学生会学术部工作手册

化学与化工学院第三届第二任团委学生会学术科技部工作手册（第一版）二一二年二月二十九日目录一、部门定位及职能 3二、部门文化 31、工作目标 3三、部门内部建设 31、组织形式： 32、负责人制度 43、内部培训 64、考核制度 65、财务制度 66、信息反馈制度 7四、工作模式 7（1）讲座类活动开展的基本工作流程 7（2）比赛类活动开展的基本工作流程 10（3）各项申请程序 11五、部门影响力塑造与增强 11（1）华工化院学术部的新浪微博 12（2）华工化院学术部公共邮箱 12（3）广征资源 12（4）通讯网 13一、部门定位及职能 学术科技部是我院团委学生会组织和管理学生学术、科技、实践活动的职能部门。学术科技部的重要职责有：在团委领导下,负责传达教务处有关教学方面的政策；努力营造学习氛围，开展学风建设工作，并理解各班学风建设状况，对出勤进行不定时抽查并及时反馈；发挥同窗们的专业特长,进行学习交流,主动开展课外学术活动,增进良好学风的形成。同时大力开展各项有益于学习的活动,举办多个知识讲座、学术报告，组织辩论赛,推出学术沙龙系列活动，提高同窗的学习能力和专业水平；协助教学部门开展学科竞赛的报名工作，参加学院活动的现场工作；进行有关教学评价活动，做好任课教师与学生之间的桥梁工作，及时反馈教学中存在的问题；负责和其它院系的学术交流，参加学术活动的交流，为化院学生提供各方面的资源，引导同窗们加强学习，提高综合素质；完毕团委交办的其它事务。二、部门文化1、工作目的学术科技部将继承和发扬以往作风严谨、严于克己的优良传统，坚持以学生为本的宗旨，全心全意为同窗们服务。面对以往产生的局限性，我们将在将来的工作中不停改善，完善自我。展望将来，学术科技部将一如既往地踏实、认真工作，将多个讲座的举办逐步专业化，精化部门职能和管理；并且抓住新的机遇，开展更多以“学术”和“创新”为目的的新活动，为化院学生提供更多的学术资源；同时努力打造化院的品牌活动，加强与兄弟学院的学术交流，树立化院良好的形象，扩大活动影响力。三、部门内部建设1、组织形式：部门组员的职责与工作规定a）部长协调各职能部门的工作，主动组织策划多个科技学术活动，完毕学校的教学评定工作，配合教研组搞好学科竞赛的各项事宜，完毕团委交办的其它任务；定时组织本部门的例会，合理安排工作；每次部长会议或常委会议后，及时将会议精神传达下级；主动与副部长协调沟通，根据干事的长短处合理分派工作，关注他们的成长，予以他们更多的锻炼；在日常的工作中，要以身作则，起到带头作用，在干事中树立威信；平时要加强与常委、副部长沟通交流，参加到组员研讨工作中，确保各方面的进一步理解和活动的顺利举办；在非工作繁忙时期，部门内举办某些活动，加强大家的沟通交流；除部门内的沟通以外，平时也要和其它部门沟通好。在组织活动时，安排干事一起工作，增进沟通交流，共同进步；部长应发现工作或部门内部的某些问题，应尽量解决，并及时向部门常委反映状况。平时也要做好向常委反馈的工作；b)副部长主动主动协助部长的工作，完毕部长交办的各项工作；对于工作中的重要事情和重要事情及时向部长和常委反映，并经常互相沟通状况，提出有利的建议；关注本部门组员的成长，理解他们的学习、生活方面碰到的困难，提供协助，团结整个部门；修改并完善本部门的各项规章制度。C）干事自觉恪守部门章程及多个规章制度，执行部门决策，支持部门工作，认真高效完毕分派的任务；对部门工作有批评或建议，能够及时向部长提出。