合同管理办法

**公司制度编号：制度页数：共页合同管理方法编制人：审核人：同意人：主办单位：公布日期：月日生效日期：月日第一章总则第一条为了加强公司合同管理，建立和完善公司经营风险管理体系，维护公司正当权益，根据《中华人民共和国合同法》、《中华人民共和国公司法》等法律、法规，结合公司实际经营状况，制订本方法。第二条本方法合用于******公司集团有限公司（下列简称公司）。第三条本方法所称合同、合同（下列简称合同）是指******公司集团有限公司与平等主体的自然人、法人、其它组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的合同，具体涉及建设工程合同、委托合同、采购合同、销售合同、租赁合同以及其它各类民事合同等。有关身份关系的合同（劳动合同、实习合同）除外。第四条实施分部门管理，分工负责的管理体制。合同管理必须遵照依法办事，防止为主，层层把关，跟踪监督，及时调处，维护公司正当权益的原则。订立、推行、变更、解除合同，必须恪守《中华人民共和国合同法》及有关法律、法规。第二章职责划分第五条行政企管处1、制订、完善我司的合同管理方法和合同评审流程，监督、检查各部门合同管理；2、制订、完善合同模板，以适应业务部门实际需要；3、审查合同，对送审合同文本进行正当性审查，避免违法、风险合同出现，提出对应修改建议或风险提示；4、配合、跟进律师、业务部门纠纷解决工作。第六条合同经办部门1、制订并执行供销商管理制度，对供销商的资质、供货质量、公司信用、合同推行状况等进行评价，作好统计；2、负责与全部供应商、销售商订立《反商业贿赂承诺书》（附件一）；3、负责合同项目谈判、合同文书的草拟工作；4、充足理解合同内容，内容符合有关法律规定，遵照合同评审流程，严格把关合同订立；5、负责将本部门拟订立的合同交由法务、财务进行审查。英文合同还应提交对应译本。经办部门应统筹安排合同评审、拟签时间，留出修改时间以免耽搁合同订立；6、负责对交给法务、财务审核的合同内容进行解释和阐明；7、指定合同管理人，具体负责下列工作：（1）负责对于已订立合同，整顿成册，妥善保管，建立完整有效的合同台账、合同推行状况汇总统计。可即时查阅合同的订立、推行、纠纷解决状况，为合理评价供应商或客户信誉提供基础资料；（2）负责对本部门经办的合同归档整顿，对标的类别、标的名称、双方当事人全称、标的金额和数量、交付期限、谈判统计、执行统计、欠交数量等状况进行登记。第七条财务处1、加强与有关业务部门的联系，及时沟通合同推行中的应收应付状况；2、按照印章管理方法使用合同专用印章，妥善保管合同文本、有关文献、重要数据及证据材料。做好与合同有关的应收应付款项的统计、分析、妥善保管收、付凭证；3、参加合同评审，对合同进行财务层面的审查，并提出修改意见；4、审核对合同与否符合公司、国家财经纪律进行审核。涉及：资金、资产的正当性；价款、酬金和结算的合理、正当；索赔条款的正当性等内容。第三章合同的拟定第八条经办部门有拟定前资质审核的规定，按照各自部门规定执行，没有的执行本方法第九条。第九条合同拟定前的准备工作1、初次合作的合同相对人是公司的，应审查下列资质：（1）通过年检的营业执照，且发表的内容与实际相符；（2）与合同内容相符的经营范畴、许可、资质、等级证书；（3）含有合同推行能力；（4）法定代表人的身份证明或有效授权委托书。2、各经办部门必须审查初次合作的公司、个人以上资信条件，对交易政策、风险进行综合分析。凡不含有以上资信条件的，不与其订立合同。以上资信材料在原件与复印件核对无误后，将复印件作为合同档案归档保存。3、审核对方代理人的身份和代理资格，应提供正当、完备的代理资格证明。