第九章-档案的检索

第九章档案的检索

了解挡案计算机检索的特点。了解档案著录工作的含义与内容，档案标引工作的含义与规则。掌握常用档案检索工具的功能和编制方法。知道档案著录格式和著录符号，档案标引的步骤和方法，档案检索工具体系的构成。掌握常用检索工具的结构和编制方法，会用有关知识对文件进行著录，会编制常用的档案检索工具。45321档案部门应以“档案信息化”、“利用网络化”为导向，提供检索工具，构筑信息平台。工具的价值在于改进服务；重要的是使用工具的智慧。第一节档案著录与标引

第二节档案检索工具第三节档案的计算机检索

第一节档案著录与标引

一、档案著录工作

二、档案标引工作

三、《中国档案分类法》和《中国档案主题词表》

《中华人民共和国行业标准档案著录规则》（DA／T18一1999）一、档案著录工作

档案著录就是在编制档案检索工具时，对档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。著录工作是编制检索工具的前提和基础，此外，还具有档案登记，介绍、报道和交流馆（室）藏的作用。按照国家标准《档案著录规则》的规定，档案著录工作主要包括著录项目、标识符号、著录格式、著录级别、著录项目细则等内容。（一）著录项目

标识符号是用来表示不同著录项目和著录含义的人工语言符号。（二）标识符号

标识符号

.—

置于下列各著录项目之前：

稿本与文种项、密级与保管期限项、时间项、载体形态项、附注项。

＝置于并列题名之前。

：置于下列各著录单元之前：

副题名及说明题名文字，文件编号、文种、保管期限、数量及单位、规格。

／置于第一个责任者之前。

；置干多个文件编号之间、多个责任者之间。

，

用于相同职责、身份省略时的责任者之间或同一责任者的不同职责、身份之间。

＋置于每一个附件之前。

[]置于下列著录内容的两端：

自拟著录内容、文件编号中的年度、责任者省略时的“等”字。

档案著录标识符号

()置于下列著录内容的两端：

责任者所属机构名称、责任者真实姓名、责任者职责或身份、外国责任者国别及姓名原文、中国责任者时代、历史档案中的朝代纪年、农历、地支代月、韵目代日转换后的公元纪年。

？用于不能确定的著录内容，一般与“[]”号配合使用。

-用于下列著录内容之间：

日期起止和档号、电子文档号、缩微号各层次之间。

…

用于节略内容。

□用于每一个残缺文字和未考证出时间的每一数字。未考证出的责任者及难以计数的残缺文字用三个“□”号。

著录格式是指著录项目在载体上的排列顺序及表达方式。根据《档案著录规则》的规定，一般采用段落符号式进行著录，有时也可采用表格条目式。段落符号式条目著录格式如下：（三）著录格式

分类号档案馆（室）代号代号档号缩微号正题名=并列题名：副题名及说明题名文字：文件编号/责任者+附件-稿本：文种-密级：保管期限-载体类型：数量及单位：规格-附注提要主题词或关键词段落符号式条目著录格式将著录项目分为四个段落

M33+P134620018172-3983-45[奏为请饬川省筹拨银两以济甘民采买籽种情由并与左宗棠接交篆务事]/(清)穆图善(署理陕甘总督).—副本：录副奏片.—永久.—同治8年2月18日(18690330).—朱批时间同治8年3月29日(18690510)

筹拨银两采买籽种交接篆务左宗堂四川省

著录条目实例A1J112.22411010

104-2-13-43107-23

关于体育专科学校校舍修缮工程函/北平市政府教育局第一科+工程项目单+北平市立中小学校校舍修缮工程标准说明书.—正本：函.—永久.—□□□□1211［19461211?］.—3页.—发文单位名称字迹模糊

专科学校校舍修缮体育学校著录条目实例A3

J2711411010103-1-65-1100-62

征集抗战史绩展鉴品函/北平市各机关联合主办抗战史绩展鉴会筹备委员会.—正本：函.—长期.—□□□□0824［19460824］.—3页.—时间依据辅仁大学收文单考证

为举办抗战史绩展览会向辅仁大学征集有关记述文字、照片等展品。

展览会抗日战争中山公园北平著录条目实例A4D111413001J01-9-271-1223-87刘邓薄等给宋杨苏并军委电：对平原作战部署的意见/刘伯承；邓小平；薄一波.—复制件.—永久.—19450828.—2页作战部署破坏交通线宋任穷杨得志苏振华著录条目实例A6GE5.75411010

