事业单位并未单独研究适合本部门使用的档案管理软件，一般这些软件都是由其他公司研发，有关部门直接使用，但其他公司并不了解事业单位档案管理工作的全部内容，难免会存在软件与实际需求出现差异的情况。况且不同地区、不同事业单位的信息化管理软件并未达到同一，许多材料无法在同一平台中共享，这也是事业单位档案管理部门所面临的问题之一。（三）优化管理的工作环境，制定详细的管理流程事业单位的人性化管理要从档案管理工作的具体管理流程入手，在各个管理环节中显示出人性化管理的特征。如创设良好的工作环境，有助于调节工作人员的心态，管理人员可从以下两个方面入手：第一，在客观的工作环境中加以创设，添加一些人性化设施，如摆放盆栽、增添暖色调的设施等等，可以提升档案管理工作人员的热情。第二，关注工作人员的情绪变化，可以定期举办交流会或团建等活动，调节工作人员的心情，及时给工作人员带来工作以外的趣味元素，缓解工作中的疲劳感和烦躁心理。事业单位的管理人员可以根据部门的实际情况采取人性化管理的措施，使档案管理工作具有“温度”，而不是冷冰冰的工作，有助于推动事业单位的稳定发展。结束语：传统的事业单位档案管理工作模式已经无法适用于当下时代的环境，运用人性化的管理模式更有利于服务事业单位的日常工作。管理者要尊重工作人员的意愿，考虑工作人员的需求，调节档案管理工作的流程，优化档案管理工作的模式，使之人性化管理特征更加明显，而工作人员的工作状态也非常饱满。参考文献：[1]