单位人事档案管理办法

单位人事档案管理办法发个人事档案管理办法给你参照一下第一章总则第一条为了规范公司劳作人事档案管理工作，特制定本办法。第二章管理体制第二条对具有人事调配权的公司，人事档案在公司人事部储存。第三条对无人事调配权的公司，可委托上级主管部门或母公司人事部门储存。第四条对无上级企业，可在当地人才交流中心设一专户，储存公司人事档案。第五条对小型企业，员工个人将人事档案存人才交流中心。第六条公司应有专人专职或兼职管理人事档案工作。第三章管理内容第七条对员工人事档案的建档工作。第八条员工调入时，人事档案的转调工作。第九条员工考核结果及奖励、惩处决定存入人事档案。第十条统计分析人事档案资料，合理调配人才，做到人尽其才。第十一条员工调出时，作出工作总结与工作证实、人事档案调转工作。第十二条人事档案为密件，须合理存放，不泄露秘密，无关人员不得查阅。第十三条因各种特别原因，如调入人原单位无正当理由不予调动、档案丢失、毁损等，公司按有关规定为其重新建立人事档案。第四章附则第十四条本办法未尽事宜，参照公司档案管理办法执行。第十五条本办法由人事部解释、补充，经总经理批准颁行。文书档案管理办法一、管理使命〔一〕认真落实执行国家档案工作的法律、法规和方针政策，建立健全各项规章制度。〔二〕对机关各处室形成的各种门类的档案材料的收集、整理、立卷和归档工作，进行监督和指导。〔三〕集中统一管理机关各种门类和载体的档案。〔四〕展开档案史料的编研工作，积极提供利用，为机关工作服务。〔五〕在集中主要力量抓好机关档案工作的基础上，对直属单位和本系统档案工作进行必要的指导、监督和检查。〔六〕按规定向省档案馆移交应进馆的档案。〔七〕依据国家有关档案保管期限的规定，制定本机关档案存、毁制度。〔八〕办理领导交办的其它有关的档案业务工作。〔九〕负责厅机关大事记的搜索、整理和编印。二、立卷归档〔一〕归档范围凡是反映本机关工作活动具有查考利用价值的文件材料、图片、照片、录音、录像带等，均应立卷归档。〔二〕归档要求1.各处室要按照立卷归档范围，将具有储存利用价值的文件材料收集齐全、完整，依据文件材料的形成规律和有机联系，科学整理立卷。2.厅机关的立卷归档工作在档案室的监督指导下进行。各处室必必需把应归档的文件材料按立卷要求整理预归成卷，经档案室检查合格后方可归档。3.声像档案应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者，照片档案应将照片和底片分别整理归档。4.会议审计档案应由财务会计部门按照归档要求，负责整理立卷。5.档案室接收案卷时，各处室必必需将归档的案卷编制好移交目录，一式两份，档案人员按照目录盘点无误；验收案卷质量符合要求后，交接双方在移交目录上签字，一份存档案室，一份本处室留存，以备查找。〔三〕归档时间1.文书档案在次年五月底以前接收完毕。2.会计审计档案在年终之后，为方便工作可暂由本单位财务会计部门保管一年，于第二年六月底以前移交档案室保管。3.基建档案在基本建设工程完工验收后，由基建部门整理成卷交档案室保管。三、档案利用〔一〕本厅工作人员因工作必需要，经本处室主要负责人签批，可查阅本处室形成的档案资料。因工作必需要查阅其它处室形成资料时，在征得其它处室领导同意后经厅办公室主管副主任批准后方可查阅。〔二〕查阅摘抄档案，必需填写档案利用登记表。未通过档案室同意，不能复印、复制、公布档案材料，一般不能将档案带出档案室，特别状况必需要借出者必需要办理借阅手续，并及时归还。〔三〕不准在文件材料上涂改、剪裁、加圈、画线、折叠，不得随意折卷或撕去其中文件。〔四〕必需要利用党组、厅务会议记录，必必需经党组书记或副书记、厅长或副厅长批准后方可查阅。〔五〕本厅财务人员因工作必需要，查阅本人经办的会计档案，必需征得主管财务的副主任同意；财务人员或其它同志因工作必需要查阅他人经办的会计档案时，必需征得本处科领导同意并经财务到处长批准后方可查阅。