2-53-107-846-94转发国务院批转国家教委关于改革高等学校毕业生分配制度报告通知的通知：京政发［1989］56号/北京市人民政府+国务院通知+国家教委…报告+［市计委、市高教局、市人事局实施意见］.—副本：通知.—内部：永久.—19890702.—8页：260mm×184mm.—教委报告不全，市计委、市高教局、市人事局实施意见全无

国家教委报告分析了毕业生分配制度上存在的问题及进行改革的意见。国务院通知要求各地区各部门制定改革措施。北京市有关单位提出了实施意见。

毕业生分配高等院校教育改革制度著录条目实例A10

SA2+NT612443401

6-3-115-4

长沙茶厂速溶减肥茶车间扩建工程环境影响报告书：D-0330/彭维宁；刘耀煌.—副本.—长期.—19870800.—49页

本报告书系针对长沙茶厂经外经部批复同意在原厂址上改建扩建速溶减肥茶车间而作。其内容包括工程及环境概况、工程环境现状、监测及评价、工程环境影响评价、工程环保可行性论证意见等。基本结论是：扩建该车间，不仅经济效益和社会效益好，设计所规定的环保措施实施后，环境效益也是好的，该工程是可行的。

环境管理环境监测环境噪声工业大气影响工业废水工业建筑制茶著录条目实例A12

TB552［12］+SA321［12］412403

2-4-31-12

天津市污染气象要素的研究=ResearchofthePollutionMeteorologicalElementinTianjin/孙奕敏(天津市气象科研所副研究员)；王长有，铁学熙(天津市气象科研所助理研究员)［等］.—正本.—永久.—19821105-19851031.—8卷.—责任者还有边海；李檬；陈英；刘学军.—19881011获天津市科技进步二等奖

通过大气边界层中的湍流与气象特征来研究大气污染物质的输送和扩散稀释规律，为大气污染的预报提供了科学依据。本课题为“六五”期间国家攻关项目《天津市城市生态系统与污染综合防治研究》课题中所属的大气专题项目。

大气污染气象要素大气边界层天津

著录条目实例A14

A712411001

4-1-1994-42

巨人之声：邓小平原始讲话录音：新出音管字［1994］046号；ISRCCN-F27-93-370-00/A•D/中央档案馆(编辑)；深圳市先科娱乐传播有限公司(出品)［等］.—珍藏版.—公开：永久.—1994□□□□.—录音磁带：6盒：60min

张景堂(总编辑)；沈正乐，叶大鹰(总监制)

同内容小册子1本，依《邓小平文选》第三卷排印

播放时间238'32″

本录音带包括邓小平在国庆35周年庆祝典礼、全国科学大会、中共中央工作会议、中共理论工作务虚会、全国政协五届二次会议、中国文学艺术工作者第四次代表大会、中共十二大、中顾委第二次全体会议、全国科技工作会议、中共全国代表会议上的讲话。

邓小平讲话中共代表会议科技工作文艺工作理论工作

著录条目实例A16

GA41-24411001

89-3-10-1-10

全国档案工作会议/唐珂(摄影).—正本.—公开：永久.—19910820-19910822.—照片：10张：5英寸.—彩色.—参见文书卷89-1-2430

1991年8月在北京回龙观宾馆召开全国档案工作会议，会议工作人员唐珂拍摄的大会主席台、国务院秘书长罗干讲话、国家档案局局长冯子直报告及大会会场分组会会场等10张照片。

档案工作会议罗干安成信冯子直北京著录条目实例A18

段落符号式条目著录格式既适用对单份文件、单个案卷进行著录，也适用对一组文件、一组案卷进行著录。著录一般在卡片上进行，卡片尺寸为125cm×75cm，著录时，卡片四周均应留1cm的空隙。如卡片正面著录不完，可在背面连续著录，并在正面右下角用“（）”注明“转背面”。（四）档案著录级别

文件级著录时是一文一卡，案卷级著录时是一卷一卡，根据著录对象选择恰当的著录级别。文件级著录卡片NW57050222-13-18-312-011-1536-21关于批转《××市环境保护实施办法》的通知：×环字［1998］16号／××县环保局＋××市环境保护实施办法．—通知．—内部：长期．—19981112.—4页：260mm×184mm（提要略）环境保护办法第一段分类号、档号第二段题名与责任说明、稿本与文种、密级与保管期限、时间、载体类型及形态、附注

第三段提要第四段主题词或关键词案卷级著录卡片MA041050015-34-28-1743-26××市各县1958年土地资源统计表—19581201－19590301＋××市农业局关于开展土地资源调查的通知：统计表．—永久．—

