中学文书类档案管理办法

中学文书类档案管理办法附属中学文书类档案管理办法

为了强化z师范大学附属中学文书类档案〔以下简称文书档案〕业务建设，逐步实现文书档案工作的规范化，不断提升科学管理水平，有效地为学校工作和社会服务，依据《归档文件整理规则》和《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》等法律、法规、规章，结合学校实际，制定本管理方法。

一、文书档案归档和不归档范围

凡是学校在党务、行政、外事、出版、设备等管理活动中直接形成的具有储存价值的文字、图表等文件材料，均属文书档案。

〔一〕归档范围

1.反映学校管理职能活动和基本历史面貌的，对学校工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料。主要包括党务、行政、出版、外事、设备五个系统职能活动的内容，具体范围见附表。

2.本校工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料。

3.本校必须要落实执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料。

4.其他对本校工作具有查考价值的文件材料。

〔二〕不归档范围

1.上级机关普发或转发供参阅、不办的文件材料，征求看法未定稿的文件。

2.重份文件。

3.无参照利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿。

4.无特别储存价值的信封，不必须办理的一般性来信、记录。

5.本校负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参照的文件材料。

6.同级机关的文件材料中，不必须落实执行的文件材料，不必须办理的抄送文件材料。

7.下级机关的文件材料中，供参阅的简报、状况反映，抄报或越级抄报的文件材料。

8.未生效的合同、协议书。

二、文书档案工作岗位责任制

〔一〕部门分管档案工作的领导使命

1.组织本部门人员学习档案法规，执行学校档案工作规章制度，把档案工作纳进议事日程，定期研究档案工作。

2.强化同档案室联系，共同做好业务监督、指导、检查工作，确保归档档案的质量。

3.对文秘工作人员和兼职档案人员，提出档案工作的具体要求，帮助他们解决工作中的实际困难。

〔二〕各部门兼职档案人员使命

1.负责本部门文件材料的收集工作。

2.按文书材料的归档范围，负责形成与积存阶段各环节的文件材料并及时向档案室移交。

3.做好存放在本部门的文件材料的装订、分类、编目、登记、保管、利用等工作。

三、文书材料的归档流程

〔一〕形成与积存

1.年初各部门布置工作时，同时布置形成积存文件材料的任务。

2.部门兼职档案员按文书档案归档范围和保管期限表分别积存文件材料，并定期进行整理。

3.归档的文件材料应齐全完整，字迹模糊或易褪变的文件材料应予复制。

4.部门产生的文件材料，一般整理一份送档案室，一份自存档。

〔二〕整理方法

1.装订

归档文件材料应按件装订，一般在左侧装订，要求文件材料左、下侧边对齐。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文和复文作为一件时，复文在前，来文在后。文件材料用不锈钢钉或线装订，对破损的文件材料应进行修补。

2.分类

分类方案：分年度──分二级类目──分保管期限

〔1〕分年度

先将文件材料按其形成或针对的年度分开，一般文件材料归入其形成年度；跨年度的请示与批复，归入批复年度。

〔2〕分二级类目〔分问题〕

每个年度下按问题分类，一级类目是文书类档案实体分类的最高层位，标识为"WS'。文书档案划分为二级类目的，其分类标识规定如下：

二级类目名称标识

党务WS11

行政WS12

外事WS13

出版WS14

设备WS15

〔3〕分保管期限

归档文件材料在二级类目内划分保管期限，分为永久、定期两种，其中永久用"Y'表示，定期一般分为30年、10年，具体保管期限见附表。

3.排列

归档文件材料应在二级类目下同一保管期限内排列，按事由结合时间、重要程度等排列，会议文件、统计报表等成套性文件材料可集中排列。

4.编号

归档文件材料按排列顺序逐件编号。

5.编制归档文件目录

归档文件材料应依据档号的顺序编制归档文件目录，其格式式样如下表：

归档文件目录

2011-WS11-Y

件号责任者文号题名日期页数备注

上述表中各项填写要求如下：

件号：档案室编件号；

责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者；

文号：文件的发文字号；

题名：文件材料标题。没有标题或标题不规范的，可自拟标题，外加"[]'号；

日期：文件材料形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日；

页数：每一件归档文件材料的页数〔必须在对应档案实体件的最后一页的右上角标注页数〕，文件中有图文的页面为一页；

备注：解释文件必须说明的状况。

6.装盒

将归档文件材料按编号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。不同保管期限的文件材料不得装在同一盒内。档案盒统一使用由省档案管理部门监制的硬纸盒。

