关于电子档案整理与保护的思考

关于电子档案整理与保护的思考

1目前，网络信息的电子信息1.1相关部门之间还没有形成档案利用机制由于计算机的型号和软件的兼容性，文件部开始使用计算机作为文档管理的辅助设备，但由于计算机的型号和软件的兼容性，文件信息的电子过程的发展滞后。文件部之间没有建立有效的文件使用机制，尤其是软件，并且没有一套完整的计算机管理软件可以用于文件搜索。这意味着文件失去了互动功能，无法利用计算机进行文件信息和信息安全。1.2中国尚未建立一个机读目录档案系统，以执行数据收集。文档信息系统和网络建设的形式不同，层次、规范、开发性、服务和共享性较差，不能满足文档信息资源共享的要求1.3档案自动化管理制度滞后档案信息管理电子化进程才只有短短的时间,因此在工作的规范化和标准化问题上仍然存在很大的漏洞,不少的档案馆因为其业务基础不好,档案质量不高,档案不全,加上软件使用的不规范化和可移植性差,其工作效率不高,档案信息管理电子化进程缓慢,档案自动化工作应该有一个标准和制度来约束,在行业内形成一套有效的机制,这样才能让档案信息工作真正实现电子化。1.4虽然文档的技术标准和组织方法的特点没有从信息安全技术的特点和发展开始的考虑，那么文件的标准格式就是cd。目前，目前的分类方法、分类方法、注释标准和相关规定不能完全适应2电子文件分类2.1文书电子文件组盘和外执一是内部文件。以年度、组织机构、保管期限进行组盘。第一按不同年代、组织机构、保管期限进行组盘;第二将不同年代、组织机构、保管期限的文件分盘保管,便于按不同年代、不同期限定期拷贝,以延长归档电子文件的保管寿命。将同一归档部门的文件集中在同一盘上方便利用。为了确保文书电子文件组盘统一规范,应由档案部门在接收归档文件时集中完成,组盘后,档案人员应以统一的数据库结构和规范命题,并建立文书档案盘内文件目录,便于计算机对盘内文件查找。二是外来文件。通过文书室处理,扫描成影像文件进入网络,各类公文的传递、批办、督办均在网上操作。电子文件的归档工作由业务部门掌握,处理完毕的文件由承办部门根据文件的重要性,确定密级和保管期限,按归档键转人档案部门,档案人员审查后,加上档案管理信息,如:分类号、档号等,然后进入档案数据库。如要查询,则可通过各个网络终端在其权限范围内进行查询。2.2科技电子文件处理科技电子文件档案种类较多,可以按照基建、设备、科研、房地产、声像档案分类管理,然后再按项目归档。2.2.1纸质文件的检索基建档案的形成一般是利用计算机打印使用规范的纸张输出的,所以,数据信息整理时就按档案管理要求进行输入,对纸质文件的实体进行扫描,并按案卷号、图号、序号连接起来,使终端用户直接检索到每一张图纸资料。2.2.2电子文件的外观设计。在合同企业引进技术和购置各种设备时,外商提供资料、图纸的载体形式逐渐向电子文件方向发展,国内设计院设计的产品也逐步实行了CAD设计,而且企业的总图管理也采用了电子化。所以,在引进设备时必须在合同中明确提出电子文件的必要条件,如:系统环境、工作平台、文件格式、缩微胶片等等。在移交电子文件软盘、光盘或其他载体的同时,应该附上电子文件内容说明和注意事项。3电子存储的应用电子档案的保存通常都是利用电子存储媒介来进行保存,因此实际中都是通过软磁盘、光盘等等电子存储设备。不过在实际保存当中仍然要注意很多问题,不然就很可能导致储存文件的丢失和失效,相关和对应的保护措施必不可少。3.1保护软磁盘3.1.1使用计划经济时，应明确规格，并统一使用3.5英寸的硬盘驱动器3.1.2软磁盘的使用周期软磁盘就是电子文档的生命来源,如果采用没有保障的劣质产生,一旦发生问题,那么里面的资料将不可能重现,这样是很大的损失,而且不同质量的软磁盘使用年限也不相同,好的软磁盘可以使用10年,而差的也就只能使用几个月,这对于档案部门来说也是一种经济浪费。3.1.3降低磁场干扰,适当降低温湿度软磁盘的保存环境虽然不是要求非常严格,但是还是要有一些注意的地方,像是避免磁场干扰和震动,温湿度适宜,少尘无腐蚀液气体存在。这些都是适宜储藏软磁盘的环境要求。3.1.4加强病毒预防各部门在使用这些软磁盘的时候要确保计算机没有病毒,并且在使用前进行扫毒处理,避免电子磁盘内有病毒或者将病毒带到电子磁盘上。3.1.5加强用户的隐私信息挖掘一些电子文档会有加密或隐藏设置,这些设置都会导致以后的使用者在遗忘密码的情况下无法使用,也失去了其意义,因此在进行归档的时候要将这些加密的文档进行解密,将设置隐藏的文件进行还原。3.1.6如果条件允许，将存储在电子文件的软磁盘载体替换为cd，便于长期保存3.2cd保护3.2.1控制盘压的力度光盘在存放的时候应该要放在光盘架上,避免了光盘之间的直接挤压,特别是大量的堆积会导致光盘的翘曲和互相摩擦,这样会有划痕,造成损伤。3.2.2良好的温度和湿度环境高温会使光盘氧化、变形或老化,潮湿会使光盘片基霉变。为此光盘存放的温度宜控制在14℃~24℃,相对湿度40%~65%。3.2.3光栅的保护光盘有一层塑料保护层,这层材料在阳光的长期直射下会失去其保护作用,所以,对光盘的保护不能是受到阳光直射的环境,需要进行避光处理。光盘和磁盘这些存储设备都需要定期进行备份和转储,因为长时间的放置可能会无法使用,而且计算机设备的不断更新,使得存储媒介也在不断的更新,需要进行更替。4提高档案存储和使用效率档案信息电子化处理,目的是让档案管理更加的简洁,提高工作效率和使用效率,因为过去纸质档案需要有大量的空间来进行存储,而电子化档案,则可以节省非常多的空间,提高收藏容积率,在使用上,借助计算机也能很方便的进行调用。4.1档案电子技术的应用当前的档案馆在计算机使用方面过于单一,计算机的内在潜力无法真正的发挥出来,有的仅仅用于档案著录或文件打字贮存,这样就未免过于大材小用了,不能很好的体现现代设备的快捷方便特性,而档案电子化则是为发挥计算机潜能提供了条件。4.2利用档案信息实现自我服务而且容易出错,而现在我们改变了这一工作方式,过去的慢工出细活的理念已近不适用于现在了,在档案信息的二次加工上,通过档案信息电子化能够很快的实现,方便快捷。4.3文件信息的现代化，可以满足快速检索和简单扫描的要求，简化复制贝的档案信息送给领导和其他使用者