四、档案保管〔一〕档案库房门窗要牢固，并安装防护设施，下班前关好锁牢。〔二〕档案工作库房要随时加锁，钥匙妥善保管，非工作人员未通过批准不得进入。〔三〕档案库房要有防火设备，对灭火器要定期检查，及时修理，保持完好状态。〔四〕档案库房要有温度计、干湿计，依据季节和气候的变化，注意通风，力争将湿温度分别控制在14-24度，相对温度45-60%的范围内。〔五〕档案库房要有防光、防虫、防尘、防鼠等用品和设备，并及时检查，如发现药物失灵要随时改换。〔六〕档案室每季对档案保管的状况进行一次全面检查，如遇特别状况要及时检查，并作记录，发现问题及时向分管领导汇报，采纳有效措施，保护档案的安全。五、档案统计〔一〕为了给本机关各项工作提供最有效的档案服务，协助业务处室做好工作，提升工作效率，档案人员必需认真做好机关档案统计工作。〔二〕按档案统计制度的规定，必需对档案的收进、移出、保管及利用状况进行统计，并按照规定向档案业务管理机关报送档案工作基本状况统计。〔三〕建立健全档案数量统计，借阅及其效果统计，鉴定状况登记，档案管理基本状况统计。〔四〕统计工作应随时进行。将收集的文件材料及时整理登记入库，随时做好建立，年末对前一年归卷数目进行一次全面汇总，并填报上级机关。〔五〕定期统计利用状况，每年末统计当年档案借阅人次，总结档案利用效果。六、档案鉴定和销毁〔一〕以文书档案保管期限表及使用价值为鉴定依据，由档案员鉴定，将鉴定状况交档案室负责人审核，提出处理看法，经档案鉴定组鉴定后，对必需销毁的档案编造清册，办理批准手续即可销毁。〔二〕保管期满的档案〔长期和短期〕如还必需使用，由鉴定小组鉴定，提出销毁看法。〔三〕销毁档案时，到指定造纸厂销毁，必必需有两个监销，监销人应在销毁册上签字或盖章，并注明销毁方式和日期。七、保管期限〔一〕办公室文书保管期限1.上级机关下发的由办公室承办的文件材料永久2.党和国家领导人、上级机关视察、检查我厅工作时形成的题词、讲话、声像等重要的文件材料永久3.人事厅工作总结报告及计划、规划长期4.人事厅制发的〔包括与其他机关联合制发的〕办公室承办的。档案管理应遵循三项原则现行的人事档案管理政策是由中共中央组织部､国家人事部公布的《流动人员人事档案管理暂行规定》〔以下简称《规定》〕｡依据该《规定》，企业在员工档案管理工作中应遵循以下原则：集中统一､归口管理的原则｡《规定》第三条规定：“流动人员人事档案管理遵循‘集中统一､归口管理’的原则，接受同级党委组织部门､政府人事行政部门的监督和指导｡〞同时，《规定》明确：“流动人员人事档案管理机构为县以上党委组织部门和政府人事行政部门所属的人才流动服务机构｡其他任何单位不得擅自管理流动人员人事档案；严禁个人保管他人人事档案｡〞之所以要保持这个原则，因为：第一，统一管理档案有利于国家统一掌握各类人才的总量､专业结构､分布状况，从而制定科学的培养､吸引､使用､规划人才的宏观调控政策｡第二，只有保持统一管理，才能维护人事档案的真实性､严正性，在单位用人时能起到依据作用｡安全､保密的原则｡人事档案工作既是一项服务性工作，又是一项机要性工作｡人事档案要为人才的求职择业､享受有关待遇､参加社会活动等提供服务，要为用人单位选人用人提供服务，如果没有服务性，人事档案工作就毫无意义｡但人事档案工作不同于一般的服务工作，它是一项保密性工作，人事档案工作机构属于机要部门，人事档案是自然形成的，很多材料具有原始性，所以十分强调安全｡公共服务的原则｡在组织人事部门成立人才交流机构之前，干部人事档案一直是由组织人事部门集中统一管理的，在性质上属于公共服务｡为了方便工作，经批准，一些干部人事机构健全的大型国有企事业单位可以管理属于本单位管理的人员的档案，一定层次领导人员的档案仍然要由党委组织部门或政府人事部门管理｡