7.备考表

备考表置于盒内文件材料之后，并填写表内项目内容：

〔1〕盒内文件状况说明填写盒内文件材料缺损、修改、补充、移出、销毁等状况；

〔2〕整理人：负责整理归档材料文件的人员姓名；

〔3〕检查人：负责检查归档文件材料整理质量的人员姓名；

〔4〕日期：归档文件材料整理完毕的日期。

四、归档时间

文书材料于次年三月前，由文件材料形成和积存部门初步整理后送档案室，由档案室于六月底前整理归档并制作全引目录。

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篇2:附属中学基本建设类档案管理办法

附属中学基本建设类档案管理办法

为了提升z师范大学附属中学基本建设类档案〔以下简称基建档案〕工作的质量和管理水平，充分发挥基建档案在学校建设工作中的作用，依据《基本建设项目档案资料管理暂行规定》等法律、法规、规章，结合学校的实际，制定本管理方法。

一、基建档案归档和不归档范围

凡在基本建设管理和工程项目建设过程中直接形成的，有储存价值的文字、图表等文件材料，均属基建档案。

〔一〕归档范围

1.归档的基建管理和项目建设中形成的文件材料必须对学校和社会当前与长远具有参照价值和凭证作用。

2.归档的基建文件材料，必须遵循其自然形成规律，坚持其有机联系，与实物完全一致并具有成套性。

3.归档的主要内容和重点：项目工程可行性研究、制定基础材料、制定文件、工程管理文件、施工文件、完工验收文件和全套图纸、生产技术准备、试生产基建预算、概算、决算、器材管理等方面，具体范围见附表。

〔二〕不归档的范围

1.上级关于基建工作普发、不办的文件材料。

2.正式施工前的草图、未定型图纸。

3.重份文件和重份图纸。

4.无查考价值的临时性、事务性文件。

二、基建档案工作岗位责任制

〔一〕基建管理部门领导使命

1.制定和健全基建档案工作管理制度，并将其纳进日常管理工作之中，监督有关部门执行。

2.强化同档案室联系，共同做好业务监督、指导、检查工作，确保归档档案的质量。

3.负责组织基建项目形成的应归档的文件材料的整理归档工作。

4.指导基建档案的鉴定工作。

5.指导本部门兼职档案人员的工作，关怀其工作条件的改善和工作质量的提升。

〔二〕基建管理部门兼职档案人员使命

1.负责基建文件材料的形成、积存、保管和整理归档工作，确保文件材料的完整、准确、系统。

2.接受档案室的业务指导和监督检查，按规按时间向档案室移交基建档案。

三、基建文件材料的归档流程

〔一〕形成与积存

1.基建部门接到基建项目后，于项目申请立项时，即应开始进行文件材料的积存、整理、检察工作；项目完工验收时，完成文件材料的归档和验收工作。

2.所收集的工程资料必须真实有效，各种签字、盖章手续齐全，字迹工整，图象清楚符合标准。

〔二〕整理方法

1.装订

归档文件材料按件装订，统一在左侧装订，要求文件材料左、下侧边对齐。装订时，正本在前，附件在后；原件在前，复制件在后；批复在前，请示在后；图纸可以一组有机联系的图纸为一件或单张为一件，蓝图大于档案盒的，以手风琴式折叠成A4纸型的规格；成册材料为自然件，使用不锈钢钉或线装订。对破损的文件材料应进行修补。

2.分类

分类方案：分年度──分二级类目──分保管期限

〔1〕分年度

综合管理的文件材料归入其形成年度；项目的全套文件材料归入其完工年度。

〔2〕分二级类目〔分问题〕

在每个年度下按问题分类，一级类目是基建档案实体分类的最高层位，标识为"JJ'。基建档案划分至二级类目，即分为综合管理和按单项工程设置类目，其分类标识规定如下：

二级类目名称标识

综合管理JJ11

单项工程JJ12

单项工程从JJ12开始编制二级类目，1个单项工程为1个二级类目。在归档年度内第1个单项工程设置为"JJ12'、第2个单项工程设置为"JJ13'、第3个单项工程设置为"JJ14'，以此类推，但10、20......等带"0'的数字不用。