19581201－19590301．—

××县统计数字不完全（提要略）（主题词或关键词略）

1.题名与责任说明项（1）正题名。（五）著录项目细则

（2）文件编号。文件编号包括发文字号、科研实验报告流水号、标准规范类文件的编号、图号等，著录时按原文照录，前面加“：”号。（3）责任者。责任者著录的四种情况

（4）附件。附件是正文后的附加材料，著录时只著录题名，其前加“＋”号。若正文后有多个附件则应逐一著录，且每个附件题名前都要加“＋”号。例如：“＋国务院通知”。

2.稿本与文种项稿本包括正本、副本、草稿、定稿、手稿、草图、底图、蓝图、原版、修订本、印本等，著录时依实验情况照录，前面加“—”号。

文种依实际情况著录为命令、决定、指示、报告、通知、请示、批复、函、会议纪要、说明书、协议书、鉴定书、判决书、国书、照会、诰、敕、奏折等，前面加“：”号。说明书判决书

3.密级与保管期限项

4.时间项

时间一律用8位阿拉伯数字表示，前4位数字表示年度，第5至6位表示月，第7至8位表示日。

5.载体类型与形态项

（1）载体类型。载体类型有甲骨、金石、简牍、缣帛、纸、唱片、胶片、胶卷、磁带、磁盘、光盘等。（2）数量及单位。数量用阿拉伯数字著录，单位用档案物质形态的统计单位进行著录，如“卷”、“页”、“张”、“册”、“盒”等，前面加“：”号。（3）规格。规格是指档案载体的型号、尺寸等，著录时前面加“：”号。6.附注与提要项

7.排检与编号项

排检与编号项是目录排检和档案馆（室）业务注记项。请根据档案著录规则，对下面这份文件进行著录。

人事部民政部关于表彰全国民政系统先进工作者和劳动模范的决定》（国人部发〔2006〕116号）

附件：1.全国民政系统先进工作者名单

2.全国民政系统劳动模范名单

二○○六年十月三十一日

分类号档案馆（室）代号档号电子文档号缩微号关于表彰全国民政系统先进工作者和劳动模范的决定：国人部发〔2006〕116号/人事部，民政部+全国民政系统先进工作者名单+全国民政系统劳动模范名单.—决定.—永久.—20061031提要（略）民政系统表彰决定二、档案标引工作

档案标引是指在档案著录过程中，对档案的内容进行分析和选择，并赋予其规范化的检索标识的过程。（一）档案标引的质量指标

档案标引的质量直接影响着档案的检索效率，衡量档案标引工作的质量指标有三种:

1.熟悉和掌握分类标引规则

档案分类标引依据的是《中国档案分类法》和《档案分类标引规则》，所以，标引员必须熟悉和掌握这些内容，正确理解各类目的含义和范围，按专指性的要求把文件分入恰当的类目，并要根据档案的实际内容确定恰当的标引深度，保证标引的全面、准确。（二）分类标引的步骤与方法

2.分析档案主题（1）主题的类型

（2）主题因素

3.根据分析结果，给出分类号

根据分析结果，给出分类号如多主题文件，先分解为单主题，然后分别赋予其分类号。

4.审校。

为确保标引的质量，在给出分类号后，应重新审视主题概念的提炼、分类号的选择和书写等是否全面、准确、无误。

1.熟悉和掌握主题标引规则

主题标引依据的是《中国档案主题词表》。标引人员要对《中国档案主题词表》的结构体例、使用方法和主题标引的有关规则充分了解，熟练掌握。。2.了解档案内容，分析档案主题

要想标引出正确的主题词，必须首先熟悉档案的内容，熟悉档案内容的方法很多，比如浏览标题、按语、查阅文件外部特征等。（三）主题标引的步骤与方法

3.查表选词，进行概念转换主题概念提炼出来后，要把它转换为主题词。

4.审校

概念转换完成以后，应进行审校，看看主题概念的提炼、主题词的选择及书写形式是否正确、贴切等。审校的形式同分类标引一样。

《中国档案分类法》和《中国档案主题词表》是进行档案标引的依据，相当于两本标引的工具书。

三、《中国档案分类法》和《中国档案主题词表》

《中国档案分类法》

中国档案分类标引与检索标准化的工具书。国家档案局主持制定，1985年10月全国文献工作标准化技术委员会第五分会对其进行了审议，1987年12月档案出版社出版试行本。待经一定时间的实践检验，再行修订、补充，并报请批准作为国家标准。

