往来账款管理办法

往来账款管理方法第一章总则第一条为增进资金的良性循环、加速资金周转、提高资金运用率、避免坏账的发生、减少收账费用和损失，确保债权债权信息的真实性、精确性、完整性，维护公司权益，按照国家财经法规规定，结合我司的实际状况，特制订本方法。第二章范围第二条本方法中的往来账款按其基本性质分为两大类，第一类为应收款类，涉及应收票据、应收账款、预付账款、其它应收款，第二类为应付款类，涉及应付票据、应付账款、预收账款、其它应付款。第三章应收账款管理第三条应收账款指公司因销售商品、提供劳务而形成的债权。第四条应收账款的管理目的是确保应收账款统计的真实性，完整性，精确性，确保按期回收应收账款，减少坏账的发生。第五条应收账款管理的负责部门为财务部、销售部门和有关部门。销售部门负责催收应收账款，财务部门负责统计应收账款、督促销售部门进行催收，有关部门负责监督全部的赊销过程。第六条赊销的审批（一）销售人员在建立客户销售关系时，应对每个新客户进行信用调查，详实填写客户信用状况基本信息表，交由有关部门评审。（二）有关部门按客户的信用评级决定与否赊销及客户的信用额度。全部的赊销均需有关部门同意后方可进行。（三）有关部门负责收集客户信用状况基本信息表，建立客户信息档案，信息档案应涉及客户基本信息、信用级别、赊销额度及使用状况、还应涉及该客户的合同台账，用以掌握该客户的合同订立、执行状况。信息档案应执行动态管理，及时更新。第七条债权的统计和管理（一）财务部应按照客户及合同设立应收款项台账，具体反映每个客户每笔应收款项的发生、增减变动、余额及其账龄等财务信息，每月报销售部门及有关部门。（二）销售部门应加强合同管理，设立合同台账，对债务人执行合同状况进行跟踪分析，避免坏账风险的发生。对债务人执行合同过程中的异常状况及时上报有关部门和管理层。第八条催收（一）为确保应收账款按期回收，避免坏账的发生，销售部门应制订有关制度，明确每笔应收账款的负责人，并设定监督机制，负责人负责应收账款的催收。（二）财务部应当督促销售部门加紧催收。财务部最少每六个月组织销售部门共同进行应收账款清查工作，形成清查报告，清查中发现的即将逾期或已逾期的债权状况通报给有关部门。（三）对即将逾期或已逾期的债权，销售部门应及时运用符正当律规定的手段进行催收，并保存必要的催收统计，以合理确保公司债权符正当律规定的诉讼时效。（四）为确保应收账款催收有序进行，销售部门应每月整顿逾期应收账款的催收成果报财务部和有关部门，如有债务人规定退货或因产品质量问题规定销售折让、扣押质保金等问题时，应及时上报管理层，经管理层组织查明因素后审议决策。如经管理层审批予以债务人销售退回、折让和扣留质保金等，销售部门应与债务人订立有效合同并获得其它有关凭据后交财务部，财务部按会计规定减少应收账款，销售部门进行后续催要。第九条对账为确保应收账款的真实性、完整性、精确性，财务部最少每六个月组织销售部门与重要客户进行应收账款余额的对账，形成对账报告并上报。对账成果如有不符，应查明因素，及时解决。第十条坏账损失（一）公司采用备抵法按期预计坏账损失，形成坏账准备。财务部每六个月编制应收账龄分析表，组织销售部门对应收账款的可回收性进行分析，对于可能成为坏账的应收账款计提坏账准备，计提坏账准备需要经财务部负责人和公司管理层审批。（二）对有确凿证据确实无法收回的款项，应查明因素，明确责任，经公司管理层审批后，确认为坏账损失，进行会计上的注销。已注销的坏账应进行备查登记，做到账销案存。已注销的坏账又收回时应当及时入账，避免形成账外账。第四章应收票据管理第十一条公司销售实现时没有收到现款，收到客户的商业汇票，涉及银行承兑汇票和商业承兑汇票两种。应收票据是指公司持有的未到期或未兑现的商业汇票，根据我国现行法律的规定，商业汇票的付款期限不得超出6个月，符合条件的商业汇票的持票人，能够持未到期的商业汇票和贴现凭证向银行申请贴现。第十二条应收票据管理的责任部门为财务部和销售部门。第十三条应收票据的获得、贴现和背书转让必须经公司管理层同意第十四条财务部指定专人保管应收票据，设立“应收票据备查簿”，逐笔登记每一应收票据的种类、号码和出票日期、票面金额、票面利率、交易合同号和付款人、承兑人、背书人的姓名或单位名称、到期日、背书转让日、贴现日期、贴现率和贴现净额、未计提利息，以及收款日期和收回金额、退票状况等资料，应收票据到期结清票款或退票后，应当在备查簿内逐笔注销。第十五条对于即将到期的应收票据，财务部负责督促销售部门提示付款人付款。