采购管理方案

采购管理方案1、项目采购管理程序1.1采购的基本程序编制采购计划→拟定合格供应商→采购申请→询价及报价评审→召开供应商协调会及订立采购合同→催交、检查、运输→物资交接及收尾服务。1.2采买采买是指项目采购部从接到请购文献起到发出采买订单止的过程，包含的工作以下：1.2.1拟定合格供应商项目采购部应从业主同意的供应商名录中选择供应商，并检查其市场准入证；未包含在供应商目录中的供应商，需提交一份技术商务支持文献，经项目经理审查，提交给监理并经由业主同意。1.2.2采购申请对于重大和核心设备材料，项目采购部准备一份“采购申请”，具体阐明所需采购材料、设备的技术规定、所需数量、检查规定和供应商资料，采购申请的材料准备齐全后向监理及业主提交审批。1.2.3询价及报价评审项目采购部对经监理及业主审批的采购申请中的材料、设备向供应商发出询价文献。设备材料的询价文献由两部分构成：技术询价文献。此部分由设计管理部编制，内容涉及：请购文献、技术规格阐明书、数据表、采购阐明书、询价图以及采购数量等。商务询价文献。此部分由采购部组织编制，内容涉及：询价函、报价须知、采购合同基本条款、商务报价表等。项目设计管理部对供应商进行技术、质量评审；项目采购部对供应商进行商务评审，并且评定供应商的财务能力和售后服务质量。1.2.4召开供应商协调会在最后选定中标供应商之前，要召开合格供应商协调会，使这些供应商有机会解释、澄清或确认技术评审和商务评审中提出的多个问题。1.2.5订立采购合同项目采购部进行报价比选，向项目经理上报评审成果及报价次序，再向监理及业主推荐。推荐获得业主同意后，我单位编制并订立采购合同。1.2.6本地采买在项目所在地购置、运输和现场存储项目所需的短周期、临时性的、零碎材料和设备，以满足工程施工的需求，确保工程项目的顺利进行，采购部编制本地采购程序，本地采购人员负责在施工本地进行现场采购活动。1.2.7采购变更采购变更是指在项目实施过程中，由于变更而引发的对采购方式和采购内容进行的修改或补充。项目采购负责人在收到项目经理签认的变更单后应进行下列工作：理解变更的范畴和对采购的规定；预测变更对采购的费用和时间的影响；制订变更的采购实施计划并实施。1.2.8采购分包采购分包合同的执行与管理由项目采购部负责，并应根据项目有关程序定时向监理和业主报告分包采购状态和执行状态。1.3催交为确保从不同供应商订购的设备、材料都能按订单规定的合同交货日期交货，项目采购部材料员通过多个努力和必要的渠道督促供应商，并及时和定时地向项目采购负责人报告状况，通过项目经理向监理及业主通报状况，定时公布采购催交状态报告(常规催交以月为基础)。催交的重要工作范畴：编制催交计划，特别是重要设备的催交计划。负责催交供应商的先期确认图纸、最后确认图纸及技术资料，并在确认后督促设计管理部准时返回供应商。理解并督促供应商的生产进度的执行状况等。为了确保按期将设备材料运抵现场，催交人员要监督运输的准备工作，例如货运文献的准备，涉及保管手续、进出口许可证等。编制催交状态报告。1.4检查项目采购部根据采购申请和有关合同、规范的规定，负责在供应商的工厂检查设备、材料和监督实验。对检查进行分级管理，确保全部的设备、材料完全符合同意的采购申请和有关的技术规定及检查实验等级规定。进出口设备材料必须通过国家或地方的商检机构的商品检查。1.4.1检查的重要工作范畴编制检查计划；中间检查；成品检查、实验；办理委托驻厂监造或商检机构检查；编制提交检查报告。1.4.2不合格品的控制项目采购检查人员是控制不合格品的归口负责人，负责控制不合格品的标记、统计、评价、隔离和处置，并向质量管理部报告。必要时要会同有关部门和业主对有争议的不合格产品进行评价和提出处置决定。检查过程中发现不合格品时，规定供应商填写“不合格品单”，并对出现不合格问题的设备提出标记，对临时无法解决的问题，规定供应商停止制造，待提出返修方案并征得质量管理部同意后，才干继续加工。对不合格品的解决应做出“报废”、“让步使用”、“返修”的解决成果。检查工程师应填写“不合格品报告”，当让步使用时，需经设计人员承认。1.4.3驻厂监造在设备制造过程中，根据需要项目采购部派代表去制造现场参加检查和实验。