文秘基本常识

文秘基本常识

文秘工作的综合性决定了秘书人员既要含有广阔的知识面又要有深厚的专业知识。下面是小编精心为大家整顿的文秘专业基础知识大全，欢迎阅读。

秘书工作的任务

秘书工作的任务重要有下列7个方面:

1.调查研究与信息收集

调查研究是领导者理解状况、进行决策的基础,而领导的调查研究工作大部分,甚至全部要靠秘书人员进行,秘书应当通过访问、开会、问卷、查阅资料等形式获得真实的最新的全方面的信息,及时提供应领导。

2.文书工作

文书工作涉及收文和发文两个方面,收到的文献要分轻重缓急交给领导批阅解决,发文要在领导的批示下按程序认真进行,诸多时候秘书还要进行文献、报告的起草,因此秘书对文书的写作规范、规定等要熟悉,解决完的文档要及时分类归档。

3.会议筹办

秘书应当按照领导的规定和会议的主题、风格等进行会议的准备、组织、后勤保障、安全保卫等工作。注意不同的会议类型(大、中、小型)和会议形式(电视电话会议、圆桌会议等)都有不同的筹办规定。

4.来宾接待

秘书应负责来宾的接待工作,涉及制订接待方案、组织迎送、安排宴会等。在接待中要注意礼仪,力求树立单位的良好形象。

5.档案管理

如果一种单位没有专门的档案部门,秘书就要承当起档案管理工作。要注意按照档案管理的科学办法和原则进行档案的采集、整顿、保管和提取。

6.信访工作

信访工作涉及信访的接待和解决。秘书对于多个信函、来访或投诉要认真地看待,在领导的授权下能够作适宜的解决,对自己解决不好或不在自己权限范畴内的问题,要及时向领导报告。