第十条合同的草拟1、各业务部门通过调研、洽谈确立合作意向，拟定有关书面合同，优先选用公司合同范本或国家、行业部门的示范合同文本；2、合同编号应通过EPS系统自动生成，无法通过自动生成的，按各自部门规定编写合同编码；3、各职能部门拟定的合同应做到：条款齐全、责任明确、逻辑性强、文字体现清晰。合同应涉及的基本内容及应注意的问题以下：（1）首部涉及：合同名称、（2）正文应涉及合同标的、数量、质量、价格或酬金、推行期限、地点、方式、争议解决及违约责任。还应涉及法律规定或按合同性质必须含有的条款。对于违约责任条款应在合同中具体写明违约具体情形和商定的违约金额或计算办法；（3）结尾和附则涉及合同正本及副本的份数，合同使用期限，签约地点和日期，并须有双方代表签名及盖章。合同的附件作为合同的构成部分，含有与合同同样的法律效力。第四章合同的评审第十一条合同评审是指合同在订立前由业务员发起ＯＡ项目合同评审，经法务、财务、业务部门主管、领导及各高层领导对合同内容、订立与否等进行评定的过程。第十二条重大合同指下列合同：１、标的额在×万以上的买卖、建设工程、设计、委托加工合同；２、涉及并购、资产置换、合资合作等合同；３、涉外合同；４、为其它公司提供担保的合同；第十三条对重大合同应严格评审，并向财务部门送审。合同内容技术性较强的能够送审有关技术部门，有关技术部门应主动配合。第十四条各部门应及时送审，严禁积压、扎堆送审，必须给财务、法务及有关部门、领导留出合同评审时间，以确保审核质量。财务、技术、法务等都需要审核的，同时进行。普通合同评审时间为一种工作日；合同内容较多，法律关系较复杂的合同，审核时间不超出三个工作日；法律关系特别复杂的合同，审核时间不超出五个工作日。第十五条由公司法务审核的合同，业务员草拟合同文本后通过OA同时发送给法务和该业务员上级部门主管。法务审核后将建议或风险提示通过OA同时发送给业务员和该业务员上级部门主管。业务员综合建议、合同相对人和领导意见回复该风险与否能够承当，与否需要修改。不需要修改的，继续合同评审；需要修改的，业务员撤回OA，修改合同文本后，重新进行合同评审，发送时简要阐明修改内容及有关状况。第十六条特殊状况下，经业务员作出解释，上级部门主管同意，合同评审能够跳过法务。第十七条审核内容1、经办部门审核内容（业务层面）：（1）审查合同相对人主体资格、不得超越营业执照或其它证照规定的经营范畴等状况进行审查；（2）合同项目符正当律、行政法规、政策及有关政府部门的同意文献。技术条款与否符合国标、行业原则、公司原则及规程、规范；（３）含有合同基本条款和按合同性质必须含有的条款。2、法务审核内容（法律层面）：（1）合同内容的审查。必须正当、条款完备、权利义务明确、违约责任清晰，含有争议解决条款等；（2）合同效力。合同主体适格，意思真实，目的正当，不含有无效条款，不损害社会公共利益，不违反法律、行政法规的强制性规定；（３）合同文字的审查。合同用语规范、文字体现精确。3、财务部门审核内容（财务层面）：（1）合同结算方式与否符合国家和公司有关财税制度以及风险承当状况；（２）合同项目与否符合我司年度财务计划。第五章合同的订立第十八条各业务部门按业务范畴经办有关的合同事宜，涉及谈判、草拟合同、合同订立、推行、变更、解除等。合同的委托代理人为具体合同经办人，无委托代理人的由部门主管指定经办人，社会临时借、聘人员、正式退休再聘人员以及在试用期内的单位员工不得担任合同委托代理人、经办人。第十九条各部门未经公司法定代表人的授权，任何部门一律不得以我司名义对外订立合同。第二十条以传真方式订立的合同，应当在条款中明确传真件与原件含有同等法律效力。合同文本超出两页的，应加盖骑缝章。第二十一条经评审流程上规定的合同评审人在OA上同意后，合同能够正式订立。OA的评审单应留存归档。第六章合同的推行、变更和解除第二十二条合同推行合同推行过程中，经办人应跟踪合同推行状况，提示有关部门按照合同商定的日期推行合同义务或主张权利。