电子档案的载体保护

电子档案的载体保护

当今社会是一个信息技术社会。在信息存储领域，电子文件是信息存储的主要形式。主要是计算机操作和数据处理的数字序列，带有计算机硬盘等化学材料的文件被称为电子文件。传统的档案以纸质文件材料为对象,而电子档案是写在磁盘上并在盘面上进行修改后存贮到数据中的。由于电子档案信息载体的特殊性,其保护方法也有着与纸质档案的不同之处。所以,如何最大限度延长电子档案的寿命,使其更好地服务于社会、服务于大众,是我们每个档案工作者的责任。一、符合标准的载体不同档案的载体类型大致有:纸张、光盘、软磁盘、胶片等几类,只要是符合标准的载体,历经若干年存放,仅凭目测一般看不出明显的变化。随着时代的发展,科学的进步,电子档案的保护工作已成为现代档案管理工作中一个重要课题,本文就电子档案的载体保护提几点建议:1、光栅贮存(1)规范排放和使用。光盘保护要尽量避免大量堆叠,防止盘片划伤和受挤压变形。(2)控制良好的温度、湿度环境。在高温下,光盘易产生氧化、变形,潮湿也会使光盘片基发生霉变。所以光盘存放温度宜控制在14℃~24℃,相对湿度在40%~65%。(3)做好避光防晒工作。光盘材料的塑料保护层对紫外线极为敏感,阳光的直射会老化变形,影响电子档案的寿命,所以存放光盘要注意避光防晒,最好每五年转储一次,以延长电子档案的使用寿命。在存放时要将数据面朝上平放入保护套里,或者立放于盒中保存。使用时不能用物直接触摸数据面,如果光盘被弄脏,时要用无腐蚀的清洁剂擦拭。2、软磁盘的存储软磁盘需要防磁、防潮、防震动、防折损等,软磁盘保管条件的好坏和使用是否恰当,直接影响到其保存的年限。首先,要求软磁盘存放在无强磁场干扰、无灰尘、无挤压震动的环境里,并且其环境的相对湿度宜在45%~60%之间,温度控制在14℃~24℃之间。使用时注意不要在磁盘上用笔涂写、不要用手触摸数据读写区的盘面。另需加强档案业务部门计算机的病毒检测工作,将磁盘经常置于保护状态,以确保电子档案不带病毒。3、对保管条件要求高胶质材料的保管环境要有适宜的温湿度,因其极易起火熔化或遇潮产生霉变,所以对保管条件要求较高,通常要配备空调设备、除湿、增湿设备,放置吸湿剂等,温、湿度记录仪表应按设备要求定期校验。为防止缩微胶片接触到空气中的胶性气体而产生粘连、霉变、变硬等损坏现象,应选用密封较好的金属容器存放并密封好。4、照片保护照片档案的保管环境也需要适宜的温湿度,尤其需注意调节库内环境的PH值,抑制霉菌的生长。二、信息数据安全现在的档案管理已逐步进入网络信息化管理时代,档案信息向数字化转变是对传统档案管理方式的挑战,计算机档案管理系统是以数据存储为特征的数据库应用系统,其安全保护要求可概括为保护数据库系统的完整和安全,以防数据信息修改和泄漏。信息数据被破坏的原因有可能是计算机系统出错造成数据库系统或文件系统的丢失和破坏;档案管理系统软件源程序设计中,对录入、修改、删除数据的约束条件设计的不完整可能造成档案数据丢失;在扫描影像向网络存储设备传输的过程中突然断电会造成影像数据的丢失;授权用户滥用权限,人为地对数据进行非正常修改等有意识的破坏活动会造成数据的篡改和破坏。所以,针对这些情况,我们要采取完整性和安全性保护,用各种控制技术密码技术来保证存储数据不被篡改丢失。三、执行用户意越权的权利救济计算机档案管理系统在实际使用中也存在着许多安全保护问题。在档案管理工作中,各个部门在应用计算机编目、著录、扫描、数据传输、查阅、统计工作时,应对操作人员工作需要设定访问权限,不允许随意越权登录、修改、删除案卷信息内容,针对不同密级的档案设置不同保护措施,档案传输至网络存储设备中需经网络管理员认定才能做修改变动。在计算机运行时会出现意外,突然中断运行有可能导致数据逻辑上出现矛盾,信息的真实性被破坏而操作者又难以了解造成了何种程度的损坏,这就需要档案管理人员应该参与系统的开发设计工作,了解并承担维护和检查工作,一旦出错能及时检查纠错,以保证系统的完整性。另外,防止计算机病毒入侵也是很重要的,因为计算机一旦染上病毒就可能对数据库产生极大的破坏,所以,要建立计算机安全使用制度,定期进行病毒检测,是杜绝外来病毒的有效途径。四、定义重复造成的责任不明确档案系统在实际工作中,操作人员可能由于疏忽大意在录入中删除或修改数据,扫描中命名重复造成文件数据覆盖,权限设计不合理造成越权修改等,为了加强系统数据保护,专业档案馆还需加大设备、成本、人力资源的投入,根据本单位的条件和档案数据的重要程度加强电子档案数据备份的力度。目前在大中型档案管理部门采用的数据备份技术是:1、工作数据读取主要有磁盘、磁带、光盘保存法。就是将计算机中相关数据全部拷贝到介质中去,简便易行保存方便,库房设备需按相关载体性质要求配置。此类只适用于小型档案管理部门的需要。2、数据安全工作磁盘阵列是为计算机配置了多个磁盘,扩大了存储量,在存储过程中计算机可互为备份,用于存储重要数据。计算机在实时监控中如遇故障,会提醒管理人员及时处理,最小程度的避免档案数据的丢失。此类方式备份适用于大中型档案管理部门数据保存。3、计算机粘连工作它保证某一台机器发生故障时不会影响整个系统,系统服务不会中断,数据不受损失。当一台计算机出现故障时,另一台计算机立即接替工作。双机双控容错系统有双机热备份方式和双机双工方式两种工作方式。双机双控容错系统则是更完备的硬件容错系统,可防止整机出现故障,可用于大型档案部门的网络服务系统。五、纸质档案与电子档案的转化档案库房必须按照档案介质的不同分类放置必要的设备,库房要坚固,并有防盗、防光、防高温、防火、防潮、去湿、防尘、防鼠、防虫功能以及可调控温湿度的设施。由于纸质档案向电子档案转化的输入输出设备、电子档案的数据备份设备的投资代价相对是较大的,所以我们需将各种电子设备的性能及使用方法熟练地掌握起来,尽量延长其使用寿命,为电子档案的