7.日常事务工作

如文印、交通、生活、福利、医疗保健、物资设备管理、环境管理等工作,经常都需要秘书来解决。

文秘基础知识试题

一、单选题

1.秘书学，从学科大类来说，属于范畴。

A.社会科学B.人文科学C管理科学D综合科学

2.“秘书”的涵义，有一种的演变过程。

A.由人到物B由小到大C由物及人D由上到下

3.朝廷中出现了最早的秘书机构一一太史寮。

A.东周B商末周初C秦末汉初D隋末唐初

4.虞舜时的史官称为“”。

A.纳言B出纳C长史D记言

5.秘书，是一种职务名称，指处在地位，重要以办文、办会、办事来辅助决策并服务于领导的人员，是领导的参谋和助手。

A.中心B枢纽C中枢D中介

6.公文写作必须以党和国家的方针政策为指导，同时必须。

A.反映作者的思维活动B在法律赋予的职权范畴内进行

C纯熟掌握修辞技巧D有业务目的

7.秘书工作的辅助性重要体现在地位的与工作的被动性两个方面。

A.被领导性B中介性C附属性D隐秘性

8.智能构造即和能力的综合反映。

A.智力B智商C知力D知识

9.协调是一门学问，要做好协调工作，必须艺术。一是要掌握好分寸;二是要善于掌握有利时机;三是要讲究一定的。

A.技巧B技术C艺术D语言艺术

10.是体现在人的态度和行为方面的比较稳定的心理特性的总和。

A.性格B爱好C意志D毅力

11.随机抽样，又叫机械随机抽样。

A.等距B纯C原则D简朴

12.信访工作的特点，一是高度的性;二是广泛的监督性;三是综合的服务性。

A.时效B整体C政策D政治

13.按信息形式分，可分成信息和物化信息。

A.内化B内储C内存D内蓄

14.协调工作的内容重要是协调、关系协调和事务协调。

A.组织B领导C政策D法律

15.从逻辑学的角度讲，分类的第三条逻辑规则：分类应当按一定的逐级进行。

A.层次B逻辑C子项D母项

17.下列各组文种中，属于行政公文的一组是。

A.报告命令议案B条例方法章程

C条例章程简报C报告方法方案

17.按行文关系分，报告属于。

A.上行文B下行文C平行文D多行文

18.按性质作用分，会议纪要属于公文。

A.公布性B报请性C指挥性D统计性

19.某市工商局近来任免了一批干部，需要制发公文，将人事变动状况告知全局干部职工，该文种应选用。

A.通告B命令C决定D通报

20.下列各结束用语中，合用于呈转性报告。

A.特此报告B妥否，请批复C敬请函复D如无不当，请批转有关部门执行

21.“此件发至县团级”推行政的内容。

A.批示域B正文域C附件域D附注域

22.行政诉讼当事人不服第一审人民法院的裁判或重新审理而提出的书状叫。

A.上诉状B复议申请书C强制执行申请书D申诉状

23.新闻是新近发生的、群众所关心的重要变迁事实的报道，涉及评论。这个定义最重要的是新闻的。

A.收集B传输C撰写D评价

24.经济文书是一种大类，有多个差距极大的体裁，广告属于类。

A.理论B报告C规约D文学

25.下列行政公文中，能够不写主送机关的是。

A.请示B告知C通告D批复

26.下列各组文种中，组同属于工作规约文书。

A.方法计划报告B条例方法章程

C.条例章程报告D章程报告方法

27.下列各组文种中，组同属于事务文书。

A.合同简报经济论文B简报合同会议纪要

C.计划总结调查报告D意见总结商业广告

28.公文在阅办阶段的程序是：。

A.审批→传阅→拟办→拟办→承接B传阅→审批→批办→拟办→承接

C.拟办→拟办→承接→审批→传阅D审批→拟办→拟办→传阅→承接

29.下列各类词语中，类词语不适宜用于公文。

A.文言词汇B能愿动词C方言俚语D公文惯用语

30.下列修辞办法中，不适宜用于公文。

A.对比B排比C夸张D对偶

二、多选题

31.秘书学含有特点。

A.政治性B综合性C应用性D稳定性

32.以个性特性与能力划分，秘书可分为等多个类型。

A.参谋型秘书B秀才型秘书C公关型秘书D办事型秘书

33.秘书工作的政治性体现在等几个方面。

A.阶级性B政策性C思想性D机要性

34.秘书人员应含有的职业道德有等。

A.忠于职守B廉洁奉公C团结合作D有关知识

35.秘书人员需有涉及等几个面较合理的知识构造。

A、基础知识B、综合知识C专业知识D有关知识

36.人际关系普通含有这样几个特点，即。

A.个体性B情感性C易变性D对应性

37.写作过程中的准备阶段涉及几个方面。

A.明理B储材C辨体D修改

38.杂文类是报刊上内容广泛、形式繁多、笔法灵活、风格多样、短小精悍，带有文学色彩的、战斗性极强的社会论文。涉及日志、等多个短文。

A.通讯B书信C序跋D随笔

39.传输文体的普通特点能够概括为公开性、、可读性。

A.真实性B针对性C事宜性D阐明性

40.通讯最常风的是人物通讯、。有时以“巡礼”、“侧记”、“见闻”、“报告”等形式写的报道也属于通讯范畴。

A.事件通讯B工作通讯C旅游通讯D小通讯

41.消息写作要领有下列几点：、要有立场、要让事实说话。

A.抒情B客观C公正D全方面

42.请示写作应注意：、不要事无大小，样样都请示。

A.内容要单一B以事实为根据，以法律为准则

C.避免多头请示D夹叙夹议，叙议结合