出于深入机构改革和机关转变职能的必需要，党委组织部门和政府人事部门在成立人才交流服务机构后，把流动人员档案管理这类比较具体的事务性工作委托或授权给人才交流服务机构负责，但这并未改变人事档案管理的公共服务性质｡处方2：强化非公企业人事档案管理的意识企业人事档案是企业历史地､全面地视察､了解､管理､使用员工的一个重要依据｡近几年来，随着我国现代企业制度的逐步建立，非公有企业迅速发展｡由于企业性质､管理模式的不同，非公有企业人事档案管理中的矛盾和问题也越来越特别，表现在：企业管理者档案意识薄弱｡由于企业与员工是“雇用〞关系，员工的人事档案管理在企业管理中不受重视，往往是人员不到位､硬件设施不到位､管理制度不到位｡企业管理者只重视人才的接纳，而忽视档案的接收，造成“有人无档〞的现象｡档案管理面临责任落实难､材料收集难､管理规范难的状况｡具体表现在非公有企业在劳作用工上，无暇顾及档案工作，缺乏一套适应非公有企业自身发展的人事档案管理制度｡事实上，非公有企业已经成为我国经济发展的重要组成部分，其人事档案管理工作理应和其他工作一样得到企业的重视和强化，为此，建议非公有企业应注重以下几个方面：深入熟悉，企业的人力资源部门应切实把企业人事档案管理工作摆上重要位置｡企业人事档案管理工作，随着企业的发展，将越来越显示出它的重要地位和作用｡在市场经济条件下，企业的竞争，最终还是人才的竞争｡企业管理者，应自觉提升对人事档案的熟悉，强化依法管档意识，把人事档案管理工作作为企业重要的基础工作，规范管理｡依据企业实际状况，建立健全制度，强化人事档案管理的规范性｡针对非公有企业人事档案管理的特点，建立健全企业人事档案管理制度，确保档案材料信息的真实性､准确性｡使人事档案不仅反映一个人的历史和过去，而且更应客观､及时地反映现实状况，配合企业的“识人〞､“用人〞｡一个企业在日趋激烈的市场竞争中，能否构建人事档案信息网络，有效地开发利用信息资源，从一定程度上讲，决定着其竞争的成败｡人才乃企业竞争之本｡因此，要重视运用现代设备手段，对人事档案进行筛选､整理､加工，形成人事档案的信息精品，从而为企业决策者提供必要的､充分的､准确的个人信息资料，确保企业更合理地开发使用人才，最大限度地发挥人才的潜能｡处方3：应加快人事档案制度改革随着社会的发展､人才流动频率的加快，许多人把档案转到人才中心后“一去不复返〞，有的人干脆怀揣档案去了天际海角｡档案失去了作用，“弃档族〞日增，“废档〞､“死档〞数量不断增加｡出现上述问题，除了一方面与个人的主观原因有关系外，与现行人事档案管理制度的混乱及不适应市场经济的发展有很大关系｡现行的人事档案管理存在着“多头管理〞､管理水平差､人事档案管理手段落后､档案服务开发意识差､人事档案调动流转手续繁杂等问题｡鉴于现实状况，人事档案的改革势在必行｡应通过立法提升人事档案的利用价值，结合人事档案建立个人信用档案，利用现代化管理手段，进行开发式管理，进而联网建立全国统一的公共信用体系｡只有与时俱进，注重档案的服务性，才能提升档案的利用价值，牵一发而动全身，人事档。4.求一份人事档案管理办法,规范档案管理〔含电子档案管理〕文件档案管理规定第一章总则为强化本公司文件档案管理工作，特制定本规定。归档的文件材料必必需按年度立卷，本部门内部机构在工作活动中形成的各种有储存价值的文件材料，都要按照本规定的规定，分别立卷归档。公文承办部门或承办人员应确保经办文件的系统完整〔公文上的各种附件一律不准抽存〕。结案后及时交专〔兼〕职档案员归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。第二章文件材料的收集管理保持部门收集、管理文件材料制度。各部门均应指定专〔兼〕职档案员，负责管理本部门的文件材料，并保持相对稳定。人员变动应及时通知总经理办公室档案员。