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文档简介
出差制度管理细则文件编号:YZHT-HR-001一、目的为了保证因公出差人员工作需要,同时规范内部出差申报、费用报销流程,现结合公司实际情况制定本管理制度。二、范围适用于公司所有因公出差的人员。三、出差的定义(一)因处理公务等工作事项,须离开公司或常驻地一日以上,视为出差(西安市内区域不视为出差)。(二)员工受派遣前往子公司短期内开展临时性工作任务,视为出差。(三)员工受派遣调往子公司担任职务的,视为岗位调配,不视为出差。(四)当日往返的按因公外出规范,不视为出差。四、出差签核程序(一)出差必须先获主管领导批准或被安排出差,依照程序核定。对擅自主张者不予报销差旅费。(二)员工出差前由本人在“钉钉”中填写《出差审批单》,须明确说明出差事由、出差交通工具、出发城市、目的城市、开始时间、结束时间以及同行人,并在出差备注中概述出差计划。提交后由主管领导进行审批,抄送人事行政部备案,人事部按《出差审批单》记录考勤。如情形特殊事前无法及时办理,亦应尽快补办手续。(三)原则上出差出发时间在中午12点以前的可以不来公司报到,出差出发时间在中午12点以后的要来公司报到,特殊原因不来公司的必须由主管领导批准并报人事部备案。(四)出差返回时间(以车票、机票上的到达时间为准)在中午12点以前的要来公司报到;出差返回时间在中午12点以后的经主管领导批准并报人事部后可不来公司报到。(五)员工出差在外,每日应及时向主管领导以钉钉、短讯、邮件、微信等文字形式汇报工作进展及下一步工作计划安排。并保证24小时开机。每日汇报内容包含:出差城市、住宿宾馆(包括电话、地址、房间号)、以及工作进展情况等,特别重大事件随时向主管领导汇报。每日出差情况汇报,截止当日晚12:00前。(六)员工出差中途患病、遇不可抗拒原因或因工作实际需要延误,导致无法在预定期限返回,必须延长滞留,应及时上报主管领导并在出差结束后进行情况说明,经调查确定无误,方可报销差旅费。出差员工不得任意改变起程日期、出差路线或因私事借故延长出差时间,否则除不予报销差旅费外,并依情节轻重作出处理。但事后经总经理特准者除外。(七)员工出差中途遇到紧急私事或因工作任务提前完成,须结束出差,应提交情况说明并上报主管领导批准,同时告知人事部备案。(八)员工出差一般不得报销加班费。(九)员工出差返回公司后,应及时向主管领导述职,必要时提供书面汇报材料。(十)员工出差在外,应注意人身及财物安全,遵纪守法,执行公司的出差标准及规定,合理降低出差费用。(十一)员工出差结束,应第一时间告知人事部备案。五、差旅基本费用标准及说明(一)总体原则.员工因公出差,产生的住宿费、搭乘交通工具费、出差市内交通费及伙食补助费,实行分项计算。公司派车出差的,不享受出差市内交通费。.出差地区分为四个城市级别,具体地区解释如下:一级城市:北京、上海、广州、深圳、天津;二级城市:杭州、南京、济南、重庆、青岛、大连、宁波、厦门、成都、武汉、哈尔滨、沈阳、西安、长春、长沙、福州、郑州、石家庄、苏州、佛山、东莞、无锡、烟台、太原、合肥、南昌、南宁、昆明、温州、淄博、唐山。三级城市:乌鲁木齐、贵阳、海口、兰州、银川、西宁、呼和浩特、泉州、包头、南通、大庆、徐州、潍坊、常州、鄂尔多斯、绍兴、济宁、盐城、邯郸、临沂、洛阳、东营、扬州、台州、嘉兴、沧州、榆林、泰州、镇江、昆山、江阴、张家港、义乌、金华、保定、吉林、鞍山、泰安、宜昌、中山、惠州、南阳、威海、德州、岳阳、聊城、常德、漳州、滨州、茂名、淮安、江门、芜湖、湛江、廊坊、荷泽、柳州、宝鸡、珠海、绵阳。四级城市:其他城市(二)交通费开支1、出差人员乘坐交通工具等级标准如下:职别飞机火车(动车)汽车轮船总经理及以上级别经济舱软卧或硬卧/一等座实报二等舱副总经理经济舱硬卧或硬座/二等座实报三等舱其余人员经济舱硬卧或硬座/二等座实报三等舱(1)员工出差应根据实际距离、交通工具实时票价、公务紧急程度等综合考量,最终酌情选择适当且经济的最具性价比的交通出行工具。