会议管理制度(同名8352)

XXX有限公司文文件xx行字[2012]00号签发：关于公布实施《会议管理制度》的通知各分公司、各部门、各工厂、各办事处：为了进一步规范公司会议管理，有效的提高会议效率，维护公司正常的工作程序及良好的运作，促进公司部门、工厂、办事处内部与公司部门、工厂、办事处之间、员工之间的沟通协调，加强执行力度，经公司研究决定，现下发《会议管理制度》，本制度自发文之日起生效。请各分公司、各部门、各办事处在组织会议时严格按照本《会议管理制度》执行，相关会议请按照本制度要求及时整理、发送、报备《会议纪要》与《会议跟踪记录表》，并认真执行、落实会议各项决议。本制度在执行过程中有相关意见或建议，请反馈至行政部，由行政部交予公司管理层审议决定。请各分公司、各部门、各工厂、各办事处认真学习、宣导、落实。特此通知附件：《会议管理制度》XXX有限公司2012年08月29日抄报：XX总经理、XX副总经理抄送：各分公司、各部门、各工厂、各办事处文件名《会议管理制度》编号制订部门发文编号发文时间发布或修改次序内控部XXXXXX1本文总页数4页其他附件4份保密等级内部公开目的：进一步规范公司会议管理，提高会议效率，维护公司正常的工作程序及良好的运作，促进公司部门、工厂、办事处内部与公司部门、工厂、办事处之间、员工之间的沟通协调，加强执行力，特制定本规定。范围：本规定适用于各分公司、各部门、各工厂、各办事处职责分配：3.1行政部负责公司会议事务和工作汇报的执行和管理。3.2行政部负责对重要会议的内容进行跟踪检查。内容：4.1会议的类别与内容（见附表）4.2.会议要求4.2.1会前准备4.2.1.1会议组织者在每次会议的前一天以上通知与会人员，以便与会人员作好充分准备4.2.1.2会议组织部门需提前准备好会议所需各项用品（含会议室申请）、材料，安排好会议纪要人员，并在会议开始前5-10分钟确定各参会人员到会情况。4.2.1.3所有参会人员需提前了解会议主题并准备好相关参会材料，提前5-10分钟到会场。如不能参加，须提前至少0.5天知会会议组织部门，并安排好部门代表参加会议。4.2.1.4各参会人员须对各项材料及数据的正确性负责。4.2.2会中要求：4.2.2.1会议开始时简单阐明议题的要旨4.2.2.2预先告知与会者会议事项的进行顺序与时间的分配4.2.2.3讨论会议发言者不可过于集中于部分人4.2.2.4发言内容对事不对人，言之有物，切中实际，不偏题、离题4.2.2.5个人发言时注意时间，简洁明了，不拖拉、冗长4.2.2.6尽量不要谈到抽象或观念论，发言的内容应该朝着结论推进4.2.2.7主持人应当引导在预定时间内做出结论4.2.2.8小组讨论会议不可从头至尾沉默到底4.2.2.9把决议付诸实行的程序理出，加以确认4.2.3会后：4.2.3.1会议纪要是公司的重要文件，备忘已研究决定的事项，发至参加会议的全体人员，以便对照核查会议落实情况；4.2.3.2会议结束后，会议上的讲话、报告、提案、形成的决议等，由会议组织部门在会后24内，整理形成《会议纪要》，并分发给与会各有关领导、参会人员或部门；4.2.3.3《会议纪要》根据附表《会议的类别与内容》要求，呈送行政部备案（电子版与书面文件版），并抄送公司领导（电子版）；4.2.3.4提高会议效率，严禁流于形式。各会议召集要明确会议主题、会议内容，会后应提出解决问题的方法、对策、时间进程安排，并精要填写《会议跟踪记录表》，在报备《会议纪要》的同时交行政部跟进。5、会议纪律：5.1严格遵守会议的开始时间，提前5－10分钟入场；5.2进入会场即将手机关机或调至震动；5.3专心聆听，不可打断他人的发言；5.4原则上不得中途离席；5.5注意会议礼仪，保持会议室整洁，会后及时将桌椅等回归原位等。6、会议室使用要求：6.1需要动用公司大会议室的临时会议，会议组织部门需提前1天向行政部申请，填写《会议室申请表》（由行政部前台存档，存档时间3个月），经部门领导与行政部批准。以免与其他部门冲突，以便后续工作跟进；6.2会议组织部门需提前做好会议筹备，自行准备会议用品与安排会务接待工作，如：水、投影仪、白板笔、椅子等；6.3会议结束后，会议组织部门须及时整理会场，将桌椅等回归原位，并保持会议室清洁，及时关灯、关空调。以便后续部门使用。本规定自发文之日起执行，以前发文有抵触之处，以本文为准，原会议管理文件同时废止。本《会议管理制度》由内控部负责解释。附件：（