43.批复写作应注意掌握等要领。

A.口气婉转B态度明确C内容简短D紧紧围绕请示

44.会议的作用，重要涉及。

A.决策指挥作用B组织协调作用C动员教育作用D信息交际作用

45.调查的办法，重要有文献调查法等。

A.问卷调查法B访问调查法C实地调查法D电话调查法

三、判断题

1.广义的秘书机构，指承当办文办事、信息调研、综合协调、督促检查与事务管理等全部秘书工作的部门，普通冠以“办公”字样。

2.秘书工作也是一种管理工作，但它是一种特殊的管理活动，即带有领导性质的管理。

3.道德是一种社会意识形态，是人们调节本身与社会之间关系的行为规范的总和。

4.演绎是从普通推到个别的办法，从普通性的结论推演到归属类事物的个别对象。

5.国家秘密的密级分为“绝密”、“机密”和“秘密”三个等级。保密期限绝密级事项不超出五十年，机密级事项不超出三十年，秘密级事项不超出十年。

6.典型调查，是指在一定的总体范畴内，根据调查目的，选择有代表性的单位进行调查，以推论总体，是进一步理解社会状况的重要办法。

7.按人对信息的感知方式分，信息可分成直接信息与间接信息。

8.文章的层次不不大于段落，即若干个段落连缀组合成一种层次。

9.所谓照应，是指文章前后内容上的照顾和呼应。

10.新闻述评的标题普通规定多样化，不像消息的标题那样单一。

11.联合行文，主办机关名称应当排列在前，联合下发的文献，应由主办机关盖章。

12.从体现方式上来说，消息和通讯同样，除了概括叙述外，都要适宜运用抒情、议论、描写的手法，不仅要让事实说话，并且要用形象动人。

13.杂文的事实材料和普通议论文中的事实材料同样，都是作为证明或驳论点的论据。

14.叙述以语言文字的详略程度而言，能够分为概括叙述和具体叙述两种。

15.文艺文诉诸读者的是情感和想象;应用文诉诸读者的则是无可辨驳的事实和不可辨驳的真理。

四、简答题

1.简述秘书机构设立的原则。

2.简述调查研究的基本原则。

3.构思的任务。

4.标题的种类及作用。

五、公文修改(找出错误并加以改正)

商洽代培文秘人员的函

×农函字〔1999〕6号

××大学中文系：

获悉你系将于99年9月份开办秘书业务进修班，系统讲授有关秘书业务以及公文写作解决的基本理论与办法。1984年机构改革以来，不少新的文秘人员由于没有通过系统的专业学习，我厅所属各单位的文秘人员调节较大，业务素质较差。现在你们开办进修班，为这些同志提供了一种非常难得的学习机会，我厅拟派10名文秘人员随班学习，委托你们代培。有关代培所需的一切费用，我厅将如数拨付。以上各项望遵照执行。

××省农业厅人事教育处(公章)

一、单选题

1、A2、C3、B4、A5、B6、B7、C8、D9、D10、A11、A12、D

13、B14、C15、A17、A17、A18、D19、A20、D21、D22、A23、B

24、D25、C26、B27、C28、D29、C30、C

二、多选题

31、ABC32、ABCD33、ABD34、ABCD35、ACD36、ABD37、ABC38、BCD39、ABC40、ABCD41、BCD42、AC43、BCD44、ABCD45、ABC

三、判断题

1、√2、×3、×4、√5、×6、√7、√8、√9、√10、×11、×12、×13、×14、√15、√

四、简答题

1、答：秘书机构的设立，必须遵照适应性、精简性、高效性的原则。

即指秘书机构的设立，要适应领导的决策与管理工作的需要;要尽量少，秘书机构的层次应严加控制，不能分层过多;要力求高效，要重视秘书群体构造的优化，充足发挥秘书机构的整体效能。

2、答：在调查研究的具体实践中，必须坚持以科学的理论为指导，遵照客观性原则、实践性原则、群众性原则和综合性原则。

客观性原则是指在调查研究中应尊重客观事实，一切从实际出发，实事求是，精确地、真实地反映客观地社会现象、社会问题、社会事实。

实践性原则是指要从实践的需要出发拟定调查研究课题，回答实践中提出的问题，把调查研究的成果用于指导实践。

群众性原则是指调查研究，必须进一步到广大群众中去，充足相信和依赖群众，拜群众为师，虚心向群众学习讨教。

综合性原则是指调查研究应多方位、多层次、多角度地综合进行。

3.答：1.明确主题。首先要解决选题立意。选题有两个意思，一是选择研究和写作的课题，二是选择、拟定文章的主题。

2.理清思路。主题明确后，还必须通过头脑的继续思考加工，解决一种怎么认识和怎么反映的问题。

3.选择材料。根据主题和思路进一步审查和筛选材料，对能体现主题的要详写，普通的应剔出。

4.酝酿框架。思路的具体体现则为构筑文章的框架，安排文章的格局，要根据写作目的和需要选择适宜的语言手段和文章体式。

4.答：标题的种类有：

主题(又称正题)、副题，又称副标题，涉及引题(肩题或眉题)、脚题(下辅题、下标题)。

1.主题的作用是揭示文章的主体内容

2.主副标题往往一虚一实，互相补充。

五、公文修改

1.标题少引导介词——有关商洽代培文秘人员的函

2.“X农函字[1999]6号”——改为“X农函[1999]6号”

3.文内年份要用公元纪年——“1999年9月份”

4.“系统讲授有关”后的“秘书业务”——改为“秘书业务知识”