对部门规章制度的修改、删减和增添含有表决权；准时参加部门活动和例会，不得无端迟到、早退或缺席，并认真做好会议统计；平时自觉加强部门内部、部门与部门之间的沟通交流，增进彼此的友情。2、负责人制度为了培养干事的统筹能力，为新干事提供一种良好的学习、锻炼平台，增进新干事成长；同时也为了活动能够更加好的运作，制订本制度。负责人的产生：负责人的产生流程以下：部长、副部长、委员告知将要举办的活动↓故意担任负责人的干事报名↓部长、副部长、委员讨论决定负责人（无人报名时，部长、副部长、委员担任）↓负责人产生，并开始推行职责负责人的职责：负责人直接对活动负责，合理安排、协调各项工作有序进行，解决活动过程中的突发事件，及时上报工作进度，并在活动后及时总结。具体职责以下：活动筹办阶段：策划的拟写：在活动开始前约2周，将活动策划上传至群邮，并根据大家的意见做进一步修改。在活动开始前约天，将最后版的策划提交。最后版策划应按照原则格式书写，并附注好注意事项，方便进一步操作。人员安排：根据个人意愿协调工作，确保活动整个流程中的各项工作都有专人负责，对于某些比较重要的负责人应当重点关注；如果工作未能及时完毕，负责人应当及时提示。活动物资准备：活动物资，根据现场需要准备，对于比较重要的物资最佳能够留有备用，如果难以准备备用物资，则应做好具体的应急预案。有关部门的沟通：我们的活动，经常需要其它部门协助完毕，负责人应安排专人与其它部门联系；对于某些比较重要的任务（海报、主持人）需要安排专人跟进，确保准备充足；对于其它的申请，申请之后需要确认，并留有有关部门负责人的电话，方便联系。有关文献的解决：负责人应安排有关人员写好文献，确保格式等符合规定，并检查其中与否有疏漏之处；在撰写完毕后，应提交之部长、副部长、委员处审核，通过之后方能使用（特别是对外文献）跟进上报：负责人每天应对当天工作进行总结，并安排好第二天的任务后，对主管部长、副部长、委员进行回报，并及时反映碰到的问题或困难。活动实施阶段：场地布置：根据策划安排，进行场地布置，使场地美观、有序，并注旨在特定地点使用指定标志，对于线路等进行合理固定。控制好时间，合理安排人员。设备调试：组织专门人员对设备进行调试，及时排除故障，确保活动过程中，不出现意外。意外状况的应对：活动过程中，负责人应掌控全局，最佳不担任具体工作。对于突发状况，应当及时解决。活动收尾阶段：物资收集整顿：活动结束后，立刻对需要回收的物资进行回收，清点无误后方可离开。活动总结：活动结束后，3天内应将活动总结按规定上交，总结应涉及活动的成功之处、局限性之处以及自己的感想。人员考核：活动结束一周之内，负责人应当完毕活动的考核，并进行公示，表格见附录。资料整顿：活动结束一周之内，负责人应当把本次活动全部有关资料整顿、打包发到部优点（最佳能够含有某些图像资料）。报销：负责人按照报账流程，收集发票，填写表格，进行报销。负责人的权利：活动过程中，负责人对活动直接负责，能够调动部门全部人员、物资，有关人员应主动配合。3、内部培训部门将有针对性的进行有关培训，涉及工作意识、工作办法、工作技巧、策划、礼仪、视频及海报制作、主持人等各方面的内容4、考核制度日常评定在部门例会、常规活动及其它工作中对每一位组员的体现状况进行登记，作为日常评定。内容涉及会议及活动的出勤率，工作态度，工作体现等。请假对于学生会全体会议、部门例会的请假规定提交书面请假条（特殊状况可会后补交）；对于各项部门活动的请假应及时与负责人联系，并尽量找其它同事替代。5、财务制度部门支出普通采用个人垫付时候保障的方式，但为了减轻干事的垫资压力，我们部门在原有财务制度的基础上，大胆做出了改善，以集资成立基金库的方式，将垫资压力在一定程度上分摊到每个部门组员身上，把部门工作对干事正常生活的影响降到最小。