凡本公司缮印发出的公文〔含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件〕一律由总经理办公室统一收集管理。一项工作由几个部门参加办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。1.公司工作人员外出学习、视察、调查研究、参加上级机关召开的会议等公务活动、相关人员购置技术资料、工具书、购置设备仪器核报差旅费时，必必需将相关的文件、资料向总经理办公室档案员办理归档手续，档案员签字认可后财务部门才给予核报差旅费。2.本公司召开会议，由会议主办部门指定专人将会议材料、声像档案等向档案员办理归档手续，档案员签字认可后财务部门才给予报会议费用。对保管的技术档案，每年年终要进行鉴定，鉴定工作由主管领导、工程技术人员、档案人员组成的鉴定小组进行。对丢失参照价值、无储存意义的资料应及时清理，经鉴定小组批准后指定专人监销。按密级划分的有关规定，总经办档案员应及时准确的对技术资料进行密级划分，严格按保密制度履行查、借阅手续。各部门专〔兼〕职档案员的使命：1.了解本部门的工作业务，掌握本部门文件材料的归档范围，收集管理本部门的文件材料。2.认真执行平常归档制度，对本部门承办的文件材料及时收集归卷，每年的三月份前应将归档文件材料归档完毕，并向总经办档案员办好交接签收手续。3.承办人员借用文件材料时，应积极地做好服务工作，并办理临时借用文件材料登记手续。第三章归档范围重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。本公司的请示与上级机关的批复。本公司反映主要职能活动的报告、总结。本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。信访工作材料。本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。本公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。本公司职工劳作、工资、福利方面的文件材料。本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。反映公司各项生产、技术、科研活动的有储存价值的技术文件、图纸、信息、人事、财务资料、市场营销资料等。第四章平常归卷各部门都要建立健全平常归卷制度。对处理完毕或批存的文件材料，由专〔兼〕职档案员集中统一保管。各部门应依据本部门的业务范围及当年工作任务，编制平常文件材料归卷使用的“案卷类目〞。“案卷类目〞的条款必必需简明确切，并编上条款号。公文承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料，收集齐全，加以整理，送交本部门专〔兼〕职档案员归卷。专〔兼〕职档案员应及时将已归卷的文件材料，按照“案卷类目〞条款，放入平常储存文件卷夹内“对号入座〞，并在收发文登记薄上注明。第五章立卷〔案卷质量要求〕为统一立卷规范，确保案卷质量，立卷工作由相关部室兼职档案员配合，总经理办公室档案员负责组卷、编目。案卷质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。在归档的文件材料，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开，文电应合一立卷；绝密文电单独立卷，少数一般文电如果与绝密文电有密切联系，也可随同绝密文电立卷。不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年，其它文件的立卷按照有关规定执行。卷内文件材料应区别不同状况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。