对核心设备及大宗材料实施驻厂监造制度，监督供应商必须按合同规定的产品技术原则、规范的质量规定组织生产。对重要和核心设备材料，由项目采购部报经项目经理审批后委托驻厂监造。应委托含有一定资质的质量检查部门或公司进行驻厂监造。项目采购负责人经授权与选定的监造单位订立监造合同，审批其监造质量计划书，并负责协调及监督驻厂监造单位的工作。驻厂监造单位应定时编写监造报告，报项目采购部，对于特殊状况应随时报告。1.5运输运输是指设备材料制造完毕，经检查合格后，从制造厂到施工现场这一过程中的包装、运输、保险等业务。项目采购部负责全部运输活动的管理和控制。1.5.1运输的重要工作范畴计划和管理项目设备材料的运输活动，编制运输计划。制订运输规程，对运输的路程、文献、包装以及标志等问题应做出规定。拟定国际或者国内的运输代理机构，监督所选择的运输代理商的活动。确保安全、经济、快速地将设备材料运到现场。应定时提供和更新运输状态报告。1.5.2清关进出口的货品需要办理清关手续，重要职责以下：在货品达成前接受和检查货运单据；准备全部必需的海关单据和完整的关税手续；与将货品运至现场的本地承运商协调；安排关税检查，保税储存，运至施工现场；及时公布清关状态，并向监理及业主各提供一份清关状态报告。1.6中转与交付1.6.1中转站的设立中转站的设立应综合考虑项目所覆盖的范畴、路过的地形地貌、交通条件以及施工分包商的状况等各方面因素，使每一种站都能充足发挥其作用，满足各施工分包商的设备材料需要。站址的选择应考虑下列方面：交通便利、接货方便；能满足中转站所负责区域工程材料的施工进度、材料装卸、存储、运输、保管的规定；材料中转方案的拟定必须通过实地踏勘，形成较为详实的可研报告，报业主同意。1.6.2物资调拨程序1.6.2.1需要在中转站临时存储的设备材料中心调度室根据项目进度向采购部下达物资调拨告知；项目采购部根据设计图纸汇总料表，核对技术管理部申请用量，并根据货品的实际到货状况下达调令，中心调度室与采购部负责人签字确认后，下达给技术管理部与中转站执行；中转站按照调令开具调拨单，并做好物资调拨准备，确保配套设备、附件、工具的齐全；保管员严格按照调令发料；设备或材料如有随箱资料(如合格证、材质单、使用阐明、安装手册、维修手册等)，应保存原件，在发货时将其复印件交领料人，并在调拨单备注中注明所发资料的名称、数量；直拨材料，由项目采购部开具直拨单，领料人签字提货；合格证等资料原件保存在采购部，将其复印件交领料人，并在直拨单备注中注明所发资料的名称、数量。1.6.2.2直接运抵现场的设备材料采购部根据中心调度室同意的施工用料计划将设备材料直接运至现场，并与技术管理部办理物资交接手续，具体见采购部与技术管理部的协调的内容。1.7剩余物资的解决项目竣工后，项目采购部应编制剩余物资实物明细报表，按材料大类进行汇总，经项目经理部上报工程总承包公司审核备案。项目经理部要按不同材料的保管规程对项目剩余物资进行保管保养，同时编制剩余物资解决方案并上报工程总承包公司审批。剩余物资的解决方式有下列几个：与供应商谈判退回剩余物资；将剩余物资汇总表提交设计人员，在后来的项目中考虑使用；与业主协商，作为业主的备品备料；销售解决。2、采购计划2.1采购计划编制项目采购计划是确保工程建设在合理工期内完毕的重要工作。项目采购负责人负责组织编制项目设备材料采购计划，经项目经理同意后实施。2.1.1编制根据编制项目采购计划的根据以下：项目总承包合同；工程总承包公司有关采购管理的程序和制度；项目总进度计划；项目设计进度；设备制造周期(即实际制造周期加上材料运输时间)；业主提供的购置设备、材料的资金计划；采购部的人力负荷以及供应商接受任务的能力。2.1.2编制内容项目采购计划应涉及下列内容：项目采购计划编制根据；总承包项目概况；项目采购原则，涉及分包方略及分包管理原则，进度、费用、质量和安全等的控制原则；项目采购任务的范畴和内容，EPC总承包商与业主以及施工分包商在目采购任务方面的分工及责任关系；采购进度的重要控制目的和规定，长周期设备和特殊材料采购的计划安排；采购费用控制的重要目的、规定和方法；采购质量控制的重要目的、规定和方法；业主对项目采购工作的特殊规定，以及EPC总承包商对业主规定的意见和拟采用的方法。