新的财务制度的施行流程：干事集资，成立基金库↓干事在活动中垫资↓向基金库管理员即时报账并上交发票↓活动结束后由基金库管理员向学院报账并将保障所得款充入基金库中↓并将保障所得款充入基金库中↓任期结束后，基金库解散，资金返还给干事。这样做的好处是，基金库基本上完全承当了垫资压力，干事不再需要苦等一种月来拿回自己的钱，而是即时从基金库里拿回，省去了垫资给生活带来的麻烦。由于基金库能够等报账回来后再把钱充回去，确保资金稳定，整个过程实质上是部门内全部组员先集资，用基金库来共同垫资，共同分担压力。6、信息反馈制度为了确保各项工作的顺利完毕，工作人员在没完毕一种阶段的工作后，都应将完毕状况及时有效地反馈给活动负责人，再由活动负责人及时反馈给主管部长，特别是未能及时完毕的工作必须尽快向负责人反馈。除此之外，激励部门组员以任何方式向部长提出工作的不满以及对工作的改善意见。四、工作模式（1）讲座类活动开展的基本工作流程前期准备时间（活动开始前/天）事项备注拟定活动负责人（部长和干事）各部长明确自己的工作干事撰写活动策划，并交予负责的部长进行修改递交活动申请表负责人跟进确认所申请的场地最后活动策划拟定，并群邮由干事负责人协调安排干事的工作，并反馈给部长负责人确认活动当天能够到场的人员，合理安排工作，确保全部人都能参加到活动中来向团委申请宣传批条确认海报和横幅的批号联系主讲嘉宾由总负责人负责联系，阐明讲座的内容、时间、地点，并请主讲嘉宾做好对应的准备（与主讲嘉宾协商好时间）联系主持人需要专人负责与主持人联系，确保主持人清晰明白活动的流程和注意事项申请海报认真填写海报申请表，交予总负责人审查后向网宣部申请拟写主持稿专人负责与主持人联系，修改主持稿现场ppt的制作、修改注意使用模板，完毕后交予总负责人审核修改制作QQ宣传语和黑板宣传语海报、横幅设计完毕并交付打印开始全方面宣传活动张贴海报，悬挂横幅写好黑板宣传语开始QQ宣传开始网络宣传（微博、人人、QQ群）购置主讲嘉宾礼物注意保存发票申请礼仪认真填写礼仪申请表后交予总负责人审查后向礼仪队申请，注意沟通细节问题，互留联系方式申请现场报导认真填写现场报导申请表后交予总负责人后向信息中心申请，注意沟通细节问题，互留联系方式PPT修改完毕向院办公室申请物资重要是麦克风，台签，绸布，排插等审核主持稿确认主持人熟悉活动流程和主持稿邀请嘉宾做好邀请函并送出，确认等到回复讲座票的打印、盖章讲座票数目大概300张，视实际状况增减打印好台签再次确认主讲嘉宾、嘉宾、主持人、礼仪、现场报道确认时间、地点告知到位确认全部物资准备妥当从头梳理一遍因此的准备，确保因此的准备到位讲座开场前安排时间（据活动开始/分）事项备注拿好全部物资到活动现场场地布置悬挂横幅，粘贴海报、院旗学好黑板宣传语布置签到桌，摆放饮用水，台签打开多媒体，链接电脑无线麦，测试音响设备和麦克风测试现场ppt播放背景音乐观众陆续进场主持人到场礼仪到场新闻报道到场嘉宾到场主讲嘉宾到场观众基本入座完毕嘉宾，主讲人入座再次确认电脑设备和麦克风等正常使用调试用电设备的工作人员坐在离电脑较近的位置（备注：具体时间安排以实际状况为准，需要确保能够使活动事项得到充足准备。）讲座进行中注意事项：1、活动设备故障：（1）出现音响问题，立刻调用备用音响，工作人员注意控制好观众的情绪，并解决出现问题；主持人解释因素。（2）出现灯光问题，工作人员找技术人员检查；主持人解析因素，注意控制好观众；后台控制注意物资的保管。