会议中心规划设计的基本原则与注意问题

会议中心规划设计的基本原则与注意问题作者：会议中国顾问机构总裁、《会议》杂志社总编、中国会展经济研究会会议产业研究工作委员会主任王青道；日期：2011年07月26日。随着我国社会经济的快速发展与国际交往活动的日益频繁，作为信息交流与传播重要手段的会议数量不断增多，规模也不断增大，会议产业的社会经济影响力也进一步提升，会议中心也因此迅速发展起来。会议中心产业的快速发展及时满足了会议市场增长的需求，有效地带动了城市会议产业乃至整个社会经济的发展。然而由于会议产业在我国发展的时间还比较短，专业会展中心、会议中心的建设也才有10年左右的历史，人们对于会议市场以及会议中心规划设计基本规律的认识还需要一个过程，我国会议中心目前在规划设计方面还存在不少问题。笔者根据近几年对国内外会议中心市场的研究以及为多家会议中心设施提供规划设计咨询的经验，拟就会议中心规划设计的基本原则与常见问题进行分析，以供业界讨论。1.关于会议中心的分类会议中心依据其目的与相关功能的特点，可分为以下几个类型：1.1专业会议中心（conferencecenter）——与酒店、餐饮等相组合构成“专业会议中心”至少需要以下几个条件：一是具有满足中型（比如300-500人）以上会议基本需求的类型齐全的会议室，而且这些会议室在空间上相对比较集中；二是会议室的专业性较强，如具备专业视听设备等；三是具备餐饮及住宿功能。另外，从发展趋势分析，未来会议中心需具备一定的展览功能以及丰富的休闲、娱乐、美食、购物、健身、文化等配套，从而成为真正意义上的“会议综合体”（综合体，all-in-one）设施。“专业会议中心”的综合配套水平是决定其竞争力高低的重要因素之一，换句话说，缺乏酒店等配套设施的“专业会议中心”的竞争力将会大打折扣。1.2会展中心（conventioncenter）——与展览组合由于会议与展览活动很多时候是交织在一起的——会议附带展览以及展览附带会议将是我国会展业发展的基本趋势。因此，会议与展览功能相结合是会议中心设施的基本组合模式之一。发达国家尤其是美国的会展中心，具有很强的会议功能。据美国TradeshowWeek统计，美国会展中心设施中会议空间与展览空间之比平均为25:100。我国前些年建成的“会展中心”实际上是“展览中心”，会议功能很弱。不过根据《会议》杂志的调查，我国刚刚建成以及正在规划建设的“会展中心”，其会议功能大多都比较强。与发达国家不同的是，我国“会展中心”、“博览中心”设施中的会议设施部分通常会被称为“会议中心”。以会议、问题就不那么容易了。我国会议市场的特点是，会议期间一定要举办一次或多次大型宴会活动，这一点与西方国家有一些差异。3.3宴会厅与厨房的关系对于很多投资者来说，设计一个面积很大很漂亮的宴会厅远比建设同样面积的厨房设施更为重要。这样造成的后果是，要么厨房面积与宴会厅面积不匹配，要么是厨房与宴会厅的空间关系布置不合理，实际运营很不方便。一般来说，厨房相关面积要与其所服务的宴会厅的面积略小或基本相当，因为很多与餐饮服务相关的功能都要在其中实现，比如食品运输与装卸、仓储、粗加工、精加工、清洗等；服务流、垃圾流等；餐饮办公与服务人员更衣、用餐、开会、洗澡等。而且，由于餐饮需要大量的现场服务人员，各种流线的设计一定要十分合理，否则既会增加劳动力成本，影响餐饮服务质量。我国一个城市新建的大型会议中心，厨房面积只是宴会厅面积的八分之一左右，且流线设计很不合理。我国北方一个城市的会议中心，中小宴会厅周边或上下都没有相应的厨房设施，餐饮供应需通过百米之外的厨房来完成。这样做不仅劳动力成本过高，餐饮服务质量也无从保证。至于流线设计不合理的会议中心、酒店就更多了，我们在用餐区经常看见服务人员及餐饮推车在眼前晃来晃去，就是这个原因造成的。3.4会议中心与酒店之间的关系与展览活动有所不同的是，会议往往与住宿、餐饮等紧密结合在一起。我国早些年建成的会议中心很多缺乏配套酒店，可目前的情况正在向好处转变。根据《会议》杂志所作的统计，2009年-2014年期间投入运营的会展中心、会议中心90%以上拥有自己的配套酒店设施，而且客房量平均达到了1000间以上。由于消费水平的差异，发达国家会议中心的配套酒店以五星级为主，我国会议中心配套酒店一般是四星级加五星级。3.5会议室规划设计常见问题3.5.1序厅（pre-functionplace）很多会议中心设施的投资者不太愿意建设很大的序厅空间，觉得会议厅或宴会厅比序厅更重要。从会议市场发展情况看，序厅与其相连的会议厅、宴会厅同等重要——序厅是会议代表在会前、会中与会后交流的重要场所，而相互交流又是会议的主要目的之一。序厅还可以开展一些必要的展览展示、茶歇等活动。一般来说，理想的序厅空间应该是会议厅或宴会厅面积的1/3-2/3。另外，序厅空间的一侧最好有理想的景观效果，使会议代表能够从紧张的会议气氛中放松下来。3.5.2回字形布局的弊端国内很多会议中心设施喜欢采用回字形来布局会议中心设施，这种布局方式的好处是能够聚人气等，但其弊端很多，因而国外很少采用。其弊端主要有：一，乱。多个会议共同举行时中庭空间就会显得很乱，如果中庭空间较小，混乱的感觉就会更明显。这种布局模式不利于代表会议期间的交流，举办茶歇、展示等活动也很难有很好的效果。另外，如果会议休息期间允许抽烟，中庭内的空气质量就可想而知。二，景观资源浪费。回字形设计的一个重要特点就是大多会议室都有大面积自然采光窗户，可会议进行期间并不需要自然光线，也不允许有来自窗外其他因素的干扰。因此，回字形设计实际上是将外界的自然景观、城市景观等与会议代表割裂开来，是一种资源的浪费。3.5.3关于固定座椅会议室问题固定座椅会议室（阶梯状）与平面会议室各有自己的优势，比如前者的视觉与声学效果更好等；后者的主要优势就是可调整性强，可以根据不同规模会议来分割会议空间、布置不同台型、转换不同功能（如会议、餐饮、演出等功能的转换）等。根据《会议》杂志所作的调查，总的来说，固定座椅会议室的实际使用率只及平面会议室的1/10-1/5。因此，从发展趋势分析，这类会议室所占比例将呈下降趋势。可如果投资方有专门的用途就另当别论了，比如举办政府的两会、演出活动等。不过，国外一些会议中心设计的座位较少的阶梯式会议室使用效果还不错，比如80-100人等。我国一个主要城市新建的一个会议中心，其主要会议厅是固定座椅式的，这就会影响整个会议中心的运营效果。如果投资方认为需要设计这类会议室，那么数量不宜多，会议室内前后的高低差也不宜太大。关于会议中心规划设计方面可以探讨的问题还有很多，比如会议室层高的设定、会议空间与餐饮空间、展览与会议、核心功能与辅助功能（休闲、娱乐