项目采购部及项目经理部其它有关人员应严格按采购计划开展工作。项目经理和采购负责人应对采购计划的实施状况进行监控。2.2重要分包招标和材料、设备采购计划本工程涉及的专业、设备、材料种类多，合理组织项目分包的招标计划和物资设备采购计划是项目目的能够顺利实现的确保。2.3采购计划保障方法2.3.1项目采购工作是工程建设进度的重要保障，针对本项目工期紧、任务重的状况，我单位将充足运用我单位丰富的采购管理经验，编制具体完善的项目整体采购计划，根据项目工程进度，提前策划有关采购工作，并充足发挥我单位战略资源优势，在最短时间内调集有关资源为本项目服务。2.3.2三级采购进度计划一级采购进度计划重要用来控制采购开始时间和采购结束时间，从而确保采购进度总目的的实现；二级采购进度计划重要用来控制分类的设备、材料采购进度里程碑，以确保一级采购进度计划实现；三级采购进度计划重要用来控制全部订单的进度计划，以确保二级采购进度计划的实现。3采购质量确保方法3.1战略资源优势我单位拥有数年的大型公用建筑施工管理经验，在电梯、防火门、入户门、电线电缆、铝型材等材料、设备采购方面积累了众多战略合作单位，根据我单位以往经验，战略合作单位更看重长久合作和久远利益，相比临时选择的合作单位，在质量方面更有保障。为确保本项目材料、设备采购质量，将引入我单位战略合作单位资源库，为本项目采购优质产品。3.2整体采购计划在制订采购计划阶段，我单位将把合同商定材料、设备采购原则纳入项目整体采购计划，确保严格按照合同原则执行。3.3采购全过程质量控制采购部是采购的管理和工程管理部门，应编制“物资采购控制程序”来确保采购的货品符合采购规定。3.3.1采购前期根据不同的采购产品对项目实现过程的影响，以及对最后产品的影响，将物资分类。根据物资的重要性，采购部组织评价，拟定合格的供应商，然后根据合同商定，由业主或者自行拟定供应商。对供应商的评价和选择应考察供应商单位资质、经验、履约能力、售后服务能力等，并应保持持续的跟踪评价，减少因采购造成的风险。采购部负责拟定采购规定，在与供应商沟通之前，确保规定的采购规定是充足和适宜的。3.3.2物资加工过程规定供应商按照采购货品的特点建立并严格执行质量管理体系，采购部按照有关条款对各供应商的质量管理体系进行审核。对于供应商承当的质量职责，项目经理部要在与供应商达成的采购合同中予以明确。项目经理部委托驻厂监造，并授予监造人员一定的权利，以利于监督工作的正常开展，监造人员要针对加工制造的物资或设备，制订监造计划、监造实施细则并编制对应的程序以规范工作。3.3.3采购物资的验证在采购合同中应明确物资验证办法，验证工作由采购部组织。根据国家、地方、行业对多个物资的规定、物资重要性的不同，拟定对物资的抽样方法、检查方式、验证统计等。对验证中发现不合格品，应编制“不合格品控制规定”进行规定解决。3.4现场检查验收材料、设备进场后，我单位现场管理人员将及时进行检查验收，对产品名称、规格型号等进行信息检查，并通过专业检测仪器对样品进行质量检测，检查检查均合格后，方可验收通过。3.5协同作用材料、设备采购过程将充足发挥我单位的协同作用，确保有关供应单位招标的规范性和达标性。4采购价格控制方法工程总承包项目采购管理是项目执过程中的重要工作，它能否经济有效地进行，不仅影响着项目成本，并且也关系着项目的预期效益能否充足发挥。采购工作应遵照公平、公开、公正的原则，选定供货商。确保按总承包项目的质量、数量和时间规定，以合理的价格和可靠的供货来源，获得所需的设备材料及有关服务。大多数总承包项目其设备材料的支出占工程的总支出比重比较大，因此在采购阶段公司重视抓好购货环节，其重要方法以下：4.1实施预算管理制度，使采购工作汇总支出控制在费用预算范畴内。4.2择优选择供应商。严格执行资格预审及市场准入制度，选择性价比高的物资，推行限额采购，以达成将费用控制在预算内的目的。订立合同时合理拟定合同价格、供货时间和质量。4.3避免重订、错订、漏订，控制订货余量，确保物资质量避免返修以减少资金浪费。4.4合理选择采购分包商。减少采购的中间环节，尽量直接与供应商洽谈业务，避免不必要的手续费，减少采购成本。4.5掌握到货计划使其与项目进度