(2)未按规定乘坐交通工具的,费用超支部分由个人承担。(3)乘机费用包含机票费用+燃油附加费+机场建设费+保险+飞机托运等费用;火车(高铁、动车)、汽车、轮船费用以实时官方票价为准。2、出差人员应遵循简便快捷的原则,安排出差路线,不得绕行;如果出差期间未经领导批准顺道回家探亲、办私事及非工作需要的参观浏览,期间的考勤时间按事假处理,情节严重者按旷工处理,其绕线多支付的费用均由个人自理。3、差旅派车(1)本着节省时间,提高工作效率,更好的为公司服务的原则,对于公共交通到达不便的地区,可差旅派车。差旅派车需事先申请,并经主管领导审核批准后方可外出。(2)停车费、路桥费据实凭发票报销,且发票日期与外出办事日期必须相符;燃油费发票日期、开票地,需在外出办事期间沿路范围内;出差四人及四人以下限乘一辆车。(3)驾驶人员须确保驾驶证、车辆行驶证、车辆保险(含第三责任险和驾乘险)等相关手续齐全,并在有效期限内,否则由此产生的一切后果均由本人自行承担。(4)驾驶人员必须自觉遵守交通规则,服从交管部门,文明驾车,并严禁疲劳驾驶和酒驾,确保行车安全。(5)差旅期间出差人员自行承担车辆的维护和保养,确保车况的良好状态,不得故障驾车或在汽车安全技术性能有问题时驾车。(三)住宿费开支1、员工出差住宿标准:(员工出差住宿费实行限额控制,每人每天限额标准如下:)职别城市级副总经理及以上职别部门部长/副部长主管/员工级一级城市600元以下/日400元以下/日350元以下/日二级城市400元以下/日350元以下/日250元以下/日三级、四级城市300元以下/日200元以下/日200元以下/日2、范围外产生的出差住宿费,按标准凭发票实报实销,并在发票上注明住宿的起止日期。3、住宿无发票,不予进行报销。4、两位以上同性员工前往同一地点出差,原则上须两人同住一间双人房(标间),住宿标准按高级别者为准,高出标准部分原则上自理。如遇特殊情况,出差人员应进行情况说明,阐述超标事由,经主管领导审核同意后,财务部方可给予报销(情况说明原件交财务部存档)。5、副总经理及以上人员出差,可单独住宿。(四)出差市内交通费及伙食电话补助费1、员工出差市内交通费每人每天限额100元,出差结束后凭正式票据实报实销。无发票、超额部分等,不予报销。2、公司派车出差的,不予报销。3、出差市内交通费包含:出差员工往返机场、火车站(高铁、动车)、汽车客运站、码头等产生的交通费用;出差当地乘坐出租、地铁等城市公共交通费用。4、伙食电话补助费为员工个人差旅补助费,每人每天200元标准,实际计入当月工资中发放,自行承担个人所得税。补助费不包含出差公务招待费。正常出差期间需发生招待费,提前上报主管领导,经同意批准后方可执行。按招待费审批程序据实报销。六、出差差旅费报销程序(一)员工出差结束后,依据本规定报销差旅费。报销程序统一执行现有“钉钉”报销流程。1、进入“钉钉”一“导航菜单栏”一“审批”一“费用报销”详细填写(银行账号、开户行名称、日期、报销金额、报销类别、费用明细并上传原始单据图片,如有特殊情况或报销费用较多,需填写备注说明并上传附件)一提交审批。2、待“钉钉”审批结束后,按统一规范粘贴原始单据并填写费用报销单,交至财务部进行报销。(二)交通费仅限符合公司规定标准的飞机票、火车票、船票、出租车票和公共交通车票。所有的车票报销时,必须在背面注明起发点、目的地、办理事项。(三)差旅费应在当月进行核销。如出差日期跨月,以返回日期所在月份为准。(四)公司员工外派学习、培训、考察等,由接待方统一安排食、宿、交通的,不给予报销。(五)员工受派遣前往子公司出差的,或出差当地单位提供食、宿、交通的,不给予报销。七、差旅费报销违规与失职追究(一)出差人员不得违反规定虚报差旅费;不允许以非出差期间发生的费用票据或非正式票据虚列支出,否则财务部可拒绝受理。(二)经查实为虚增报销者,责令退回虚报金额外,并按虚报额处以一至三倍的罚款。(三)各级审签人员因把关不严而失职,使弄虚作假的票据得以报销,后经查实已无法
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