（3）另外准备两台手提电脑（已装好活动所需要的多媒体软件），以备不时之需。（4）准备好麦克风的电池，以防麦克风没电。（5）出现大问题活动不得不暂停时，工作人员负责将物资保管并收好，并引导观众离场；流通组维持现场秩序；主持人安抚观众及嘉宾的情绪。2、现场秩序混乱：工作人员事先将进行训练，应实施责任制，明确分工，便于管理。如有突发事件发生，工作人员可灵活解决，避免现场失控。3、若某些工作人员迟到，赶快电话联系，使其尽快到场。若其因突发事件无法达成，可先安排其它工作人员替代其工作。4、如果会场人数太少，安排观众尽量往前排坐5、如果现场氛围不够活跃，则安排工作人员作为观众，活跃氛围；但要控制好“度”，不能过分夸张和过分；负责的人员根据需要适时调动氛围。6、若所邀请的嘉宾缺席，主持人应在介绍嘉宾时随机应变。7、在与观众互动的环节中，如果观众未能主动响应，则由安排在观众席中的工作人员率先响应，调节氛围。8、其它状况，由工作人员配合灵活解决。后期工作1、海报解决，与活动结束后24小时内将过期海报撤除2、物资偿还，活动结束后第二天将物资偿还至办公室3、报账，尽早整顿好报账清单与等值发票4、活动总结，负责人将资料整顿好打包交部长审核，并在活动结束后两天内提交工作总结5、活动举办的有关信息及时公布（2）比赛类活动开展的基本工作流程活动准备根据活动策划合理安排人员分组开展工作活动宣传1．张贴海报：南校区南北宣传栏、南校区各宿舍楼楼下的宣传栏、南校区各教学楼楼下的宣传栏（3个地点）。2.网络：在学校的各个重要的群上公布消息，在学院主页、人人、QQ等媒介上公布。3．摆摊：活动前一周在饭堂门前派发传单摆摊。4.短信：告知化院各班班长，请其协助告知到班上同窗。5.黑板宣传：南校区教学楼、宿舍楼黑板公布对应消息。6.扫楼：如有需要，可进入宿舍楼进行宣传。（3）各项申请程序活动开始前1天再次提示有关部门安排活动开始前1天再次提示有关部门安排按规定填写申请表干事确认主持人海报进一步跟进、交流主持人海报进一步跟进、交流发送发送反馈反馈活动后期工作（同上）五、部门影响力塑造与增强为了塑造部门的影响力，拉近华工化院学术部与广大同窗的距离，并且在此过程中，不停完善本身的工作制度和工作模式，让部门的工作给更多的同窗带去协助，树立先锋团体的形象，我们部门将试行下列方法，尽最大努力将其做到最佳。（1）华工化院学术部的新浪微博微博作为现在应用非常广泛的网络平台，提供了当代学生普遍接受的交流方式。因此，我们用能够吸引广大学生参加交流的方式来开展工作，将会获得良好的效果。为此，我们部门申请开通了新浪微博，名称为“华工化院学术部”（）。部门微博的重要功效是：与广大学生获得联系，聆听他们的心声，以使部门的工作方向时刻与广大学生的切实需求相吻合。发起某些投票活动，调查同窗们对某些热点话题的观法，方便更加好地理解同窗们的思想动向。发起某些讨论，引领时事讨论思潮，激发广大学生关注时局时势的热情，培养增强当代大学生的本身素质。发表活动预告，为活动做宣传，以使同窗们能快速掌握第一手的活动资讯。共享某些资源，如视频，文档等，为学生的学习、生活和工作提供尽量有用的协助，主动成为为学生所依赖的资源渠道。我们会设立专人管理微博，及时更新信息，回复同窗们的问题，为同窗们提出的困难谋求解决办法。我相信，通过我们的努力，华工化院学术部的微博一定能够成为同窗们信赖的好朋友、好伙伴。（2）华工化院学术部公共邮箱公共邮箱，即一种账号及密码均对外公开的、供广大学生登陆共享资源的邮箱，是一种非常好的资源下载平台