卷内文件材料应按非列顺序，依次编写页号。装订的案卷应统一在有文字的每页材料正面的右上角背面的左上角打印页号。永久、长期和。建立健全保管制度是对人事档案进行有效保管的关键。其基本内容大致包括五部分：材料归档制度；检查核对制度；转递制度；保卫保密制度；统计制度。(1)材料归档制度。新形成的档案材料应及时归档，归档的大体程序是：首先对材料进行鉴别，看其是否符合归档的要求；其次，按照材料的属性、内容，确定其归档的具体位置；再次，在目录上补登材料名称及有关内容；最后，将新材料放入档案。(2)检查核对制度。检查与核对是确保人事档案完整、安全的重要手段。检查的内容是多方面的，既包括对人事档案材料本身进行检查，如查看有无霉烂，虫蛀等，也包括对人事档案保管的环境进行检查，如查看库房门窗是否完好，有无其他存放错误等。检查核对一般要定期进行。但在以下状况下，也要进行检查核对：突发事件之后，如被盗、遗失或水灾火灾之后：对有些档案发生疑问之后，如不能确定某份材料是否丢失。发现某些损害之后，如发现材料变霉，发现了虫蛀等。(3)转递制度。转递制度是关于档案转移投递的制度。档案的转递一般是由工作调动等原因引起的，转递的大致程序如下：取出应转走的档案；在档案底账上注销；填写《转递人事档案材料的通知单》；按发文要求包装、密封。在转递中应遵循保密原则，一般通过机要交通转递，不能交本人自带。另外，收档单位在收到档案，核对无误后，应在回执上签字盖章，及时退回。(4)保卫保密制度。具体要求如下：关于较大的企业，一般要设专人负责档案的保管，应齐备必要的存档设备。库房备有必要的防火、防潮器材。库房、档案柜保持清洁，不准存放无关物品。任何人不得擅自将人事档案材料带到公共场合。无关人员不得进入库房。严禁吸烟。离开时关灯关窗，锁门。(5)统计制度。人事档案统计的内容主要有以下几项：人事档案的数量。人事档案材料收集补充状况。档案整理状况。档案保管状况。利用状况。库房设备状况。人事档案工作人员状况。扩展资料：1、员工基本信息登记。这样的表格基本上会在员工刚进入一家企业的时候进行登记，有一部分为员工个人填写〔例如：入职员工基本信息表、入职登记表等〕，还有一些可能必需要HR进行填补并一一登记至电子版《员工花名册》，包括劳作合同的状况。2、员工入职相关审批文件。3、员工各类证件。这一类档案很多传统企业会用复印件，不建议仅保留复印件，因为防止有修改争议，当然更重要的是可能会被毁损，尽量用扫描件或者拍照等再保留一份。包括但不限于：入职体检合格表、上家企业离职证实、担保人相关资料、劳作合同书及附件、不购买住房公积金申明、试用〔实习〕工作总结、试用期业绩完成状况、引导人及部门的转正评估看法、转正后薪酬福利确认函〔开始入职没有签署〕、转正申请、每年度工作总结等。5、员工参加重要会议、培训的各类统计与履历表。6、员工在企业里的岗位异动记录。7、员工调薪、奖惩记录。8、劳作合同及保密协议等相关文件。参照资料：百度百科-人事档案干部人事档案管理工作的规章制度很多，既有综合性的，又有单项的；既有全国统一制定、普遍适用的，又有各单位依据实际状况具体制定的。主要有：〔1〕《干部档案工作条例》〔1990年修订，以下简称《条例》〕，于1991年由中央组织部、国家档案局联名颁发。《条例》明确了干部人事档案管理工作的性质、任务、特点、体制，并对干部人事档案管理工作的各项内容作了统一的规定。它是一个法规性的文件，是干部人事档案管理工作最根本的规章制度，是各级干部人事档案管理部门制定具体管理制度的依据。《条例》有两个附件，即：①“干部人事档案卷皮、档案袋样式和规格〞，规定了干部人事档案卷皮的规格、式样、制作材料、颜色、项目设置。②“转递干部人事档案材料通知单〞式样，规定了转递干部人事档案的统一办法。〔2〕《干部档案整理工作细则》，是全国干部人事档案整理工作统一遵循的制度。