对于逾期未付款的应收票据，财务部负责上报公司管理层，经管理层审批后，在会计上予以冲销，转记应收账款。第五章预付账款第十六条预付账款是公司按采购合同的规定，预先支付给供货单位的货款。第十七条预付账款管理的目的为确保债权统计的真实性、完整性、精确性，确保与之相对应的货品劳务及时结付，维护公司权益。第十八条预付账款管理的负责部门为财务部、各有关货品劳务采购部门（下列简称采购部门）。第十九条采购部门负责催收货品及发票，应制订有关制度，明确负责人，并设立内部监督机制，以确保货品及发票及时结付。财务部门负责统计预付账款、督促采购部门催收。第二十条其它管理如预付账款的统计、催收（货品）、对账、坏账损失等应参考应收账款管理。第六章其它应收款第二十一条其它应收款是公司应收款项的另一重要构成部分。是指公司在商品交易以外发生的多个应收、暂付款项。第二十二条其它应收款的核算范畴有以下几类：（一）应向职工收取的职工借款；（二）应向职工收取的代缴款项；（三）应收回的押金、确保金；（四）其它多个应收、暂付款项。第二十三条其它应收款管理目的为确保债权统计的真实性、完整性、精确性，确保及时收回资金，减少坏账的发生。第二十四条借款的管理借款是指公司各部门因工作需要，需垫支或对外预支的款项，具体管理方法参考《河北中移通信技术工程有限公司员工借款管理方法》。第二十五条押金、确保金的管理应收回的的押金和确保金指公司为推行合同或参加竞标支付给对方，待合同推行完毕或竞标结束时予以收回的款项。管理责任部门为销售部门和财务部。销售部门负责催收，财务部门负责督促销售部门进行催收。销售部门应制订有关制度，明确负责人，设立有关台账，跟踪统计合同等执行状况，及时回收资金。其它管理如催收、对账、坏账损失参考应收账款。第二十六条代缴职工款项的管理应向职工收取的代缴款项指公司已为职工代缴的各项保险等，需向职工收取或扣取的款项。责任部门为人力资源部和财务部，人力资源部负责催收款项，财务部负责督促人力资源部进行催收。人力资源部应制订有关制度，明确负责人，设立有关台账，及时回收资金。其它管理如催收、坏账损失参考应收账款。。第二十七条其它多个应付、暂收款项比照以上事项管理。第七章坏账损失第二十八条公司在清查核算的基础上，对确实不能收回的多个应收款项应当作为坏账损失，并及时进行解决。公司坏账损失视不同状况按照下列办法确认：（一）债务人被依法宣布破产、撤销的，应当获得破产宣布、注销工商登记或吊销执照的证明或者政府部门责令关闭的文献等有关资料，在扣除以债务人清算财产清偿的部分后，对仍不能收回的应收款项，作为坏账损失；（二）债务人死亡或者依法被宣布失踪、死亡，其财产或者遗产局限性清偿且没有继承人的应收款项，应当在获得有关法律文献后，作为坏账损失；（三）涉诉的应收款项，已生效的人民法院判决书、裁定书鉴定、裁定其败诉的，或者即使胜诉但因无法执行被裁定终止执行的，作为坏账损失；（四）逾期3年的应收款项，含有公司依法催收磋商统计，并且能够确认3年内没有任何业务往来的，在扣除应付该债务人的多个款项和有关负责人员的赔偿后的余额，作为坏账损失；（五）逾期3年的应收款项，债务人在境外及我国香港、澳门、台湾地区的，经依法催收仍未收回，且在3年内没有任何业务往来的，在获得境外中介机构出具的终止收款意见书，或者获得我国驻外使（领）馆商务机构出具的债务人逃亡、破产证明后，作为坏账损失。公司集团内部单位互相拖欠的款项，债权人核销债权应当与债务人核销债务同等金额、同一时间进行，并订立书面合同，互相提供内部解决债权或者债务的财务资料。第二十九条坏账损失内部解决程序

公司清查出来的坏账损失，应当按照下列程序解决：(一)公司内部有关责任部门通过取证，提出报告，阐明坏账损失的因素和事实；(二)公司内部审计部门通过追查责任，提出结案意见；(三)涉及诉讼的损失，公司应当委托律师出具法律意见书；(四)公司财务管理部门通过审核后，对确认的坏账损失提出财务解决意见，按照公司内控管理制度提交管理层审定。公司解决的坏账损失属于逾期3年应收款项的，应当实施账销案存，继续保存追索权，也能够划转公司国有资本持有单位管理，或者划转内部设立的专门机构追索。公司解决的全部坏账损失，应当在财务会计报告中予以披露，注册会计师在审计公司财务会计报告时应当予以重点关注。第八章应付账款第三十条应付账款是公司在正常经营过程中，因购置材料、商品和接受劳务供应等经营活动而应付给供应单位的款项。