企业电子文件管理中的档案信息收集与管理

企业电子文件管理中的档案信息收集与管理

随着计算机网络技术的发展和办公自动化的普及，电子文件的出现。在企业,伴随企业信息化程度的不断提高,电子文件也日益增多。如何对这些电子文件进行及时收集和科学管理,是企业档案部门面临的新课题。一、目前，公司的电子文件管理存在几个问题1.档案工作的现状档案工作“说起来重要,做起来次要,忙起来不要”的现象在很多单位仍不同程度地存在,从一个侧面反映了档案工作的现状和地位。企业电子文件管理进展缓慢,很重要的一个原因就是企业领导对此项工作重视程度不够,没有将其纳入到企业信息化建设之中,在人力、物力、财力等方面投入较少。2.电子文件归档管理难由于长期受传统档案管理模式的影响,人们习惯于保管和利用纸质文件,导致在实际工作中或误认为电子文件不是文件而忽视其归档管理,或怕增加工作量而不愿承担此项工作,或因对其编目归档不像从事纸质文件管理工作驾轻就熟而产生畏难情绪等,所有这些都制约了电子文件管理工作的正常开展。3.本科室人员企业各个部门为了工作方便,都分别建立了自己部门内部的信息共享系统,方便了本科室人员的使用。而在建立内部信息共享平台时,只是为本部门使用方便,没有考虑到其他部门的使用需求,难免出现遗漏和不尽完善的地方,对其他部门造成很大的不便,在管理上也形成了条块分割,不利于企业信息的集中统一管理。4.电子文件的保管和管理目前,很多单位的电子文件直接保存在硬盘存贮器上,如果系统出现故障,就极易造成数据的丢失。还有一些单位的电子文件以软盘作为存贮介质,其可靠性和保管期限都存在较大问题。此外,对电子文件生成的设备环境数据缺乏保护措施。电子文件的生成环境是很复杂的,而且对设备有依赖性。一些单位保留电子文件时,没有注意保存其生成软件及设备等方面的参数,如果某系统被毁,那么由它生成的电子文件就可能难以读取。二、加强和重视企业电子文件的管理1.信息的作用档案信息化给档案工作注入了新的活力,使档案人员认识到信息活动对科技发展和经济腾飞的重要作用,同时也清楚地看到信息技术在电子文件管理中的重要价值。档案工作要在信息化建设中发挥更大作用,就必须抓住时机,转变观念,顺应信息社会的发展需求,做好电子文件管理工作,为企业档案信息化的全面启动做好准备。2.加强领导,统筹协调管理问题电子文件的收集管理是一项系统工程,单靠档案部门自身的力量是远远不够的,需要与文件形成部门及信息技术部门相互合作,这其中关键是加强领导。企业领导应立足于企业信息化的高度,从本单位办公自动化与信息管理工作的大局出发,重视研究和解决档案信息化及电子文件的管理问题,将电子文件归档纳入企业信息化规划,纳入办公自动化和信息管理的工作程序,统一领导电子文件收集管理工作。同时,档案部门应发挥主观能动性,积极争取领导的重视和支持,以便协调解决档案信息化过程中遇到的一些难题。在此基础上,档案部门还要结合各方面的实际情况,制定出电子文件收集管理的具体规划和目标及实现目标的步骤与方法等,做到量力而行,确保取得实效。3.文本处理和业务技能要做好电子文件归档管理工作,搞好电子档案管理网络建设是前提。因此,要提高档案工作人员的素质,包括文化素质和业务技能,特别是从简单的文字处理转移到电子邮件的发送,远程数据传输与转换、多媒体技术的应用等计算机操作技能,同时还要掌握有关网络通讯协议的基本内容。这将有利于档案工作人员在一个标准化、规范化的环境中进行信息交流与传递,保证网络间信息渠道的畅通及信息服务水平的提高。三、系统存贮载体在实际工作中,部分归档电子文件需要以脱机方式保存。光盘作为新型的存贮载体,比磁盘有更好的抗干扰能力和结构稳定性,有利于归档电子文件的长期保存。目前,软磁盘和光盘是当前归档电子文件载体保护的重点。1.温度控制使用软盘存贮电子文件,要统一使用3.5寸高密盘。要求软磁盘存放在无强磁场干扰、无震动、无尘、无腐蚀气体和温湿度适中的环境里,环境空气相对湿度应控制在40%至50%,温度控制在14至24℃。要加强计算机的病毒检测,确保保存电子文件的磁盘不带病毒,并将磁盘经常置于保护状态。有的电子文件在存盘时进行过加密或隐含文件名,如果密码或文件名被遗忘,电子文件就难以打开,所以对这类文件应该解密或显现文件名后再归档保存。在条件允许时,要及时将存贮电子文件的软磁盘载体更换成光盘,以便长久保存。2.温度和湿度要配备专门的防磁柜放置光盘。光盘要直立放置存放于柜中,避免大量堆叠,以防光盘翘曲。高温会使光盘氧化、变形或老化,潮湿会使光盘片基霉变。为此,光盘存放的温度始终控制在14至24℃,相对湿度40%至65%。光盘材料的塑料保护层对紫外光极为敏感,阳光的直射会