2、合同的推行应当在书面合同订立后推行，不得先推行或推行完毕后再订立书面合同。3、合同经办部门和人员亲密监控其订立合同的推行。合同因我方因素不推行或不全方面、不适宜推行合同时，经办部门应在一种工作日内向部门领导阐明状况，因对方因素，还应向对方提出异议。有关法律问题与法务沟通，有必要的，由法务咨询顾问律师后，采用非诉讼或诉讼方式解决。4、在合同推行过程中，如需书面告知对方，应由对方代表签字，或以特快专递的形式送达对方，如果对方拒收，退回的快件不得拆封，回执单据及未拆封快件、往来信件由档案管理员归入合同档案。５、各部门应对合同推行状况做具体统计、评价，定时汇总并向部门领导报告；第二十三条合同的变更和解除、终止合同相对人作为款物接受人而规定变更接受人时，必须有书面变更合同。严禁未获得对方当事人的书面材料而凭口头商定向已变更的接受人发货或付款，有关变更材料应注意保存、归档。发生特殊状况我方或对方不能全方面推行时，应及时与对方协商变更或解除合同。合同变更或解除的评审程序，与合同订立评审程序一致。合同推行完毕终止不需要评审。合同的变更、解除推行必须采用书面形式（见附件二），写明变更、解除的原合同号码、合同主体及合同大致内容，其份数应与原合同份数一致，订立后送达有关执行、财务等部门并交合同管理员存档。未提交该统计给公司造成损失的，承当第八章的有关责任。第七章合同档案的管理第二十四条合同订立后或者根据合同推行状况，资料有所增加，应当在文献订立后三个工作日内，委托代理人负责将存档资料整顿完毕交部门档案管理员存档，管理员负责审查合同档案资料与否完备。第二十五条合同存档应涉及纸质存档和电子存档，合同档案范畴：合同正文文本及附件；资信调查资料；3、项目合同评审表；4、与合同有关的往来传真、文书、函件、图表等；5、合同推行、变更、解除及争议解决状况的阐明（如果有）；6、清单。初次合作的必须有资信调查资料，非初次合作的能够省略并在清单中阐明。第二十六条合同档案管理员对档案严格管理，档案资料出借严格走审批和登记程序，经部门主管同意后，在合同管理人处进行登记，并填写清单。第二十七条严禁涂改、毁损合同及合同有关资料。奖惩第二十八条下列状况视情节轻重予以50-500元罚款处分：1、不按照合同评审流程申请审核，经教育后仍不改正的；2、在合同订立、推行过程中失职、失职尚未造成后果的；3、遗失合同、合同有关资料尚未造成后果的。第二十九条下列状况公司追究负责人的民事责任，构成犯罪的，移交司法机关依法追究刑事责任：1、未经授权或超越授权范畴以公司名义对外订立合同的；2、违反合同评审程序对外订立合同的；3、对合同必备或重要条款故意未商定、商定不清或在订立合同时漏填重要内容，给公司造成严重后果的；4、在合同订立推行过程中以权谋私、泄露商业秘密或玩忽职守的。第三十条任何部门和个人都有权检举、揭发运用合同进行违法犯罪或损害公司利益的行为。对检举揭发有功人员，公司根据有关规定予以奖励并保密。第九章附则第三十一条本方法由行政企管处负责制订和解释。第三十二条本方法自*年*月*日起执行。附件一反商业贿赂承诺书附件二变更、解除推行评审单附件一：反商业贿赂承诺书甲方：******集团公司有限公司乙方：

为共同制止商业贿赂行为、维护双方共同的正当权益，经甲乙双方和谐协商，乙方自愿做出下列承诺：不主动或被动向甲方业务人员等与业务推行有关的人员赠与、借与现金、购物卡、打折卡、汽车、住房等有价证券或实物。不提供娱乐消费、旅游、国内或国外考察等活动。

被索贿的予以回绝，并在第一时间向甲方通报，甲方承诺不会影响双方合作。下列行为不为商业贿赂：基于商业礼仪，赠予市场价为200元下列的小礼物、地方特产。工作需要的样品、夹具、设备、等辅助类工具。提供工作餐、住宿、交通等与购销业务推行有关的工作方便。双方指派人员因业务需要参加的餐会，但餐会后无其它任何性质的娱乐活动。合同期限：甲乙双方解除供销关系时，