它对整理干部人事档案的要求、标准、档案材料内容的鉴别、分类、整理过程、注意事项等作了具体的规定。〔3〕《干部档案材料收集、归档的暂行规定》，对干部人事档案材料的收集、归档范围，归档材料必必需具备的条件及收集档案的方法作了具体的规定。除以上几种统一的制度外，还有一些基本的工作制度，如：借阅利用制度。各级干部人事档案管理部门为了做好利用工作，依据各自管理的干部人事档案范围和干部管理权限，都制定了本地区、本部门或本系统查阅干部人事档案的制度。这项制度对借阅范围、借阅手续、借阅人、借阅方式以及是否可以抄录、复制作了规定。登记制度。干部人事档案管理部门为了防止档案材料的遗失，便于查找、统计，建立了收档、借阅、摘抄档案材料、档案底帐和销毁材料等各项登记制度。这些制度的建立，不仅确保了正常的工作秩序，确保档案的安全，而且还使干部人事档案工作人员心中有数，随时了解并掌握“家底〞状况，有利于研究、安排工作。保密制度。这是一项必不可少确实保干部人事档案安全的制度。各级干部人事档案管理部门要依据所管干部人事档案的密级做好档案的保管、借阅、转递等工作。上述规章制度，是确保干部人事档案管理工作正常进行，推行干部人事档案管理制度化、规范化、科学化的依据。员工档案管理制度1.目的规范人事档案管理，强化档案管理的完整性、真实性、及时性和保密性。适用于公司员工纸质档案和电子档案的管理工作。3.定义无4.职责4.1公司综合管理部门为本公司员工人事档案的归口管理部门。5.程序5.1员工人事档案以纸质档案和电子档案两种载体储存，纸质档案统一归入每位员工的个人档案袋，电子档案以HR管理信息系统为平台进行统一管理。员工人事档案管理人员须忠于职守，严格遵守公司《员工保密管理制度》，签订《保密协议》。5.2档案建立：新员工经考核合格，入职之日始，即建立个人人事档案，起始档案材料包括：一寸近期免冠照片、身份证和学历职称证件的复印件、个人简历、求职报名表、面试考核表、员工个人档案表、体检报告、离职〔失业〕证实等。5.3档案资料收录：员工在职期间，人力资源部门应及时将员工的动态三资变动材料收录入个人的纸质档案和电子档案，含以下内容：5.3.1《培训记录》5.3.2转正或晋级手续5.3.3《劳作合同》5.3.4《月度考评记录》5.3.5《年度考评记录》5.3.6《奖惩记录》5.3.7调动、借用手续5.3.8任命文件5.3.9离厂手续5.3.10其他个人表现记录、个人业绩记录5.4为确保员工档案信息的及时性和准确性，以体现系统时效性强的优点，要求档案管理人员必需及时将更新、变化的资料进行系统录入，具体时限要求如下：5.4.1新员工入职、员工调动、任命、借用、离职信息自生成之日起七个工作日内录入电子档案，并进行纸质档案归档；5.4.2组织机构变动、培训管理、考核管理、奖惩管理信息自生成之日起七个个工作日内录入，并进行纸质档案归档；5.4.3社会保险、合同签订等信息自生成之日起七个工作日内录入，并进行纸质档案归档。5.5人事档案调阅：5.5.1调阅职工的人事档案必需填写《档案调阅申请表》并经有效批准。5.5.2本部门职工的人事档案调阅必需经部门主管批准。5.5.3部门主管有权调阅其他部门员工的人事档案，但必需人力资源部门主管审核，并报主管领导批准。5.5.4部门主管级别的人事档案，副总经理和总经理有权调阅。5.5.5调阅档案原则上在人事部门内部并在指定人员陪同下调阅。如必需借出人事部门，必需人力资源部门主管批准。5.5.6所有调阅档案，均必需登记备案。5.6人事档案归属5.6.1继续受聘的员工档案，作为其今后聘任聘用的依据；5.6.2离厂员工的人事档案，应在妥善保管一年以后销毁，部门主管以上人员、关键岗位人员档案应妥善保管三年以后销毁；5.6.3大专以上学历毕业生的人事档案要求尽量转入本单位，并送当地人才交流中心代保管。6.1