〔3〕分保管期限

基建文件材料在二级类目内划分保管期限，分为永久、长期、短期三种。永久标识为"Y'，长期标识为"C'，短期标识为"D'，具体保管期限见附表。

3.排列

归档文件材料在二级类目下同一保管期限内排列。项目中的报建图、用地通知书、建设规划许可证等管理性文件排列在项目材料的前面；图纸按图的类别序号排列〔即：地质图、初步制定图、建筑施工完工图、结构施工完工图、水工完工图、电工完工图、气管完工图、更改图〕。

4.编号

归档文件材料按排列顺序逐件编号。

5.编制归档文件目录

归档文件材料应依据档号的顺序编制归档文件目录，其格式式样如下：

归档文件目录

2011-JJ11-C

件号责任者文号题名日期页数备注

上述表中各项填写要求如下：

件号：填写档案室编件号；

责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者；

文号：文件的发文字号；

题名：文件材料标题。没有标题或标题不规范的，可自拟标题，外加"[]'号；

日期：文件材料形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日；

页数：每一件归档文件材料的页数〔必须在对应档案实体件的最后一页的右上角标注页数〕，文件中有图文的页面为一页；

备注：解释文件材料必须说明的状况。

6.装盒

将归档文件材料按编号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。不同保管期限的文件材料不得装在同一盒内。档案盒统一使用由省档案管理部门监制的硬纸盒。

7.备考表

备考表置于盒内文件材料后，并填写表内项目内容：

〔1〕盒内文件状况说明填写盒内文件材料缺损、修改、补充、移出、销毁等状况；

〔2〕整理人：负责整理归档文件材料的人员姓名；

〔3〕检查人：负责检查归档文件材料整理质量的人员姓名；

〔4〕日期：归档文件材料整理完毕的日期。

四、归档时间

综合管理的文件材料于次年三月前，由文件形成和积存部门初步整理后送档案室整理归档；单项工程项目在完工验收后两个月内归档。档案室于六月底前全部整理归档和制作全引目录。