该分类法由编制说明、主表、辅助表组成。编制说明对编制目的和原则、适用范围、结构原理、使用方法等作了介绍。主表是分类法的主体，共设置19个基本大类：A中国共产党党务，B国家政务总类，C政法，D军事，E外交,F政协、民主党派、群众团体,G文化、教育、卫生、体育，H科学研究，J计划、经济管理,K财政、金融、保险、审计,L商业、旅游业、服务业,M农、林、牧、渔业，N工业，P交通，Q邮电通信，R城乡建设、建筑业,S环境保护,T海洋、气象、地震、测绘,U标准、计量、专利。每一大类下，再分设若干属类,一般设4级类目，也有的设3或5级类目，形成等级分明、次第清楚的分类系统。辅助表有4个:综合复分表、世界各国和地区表(Ⅰ)、中国地区表、中国民族表。

除档案分类法以外，该书还附有档案分类标引规则、《中国档案分类法》类目细分规则、清代档案分类表和民国档案分类表。（一）《中国档案分类法》

《中国档案分类法》主要用于档案分类标引和组织档案分类目录，适用于我国各个历史时期所形成的各类档案，其体系和类目的设置是以不同时期国家机构、社会组织的职能分工为基础，结合档案内容记述和反映的事物属性关系，形成从总到分，从一般到具体的逻辑体系。

1.《中国档案分类法》的构成。

2.中华人民共和国档案分类表的结构体例中华人民共和国档案分类表主要包括：（1）基本大类。中华人民共和国档案分类表以一览表的形式共设置了19个基本大类，即：

Ａ中国共产党党务Ｂ国家政务总类Ｃ政法Ｄ军事Ｅ外交Ｆ政协、民主党派、群众团体Ｇ文化、教育、卫生、体育Ｈ科学研究Ｊ计划、经济管理Ｋ财政、金融、保险、审计Ｌ商业、旅游业、服务业Ｍ农、林、牧、渔业Ｎ工业Ｐ交通Ｑ邮电通讯Ｒ城乡建设、建筑业Ｓ环境保护Ｔ海洋、气象、地震、测绘Ｕ标准、计量、专利。

（2）主表

主表是分类表的主体，具体地列出了每一大类下面各个属类的名称和代号。

（3）复分表（辅助表）

复分表是为了使主表不至于庞大，而将主表中具有共性的内容抽出来而单独形成的各种分类表，目的是对一些档案进行细分。辅助表有4个:综合复分表（新民主主义档案分类表、民国档案分类表、清代档案分类表）、世界各国和地区表(Ⅰ)、中国地区表、中国民族表

《中国档案主题词表》是进行档案主题标引和主题检索的词语工具书，共收录主题词25891条，其中，正式主题词21785条，非正式主题词4106条。

1.《中国档案主题词表》的选词范围

《中国档案主题词表》选录了20世纪初以来反映政党、政府机关的管理活动的名词，公文中经常涉及的政治活动、经济建设、科学研究、生产技术和新事物等各方面的名词术语，还有民族宗教、语言文字、组织机构、职务职称、法律法规、节日节令、科学技术、矿物元素、文学艺术、体育运动、动物植物等。（二）《中国档案主题词表》

2.《中国档案主题词表》的结构体例

主表

主表由款目主题词及其汉语拼音、范畴号、注释和词间关系等项组成，其格式为：

汉语拼音款目主题词（范围限定）［范畴分类号］（含义注释）Ｄ（代）或Ｙ（用）Ｆ（分）词间关系Ｓ（属）Ｚ（族）Ｃ（参）导入：思考题李华是一拥有若干家分公司的大型企业的档案管理人员。一天，一分公司工作人员来查阅档案时说：“我用了半天时间就为了查这份档案。”此事引起了李华的注意，她建议把分公司利用频率高的档案在总公司网站上公布。目前，公司已经具有比较完备的纸质检索工具，现在又已成功地把档案内容传到了网上。从此，分公司查阅有关档案再也不用跑到总公司来了。

分析以上案例，回答下列问题：１．李华的哪些做法值得肯定？２．这个案例说明了什么？第二节档案检索工具

一、档案检索体系二、档案检索工具的种类

三、档案检索工具的编制

档案检索体系是档案管理部门为满足不同需要而编制的各种类型的在功能上相互联系、相互补充的档案检索工具的集合体。

一、档案检索体系

南平市档案馆档案检索工具一览

表

档案检索工具的种类很多，但其特点各异、功能也有所不同。（一）建立档案检索工具的必要性

（二）建立档案检索体系的要求