基层央行电子文件资料档案管理的问题与对策

基层央行电子文件资料档案管理的问题与对策

基础银行的电子文件来自广泛的数据来源。它的作者不仅是不同业务部门的负责人，而且是数据输入和计算机专家。与纸质文件资料相比,电子文件资料归档所涉及的问题更加广泛,受制约因素多,仅靠档案部门很难完成,应采取电子文件资料形成部门、档案部门、计算机与信息管理部门三结合的方法。电子文件资料形成部门熟悉各项管理业务,了解电子文件资料的自然形成规律和历史联系,是承担归档工作的主要责任者,在鉴定工作价值时最有发言权;档案管理部门掌握归档的原则、方法,又了解情况,可以发挥把关和统筹作用;计算机管理部门既是电子文件资料的形成单位,又是设计和维护信息管理网络、管理电子信息的专业技术部门,在电子文件资料归档制度化、标准化的工作中处于举足轻重的地位。三个部门的职能应相互渗透,扬长避短,发挥各自的优势,在电子文件资料归档中集成一体,共同形成质量较好的电子文档。目前,基层央行电子文件资料归档的类型有磁盘、光盘、磁带,大多数电子文件形成者在观念上误认为电子文件不是文件而忽视其归档,多数电子文件资料都是在承办人保管,没有统一规范归档交档案管理部门管理,使电子文件资料没有充分发挥其提供利用价值的作用,同时,也造成基层央行档案管理工作中的全面性、规范性有所欠缺。如何将如此之多的电子文件资料收集整理归档和规范保管,将电子文件资料归档和管理工作纳入本单位的立卷归档制度,使基层央行的档案管理工作更加全面、规范,笔者认为从以下两个方面开展工作:一、文件数据的电子文件分类(一)分盘保管,延长归档电子文件保管寿命以年度、组织机构、保管期限进行组盘。第一按不同年代、组织机构、保管期限进行组盘;第二将不同年代、组织机构、保管期限的文件分盘保管,便于按不同年代、不同期限定期拷贝,以延长归档电子文件资料的保管寿命。将同一归档部门的文件集中在同一盘上方便利用。为了确保文书电子文件组盘统一规范,应由各股室档案兼职人员在接收归档文件资料时集中完成,组盘后,兼职档案人员应以统一的数据库结构和规范命题,并建立文书档案盘内文件目录,便于计算机对盘内文件查找。(二)纸质文件的归档立与发展,基层央行越来越多的重要文件通过办公自动化传输,大大提高工作效率在一定程度上保证了数据的可靠性和通用性,是归档的重点。现阶段基层央行上级通过办公自动化传来的电子文件大多数都是电子文件先到,纸质文件随后到,可选择由文书承办人员把重要的纸质文件录入《南天档案管理系统》,通过扫描形成的影像文件,确定密级和保管期限归档进入档案数据库。而一般的纸质文件按归档要求录入归档目录后,按纸质文件的归档方法归档。通过扫描形成的影像电子文件,由承办部门根据文件的重要性,确定密级和保管期限,按归档键转入档案部门,档案人员审查后,加上档案管理信息,如:分类号、档号等,然后进入档案数据库。(三)电子文件的格式对那些未输送到计算机信息管理网上的具有保存价值的电子文件,档案部门经与承办部门协商后,对归档的电子文件提出格式要求,一般认可几种通用性较强的软件,如:.DBF、.DOC、.TXT、.EXE等文件,由电子文件形成部门编目整理,再按要求移交档案管理部门统一保管。二、归档方式的确定科技电子文件档案种类较多,可以按照基建、设备、房地产、声像档案分类管理,然后再按项目归档。电子文件归档方式和途径的选择纸质档案的载体较为稳定安全,而电子文件的载体稳定性差,易损坏,因此归档方式的选择至关重要。经实践检验,利用磁盘,脱机采集数据的介质移交方式容易造成数据丢失。如遇质量较差的磁盘,会影响文件的可读性。为防止数据丢失需制作多份备份盘存档,这不仅加大了工作量,也增加了存贮磁盘的数量,简便而安全的方式利用光盘存贮。由于归档电子文件以脱机方式保存,基层央行现阶段在实际使用中大量电子文件资料还是用软磁盘和光盘保存。光盘比磁盘具有良好的抗干扰能力和结构稳定性,有利于归档电子文件资料的长期保存,因此,应配备光盘刻录机,将归档电子文件转储到光盘上。软磁盘和光盘的保护仍是当前归档电子文件载体保护的重点,必须制定保护措施。(一)保护软磁盘1.保存时间不同软磁盘的质量直接影响到磁盘信息的保存寿命,高质量的软磁盘在良好的保管条件下可保存近10年,而低质量软磁盘往往不到-年,就读不出数据。目前市场上存在不少质量低劣产品,所以在选购软磁盘时要认真把好质量关。2.使用单一硬盘规格35寸高密盘保存。3.加强病毒预防要求各业务部门加强计算机的病毒检测,确保保存电子文件资料的磁盘不带病毒,并将磁盘经常置于保护状态。4.电子文件资料有的电子文件在存盘时进行过加密或隐含文件名,如果密码或文件名被遗忘,电子文件资料就难以打开。所以对这类文件应该解密或显现文件名后再归档保存。5.环境空气温湿度要求软磁盘存放在无强磁场干扰、无震动、无尘、无腐蚀气体和温湿度适中的环境里,环境空气相对湿度控制在40%~50%,温度控制在14~24℃。6.如果条件允许，将存储在电子文件的软磁盘载体替换为cd，便于长期保存(二)cd保护1.排放和使用标准光盘的存放应置于电子档案盒中直立放置,避免大量堆叠,以防光盘翘曲,在使用过程中应避免摩擦和划痕造成光盘的损伤。2.良好的温度和湿度环境高温会使光盘氧化、变形或老化,潮湿会使光盘片基霉变。为此光盘存放的温度宜控制在14~24℃,相对湿度40%~65%。3.电子文件的归档光盘材料的塑料保护层对紫外光极为敏感,阳光的直射会使光盘过早老化。因此,光盘要十分注意避光。不管磁盘还是光盘,对长期、永久保管的,定期复制是延长电子文件资料寿命的有效措施,磁盘每2年,光盘每5年转储一次,转储后的载体与原载体同样编号保存。与纸质文件相比电子文件资料归档是一项更为艰苦细致且难度较大的工作,主要原因是大多数电子文件形成者在观念上误认为电子文件不是文件而忽视其归档,或怕增加工作量而不愿承担此项工作;或由于电子文件对计算机系统的依赖性,使其必须借助计算机编目归档,这对不熟悉操作技术的立卷入来说,不像从事纸质文件立卷工作轻车熟路,容易产生畏难情绪;笔者认为,推动基层央行电子文件资料归档工