附表：基本建设类档案归档范围和保管期限表

JJ[11]综合

序号归档范围保管期限

1上级有关基建工作的文件短期

2本校基建工作的规章制度、工作计划、总结长期

3本校基建工作总体规划、统计报表永久

4全校性总体规划、制定总平面图永久

5基建投资的请示、报告与批复永久

JJ[12]单项工程项目

序号归档范围保管期限

1可行性研究

〔1〕项目建议书及上级批复永久

〔2〕可行性研究报告永久

〔3〕项目评估永久

〔4〕环境推测、调查报告永久

〔5〕制定任务书及计划任务书永久

2制定基础

〔1〕工程地质、水文地质、勘察制定、勘察报告、地质图、勘察记录、化验试验报告、重要土、岩样及说明永久

〔2〕地形、地貌控制点建筑物、构筑物及重要设备及安装测量定位、观察记录永久

〔3〕水文、气象、地震等其它制定基础材料永久

3制定文件

〔1〕初步制定永久

〔2〕技术制定永久

〔3〕施工图制定短期

〔4〕技术秘密材料、专利文件永久

〔5〕制定计算书长期

〔6〕关键技术实验永久

〔7〕总体规划制定永久

〔8〕水、电、气管道分布图永久

〔9〕制定评价、鉴定及审批长期

4工程管理文件

〔1〕征用土地批准文件及红线图、拆迁、补偿协议书永久

〔2〕承包合同、协议、招标、投标、租赁文件永久

〔3〕施工执照永久

〔4〕环保三同时、消防、卫生等条件水、电、气供应协议书永久

〔5〕产权证、土地证永久

5施工

〔1〕土地施工文件

[1]开工报告、工程技术要求、技术交流、图纸会审纪要短期

[2]施工组织、施工方案、施工计划、施工技术措施、施工安全措施、施工工艺长期

[3]原材料及购件出厂证实、质量鉴定长期

[4]建筑材料实验报告长期

[5]制定变更、工程更改洽商、材料仿用核定审批永久

[6]土建施工定位测量地质勘察永久

[7]土、岩试验报告、基础工程、基础工程施工图永久

[8]隐蔽工程验收记录永久

[9]工程记录及测试、沉陷、位移、变形观测记录、事故处理报告永久

[10]分项、分单位工程抽量检查、评定长期

[11]交工验收记录证实长期

[12]施工报告、施工验收报告永久

〔2〕设备及管线安装施工文件

[1]开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要短期

[2]制定变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批长期

[3]焊接试验记录、报告、施工检验、探伤记录长期

[4]隐蔽工程检查验收记录长期

[5]强度、密闭性试验报告长期

[6]设备调试记录短期

[7]施工安装记录、安装质量检查评定、事故处理报告长期

[8]系统调试、实验记录长期

[9]管线清洗、通水、消毒记录短期

[10]中间交工验收记录证实，工程质量评定长期

[11]完工报告、完工验收报告长期

〔3〕电气、仪表安装施工文件

[1]开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审短期

[2]制定变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批长期

[3]调试、整定记录长期

[4]性能测试和校核长期

[5]施工安装记录、质量检查评定、事故处理报告长期

[6]操作、联动试验短期

[7]电气装置交接记录短期

[8]中间交工验收记录、工程质量评定长期

[9]完工报告、完工验收报告长期

6完工验收

〔1〕完工验收报告永久

〔2〕全部完工图纸永久

〔3〕质量评审材料永久

〔4〕工程现场声像材料永久

〔5〕完工验收会议决议文件永久

7基建财务、器材管理

〔1〕财务计划、年度计划短期

〔2〕工程概算、预算、决算永久

〔3〕主要材料消耗、器材管理文件短期

〔4〕交付使用固定资产文件永久

篇3:附属中学财会类档案管理办法

附属中学财会类档案管理办法

为了强化海南师范大学附属中学财会类档案〔以下简称财会档案〕工作的业务建设，不断提升财会档案的质量和科学管理水平，更好地为学校和社会经济事业服务，依据《会计档案管理办法》等法律、法规、规章，结合学校实际，制定本管理方法。

一、财会档案归档和不归档范围

凡在财务管理和会计活动中直接形成的具有储存利用价值的文字材料、凭证、帐薄、报表等文件材料，均属财会档案。

〔一〕归档范围

1.反映财务管理、会计活动的全过程，对学校和社会当前与长远具有参照价值和凭证作用的文件材料。

2.归档的主要内容包括综合管理、会计凭证、会计帐薄、会计报表、工资清册等方面，具体范围见附表。

3.其他对本校工作具有查考价值的文件材料。

〔二〕不归档的范围

1.上级有关财务的普发性〔非专指学校〕、不办的文件。

2.未定稿的文件。

3.重份文件。

4.未生效的合同、协议、单据。

5.无查考利用价值的临时性文件、事务性文件。

二、财会档案工作岗位责任制

〔一〕财会管理部门领导使命

1.制定和健全财会档案管理制度，确保财会文件材料的形成积存，并将财会档案纳进日常管理工作之中，监督承办人员执行。

2.强化同档案室联系，共同做好业务监督、指导、检查工作，确保归档档案的质量。

3.指导财会档案的鉴定工作。

〔二〕财会管理部门兼职档案人员使命

1.在部门负责人领导下，协助各会计承办人员做好平常各类会计核算材料的收集积存工作；检查已收集、积存的文件材料是否完整、系统、准确，并按要求进行整理归档。

2.做好暂时存在本部门的档案的分类、编目、登记、保管利用等工作。

3.接受档案室的业务指导、监督、检查工作，确保归档档案的质量。

4.负责编制财会档案移交清册，按时向档案室移交档案。

三、财会文件材料的归档流程

〔一〕形成与积存

学校财会室分工归口归档。

1.学校财会室领导，在制定财会计划时，应向会计经办人员布置形成积存财会材料的任务，指定本部门的兼职档案人员。

2.财会室的兼职档案员，要催促会计承办人员，做好平常文件材料的收集、积存，确保文件材料的完整、系统和准确。

〔二〕整理方法

1.装订

综合文件材料应按件装订。一般在左侧装订，要求文件材料左、下侧边对齐。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文和复文作为一件时，复文在前，来文在后。会计帐薄、报表、工资清册按自然形成件装订；会计凭证按会计凭证顺序号装订，每件厚度不超过2cm为宜，用不锈钢钉或线装订。对破损的文件材料应进行修补。

2.分类

分类方案：分年度──分二级类目──分保管期限

〔1〕分年度

将财会文件材料按照会计年度分开，不同年度的会计核算材料不能放在一起，归档年度采纳自然年度。

〔2〕分二级类目〔分问题〕

在每个年度下按问题分类，一级类目是财会档案实体分类的最高层位，标识为"CK'。财会档案划分至二级类目，其分类标识规定如下：

二级类目名称标识

财会综合CK11

会计报表CK12

会计帐