第三十一条应付账款的管理目的是确保应付账款统计的真实性、完整性、精确性，确保应付账款的支付严格恪守合同商定，确保公司权益，确保资金安全，不得超合同进度、超合同金额支付。第三十二条应付账款管理的负责部门为财务部、各有关货品劳务采购部门（下列简称采购部门）。第三十三条登记和支付（一）采购部门负责按合同商定向供应商付款。采购部门应加强合同管理，设立供应商合同台账，梳理并统计每个合同付款条件、付款时点，对合同执行、开票挂账和付款状况进行跟踪统计，一律不得提交未达成付款条件和时点的、超合同金额的付款申请。（二）财务部负责审核采购部门的付款申请。财务部应加强合同管理，设立供应商合同台账，梳理并统计每个合同付款条件、付款时点，对合同执行、开票挂账和付款状况进行跟踪统计，严格审核付款条件、付款时点和付款金额与否符合合同商定，对不符合合同商定的付款申请一律不得同意。（三）财务部应每月核对供应商合同台账与财务明细账与否一致，采购部门与财务部应每月核对供应商合同台账与否一致，如有不一致，应查找因素，及时解决，确保应付账款统计的精确性。第三十四条对账为确保应付账款的真实性、完整性、精确性，财务部最少每六个月组织采购部门与供应商进行应付账款余额的对账，形成对账报告并上报。对账成果如有不符，应查明因素，及时解决。第三十五条清理财务部应每六个月编制应付账款账龄分析表，组织采购部门分析三年以上应付账款未予支付的因素。对由于我方因素未予支付的款项，应获得对方的催要函或对账单，以证明对方尚未核销此笔债权。对由于对方因素无法支付的款项，应获得对方放弃债权确实凿证据，财务据此将此笔应付账款转为营业外收入，如无法获得确凿证据，应由采购部门阐明因素，财务部上报管理层，经管理层审批后，转为营业外收入，财务部做账销案存。第三十六条暂估应付款暂估应付款是实际已收到采购的货品和劳务，但发票未到，财务部按会计权责发生制原则暂估入账的负债。采购部门负责催要发票，财务部负责督促采购部门及时催要发票。采购部门应按供应商及合同设立暂估应付款台账，统计暂估应付款的发生和冲回，并按规定及时向供应商索取发票。财务部应每月向采购部门通报各供应商欠票状况，并于每季度末组织采购部门对暂估应付款余额进行核算，对其中长久挂账的暂估应付款规定采购人员阐明因素、并及时提供采购发票。其它管理与应付账款相似。第九章预收账款第三十七条预收账款是在公司销售交易成立以前，预先收取的部分货款。第三十八条预收账款的管理目的是确保预收账款统计的真实性，完整性，精确性，确保及时交付与预收账款相对应的货品或劳务，避免法律风险和其它风险，维护公司利益。第三十九条预收账款管理的负责部门为财务部、销售部门。第四十条销售部门负责收取预收账款、及时交付货品劳务。财务部负责统计预收账款，督促销售部门及时结算并结转收入。第四十一条财务部每六个月编制账龄分析表，组织销售部门对长久挂账的预收账款进行清理，分析因素，上报管理层，经审批后及时解决。第四十二条其它管理如统计、对账参考应收账款。第十章其它应付款第四十三条其它应付款是指公司在商品交易业务以外发生的应付和暂收款项。第四十四条其它应付款的核算范畴涉及以下几类：（一）应退的押金、确保金；（二）应付的代扣代缴职工款项；（三）其它多个应付、暂收款项；第四十五条其它应付款管理目的为管理目的为确保债务统计的真实性、完整性、精确性，确保及时支付或清理，避免法律和其它风险，维护公司利益。第四十六条押金和确保金应退的押金和确保金是公司为确保合同或合同的执行向对方收取的，待合同或合同执行完毕后予以退还的款项。责任部门为有关业务部门和财务部。业务部门负责跟踪合同执行、退还或清理债务，财务部门负责统计、审核支付、督促业务部门进行支付或清理。具体管理参考应付账款的管理。第四十七条代扣代缴职工款项应付的代扣代缴职工款项是公司已代扣的职工各项保险等，应支付给社保部门等的款项。责任部门为财务部和人力资源部。人力资源部负责确保代扣代缴恪守有关规定，财务部门负责统计、审核支付、督促人力资源部进行支付或清理。具体管理参考应付账款。第四十八条其它多个应付、暂收款项比照以上事项管理。第十一章监督问责第四十九条各部门应加强内部管理，对照此文献规定，制订部门内部管理流程或管理方法，严格执行，维护公司利益，自觉接受审计部门对往来账登记、催收、支付、对账、坏账损失、清理等管理的审计和监督。第五十条各部门应制订责任制度，明确负责人。有关部门应明确赊销审批负责人，负责人对审批与否按规定流程负责。销售部门等债权责任部门应明确每笔应收款项的负责人（其中个人借款负责人为个人），负责人负责应收款项的